社交媒體中參與式檔案管理模式研究

文/上海大學 李欣怡

一、參與式檔案管理的基本內容

（一）參與式檔案管理的內涵。所謂的“參與式”檔案管理模式，是指檔案管理從業者基于社交媒體環境，同時借由相關機構（諸如檔案機構、科研機構）提供的平臺和技術，主動介入個體活動所生成的各類檔案的管理，并且在其中彰顯檔案管理者的主體效用，從而實現對個體檔案的系統化管理。

（二）參與式檔案管理所遵循的基本原則。檔案管理從業者在從業過程中應注重將檔案管理理論同相關的實踐成果進行有效銜接，以便使得檔案文件在信息數字時代能夠繼續彰顯其核心信息資源地位，進而讓檔案文件的原始性、真實性、完整性、可利用性等價值得以呈現，同時也是“參與式”檔案管理模式同個體依托自媒體進行自我信息管理的差別之處。

（三）參與式檔案管理的基本特征。1.明顯的個性化。參與式管理與以往的檔案管理工作最大的區別，就是參與式管理具有明顯的個性化特征。在社交媒體的環境中，個體即是信息生產者，在對信息進行整合的過程中成為檔案管理工作者。由于個體之間的價值理念、受教育經歷及對檔案管理的認知程度并不相同，不同的個體檔案管理工作者在進行具體的檔案管理活動中會無法避免地表現出一定的傾向性與個體差異性，而這種差異也是其個性化特質的一部分。2.參與對象、方式及管理內容的多元化。就參與主體來說，從檔案機構、公眾、社會機構、研究人員與應用的服務提供商等都在參與式的檔案管理中形成各式各樣的協作組合。從方式來看，實體與虛擬檔案空間兼具，文化、行政、商業等性質的項目并存。就內容來說，文本檔案以外，還包括了物品、口述記錄、圖片、影像等各類形式的記錄。這種多元化的特征，是自媒體技術自身所秉承的協同參與理念的體現。也是這種特征，使得參與式檔案管理模式實現了社會資源的最大化整合，使檔案管理機構、政府機關、社會組織、科研機構、公眾均參與其中，形成檔案信息資源互動，進而形成檔案管理工作的系統化參與整合利用。

二、社交媒體檔案對參與式檔案管理模式的影響

《社交媒體文檔管理指南》指出：“社交媒體允許個人合作、生成、組織、編輯、評論、整合和分享內容，就有可能形成‘聯邦文件’。根據美國《聯邦文件法》［The Federal Records Act （44 U.S.C. 3301）］定義的聯邦文件，即在聯邦政府活動中記錄、制作或接收到的任何材料，不論其形式或特征如何，都值得保存。社交媒體的內容如滿足這一定義，即可適用相關法律和規章?！碑斏缃幻襟w用于機構業務活動并充當記錄的角色時，就有可能成為檔案。參與式管理模式盡管仍處于起步階段，但從未來的發展來看，“開發、分享”是時代的必然選擇，讓社會每一個主體能夠參與到承載社會記憶的檔案管理活動中，是對檔案利用價值的最大化體現，也是參與式檔案管理模式出現的契機所在。

（一）社交媒體中的信息必會成為檔案信息的來源之一。一方面，各類自媒體工具能夠滲入用戶的生活、學習、工作等活動中，為用戶創造一個以其自身為中心的虛擬網絡空間，并且在這個空間中實現對用戶活動的直接記錄?？紤]到自媒體信息傳播的高速性和互動的便捷性等特質，加上自媒體工具使用者基數巨大，每天都會產生數以億計的與使用者相關活動的第一手記載。這些在社會實踐過程中所生成的記錄，有著顯著的原始性特征，具備被保存的檔案價值；另一方面，自媒體技術所創設的虛擬空間來源于現實社會，同時，由于自媒體技術對現實生活的影響程度加深，其有可能逐漸發展演變為同現實世界平行的虛擬空間?；谏鐣Y源及社會自身記憶層面而言，自媒體技術所建立的記憶一樣表現為人類社會對自身發展歷程的記憶，因此這部分記憶一樣能夠成為具備社會屬性的檔案資源，從而為各類組織、個人所共享使用。

（二）社交媒體檔案需要參與式的檔案管理模式。在社交媒體所形成的虛擬網絡世界中，同現實世界存在明顯的差異性，這些差異多是基于社交媒體的一些特征：1.個體表現性方面。使用者在借助社交媒體平臺進行表意時，其同時兼具了信息受眾與信息傳播者的雙重社會屬性。2.互動聯系方面。使用者借由社交媒體平臺能夠實現同其他使用者的信息互動，從而在這一系列過程中彼此生成多樣化的社會關系。3.管理分散性。虛擬的互聯網社區并非現實意義的真實社區，現實社會難以在此發揮其約束效力。這些差異意味著在社交媒體構筑的虛擬世界中，以往檔案管理部門所遵循與依照的模式已經無法契合時代的要求，檔案管理模式需要根據這些特征做出相應的變化，來管理這些新興的信息內容和形式。

（三）社交媒體中的參與式檔案管理推動現實世界檔案管理的發展。社交媒體形成的虛擬社區與現實世界的聯系與區別自互聯網誕生以來就存在，虛擬社區源于現實，卻又不同于現實，更會憑借其對網絡用戶的影響來實現對現實世界的反作用。因而社交媒體平臺對檔案管理模式的影響不僅僅局限于網絡社區中的檔案，而同樣會給現實世界營造出社交媒體的環境。因此，參與式檔案管理模式不僅針對社交媒體，也需要融入現實世界所產生的檔案管理。換句話說，社交媒體引發的個人參與在線檔案管理工作的現象，同樣會增強個人參與檔案構建與維護的意識，促使其在真實世界中同樣參與檔案管理工作。

三、社交媒體參與式檔案管理應注意的問題

社交媒體中存在著許多新興的檔案類型，參與式管理模式剛剛起步，實踐尚未成熟。本文僅針對社交媒體特點，嘗試著探討其未來發展中可能存在的一些問題。

（一）來源合法性的確認問題。文件是由特定的單位或者個人在其職權范圍內生成、傳遞、保管的；或者文件直接來自于文件的生成機構。這些機構或者個人能夠對文件的質量狀況負責。在電子文件管理中，來源是確認電子文件身份以及判斷電子文件是否合法、具備法律效力的要指標之一。而在社交媒體環境中，自媒體信息傳播的方式難以控制信息的來源，且也無法保證信息來源與信息內容之間有明確關聯，即信息內容確實出自此信息來源，這也就導致無法辨別信息是否為需要存留的有效信息。

（二）內容真實性的確認問題。社交媒體的信息易修改的特點給內容真實性的認定帶來了一定的難度。比如，微博好友之間存在利害關系，在司法程序中，一方通過臨時更改自己一方的信息來取得對自己有利的局面，當事人雙方之間出具的信息記錄有所出入。在這種情況下，對于雙方提供的記錄內容真實性的認定就成了判決的關鍵節點。由于社交媒體的交互性特征，使用者對其內容具有較大的控制力。因此，保證其內容的真實性具一定的難度，需要借助和使用一些特殊的技術和管理手段，并通過與其他證據的相互印證才能確認其真實性。

（三）元數據的捕獲與留存問題。元數據是電子文件的重要組成部分，電子文件的捕獲歸檔包含元數據的捕獲歸檔。缺少元數據的電子文件是不完整的。同時元數據也是電子文件管理的重要工具，可以在一定程度上保證電子文件的真實性、長期可用性，對電子文件起到記錄、監控、跟蹤、組織管理等作用。元數據主要包括：標題、形成者、主題、描述（范圍和內容）、發布者、格式、收藏者和語言、網址。但是，由于元數據描述對象的不同，每一類收藏的元數據不是完全統一的。從目前我國元數據的研究成果來看，電子文件的元數據通常是根據電子文件類型加以制定的，如已經出臺的《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54—2014）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（征求意見稿）等。社交媒體尚未有成型的元數據標準加以規范，應該捕獲和保存哪些元數據、如何捕獲和保存、應該符合哪些要求等一系列的問題都仍待研究解決。解決了元數據問題，參與式檔案管理的真實性和完整性才能得以保障。

（四）社交媒體數據的儲存與長期保管。微博私信的聊天記錄如果不及時保存在本地終端中，一定時間之后就無法查看；QQ信息在網絡延遲或后臺退出的情況下可能會丟失部分本應接收到的信息；轉發別人的微博內容，如果原作者刪除內容，則也會消失在所有進行轉發的子用戶的界面中；微信語音聊天記錄無法保存和轉發，一些關鍵信息為了避免傳播或擴散，通常會使用語音的方式。這些問題都是目前由于社交媒體功能的特點所導致的。從檔案管理角度而言，如果確認某些社交媒體信息作為文件檔案保存的話，這些問題同樣值得考慮。

四、社交媒體中構建參與式檔案管理模式的建議

（一）進行檔案管理平臺創立與建設，允許第三方平臺介入管理。官方的檔案管理機構以往獨占的檔案管理職能應進行下放，即允許第三方參與其中。檔案管理機構應充分利用主流社交媒體公共平臺，比如同平臺運營方訂立契約，實現對使用者信息的共享，建立檔案宣傳與服務，將第三方自媒體平臺引入檔案管理工作中?，F今，諸多西方國家已經采取了這種形式，如美國國家檔案館及部分州檔案部門分別在臉書、推特等熱門主流社交媒體平臺上建立了相應的檔案應用服務?？梢灶A見的是，隨著國內法律、政策以及檔案管理工作理念的進一步健全，伴隨著云技術的應用與進一步發展，日后依托自媒體平臺等第三方檔案管理平臺將在檔案管理工作中發揮更大的協同效能。

（二）做好安全維護，強化檔案管理安全性能。在信息越來越開放的時代，人們對電子檔案的需求也越來越大，使用者在進行信息認證、信息搜索過程中難免會存在一定的隱患，這就需要不斷對檔案管理的安全性進行系統化的排查和規劃。首先，需要關注系統安全升級，注重計算機信息系統的安全和功能保障，確保在“開放、分享”的網絡大環境中電子檔案不會出現泄露。其次，進行檔案管理的時候，應注意避免使用公開地址或網站進行數據傳輸，減少數據和檔案被損壞、被攔截的可能性。最后，注重檔案信息多樣化保存。由于網絡環境普遍存在不穩定的現象，所以數據和信息的保存應該避免單一性，充分發揮虛擬世界的優勢，采用多渠道、多形式的保存，另外還要做好信息的備份工作。

（三）強化技術支持，建立電子檔案數據庫。參與式檔案管理需要以相對成熟的數字技術作為后盾，所以應該積極地進行技術優化和革新，建立電子檔案數據庫。為了充分發揮參與式檔案管理模式的效果，不僅需要技術開發者之間相互合作溝通，配合好有關部門建立檔案系統，保證數據資源的豐富性和系統性，而且還需要注重對技術開發者素質的提升，為開發者舉行創新思維培訓活動，提高其創新能力，使之能夠在實際工作中更好地進行工作思路延伸。