ERP軟件系統在企業財務管理中的設計與應用

李彥槐

摘? ? ? 要：企業財務管理自動化、信息化程度越來越高，ERP軟件系統成了大中型企業不可或缺的工具。企業在ERP設計與應用中財務部分是軟件系統的核心，由于企業的組織形式、業務模式不同，企業在ERP軟件財務部分的設計多種多樣，因而作為企業，在ERP軟件系統財務部分設計中應該關注那些設計關鍵點，使ERP軟件財務部分發揮更大的作用，為經營預測、決策、控制、績效考評提供有效依據，是本章研究重點。本章闡述了ERP軟件系統的概述，設計環境，設計目標，系統實施，對財務負責人的要求及內控管理的應用及成果進行分析。

關鍵詞：ERP軟件系統;財務系統設計;財務管理應用

一、ERP軟件系統概述

現在企業管理電子信息化日新月異，企業管理利用電子信息系統將企業管理數據化，用數據對企業管理，把傳統的企業管理向數據科學智能驅動發展，以適應數字時代。企業價值最大化要求企業對其資源合理配置，以提高其自身價值，企業在此基礎上，對其決策、計劃、控制、經營業績進行全面、系統的管理，ERP系統管理在此基礎應運而生。ERP是英文企業資源計劃的簡稱（Enterprise Resource Planning），是建立在信息化技術應用基礎上系統。ERP系統在企業應用應追溯到1995年，以后不斷升級完善，到現在，主要有用友、金蝶、8thManage、Oracle ERP、智邦國際ERP、Sage Accpac ERP、Epicor ERP、Epicor ERP等品牌推出的ERP系統，國內市場應用最多的是用友和金蝶ERP軟件，到現在已使用20多年。

ERP系統的起源是20世紀80年代由MRP系統（Material Requirement Planning）物料需求計劃建立起來的，主要應用在制造企業，主要引入了時間分段和產品結構物料清單BOM（Bill Of Materials），主要解決庫存管理和生產控制中物料消耗需求的問題，主要由如幾個模塊組成：采購管理、庫存管理、生產管理、財務管理（含資產管理、往來賬管理）、銷售管理、質量管理、人力資源管理、供應鏈管理、客戶關系管理、計劃管理等分、子模塊。

本章研究的主要是ERP系統中的財務管理在設計、應用的問題。

二、ERP軟件系統的設計環境

ERP軟件系統在設計財務部分時要充分考慮設計環境，主要是單位組織架構、企業戰略或目標、高管層的意愿或愿景、信息化建設、企業文化等幾方面。

組織架構：ERP設計時，要對企業組織架構在基礎資料的進行設置，主要目標是財務在進行財務核算時，能夠準確對企業經濟業務進行部門核算的需求。無論企業是否進行部門核算，組織架構的設計是必不可少的，即使現在不需要，也要為將來預留核算空間，以備不時之需。組織架構設計的過程中對各組織部門的人員也要按組織架構進行維護，以便適應財務核算的需要，如涉及個人借款、個人經辦的事項核算。

企業戰略或目標：企業戰略是企業的終極目標，其中經營戰略是企業經營實現效益的最主要手段和目標，經營戰略中涉及各種效益指標，如銷售增長率、營業利潤率、凈資產收益率、庫存周轉率、期間費用率、產品成本費用率等指標，這些指標均要求在ERP財務核算模塊中進行數據基礎核算，為績效考評、決策、預測提供依據。企業的戰略或目標需要有明確的計劃或目標，并且需要以數據予以呈現，這樣財務在設計核算架構時，應當充分考慮，經營過程中可以有多種樣報表，而財務報告是以國家法定報表予以體現，因而財務在設計核算時在國家法定報表的基礎上，適應經營報表的需求，以使財務報表與經營報表相融合，以實現企業戰略或目標。

高管層的意愿或愿景：企業在ERP設計中要重點對高管層對ERP設計進行協調溝通，尋求其支持。ERP系統從調研、立項、實施、驗收，涉及的部門、人員很多，對相關的業務流程進行梳理、調整，各部門、崗位職責予以明確，并對部門、崗位工作量進行判斷、整合，合理確定用工人員。ERP系統的設計不僅適應業務管理需要，更要為業務管理提供數據支持，高管層的意愿或愿景對財務核算起到至關重要的作用。

信息化建設：ERP系統建設需要有專業的信息化人員與專業的管理人員共同設計、實施，信息專業管理人員對ERP系統的設計、運行進行維護，保障ERP系統能正常運行，對關鍵控制節點進行權限設定及維護，保證信息系統風險能夠有效控制，為財務數據信息安全保駕護航。

企業文化：ERP系統是個全方位的管理系統，需要企業每一位員工的有效地執行，因而良好的企業文化是ERP系統有效運行的保證，企業高管人員在ERP系統有效運行中起率先垂范的作用，有力地推進了企業文化的建設。企業文化為財務系統建設營造了良好的內部環境。

三、ERP軟件系統的設計目標

1.滿足銷售業務模式的需要

目前企業的銷售業務模式是平臺化的多種經濟實體、經營主體并存的模式，不僅關注效益，更要關注投資利潤率。因而ERP軟件系統要滿足其需求，建立多組織架構與單組織架構并存的財務核算模式。

2.滿足生產成本管理的需要

產品生產成本是生產企業最重要的財務核算指標，為利潤計算、產品定價、采購管理、生產管理提供有效數據支持。ERP軟件系統構造要滿足生產制造的需求、原材料購、領、存及產成品管理的需求，建立按生產組織核算產品成本，按研發組織進行產品利潤核算的管理模式。

3.滿足績效評價的需要

根據財務核算結果，為績效評價指標計算提供依據。財務核算結果并非績效評價指標唯一的依據，但財務核算指標是績效評價數據最有效的參考依據，ERP軟件系統財務部分為績效評價提供了有效的數據來源。

4.滿足生產經營預算的需要

根據ERP軟件系統財務部分，可以對經營歷史數據進行整合，通過財務定量分析對未來做出預計或判斷，編制生產經營預算，進行預算管理。

5.滿足企業戰略實現的需要

通過ERP軟件財務部分核算，利用信息數據通達數據或指標對企業經營目標進行分析，分析差距和不足，制定或調整企業戰略目標，保證企業戰略的實現。

四、ERP軟件系統的實施

ERP軟件系統在企業實施主要做好如下幾步：

1.成立ERP軟件系統項目組，組成由高管、信息、財務、生產、質量、研發、采購等人員參加的組織。

2.自上而下的全員培訓宣貫。對管理人員重點培訓ERP系統流程的目的、關鍵控制點，操作規則，出現各種問題的處理;對于各業務流程分模塊、分人員進行專項培訓，主要培訓操作規則，哪些可以做哪些不可做，操作上下游之間的關系，出現問題的操作處理。

3.企業新上線ERP軟件，新舊系統數據的銜接。1）新系統調試完成后，此調試結果一定是在確定業務流程基礎上的滿足，進行論證后的結果。2）確定新舊系統數據的銜接時間，尤其是舊系統數據銜接時間前的準備，如生產系統、財務系統、存貨系統。3）制定新舊系統銜接應急預案的處理方法，保證新系統上線后的正常運行。4）新系統運行后，與舊系統數據的核查。舊系統數據的賬務處理。

4.新系統運行后的跟蹤核查。新系統運行后，存在操作人員對系統的應用不足;各操作節點的銜接不足;新業務模式下系統的應變及改良;業務培訓的不足。因而新系統運行后，信息運維人員及財務系統主管對新系統起到保障作用，應定期培訓，解決實際問題，保障新系統的正常運行。

5.新系統運行后管理制度的制定。新系統運行后，根據業務或經營管理的需要，新系統會設定相應的控制，如應收賬款信息管理、存貨退貨管理、生產超額用料管理等相關的規定，這些規定的實施一是滿足新系統設定控制權限的需求;二是滿足管理的需要，通過系統對業務進行管理，確保目標的實現。

五、ERP軟件系統對財務管理負責人的要求

1.財務系統負責人對ERP軟件系統的熟悉與認知，財務構架的設計、財務核算方法、業務流程等。

2.ERP軟件系統自身缺陷的認知。ERP軟件系統并非是無所不能的，存在著一定的缺陷，作為財務系統負責人，要對缺陷有認知，比如ERP系統自身缺陷，對產品成本按性態進行核算、按阿米巴模式進行業務核算、單組織構架下的企業合并等自身缺陷。

3.隨著企業業務管理模式的變更，當前ERP系統核算的判斷是否適應，在業務模式發生變更后，分析ERP軟件系統設計構思及相應做出調整方案。

4.ERP軟件系統在財務管理中的應用，財務負責人對當前ERP軟件構架下的財務管理應用，包括數據的采集、UFO報表的應用、數據調用及計算程序的編寫規則、預算控制應用。

5.財務負責人對財務人員在應用ERP軟件上的培訓。財務負責人不僅要提升自身ERP軟件的應用能力，還要對財務人員進行定期培訓，做到操作熟練、應用多樣化，提升財務人員整體ERP軟件的操作應用能力。

六、ERP軟件系統在企業內控管理上的應用

1.ERP軟件系統在設計中不相融崗位設置、審批權限。減少風險，防止舞弊發生。為保證崗位及權限的嚴肅性，加強責任，需要有明確的管理制度進行規范。

2.ERP軟件系統在操作中的權限設置，包括新增、刪除、修等權限的設置。為減少操作失誤，需要對相關崗位人員權限進行限制。限制條件需要有財務系統主管部門負責人提出，進行評估論證后，以規范的文件進行約束。

3.ERP軟件系統的組織機構設置缺陷，財務在進行賬務處理或核算時，由于組織機構設置不規范，造成財務無法處理，規范組織機構設置是財務進行核算的前提。

4.ERP軟件系統業務流程設計缺陷，業務流程設計要隨業務的調整及時進行改變，加速財務管理適應業務的能力。

七、ERP軟件系統的實踐成果

石家莊市油漆廠在ERP軟件系統實踐上，通過上述規劃或整合，嚴格按照上述要點實施推進，歷時3個月使ERP系統上線，做到了新舊系統的銜接、數據正確性得到保證，系統運行正常，改進、調整了部分業務流程，使之更加符合業務操作，提高了效益，保證產、供、銷、存系統的數據準確，約束了不規范的操作，內部控制以ERP信息系統為主，減少人為干預，業務流程規范，管理效率提高，公司年銷售收入年均由不足8%提高到20%以上，凈利潤率由不足1%，增長到5%左右。人員職責權限分明，減少300多人，人力成本降低1000萬元左右，人均勞效提高8萬元。

隨著下一步對ERP系統的優化再造，業務流程管理更加合理，產品成本消耗有效控制，成本合理下降，為客戶提供有效服務;人員勞效會有更進一步的提升，人員技能不斷創新，給企業降本增效提供有效工具。