文書檔案管理的辦公自動化應用研究

摘要：伴隨著科學技術的發展，我國社會已經進入到了信息化的時代當中，在當下，辦公室不斷提倡無紙化的辦公方式。但是在實際的推廣當中，對于一些合同或者票據等一些紙質文件，始終需要使用人工的方式進行管理。因此，該文就針對當下文書檔案管理的辦公自動化應用進行分析，以此明確出信息化建設為辦公所帶來的優勢性。

關鍵詞：文書檔案 ?辦公室 ?自動化 ?保密性

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）12（a）-0000-00

Research on Office Automation of Document Archives Management

FENG Xiaoling

（The First Hospital，Sanming City， Fujian Province， Sanming， Fujian Province，365000 China）

Abstract：With the development of science and technology， Chinese society has entered the era of information technology. At present， the office constantly advocates the paperless office mode.However， in the actual promotion， for some contracts or bills and other paper documents， we always need to be used for manual management.Therefore， this paper analyzes the current office automation application of document and archives management， so as to clarify the advantages of information construction for the office.

Key Words：Document files;Office;Automation;Confidentiality

伴隨著科學技術的發展，文書檔案管理工作方式發生了全面的變革。在這樣的時代背景之下，辦公方式也需要進行相應的調整和升級，以此讓檔案管理工作可以滿足社會的實際需求。

1 文書檔案管理辦公自動化管理的優勢

檔案是伴隨著業務的開展而對事業持續發展所形成的客觀記錄，也是重要的一種文件依據，可以對歷史行為提供詳細的基礎性信息。伴隨著信息化技術的發展，文書管理也需要進行信息化建設，形成全新的管理局面，體現辦公自動化管理的優勢[1]。進入到新時期之后，受到信息化技術的影響，檔案管理過程更加需要應用信息技術，借助技術的優勢，保障實際辦公過程具有高效率、自動化的特征，最大程度上提高處理各種復雜問題的效率，避免受到人為因素的影響，降低檔案管理數據信息的準確性。

1.1 辦公效率的提升

辦公自動化的發展，可以有效提升檔案的管理效率，并對任何格式的文件都能夠實現完整的保存。傳統的檔案管理工作，人力與物力消耗大，而且容易受到外界環境或者人為因素的影響，導致出現文件收集不整理、不合理的問題。其次，在工作的過程中，還要保障歸檔與記錄有著較為清晰的字跡，以此形成統一化的格式標準。而傳統的管理方式已經無法順應當下快節奏、高效率的工作內容，這就使得在工作過程中，更容易出現錯誤問題。當下，隨著信息技術的高度普及，網絡技術的使用能夠提高檔案管理人員處理問題的能力，并能在極短的時間內完成資料的收集。在這樣的工作方式下，極大地提升了文件收集、處理、整理的整體效率。便于工作人員在日后的工作過程中，實現高效率的查閱和分析，而且文件丟失的可能性較低，讓辦公室的辦公更加清晰、透明化[2]。通過以上分析可以看出，文書檔案管理過程中對自動化技術進行應用，能夠有效提高辦公效率，有利于降低工作人員的辦公難度，從長遠的角度看，對人力資源的合理利用也具有重要價值。

1.2 共享文書資料

當檔案管理人員要想對一些文書資料進行查閱時，傳統管理模式下，需要辦理繁瑣的手續，同時在查閱的過程中，容易受到外界環境的影響，而導致文件出現損壞或者丟失的問題，因此不利于資料方面的保存。而在當下辦公自動化的管理模式下，可以很好地利用計算機的方式，對文檔實現網絡共享。既可以將一些公開資料實現最大程度的共享，方便相關工作人員將實現查閱，僅僅輸入文書的特征，或者設定的目標關鍵詞，就可以實現文件資料的查詢。同時，也可以對一些保密性較高的文件設定好共享權限，不會出現在一些權限不足的查閱內容當中。同時，在日后的發展中，這種信息化的管理模式，還會伴隨著科學技術的發展，不再受到空間方面的限制，因此形成高效率的管理[3]。保密性一直都是文書管理過程中的重要內容。在傳統的管理過程中，存在著一定的保密性不足的影響，同時由于采用的是實體存儲的方式，因此存在著紙質損壞的問題，導致對信息數據造成丟失或者損壞的情況。因此，當下在進行文書管理中。所采用信息技術，就可以極大地提升當下文書管理的資料保管水平，特別是在一些有著特殊保密要求的文書工作中，就可以利用電子版的方式，對資料進行雙重的備份，即便紙質檔案被損壞，也能夠避免資料完全丟失。為了實現對文書資料的共享，應當積極提升相關工作人員的管理能力，利用先進的管理技術，掌握共享方法，這樣才可以最大程度上發揮檔案管理工作的價值，避免檔案受到外界因素的影響，導致資料丟失。

1.3 電子文件的保存期較長

對于紙質文件資料而言，一旦經過了長時間的翻閱，必然會出現一定程度的磨損。但是一旦形成了資料的電子化，就可以很好地提升文件的質量，并進一步地延長保存的年限。在紙質文件的管理中，往往需要將文件資料放置在固定的地點，占用了大量的空間。同時，伴隨著數據資料總量的增加以及種類的增多，還需要避免在同一地點進行保存，以免造成資料的混亂。但是，對于電子文檔而言，并不需要占用大量的空間，同時文件的攜帶方式也較為便捷，僅僅使用一些U盤、移動硬盤等，就可以實現大量數據的攜帶和移動[4]。

2 文書檔案管理自動化管理面臨的問題

2.1 保密性受限

與文書檔案不同的是，電子檔案在形成的過程具有一定的透明屬性，這是一種將文字形式轉變成計算機語言的方式，因此就喪失了文字手寫的獨特性。特別是在將文字數字化之后，其形成的計算語言無法判斷真偽。例如，對于審批文件簽名，就很難進行真偽的辨別。當下很多科學技術都能夠實現這樣的簽名造假。另外，對于數字化的一些機密文件的管理中，由于會在一定程度上接入到互聯網環境，以此就會嚴重地受到相關文件的影響，為一些不法分子留下作案的可乘之機，極大地提升了文件的保護工作難度系數[5]。在文書檔案管理的過程中，還要積極地保障對文書檔案進行分類管理，利用不同的保密性問題，進行明確的處理。對于出現的保密性不足問題，形成針對性的處理方案。

2.2 檔案管理人員的職業素質不足

在當下電子檔案管理的過程中，其工作人員不僅僅需要掌握充足的管理能力，同時還需要對計算機技術有著較高的掌握程度，進而讓計算機配合自身的工作，形成高效率的管理。但是在當下大多數單位當中，其檔案管理人員很多都是兼職的工作人員[6]?；蛘咭恍┕ぷ魅藛T是通過轉崗而來到這個崗位上，上崗之前未接受專業化訓練，會嚴重影響到工作的順利開展。相比較傳統的知識文件的管理，在當下電子文件管理工作具有全新的標準和內容，一旦工作人員沒有掌握足夠的計算機操作技術，或者工作能力不足，就會影響到管理效率的提升。另一方面，當下社會當中相關的專業人才十分缺乏。

3 優化文檔管理自動化的措施

3.1 提升文件保密性

進一步的提升文件的保密性，可以實現辦公自動化的效率提升。（1）對辦公當中使用的網絡，內外網進行分離處理。網絡的內外分網管理，可以很好地發揮出文件的保密性。在這兩層的網絡構建上，要對路由器進行防護管理，在路由器優化中，還要屏蔽掉一些不屬于本單位的IP地址鏈接，以此起到十分重要的防護效果。在這樣的屏蔽方式下，要實現全方面屏蔽，之后再加入一些需要的服務器以及IP地址，這種方式下不會影響到任何人的網絡，但是會起到良好的服務器保護效果[7]。（2）構建出完善的防火墻。網絡當中的防火墻，可以很好地提升網絡的防護能力。一般情況下，由于防火墻有著一定的認證機制，以此就可以避免危險操作進入到保護區域當中。當下防火墻有著眾多的類型，其功能主要包含著過濾進入網數據、進出網絡訪問行為的管理，封堵一些被禁止的數據訪問等業務性維護。并且，可以形成防火墻的信息內容記錄，以此方便管理人員對防火墻的工作內容進行校驗。同時，在受到網絡環境的攻擊之后，可以馬上對其網絡攻擊進行檢測和告警，以此讓相關工作人員做好基礎防護工作，避免文件受到威脅[8]。（3）需要進一步地提升相關人員在技術方面的掌握水平，這是未來工作開展中提升文書工作效率性的關鍵所在，只有工作人員有著較高技術水平，才可以提升工作效率，保障管理的準確性。

3.2 提升檔案管理人員的綜合素質

在當下辦公自動化檔案管理工作當中，為了實現管理工作的高效率進展，需要格外地重視起管理人員的綜合素質。對于任何一種管理工作來說，管理人員都是工作開展的基礎，因此在辦公自動化的發展背景下，更加需要重視起工作人員的培訓工作，以此提升工作的效率。在具體的工作過程中，首先需要更新管理工作的相關設備，以此形成硬件環境的改善和升級。另一方面，還要使用更多的科技產品，以此提升文件的保密性。在管理系統的構建中，要能夠定期地開展系統的維護與升級，以此更新殺毒資源庫，伴隨著社會上網絡技術的發展，形成動態化的管理，避免由于資源庫的落后，受到一些先進病毒的攻擊，造成文件方面的損失。另外，還要加強對工作人員的培訓，更好地提升相關人員對辦公軟件與基本操作流程的掌握程度。相關單位要積極地組織文件檔案管理人員，定期參加一些培訓活動，以此進一步提升自身的專業能力[9]。

在對工作人員進行管理的過程中，還要建立出獎懲機制，以此鼓勵工作人員的實際工作。對于工作態度積極的工作人員，給予一定的獎勵，而對于工作態度不佳，或者工作當中出現嚴重錯誤的工作人員做出一定的懲罰。在這樣的工作機制下，讓管理人員的工作績效與薪資掛鉤，是一種十分有效的管理模式。

3.3 統一管理

在當下的管理工作開展中，其文書檔案辦公自動化的建設，始終存在著不完善、不健全的工作。這項工作一直都是一個十分漫長的發展變革過程，因此在當下檔案管理辦公的自動化發展中，首先要確定出明確的發展方向，進而可以實現科學運作、分布實時以及循序漸進的發展方式，因此只有明確出目標以及進步的方向，才可以讓接下來的文書檔案辦公自動化順利地進展下去。對于當下的檔案部門的工作而言，要能夠抓住信息技術所帶來的技術優勢性，建設出各級檔案信息資源數據庫。并伴隨著工作的推進，搭建符合本單位的管理系統平臺，并實現相應的技術平臺升級。只有在這樣動態化的管理模式下，才可以形成一個全面、系統的先進檔案信息管理工作，有效保障檔案管理工作的順利進行，避免文件信息受到外界因素的影響，而出現嚴重的信息丟失、損壞的問題，提升信息的利用價值[10]。

4 結語

綜上所述，在當下的發展中，信息技術可以為各個行業的發展，帶來全新的發展契機，對于當下的文書檔案管理工作而言，辦公自動化的發展，可以進一步地提升檔案管理的整體效率，以保障檔案信息可以得到完善的保管和使用，為相關領域的工作人員，發揮出技術的優勢以及價值。

參考文獻

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[10]牛靜.近代中國檔案事業發展特點研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2017.