辦公自動化環境下的檔案管理

洪惜芬

摘要：近年來，隨著旅游業的蓬勃發展，旅游部門對檔案管理工作也越來越重視。而且，隨著政府辦公改革的不斷深入，如何提高檔案管理水平，及時、準確、完整地提供符合需求、適應發展新形勢的檔案信息，是旅游行業檔案工作的一個新課題。 本文以云霄縣旅游發展服務中心為例，介紹了辦公自動化環境下檔案管理的優勢和帶來的問題，以及發展檔案管理的建議。

關鍵詞：文檔、檔案管理、旅游發展服務中心、辦公自動化

1.簡介

二十一世紀的到來，伴隨著科技的進步和政府辦公效率的提升，也推動著信息產業的發展進步，先進的網絡技術開始被運用到政府工作中的各個領域，同時也引發著在政府檔案管理中的巨大變革，辦公自動化和檔案管理聯系更加緊密，檔案管理對提高辦公效率具有重要作用。因此，文件管理的自動化開啟了檔案工作的新篇章。我們旅游發展服務中心要積極探索文檔一體化管理的有效措施，確保電子文件的安全性并提高辦公自動化環境下的檔案管理。

2.辦公自動化對檔案管理的優勢

2.1高效便捷的備案率。

強大的信息處理能力是計算機賦予辦公自動化的最大優勢。辦公自動化環境下的檔案管理與信息化技術全面融合，將傳統紙質檔案的繁瑣程序最大化，并做好相關歸檔工作。這些優勢可以有效地保證資源得到更好的利用。

2.2全面高效實現資源共享。

辦公自動化環境下的檔案管理可以充分發揮信息技術的作用，有效地實現旅游發展服務中心檔案管理制度，實現方便快捷的資源共享和檢索。同時，網絡和信息傳輸技術的推廣，使電子檔案管理根據不同情況進行檢索、分類、整理、優化和過濾，有利于加強檔案管理，發揮這些優勢，如傳輸速度快，使用能力強，信息量大。它還能夠共享資源。尤其是政府機關事業單位，如我們云霄縣旅游發展服務中心的信息利用會更加全面、高效。

與紙質檔案相比，電子檔案可以充分利用如U盤、移動硬盤等現代科學技術進行存儲和傳輸。這些設備的優點是不易受物體環境的影響，還具有存儲時間長、信息量大、穩定性強的特點。通過網絡工具直接傳輸文檔資源，使文檔的穩定性和安全性大大提高。

2.3辦公自動化環境下的檔案管理更簡單。

傳統的檔案管理有一個復雜的過程，從文件信息的收集、分類、整理、歸檔到最后。每一步不僅耗費大量的人力、物力，而且容易出錯。而在旅游發展服務中心辦公自動化的環境中，電腦的輔助，讓繁雜的工作變得簡單，操作不需要太多的時間和精力，同時也提高了文檔的質量，減少了時間和空間。

3.檔案管理辦公自動化存在的主要問題

眾所周知，全民旅游逐漸成為當下熱門的話題，這使得檔案管理在旅游業的重要性越發明顯。但因旅游業檔案管理對象涉及的范圍非常廣泛，流動性強，所以為旅游行業檔案工作帶來了難度。筆者根據幾年工作經驗分析了如下問題：

3.1電子文檔的安全性變得脆弱。

電子文化與紙質文件最大的區別在于電子文化沒有固定的形式，而且很容易改變，即使修改后也不留痕跡。但是，一旦紙質文件被修改，痕跡就很明顯了。因此，電子文件的保密性不如紙質文件。由于電子文檔使一些機密性高的文件變得脆弱，這不利于文件信息的安全管理。目前，雖然一些相關技術可以防止他人對原始文檔的增加、刪除或更改，但無法有效識別原始文檔。紙質草稿可以通過印章或簽名。這些都是電子文化在安全方面遭受的嚴峻考驗。換言之，電子文化的安全存在隱患。

3.2檔案管理人員素質有待提高。

辦公自動化系統在檔案管理中的應用，需要加強旅游發展服務中心檔案人員的素質。檔案管理人員不僅需要達到一定的知識水平，還需要掌握現代高新技術和處理相關問題的能力。但是，大部分檔案管理人員在技術、理論知識和辦公自動化設備使用方面還有所缺欠，不利于我中心檔案管理的電子化。

3.3文檔信息的網絡環境存在安全隱患。

由于文檔在計算機中生成、通過網絡傳輸和處理，因此容易受到來自計算機和網絡的多重威脅。一方面，互聯網上的非法訪問無法量化，防火墻無法防范黑客高手;內部人員經常通過U盤、WIFI調諧解調器、智能手機、藍牙適配器、紅外傳輸、電子郵件、FTP等方式，擅自散播文件信息管理系統的數據。在惡劣網絡環境下，文檔信息無法自我隔離，文檔管理始終面臨安全風險。

3.4文件信息的真實性識別和維護變得更加困難。

檔案的本質屬性是載體的原始記錄，而紙質文件的載體與所記錄的外在特征如筆跡、簽名、印章等密不可分。電子文件在保密方面受到限制。由于電子文檔的特性，電子文件不僅易于修改、不留痕跡，而且可以在不同的計算機和載體之間傳輸和復制。雖然有些技術可以防止在稿件中增加、剪切或復制電子文件，但其內容比紙質文件更容易被改變。人們無法從筆跡中分辨出原件，也無法分辨每份文件的印章或簽名，因此無法從印章或簽名中確定什么是原始電子文檔。以上問題都是對電子文檔真實性、可靠性、保密性的嚴峻考驗。

4.辦公自動化環境下文件管理可采納的建議

4.1提高檔案管理人員的綜合素質。

一是從硬件建設和投入入手，不斷提升本中心人事檔案的硬環境和業務技能。只有增加現代化的硬件設施，檔案人員才能認識這些設備，學習提高業務技能，二是“自學、培訓為輔”的模式逐步形成終身教育機制，保障檔案工作者的素質與時俱進?？梢栽谖抑行慕⒁环N人事檔案激勵機制，將檔案服務學習作為績效考核的一部分。三是加強本縣檔案部門合作，擴大自身交流。通過交流，學習兄弟單位的成功經驗和方法，利用網絡和現代通訊手段拓展檔案管理信息源和創新思維。

4.2著力解決電子檔案管理標準化問題。

辦公自動化、無紙化等事物的出現，給檔案的形成帶來了巨大的變化，如公文下發、提醒、歸檔等過程都是在計算機和通訊線路上進行的。所以檔案必須是可讀的文件，其管理方式與紙質載體檔案有很大的不同。這一變化表明文件工作者將面臨更多機器可讀的表單文件。建立規范的、開放的、服務的、共享的文件管理體系和基礎業務的標準化，是電子文件管理的必要前提。

4.3在辦公自動化環境下進行檔案歸檔管理的方法。

一是建立文件管理標準體系。目前，許多單位的檔案管理和檔案管理是分開的，分屬不同的管理部門。檔案部門往往難以進行早期控制，一不小心就成了“越獄”。因此，必須從管理制度上加以規范，對本單位的文件管理和檔案管理實行統一領導和統一規劃。檔案管理——指導和控制應納入檔案部門的職責范圍，確保檔案的形成、處理、歸檔管理、查閱等環節在檔案部門的監督下進行。在系統設計上，使用兼容性強、應用性能好的軟件系統;規范相關技術參數和技術標準，確保不同類型的子文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的順暢流通和安全管理。

4.4努力追趕未來檔案管理的大趨勢。

計算機管理檔案的優勢非常明顯。與舊的紙質檔案相比，電子檔案具有巨大的發展潛力。管理人員要積極解決相應的制約因素，因為我國是法治國家，一切都應該按照相關法律規定進行，也是為了檔案管理的未來。電子檔案容易修改、查找困難，有關部門應制定相應的法律來規范這些行為。只有法律規范電子檔案管理的所有細節，電子檔案才能更好地發展。電子檔案法應符合國家法治理念，對電子檔案管理的發展具有十分重要的價值。

5.總結

總之，為了更好地開展辦公自動化環境下的檔案管理工作，我們云霄縣旅游中心必須轉變思想，用科學思維提高管理水平，與時俱進，不斷將新技術應用于檔案管理。 同時，要采取多種方式克服辦公自動化帶來的弊端，提高文檔的利用率，更好地為日常旅游工作和管理決策提高服務。

6.參考文獻

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