現代信息技術背景下企業檔案管理改革探究

文/威海市工業和信息化發展中心 王力召

檔案管理在企業的日常經營管理中處于重要的地位，是企業整體發展不可或缺的一部分。因此，企業在經營、管理、決策中都離不開檔案管理。由于科學技術的迅猛發展，企業檔案管理可利用當前的發展機遇，提升檔案管理效率?，F今，眾多企業逐漸意識到現代信息技術對于企業的重要意義，但是當前社會瞬息萬變，要想保持企業旺盛的生命力，需不斷對企業改革深化發展進行探討，進一步提升企業檔案管理質量。

一、企業檔案管理中現代信息技術的應用優勢

（一）為新型檔案管理理念的形成創造了有利條件。我國國民經濟的整體發展離不開企業的發展，而企業管理是企業在市場競爭中的核心力量。因此，保證企業健康穩定發展是企業管理的重要環節。但是在當今的市場中，部分企業管理者過于重視企業利潤，忽視企業管理，導致企業管理面臨諸多問題，達不到現代企業發展的要求?，F代信息技術隨著時代發展逐漸普及，企業在引用現代信息技術的同時，對企業管理提出了全新的挑戰。此外，傳統的檔案管理模式與當前的現代化信息技術應用產生了不相適應的局面，這就需要企業管理理念與時俱進，為企業的整體發展打下堅實基礎。

（二）促進檔案管理人員綜合素質的有效提升。企業檔案管理利用現代信息技術，對檔案管理工作也提出了更為高標準的要求。在當前的社會經濟形勢下，企業檔案管理人員需不斷完善自身的管理技能，提升自身綜合素質，加快適應當前社會經濟變化的新環境，接觸新時代的檔案管理理念，才能為企業的發展貢獻自身的一份力量，使其自身在企業檔案管理中發揮自身最大的價值。企業檔案管理人員借助現代信息化技術可以培養自身的管理能力以及工作方式，以嶄新的面貌迎接新時代企業管理工作。由此，現代信息技術的應用能夠促進檔案管理人員整體水平的提升，提高企業人力資源使用效率，最終提升整個企業的運行效率。

二、企業檔案管理中信息技術的應用現狀

（一）檔案管理理念落后。在當前社會，眾多的企業管理者已經開始意識到現代化信息技術對于企業檔案管理來講至關重要，并開始將現代信息技術廣泛應用于企業管理各個環節中。盡管現代信息技術在企業檔案管理中的應用效果已經有了初步成效，提升了企業檔案管理的運行效率，但是部分企業管理者并未及時更新檔案管理理念，片面認為檔案管理就是簡單地將企業信息進行歸納總結，根本無需花費太多的人力、物力進行信息技術整理，利用傳統的信息技術系統對其當前的企業檔案進行管理，體現的管理方式極為落后。此外，部分企業管理者盲目跟風，僅僅應用最為基礎的信息技術，后期并未對信息系統進行合理的維護，導致企業信息系統在應用過程中存在諸多問題，使得檔案管理工作常常不能按時完成，最終出現檔案信息混亂、檔案丟失等問題。企業檔案管理理念落后，對檔案管理整個工作都會造成不利影響。

（二）信息化系統管理力度較弱。檔案管理工作屬于企業管理中的特殊管理工作，雖然很多企業在檔案管理中引進了現代信息技術，但信息化系統管理力度并未加強，這也是影響企業檔案管理效率的直接原因。企業的檔案管理部門在企業經營管理中隸屬于特殊的部門，具有一定的獨立性特征，并未與企業其他部門共同建立成為統一的網絡結構體系，檔案管理所涵蓋的信息技術相對較少，檔案信息的共享性有限，重要的資料無法及時傳播，對檔案管理的效率會產生不利影響。究其原因，信息化系統管理力度薄弱是造成企業檔案管理工作效率低下的重要原因。一方面，企業在進行檔案管理中，管理人員都是遵循企業的規章制度進行合理的信息化系統管理，但是如果信息化系統管理力度較弱，管理人員無法充分掌握，就會造成相關的管理人員工作效率低，人員之間配合不協調等諸多原因，最終導致企業檔案管理無法有序進行；另一方面，企業在信息化系統管理中，會面臨電腦維護等問題，企業管理部門未對信息系統電腦設備進行定期維護和修理，造成企業檔案管理工作滯后，積壓大量的檔案管理工作，最終導致企業檔案管理無法與企業發展同步進行。

（三）管理人才相對匱乏。企業檔案管理人員是企業特殊部門的工作人員，不僅要具備良好的管理理念，同時需要具有嚴謹的工作態度和扎實的檔案管理知識。但是，當前來看，企業管理人員都是一些無所事事的狀態，大部分檔案管理人員的學歷是本科，很少有研究生，在基礎知識方面稍顯薄弱。同時，企業檔案管理人員在工作時需要應用電腦設備，但是很多人員無法熟練掌握電腦，連一些基本的表格制作都成問題，導致在開展檔案管理工作時無從下手，檔案管理工作效率低下，嚴重影響企業的整體發展。此外，部分企業的檔案管理人員是一些領導的親戚，普遍認為檔案管理不需要技術含量。因此，檔案管理人員的知識和理念落后是必然的，加上企業對其檔案管理人員未有定期的技能培訓，無法跟上當前社會的發展潮流，處于淘汰的邊緣，難免對企業整體發展造成不利影響。

三、信息化環境下企業檔案管理的優化策略

（一）增強企業檔案管理理念。增強企業檔案管理理念，提高企業領導在檔案管理中應用于現代信息技術的重視程度，是企業檔案管理的必然要求。例如：山東海城倉儲設備有限公司采用人工采集信息的方式，造成企業檔案管理效率極為低下，人力資源無法合理利用，最終導致整體企業檔案管理工作無法有效開展。該企業為了保證檔案管理在企業經營中有序進行，指導企業檔案管理工作順利開展。首先，要求企業領導深刻認識現代信息技術應用于企業檔案管理重要性，在管理中利用當前現代化企業管理思路，為企業的整體運營打下良好的基礎。不僅如此，該企業在日常經營管理中，企業部門領導格外重視企業的現代化建設，尤其是現代化信息技術，并廣泛應用于企業管理的各個層面，做好科學有效的管理計劃，實現完善的檔案管理規章制度。其次，該企業加強檔案管理現代化信息建設，突破傳統的檔案管理理念，在提升管理效率的同時，注重企業檔案管理質量，規范化開展企業檔案管理工作，將檔案管理工作與其他部門管理工作提升到同等的地位。最后，企業持續提升檔案管理工作效率和質量，圍繞信息化技術，及時更新檔案管理理念，利用信息化技術的優勢開展檔案管理工作，實現新時代的檔案管理目標，保證企業檔案管理工作有效開展，促進企業長期穩定發展。

（二）加強信息系統的管理力度。當前社會的經濟發展，離不開現代信息技術?，F代信息技術被廣泛應用于各行各業，尤其在企業檔案管理中，其作用不容忽視。例如：沈陽眾都科技有限公司面對信息化系統管理力度薄弱、企業檔案管理工作效率低下的問題時。該企業運用現代信息技術，做好信息系統和硬件的優化、維護以及管理措施，保證信息檔案管理系統有效運行。首先，企業在檔案管理過程中，按照具體的標準優化和完善檔案工作設備，提升信息系統的硬件質量，保證檔案文件科學管理等基本的工作順利進行，且合理安排檔案數據管理的存儲工作，避免信息錄入時出現低級錯誤，確保后續的工作能夠正常進行下去。其次，企業領導要嚴格要求檔案管理工作人員，促使檔案管理人員熟悉各類檔案工作設備操作規章流程，按照正確的說明書以及正確的操作模式進行，如更新設備時，要先進行調試，保證產品的穩定性，避免由于系統安全問題對檔案管理造成不利影響。最后，企業應保證定期聘請專業的信息技術人員對信息系統進行合理維護，及時發現信息系統中存在的潛在問題，對基礎設施進行維護檢修，及時處理，保證企業檔案信息系統安全平穩地運行，最終促進企業整體發展的有效性。

（三）提升企業檔案管理人員素質。在企業檔案管理中合理運用現代信息技術，僅憑企業管理者的重視以及資金投入，實現有序運行是遠遠不夠的。例如：四川洋升管業有限公司檔案管理人員基礎知識薄弱、綜合技能落后，該企業利用現代化技術進行人才的培養和引進，同時該企業在進行日常的檔案信息管理時，及時進行信息系統的更新，將新技術、新方式合理運用到軟件的使用上，由此需要檔案管理人員的密切配合，保證檔案管理工作順利進行。此外，該企業在日常檔案管理工作中，定期進行檔案管理人員培訓，創造優越的學習平臺，為管理人員爭取更多的學習機會，全面提升企業檔案管理人員的綜合素質，跟隨時代發展的步伐，不斷更新管理人員現有的知識結構體系，提升專業化技能。企業在了解到新知識以及新信息系統時，需及時對相關人員進行培訓，讓其在規定的時間掌握信息技術的使用，熟練利用現代化信息技術促使檔案管理工作順利進行，以免由于管理人員的操作失誤以及流程的不熟悉而發生無法挽回的損失。企業應根據自身的發展情況以及現有的培訓資源，定期對管理人員進行系統化培訓，保證其順利掌握新信息技術等多種檔案管理方法。此外，企業在引進檔案管理人員時，可以合理利用多種手段和措施，設置優質的薪酬標準吸引人才涌入企業，提升企業檔案管理人才綜合實力。另外，企業要建立全方位的信息聯動運行機制，將企業中的各個部門合理聯系起來，實現資源合理利用和信息共享，加強企業內外部資源的溝通聯系，實現企業整體的發展目標。

四、結論

綜上所述，企業在進行檔案管理時，實現現代化信息技術是極為重要的，企業發展不僅要從自身著手，同時還需隨著時代發展趨勢不斷創新，實現檔案管理信息化發展，尤其在管理理念以及人才培養方面。因此，企業管理者需從各個方面入手，為實現企業檔案管理奠定良好的發展空間，這對于檔案管理工作的開展具有深遠的意義?？傊?，對于企業檔案管理工作而言，要順應時代發展潮流，從容面對信息化時代發展下的機遇和挑戰，迎難而上，不斷創新，突破局限。不僅如此，企業應加大檔案管理人員的培養力度，研發新設備，提高企業檔案管理的整體水平。