政法單位檔案管理創新實踐研究

謝梅秀

【摘要】檔案管理工作向來是政法單位中重要的工作之一，檔案記錄了政法單位的人事資料與各種重要事件相關信息。這些信息涉及政府的各種政策制定以及重要部門重大案件的有關人員信息，對政法單位來說至關重要。檔案管理工作雖然看似瑣碎，但是任何一環出現差錯，都會影響檔案工作的質量，進而影響政法單位的總體管理水平。傳統的檔案管理模式不利于檔案管理進一步創新，限制了檔案管理部門應有職能的發揮，不利于政法單位的建設與發展。隨著經濟的發展與社會的進步，政法單位對檔案管理工作提出了更高的要求，新時期檔案管理工作必須順應時代發展，結合最先進的科學技術，不斷創新檔案管理模式，提高檔案管理工作質量，保障政法單位的建設與發展。本文以政法單位檔案管理為研究對象，首先闡述政法單位檔案管理創新的重要性，其次說明了現階段政法單位檔案管理工作中存在的弊端，最后提出了幾點推動檔案管理工作創新的具體措施。

【關鍵詞】政法單位;檔案管理;創新實踐;研究

一、政法單位檔案管理創新的意義

（一）政法單位檔案管理創新的重要性。政法單位與一般的企事業單位不同，具有相對特殊的機構性質，正因為如此，政法單位更要按照國家相關要求不斷規范自身的發展進步，所以，政法單位的檔案管理體系也要比其他的企事業單位嚴格。政法單位的檔案管理工作主要涉及政法單位工作人員的身份信息、工作履歷和工作業績等。這些基本資料與政法單位的員工績效考核和人才培養選拔至關重要。由于政法單位行使特殊的社會職能，因此，相比于企事業單位，政法單位的檔案管理對于社會發展有著重要的影響。在新時期，我國政法單位在完善自身管理體系的同時也不應忽略檔案管理工作。由于種種因素的影響，我國政法單位的檔案管理體系仍舊存在弊端。為了完善檔案管理工作，政法單位必須要認識到傳統的檔案管理體系存在的問題，進一步優化和創新檔案管理工作，提高檔案管理工作的創新意識，不斷創新、完善檔案管理工作。通過檔案管理工作的不斷創新，簡化檔案管理工作流程，改進檔案管理中不合理機制，提升政法單位檔案管理體系的整體管理水平，促使檔案管理工作進一步發揮其在政法單位的基本職能，助力政法單位的建設與發展。

（二）政法單位檔案管理創新的作用。政法單位檔案管理的作用與創新的重要性在上節我們已經闡述過，接下來我們將從檔案管理的安全性與檔案查詢的便捷度兩個方面簡要說明政法單位檔案管理創新的作用，進一步分析檔案管理創新對政法單位發展建設的必要性，通過創新提高檔案管理水平。

傳統的檔案管理體系基本上以紙質檔案為主，雖然紙質檔案也能保證檔案資料的真實性，但是在日常工作中有許多不便之處，尤其是在檔案的錄入與查詢方面，工作流程極為繁瑣，也很耗費工作時間，這極大地降低了檔案管理工作以及后續工作的工作效率，不利于政法單位的創新發展。而檔案管理創新工作能彌補傳統檔案管理體系在這兩方面的不足，不僅能提高檔案管理的安全性，還能提高檔案查詢的便捷度。創新性的檔案管理工作注重電子檔案的發展，電子檔案相對于紙質檔案，降低了火災或受潮等周圍不利環境因素的影響，提高了檔案管理的安全性。同時也要利用互聯網技術不斷完善檔案管理平臺，解決系統不穩定等問題。嚴密的檔案管理系統降低了檔案處理工作時間，提高檔案資料錄入與搜尋效率，強化檔案查詢的便捷性，這都對檔案管理工作的創新發展有一定的積極影響。檔案管理工作的創新通過簡化工作步驟，規范工作流程，提高工作效率與工作質量，推動政法單位檔案管理部門的發展建設。

二、政法單位檔案管理工作中存在的弊端

根據上文介紹，我們已經明確了政法單位檔案管理創新的重要性，檔案管理創新工作在政法單位的建設與發展中至關重要，必須要提上規劃日程。但是目前檔案管理工作存在一些弊端，阻礙了政法單位檔案管理的創新之路。為了推動檔案管理工作創新發展，我們將對檔案管理工作存在的不足之處進行分析，進而為檔案管理創新建設指明方向。接下來，我們將從單位領導重視程度不夠、檔案管理人員專業知識缺乏和檔案管理信息化進程緩慢三方面具體分析現階段檔案管理工作存在的漏洞。

（一）單位領導重視程度不夠。政法單位檔案管理體系創新工作難以取得進展的很大一部分原因是政法單位領導對檔案管理工作重視程度不夠，沒有充分認識到檔案管理工作對政法單位管理的重要性，在日常工作中，過于重視職能發揮與績效項目，忽略了基本的檔案管理工作，沒有將檔案管理創新與發展列入政法單位工作規劃中。由于政法單位領導層對檔案管理工作的認識不到位，檔案管理部門工作人員對檔案管理日常工作敷衍了事，缺乏工作熱情，政法單位整體對于檔案管理工作的積極性不高，在工作中沒有形成一個科學合理的檔案管理創新規劃，不利于檔案管理工作的建設與創新。

（二）檔案管理人員專業知識缺乏。檔案管理工作第二個創新難點在于檔案管理人員缺乏專業知識、專業素養不夠，難以應對檔案管理部門日常的檔案管理工作。在檔案管理工作中，由于管理人員專業知識不夠，出現各種問題，并且延長了工作時間、降低了工作效率。另外，政法單位檔案管理部門很少組織員工培訓，工作人員在基礎知識不扎實的基礎上，過分依靠實際工作經驗，難以跟進社會的發展步伐，未能與時俱進，沒有將先進的科學技術融入檔案管理工作中，造成了檔案管理工作還在沿用傳統的管理模式，創新性不足。

（三）檔案管理信息化進程緩慢。由于政法單位的職員變換并不像其他的企事業單位那樣變動頻繁，檔案管理部門更是如此。因此，政法單位的檔案管理部門職員依舊沿用傳統的檔案管理模式，并且難以接受新事物，檔案管理信息化進程緩慢。正是由于檔案管理的信息化程度不夠，政法單位的檔案管理工作對先進的科學技術的利用也遠不及政法單位其余部門，檔案管理工作的數字化、信息化建設水平遠低于政法單位平均水平，檔案管理信息平臺沒有及時進行維護，時常出現系統漏洞。政法單位沒有投入大量資金購進先進的檔案管理硬件設施，這都降低了檔案管理工作效率，延誤了檔案管理信息化進程。

三、政法單位檔案管理工作的創新措施

政法單位要想提高檔案管理水平，必須要意識到當前檔案管理工作存在的不足之處，進而針對不足之處進行改進，全面提高檔案管理水平。通過上述分析，我們已經知道了檔案管理工作存在的漏洞，接下來將針對檔案管理的不足之處，提出相應的改進措施，創新政法單位檔案管理工作。下面，我們將從提高政法單位檔案管理意識、組織檔案管理人員的培訓教育和推動檔案管理信息化建設三方面創新政法單位檔案管理工作，提高檔案管理工作質量，推動政法單位建設與發展。

（一）提高政法單位檔案管理意識。隨著經濟改革的不斷深入和社會制度的完善，檔案管理的重要性在政法單位已經逐漸顯現，政法單位為了提高全面管理水平，不斷建設與發展，必須轉變傳統的檔案管理模式，創新管理工作，提高檔案管理水平，提升檔案管理工作質量。而檔案管理工作的創新與否很大程度上與領導層的檔案管理意識相關，領導層對檔案管理工作的重視程度決定了檔案管理部門領導以及檔案管理工作人員的工作熱情以及積極性。只有領導意識到檔案管理工作對政法單位的重要作用，整個單位才會營造一種積極創新檔案管理的工作氛圍。政法單位領導層應在開會時強調檔案管理部門的重要性，鼓勵督促檔案管理部門工作的推進與創新，大力支持檔案管理工作的建設與發展。

（二）組織檔案管理人員的培訓教育。檔案管理工作的創新不僅與政法單位領導層的檔案管理意識相關，也與檔案管理部門工作人員的專業素養相關。檔案管理部門工作人員的專業素養普遍不高，專業素質不足以在檔案管理工作中有所創新。為了創新檔案管理工作，提高檔案管理工作質量與效率，必須要提高檔案管理部門工作人員的專業素養與實際操作技能。首先，政法單位可以提高選拔標準，引進檔案管理專業的學生，利用檔案管理專業的學生的專業知識結合老員工的工作經驗，共同創新檔案管理工作。其次，政法單位可以定期組織檔案管理工作人員進行職業技能培訓，通過學習先進的檔案管理工作技能，不斷完善、簡化自身的檔案管理工作流程，構建科學、合理的檔案管理知識體系。

（三）推動檔案管理信息化建設。新時期為了順應社會發展進步，政法單位必須要建立健全檔案管理信息化制度。在制定檔案管理信息化工作規范時，政法單位應該堅持促進政法單位建設發展的總體原則，通過相關的研究與討論，積極借鑒先進的檔案管理工作經驗，制定出適合政法單位檔案管理信息化的建設方案，為政法單位檔案管理信息化建設提供科學、合理的規范守則。同時，政法單位還要加快信息化建設的落實，及時關注檔案管理信息化建設進程，確保檔案管理信息化制度落到實處，促使政法單位的檔案管理向信息化方向發展。

四、小結

新時期，社會逐漸進步發展，對政法單位的要求也隨之提高，政法單位在發展的道路上也要注重對檔案的管理，政法單位對檔案管理的改革重心應放在檔案管理的創新方面上。只有結合時代發展，不斷創新檔案管理工作才能提高檔案管理工作的效率，促使檔案管理工作高效運轉，通過高質量的檔案管理工作助力政法單位領導層的經營與決策，推動政法單位的建設與發展。為了不斷創新政法單位的檔案管理，要與時俱進，轉變傳統的管理體系，對檔案管理模式、硬件設施、人才選拔與培訓都進行創新，規范檔案管理工作流程，全面提高檔案管理工作的效率與質量。同時也要充分利用先進的互聯網技術，不斷完善檔案管理系統平臺，推動檔案管理信息化、數字化進程，促使政法單位檔案管理工作更好地推進。

【參考文獻】

[1]談敏.新時期做好政法單位人事檔案管理工作的思考[J].報刊薈萃下，2018（7）：78.

[2]楚姜華.關于新時期單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.

[3]許娜子.新時期單位檔案管理工作的創新與思考[J].湖南科技學院學報，2019，40（02）：155-156.

[4]李希茜.關于新時期政法單位檔案管理工作的創新性思考[J].科技風，2018（22）：238.

[5]牛龍嬌.新時期單位檔案管理工作創新思考[J].辦公室業務，2018（03）：73.

[6]沈振紅.新時期單位檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：248.