淺析信息時代下檔案管理工作的創新

華蓉

[摘? 要：信息化時代的到來，各行各業需要儲存的信息也越來越多，檔案管理工作也要跟上時代的步伐，通過采用信息化手段記錄檔案信息。本文先對信息時代下檔案管理存在的問題進行分析，然后從多個方面提出信息時代下檔案管理工作的創新策略。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新]

檔案是國家、社會或者個人在社會活動中形成的記錄，通過將相關的文字、圖片或者視頻等資料保存下來以供他人查閱，是社會中非常重要的信息資源。隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前檔案管理的需求，并且面臨著巨大的挑戰。在信息化時代下，檔案的存儲量更大，并且錯誤率非常低，為了促進傳統的檔案管理方式向信息化檔案管理轉變，必須要對檔案管理工作進行創新。

1信息時代下檔案管理存在的問題

1.1檔案儲存的安全性問題

檔案管理信息化首先面臨的一個問題就是檔案儲存的安全性問題，主要包括儲存硬件和儲存網絡的安全性，安全問題在一定程度上限制了檔案管理信息化。一方面，網絡系統存在一定的安全隱患，由于儲存檔案信息時需要使用到計算機的硬件，而硬件可能會受到人為或者不可抗等因素造成損壞，電腦也可能被病毒攻擊導致信息丟失。另一方面，檔案管理信息化的相關法律體系尚不完善，在法律上沒有受到支持，導致其真實性沒有被法律條文所認可。

1.2技術和經費問題

首先，檔案信息化是需要有相關的信息儲存技術的，若儲存系統不夠穩定，儲存的信息容易崩潰。檔案信息化主要是通過電子文件的方式來進行儲存，電子文件儲存的性質決定著儲存的期限和限制，檔案管理信息化對儲存時間有著較高的要求，一般的電子文件無法滿足。其次，在將紙質檔案轉化為電子文件時，需要用到掃描儀進行轉化，不過，市場中價格較便宜的掃描儀掃描出來的準確度較低，而質量好一些的掃描儀則需要昂貴的費用，并且使用完之后也會閑置，從而造成資源的浪費，由于檔案管理部門的經費是有一定的限制的，如果沒有相關的經費支持是無法承受的。

2信息時代下檔案管理工作的創新策略

2.1提高檔案管理人員的專業素養

在信息化時代的背景下，對于高素質的檔案管理人才的需求也越來越大，一定要保證檔案管理人員具備相應的專業素養，對各行各業有一定的了解，并且精通計算機相關知識，從而更好地適應信息時代下檔案管理的工作。首先，檔案管理人員不僅要掌握扎實的理論基礎知識，還要具備豐富的實踐經驗以及社科知識等，尤其是要掌握檔案存儲和接收方面的知識，然后通過在崗位上不斷地學習，提升自己的專業技能。其次，當專業的檔案管理人才較少時，可以通過社會招聘補充人才隊伍。同時，要重視對人才的培養，定期組織檔案管理人員進行培訓，結合信息時代的特點開展相關的知識和技能培訓，從而提升檔案管理人員的專業素養。

2.2實現檔案信息共享

信息技術的不斷發展拉近了人與人、部門與部門之間的距離，實現了互換以及信息交流。我國在檔案管理方面沒有實現信息共享，依然保留著分散管理的習慣，信息交流程度較淺、發展水平落后，導致信息的利用效率低下，因此，一定要提高信息管理水平，從而獲得高效的發展。在信息化背景下，可以建立統一化的檔案信息管理系統，通過搭建檔案信息的共享平臺，使各個部門能夠實現消息共享。同時，在開展檔案信息管理工作的過程中，管理人員可以將信息按類別分好，以便于人們更加方便地查詢自己所要找的信息。檔案管理部門也要重視各部門之間的溝通和交流，明確各部門的職責，并加大合作力度，從而促進信息資源利用率的提升。此外，每個部門在上傳信息資料時要做好標注，以便之后查詢工作的順利進行。

2.3完善信息管理模式

在信息化時代的背景下，通過不斷完善信息管理模式、創新檔案管理機制，能夠更好地促進檔案管理工作的開展。當前，集中管理檔案是比較重要的一項工作，通過建立科學合理的系統來滿足不同人群的需要，從而提高檔案管理工作的質量和水平。檔案管理部門需要進行統一管理，將信息整合起來并做好備份工作，最大程度保證信息的完整性。同時，根據不同的單位和企業制定不同的檔案管理模式，并嚴格把控檔案管理中的每一個步驟，使檔案管理工作更具科學性。另外，合理制定管理標準，對檔案管理系統嚴格進行規范，升級檔案管理設施，促使檔案管理模式與當前社會發展的需求相符合。

3結語

各行各業在發展過程中總會積累下來一些重要的信息資料，檔案管理工作對于信息的儲存尤為重要。隨著信息時代的到來，我們必須要轉變檔案管理方式，根據時代的需求，提高檔案管理人員的專業素養、實現檔案信息共享、完善信息管理模式，通過對檔案管理工作進行創新，推動檔案信息化建設。

參考文獻

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