基層檔案管理工作中的問題分析

孫克寧

摘? 要：基層檔案管理中采取有效的管理模式能夠使檔案管理工作順利開展，提升管理的效能。但是本文在全面剖析當前基層檔案管理中存在的人員問題、制度問題、管理模式問題等后，提出了可行的解決對策，這對進一步提升基層檔案管理工作水平提供了有效的借鑒。

關鍵詞：基層檔案;管理模式;管理水平

基層檔案管理的內容主要有檔案的收集、檔案的整理、檔案保管和檔案的歸檔，以及對個人檔案進行查找等。檔案管理工作中經常出現檔案分類不明晰、查找時間較長等問題，其主要是受到人員、管理制度等方面的影響，為了能夠改善這些問題，文章對此提出了新的看法和見解。以期在之后的基層檔案管理中不再出現以上問題，提升工作的整體效率。

一、基層檔案管理中存在的問題剖析

（一）基層檔案管理的認知較差

由于基層檔案管理人員沒有將這一工作引起重視，導致在檔案管理時出現很多的問題。例如：在歸整一些資料時出現的敷衍、很多資料沒有進行有效的分類，導致查找時用時過長;檔案管理時填錯名字或者出現遺漏等問題，給正常的工作帶來不良的影響，甚至檔案管理人員經常出現相互推卸的現象。這些問題的出現主要與檔案管理人員專業素養和對于檔案管理工作重視程度較差引起的，基層檔案管理中需要對這些問題引起重視。

（二）檔案管理經常出現混亂，不規范的現象

基層檔案管理相對于城區檔案管理，在業務量和人口、檔案的儲存量方面都有一定的差距。其一，基層檔案管理一般都是將個人的信息進行歸整后，進行分盒裝訂，運用檔案袋或者書盒等進行保管，而其他的檔案資料都是由個人進行保管，其分類或者保管的地點并不一致，這就導致在之后的檔案管理時經常出現未歸檔和該歸檔出現混亂的現象。其二，基層檔案管理缺乏信息化技術的支持，即檔案管理的模式主要以手工為主，大量的檔案管理工作使得管理人員經常出現編號錯誤，未編號、重復編號的現象。

（三）管理水平有限，管理制度尚待完善

由于基層檔案管理中沒有建立完善的檔案管理制度，導致檔案管理中經常出現沒有按照相應規范進行管理的現象，其管理的效能相對較低。這也很難進一步實現基層檔案管理的標準化管理。

二、基層檔案管理存在問題的解決對策

（一）檔案管理意識逐步提升，認識到檔案管理工作的重要作用

一方面，加大對檔案管理工作的宣傳。如：在工作欄或者微信公眾號中對檔案管理的建設工作等進行逐步完善，以全面提升檔案管理人員的服務和管理的能力。另一方面，設置相關的懲罰制度，對于在工作中沒有出現錯誤的人進行表揚，并給予相應的物質獎勵等。對于在工作中出現錯誤的情況，采取一幫一的方式，讓這些人員通過充分認識到自身的錯誤，進而及時調整，幫助檔案管理人員對檔案管理工作引起重視。

（二）采取現代化信息技術，加強檔案管理的效能

首先，加大前期的投入，引起更多先進的管理理念和先進管理技術，為開展檔案管理工作提供基礎保障，促進檔案管理工作的順利開展，使得檔案管理工作人員的工作意識不斷提升。其次，借助信息化技術建立管理模塊，對檔案信息進行上傳到不同的模塊后進行分類的管理，這不僅能夠使后期的編號和儲存變得更加便捷，還能夠幫助檔案管理人員及時發現其中存在的問題，進而使得檔案管理工作變得更加有序，使得管理人員的工作效率得以顯著提升。

（三）完善管理制度，提高管理水平

檔案管理的性質具有專業性強的特征，并且還具有一定的機密性。因此，檔案管理過程中需要提升檔案管理工作的規范性，這樣才能制約檔案管理人員的行為，進而在工作中減少泄露機密和作假的行為出現。同時，檔案內容較多，涉及的范圍較廣，如果在日常中沒有構建較為完善的管理制度或者規范標準，很可能會導致檔案收集效果和整理效果較差，無法為人們提供更好的體驗。因此，日常的檔案管理工作中，檔案管理人員需要根據檔案管理工作中的內容或者相關制度等進行有效管理，以此能夠全面的促進檔案管理工作朝著規范化發展。例如：制定保密制度。對于出現泄露的人員給予嚴厲的懲罰，并進行通報批評;制定借閱制度。對于沒有做好登記（日期、借閱時間、歸還日期、用途、使用單位）等的管理人員等進行懲罰;制定調轉制度等。這些制度的逐步完善將會大大提升檔案管理工作的效率和質量。

總結

由此可見，基層檔案管理工作主要是對單位或者個體的信息進行有效記錄，其在單位發展中占據著不可或缺的作用。但是，受到檔案管理人員或者管理模式等方面的影響，基層檔案管理中仍然存在諸多的問題，這就大大降低了檔案管理的效能。因此，文章在對這些問題進行深入的剖析后，提出了可行的解決對策，以此能夠為基層單位的發展奠定基礎保障，全面推動基層檔案管理向智能化管理轉變。

參考文獻

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