定制展示架項目供應商風險管理研究

陳佳

作為一家定位于服務品牌零售商，為他們提供個性化的、與品牌氣質相符的商品陳列展示架的貿易型公司，相對于商超貨架，我們的產品屬于精品定制，我們提供的是個性化的商品陳列展示架和專業的服務。新項目的開發和生產項目的供應商管理是項目經理日常工作的主要內容。與公司內部多部門的配合，與外部客戶、供應商的溝通、生產進度監督等都是日常工作的一部分。工作環節越多越復雜，發生風險的概率也就越大。項目風險管理能夠幫助項目經理樹立風險意識，通過辨識、評測、規劃和監管項目中已知或未知的風險，將項目風險中的消極影響最小化，比如防止項目中額外的人力、物力、財力的產生;將項目風險中的積極效果最大化，比如交期提前、設計優化后的成本降低，從而達成項目利潤目標并保障項目順利完成。

當項目經理在開發一個新項目時，首先需要明確客戶的需求，包括外觀設計的要求、成本預算的投入、要求使用的時間等等。然后由工程部門給出設計方案，明確使用材料的規格。最后尋找合適的供應商詢價，提供給客戶報價單，這些只是基于雙方假設合作的開始。當客戶接受了報價，真正下達了訂單，簽署了合同，我們才進入了打樣或者批量生產的環節，接下來將面對的是質量和交期的生產管理。作為貿易型公司，其短板是沒有自已的實體工廠，嚴重依賴于外部供應商的支持與合作，因此尋找好的產品，穩定的供應商是十分重要的。不過好處是輕資產模式經營，主要提供產品設計和市場開發，生產外購可以轉移一部分生產經營的風險。因為我們和供應商簽訂了合同，將質量要求和交貨時間要求給廠家，如果風險發生時，可以共同承擔或共同解決。

本研究主要采用案例研究法。在項目風險管理學科相關理論指導下，以定制展示架項目的生產為例，對該項目供應商風險進行全面而系統的研究。

風險是任何可能發生的，影響項目向好或壞的方向發展的不確定的事件和因素。風險可以按能否管理加以劃分：不可管理的風險，是指難以預測，無法采取措施控制的風險;可管理風險，一方面與我們的認知程度有關，另一方面，還與我們的態度、能力及精力有關，因此我們有必要著手對那些可預見的和意料外的不確定事件進行行之有效的管理。

風險識別是風險管理的第一步，也是風險管理的基礎。評定風險，測算風險產生的后果，測算風險發生的概率，利用數據支撐，做到心中有數，是一個項目管理者需要掌握的能力。風險可以劃分為低、中、高三檔，若再考慮緊迫性，則應依據“輕重緩急”來確定風險的“嚴重性級別”，完善風險登記冊，形成項目風險優先級清單。

風險的特性之一是發生的隨機性。除了要考慮風險的影響，也要考慮風險發生的概率。決策樹，是就事論事的解決方法。這是一種便于決策者理解，用來說明不同決策之間和相關偶發事件之間相互作用的圖表，可分成一次性決策和序列化決策兩種情況。

成本、質量、交期，永遠是與生產息息相關的三要素，也是考核項目經理工作的幾個重要的指標。因為是貿易型公司，與工廠有相對的獨立性，但是又是緊密聯系在一起的。項目經理要對產品的質量負責，要對產品的交期負責，甚至有時也要對成本負責。在報價給客戶的時候采購成本是確定的，但是在生產過程中，如果發生這樣那樣的意外，比如因為采購方的設計圖紙的缺陷而造成的返工，報廢，后期就會增加項目的成本，并有可能影響到原定交期?；蛘呤菆髢r時包裝設計未考慮周全導致后期不得不增加的包裝成本，這些都會影響到利潤空間。供應商因我們圖紙缺陷的返工而導致的交期延誤，影響客戶的交期，產生了額外的空運費用以及索賠，都會導致利潤空間的縮小，嚴重的甚至會造成項目的直接虧損。所以風險控制的重要性是不言而喻的。

在一次新開發項目的溝通中，客戶告知有打樣的意向，隨之項目經理將之前與各供應商詢價時確認的價格和交期再次提交給客戶，不久客戶就確認并簽發了打樣生產訂單。項目經理開始分解該訂單給對應的多位供應商，但是其中一重要配件的供應商突然告訴我們無法提供該配件。之前我們確認過他們提供的小樣，非常滿意，現在該供應商解釋說模具已損壞，是銷售人員不知情的情況下給我們報價了，故詢問我們是否可以更換為他們公司的另外一款功能一致但外觀差異比較大的產品。這個突然的變化，讓我們有點措手不及。如果外觀變化大，不僅需要征得客人的同意，還需要修改生產的圖紙。這個確認過程因為時差及工作量，保守估計至少要一周的時間，而且因為圖紙的待定，其他部件的生產還需要等待。當時也是非常的難做決定，最后因為備選配件外形差異太大，嚴重影響整個產品的外觀，我們放棄了和該供應商繼續合作。但是當時的痛點是這個配件前期花費了很多的時間和精力去尋找，只此一家供應商有這個款式，現在發生這樣的事情，再更換一家供應商的可能性幾乎為零。如果沒有這個配件，整個項目就無法進行，客人有嚴格的開店計劃，如果現在把這個情況告訴客人，也就意味著客人之前和我們共同付出的精力都付諸東流，難免引起客人的反感和不高興。公司一直以來都把客戶放在第一位，既然客戶信任我們，給我們下訂單了，我們必須要想方設法去解決這個困難，哪怕是增加我們的采購成本。經過商量，我們決定再努力一下，暫時不告訴客人這個情況，我們公司想辦法解決，讓生產順利進行下去。當時發生這樣的事情，項目經理才意識到了前期報價的時候疏忽了一個隱藏的風險，為后期的生產埋下了隱患。整個訂單的重要配件，有且只有一家供應商，還是一家沒有合作過的新供應商?，F在如此被動的局面，就是因為沒有備選供應商可以救場。項目經理借助工程師的專業知識，打算在當地找一家能生產這個配件的工廠直接開模定制，選擇當地的供應商能有效便捷面對面溝通，節約溝通時間以及驗貨時間，從而降低風險。同時我們還面臨一個不確定性就是新開模具加上產品價格合計起來會不會超過原來供應商的報價。好在功夫不負有心人，最后在工程師的頭腦風暴下，在不改變配件組裝后的整體外觀效果和功能的前提下，我們進行了創新設計，不但把成本降得比原供應商報價還要低，而且沒有耽誤原定交期，也沒影響其他部件的生產時間。辦法是將一個大尺寸配件，分解成兩個小尺寸拼接，不但單價便宜，方便生產，還解決了大尺寸配件的模具造價高容易壞的問題。組裝后客戶完全沒有發現也沒有在意這個變動，可稱之為是一個細節上的改進。在這個意外事件發生后，我們不但沒有的丟失客戶訂單，反而還收獲了一副模具，為后續客戶的批量生產作好了更充分的準備。而且這副模具是由我司出資開發，不存在某客戶專有，市場上可以說根本找不到相同產品，我們還可以用到別的項目上，節約了開發成本，這樣想想反倒是因禍得福了。

項目的風險，即不確定性，常常是人，而不是事。所以在項目管理上，需要避免天災人禍，努力創造天人合一。當項目風險發生的時候，有時候結果是壞事，有時候結果也可能是好事，就看我們如何面對和處理風險。當然我們一定要事前防范，而不能事后再諸葛亮。像上面那個案例就是相當的被動，畢竟，我們不會時時都能碰上好運氣。管理風險，一方面與我們的認知程度有關，另一方面，還與我們的態度、能力及精力有關，因此我們有必要著手對那些可預見的和意料外的不確定事件進行行之有效的管理。

及時的辨識到風險，并積極預防，是我們在工作中需要建立的風險意識。假如報價的時候項目經理就注意到這個風險，并作好一個plan B的方案，以防萬一，那么等下單的時候即使重要配件的唯一供應商無法提供產品，我們也不至于手忙腳亂驚慌失措，可以立刻拿出B方案來化解此事件?；蛘咴陧椖繄髢r時期就給予客戶全面的信息分享，提示風險的可能性，萬一發生了唯一供應商不能提供產品的風險，那么客戶要接受另一種設計的方案，讓客戶心理有一個準備，而不至于影響與客戶的關系或讓公司承受損失。

在項目開始之前，投入風險應對的努力越多，就越有可能使之后的代價越小，這不僅僅指的是風險發生時的不確定性越小，而且風險發生時的心理壓力也越小。

經過這次事件，我們意識到對于市場上不常見非標產品，只有一個供應商參與報價，是存在不確定風險的。需要正視這種風險的存在，最好能收集三個及以上的供應商的報價和交期，從供應商提供的網站信息，溝通服務，產品小樣等挑選出一個相對可靠的供應商進入我們最終的報價，再加上一定的風險系數，以防止后期價格因為原材料等變動而上漲。如果產品非常特殊，不容易采購，我們最好同時做一套開發方案的核價，再綜合比較之后報價給客人，確保我們始終有一個備選方案。

有時候交期緊張，碰上A供應商也剛好產能滿負荷，就會有來不及交貨的風險，所以B供應商就會是一個很好的候補選擇。

并且我們的產品都是定制，沒有合作過的供應商也許會在后期出現質量不穩定、交期不穩定、價格不穩定等風險，所以在打樣初期，如果成本允許，我們可以在A和B供應商那里同時制作樣品，用于對比分析質量為大貨作準備，盡量減少后期的不確定性。

平時我們需要建立風險儲備，通過小組分享例會以及培訓，將小組成員間的知識、經驗、資源分享，可避免同樣的風險在不同的小組發生。完善崗位說明指導書，細化流程，確保新員工上崗初期可以避免走彎路，重大決定需要管理層的確認，監督。日常要給員工開展理念教育培訓和月例會，要有憂患意識，技能培訓，定期演練。建立監管系統，風險響應預警，完善風險記錄冊，避免供應商缺陷、供應問題、欺詐行為的風險以及供應商合同的條款遺漏、模糊，價格變動、交貨期拖延等風險。

我們僅對風險作出響應是遠遠不夠的，風險管理的關鍵是人。盡管所有項目，差不多都有風險識別，評估，應對等的標準方法，但不論是從態度上，還是識別，評估與應對等，都有賴于人的主觀判斷及相關水平，因此，總是需要加以完善的。我們應該把第一次風險作為一次機會，將注意力轉向深層原因，治標之后要治本。通過不斷的循環往復，持續完善。