企業檔案信息化資源開發與利用研究

文/陜西華達科技股份有限公司 董軍莉

企業依賴檔案信息化資源更好地了解總結過去，把握好現在，對未來進行預測，制定企業未來發展戰略規劃。對企業來講，開發檔案信息化資源，轉變檔案服務方式，讓其更好地為企業經濟和企業文化建設提供服務，成為檔案部門的一項重要任務。

一、企業檔案信息化資源的特征

（一）內容廣泛。企業的檔案信息資源包括管理類、科技類、會計類等多方面的信息，信息量巨大、內容豐富多樣、涉及范圍較廣泛。

（二）專業性強。企業在進行生產、科學研究、經營管理等活動當中所形成的檔案信息具有檔案專業的屬性，需要在實施當中按照檔案工作管理原則，分類進行整理。

（三）數字化。檔案數字化水平不斷提高，檔案數字化規模不斷增加，檔案數字化加工市場已經開始逐漸建立起來，檔案數字化對象越來越豐富，不再局限于紙質檔案，開始擴展到照片、音視頻等多元化的檔案數字化。

二、影響企業檔案信息化資源開發與利用的因素

（一）檔案信息化資源開發利用意識薄弱。企業受過去檔案管理理念的影響，檔案工作人員思想落后，認為保管好檔案，不丟失不破損即可，工作得過且過。檔案工作人員服務意識不強，公司各部門提出利用申請之后，態度不積極，提供利用不主動。部分檔案人員對企業檔案采取封閉策略，不允許外借原件，只是提供復印件，檔案工作處在半封閉的狀態中。受這種意識的直接影響，企業檔案信息化資源開發利用變得更加滯后。

（二）檔案信息化資源開發利用模式陳舊。大部分企業的檔案利用始終沿用過去陳舊的模式，檔案利用也只是停留在初期階段，只是提供外借檔案、閱覽檔案的服務，形式單調，較為被動，針對檔案信息資源深入利用的手段（展覽、信息技術檢索等）更是寥寥無幾。

（三）檔案編研深度不足。企業檔案管理當中編研工作始終是一個比較薄弱的環節，大部分企業缺乏專業的檔案編研機構和人員，檔案人員每天需要面對大量的工作，并沒有更多的精力去開展檔案編研，造成檔案編研材料水平與質量無法獲得提升，不能更好地為企業科學研究、生產和經營管理工作提供更好的服務。雖然企業具有一些編研成果，可都是領導交代的一些任務，在怎樣挖掘、開發檔案信息化資源方面研究很少，研究內容很膚淺，造成編研成果的現實價值和社會效益不佳、時效性不強，無法為企業創造出更高的經濟與社會效益。

（四）檔案管理制度有待健全。隨著企業檔案工作朝著信息化、標準規范化的方向快速發展，大部分企業建立了一定的檔案管理制度?？墒窃诰唧w實施環節，這些檔案管理制度卻變成了形式主義，導致執行力差，無法貫徹落實。具體表現在管理制度不健全，管理人員操作不規范，實際效果不顯著，不利于完整收集檔案等。從而降低了企業檔案信息資源開發利用的效率。

（五）檔案工作者業務素質低下。企業檔案工作人員偏向老齡化，大多數企業從事檔案工作的人員并未接受過專業檔案理論知識的學習，甚至有些人邊做邊學，接受新事物的能力不高，不能利用新設備、新手段來對檔案進行管理，嚴重影響檔案的開發利用進程。

三、企業檔案信息化資源開發與利用研究

（一）增強檔案開發利用意識。為了保證企業檔案信息化資源高效開發和利用，需要讓企業人員充分認識到檔案信息化的重要意義。在經濟快速發展的時代，檔案信息化水平直接影響企業的市場競爭實力與企業發展速度。企業檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識到企業檔案信息資源是重要的企業財富，能夠給企業提供更多的有效幫助，明確企業檔案信息化資源給企業未來發展帶來的積極指導作用。充分調動起員工的工作積極性，要讓他們在工作出現困難時能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運用檔案信息化資源。

（二）建立檔案信息網絡。隨著社會經濟的不斷發展，對檔案提供服務的速度要求更快，對檔案信息量的需求也更大，對企業收集檔案信息資源的方式方法也出現了改變，利用計算機對檔案的信息進行管理成為不可或缺的重要措施。推行現代化檔案管理工作，計算機是必備的。檔案工作需要緊跟時代發展步伐，加快推進檔案網絡化建設進程，實現檔案資源共享是現代化檔案管理的目標，檔案管理現代化作為檔案事業發展的一個重要時期，我們應以檔案管理現代化為切入點，深入高效開發檔案信息資源，讓企業員工能夠利用企業局域網來查找檔案信息資源，利用企業局域網為企業各個部門提供及時精準的服務，檔案信息網絡的建立沖破時空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發揮現代信息技術的作用，促進檔案事業快速發展，推動檔案信息化資源的開發利用工作進程。

（三）加強檔案編研工作。網絡時代背景下，人們對信息的需求與日俱增，不但要求信息內容全面準確，而且查找方便快捷。檔案編研工作是開發檔案館藏信息資源的重要方法，檔案的編研成果也是檔案信息資源的有效來源。檔案編研工作把檔案信息從靜態轉變為動態，從傳統的服務轉變為提供綜合檔案信息的高水平服務。檔案經過編研、采集、分析、加工、整合制作成為檔案信息成品，為企業提供多方位服務，讓使用者能夠直接獲取信息，不但節約了信息查詢的時間，而且提高了工作效率。所以，一定要加強編研工作的力度，提高檔案編研水平，以編研工作為中心。那么，怎樣才能真正做到以編研為中心呢？首先，做好基礎工作，做好對檔案接收和征集的工作，豐富檔案館藏信息。檔案館藏信息缺乏，即便開發手段再先進，也無法開發出適合企業需求的檔案信息資源。其次，緊握發展機遇，加強合作，樹立起超前服務與主動參與的服務意識。檔案部門要將企業工作人員的需求選定為編研課題內容，根據課題內容針對性進行檔案編研。最后，深化編研程度，提高編研質量水平。檔案部門需要有效提高檔案編研成果的質量，開發出具有高價值、能為現實工作提供指導意義的編研成果，始終堅持以企業需求為指導思想，以滿足人員利用為需求原則，編出高質量深層次的成果，為企業生產、經營、管理活動助力，讓檔案編研工作始終保持活力。

（四）完善管理制度?，F如今單純依賴主管部門為企業檔案工作實施行政手段，進行宏觀管理的體制，已經不適應新時期的要求。其作為計劃經濟的產物，隨著現代企業制度的逐步完善，企業已成為獨立的市場主體，企業的所有制、產權結構開始變得多樣化，檔案行政管理部門過去的管理方法、理念和體制已與當前企業追求高效益的目標、全新的運行機制產生矛盾。因此，需要進一步完善管理制度。首先，在影響檔案信息資源開發利用的諸多因素當中，人是最重要因素，人的積極主動性的發揮關鍵在于制度，所以創新挖掘檔案管理人員潛力的制度非常關鍵。其次，對企業檔案文化建設進行優化。組織檔案工作人員參與到檔案論壇、檔案知識競賽等群眾性的文化活動當中，通過各種激勵方式，凝聚檔案人員的智慧，激發檔案人員的工作熱情，促使檔案人員將時間與精力投入到開發與利用檔案信息化資源當中去，更充分地發揮出自身的作用。最后，推行檔案工作目標考核制度。對檔案工作人員的專業知識理論定期進行考核，推廣年終測評制度，利用考試、考核的方法，敦促檔案工作人員不斷努力學習新知識。只有提高檔案工作人員專業素質，才能更好地適應企業檔案信息化資源開發利用的全新要求。

（五）提高檔案人員水平。企業要為檔案工作人員提供定期培訓，檔案工作人員通過培訓、自學、經驗分享等方式，不斷提高自身的工作水平。首先，充分做好檔案利用服務的準備。檔案利用服務的準備分為以下兩部分：第一，檔案工作人員要及時掌握企業發展具體情況、了解干部職工的需求，明確工作方法以及工作目的，提高檔案信息資源利用的針對性。第二，規范整理檔案，完整收集檔案信息，準確劃分保管期限，做好科學編目，方便檢索。伴隨著我國市場經濟的快速發展，企業的科學研究、生產經營管理得到進一步拓展，企業檔案的范圍變得越來越廣泛，比如企業產品開發時所形成的核心與關鍵技術，企業經營管理過程中產權變化、資產評估、合同協議等文件材料，都要及時進行歸檔。只有將檔案基本工作做到位，檔案信息資源的開發利用質量才會進一步提高。其次，樹立起檔案利用服務至上的思想。檔案工作屬于服務工作，把為企業職工提供檔案利用作為檔案工作人員的義務。把被動工作方法變為主動，更新傳統檔案管理的觀念，在進行專題研究的基礎上，為利用者提供優質高效的服務，盡最大可能滿足利用者，解決利用者的問題。最后，掌握專業化的能力。檔案信息資源的開發利用是一項具有較強服務性、技術性、科學性的工作，需要檔案工作人員具備非常專業的理論知識、認真負責的工作態度。所以檔案工作人員要不斷提高自身的業務素質和道德素養，提高對檔案信息資源的敏銳程度，提高自我文字表達水平，不斷學習檔案專業知識，熟練掌握各種計算機及辦公軟件等設備的操作技能技巧。由于檔案信息資源的開發利用屬于一項長期積累、及時更新的過程，所以檔案工作人員隊伍要保持長久的穩定性。檔案作為非常重要的一項信息資源，只有將資源轉變為實際的生產力，提高社會效益和經濟效益，才能充分凸顯出檔案信息資源的價值所在，檔案工作人員要保持充分的責任感和使命感，努力做好檔案信息化資源的開發利用工作，發揮檔案在科研生產當中的強大作用，為企業健康發展作出貢獻。

綜上所述，檔案事業要想獲得發展，檔案工作要想開創新局面，就要做好檔案信息資源的開發利用，將原本枯燥的檔案管理工作變得充滿活力，深入挖掘檔案的內在價值，給企業發展提供助力的同時，也讓檔案工作本身充滿生機。