新冠肺炎疫情社群檔案征集工作調查與模式

吳敏 郝曉雅

摘 要：以7所知名美國高校新冠肺炎疫情社群檔案項目作為案例分析對象，調研其新冠肺炎疫情社群檔案征集工作的發展情況。運用內容分析法，對疫情社群檔案征集活動過程中關鍵部分展開闡釋，并據此總結出包括檔案征集范圍以社區為單位、征集對象多元、征集目的以提供利用服務為主及征集方式網絡化在內的征集工作模式。

關鍵詞：疫情檔案征集;社群檔案;群體參與;檔案情感價值;檔案利用

本研究利用內容分析法，對新冠肺炎疫情期間7個美國高校檔案館的疫情社群檔案征集的工作開展情況進行了總結和分析。結合后現代檔案理論，總結出了疫情社群檔案相關項目開展的經驗與啟示。

1 案例選擇及數據來源

按照2020年世界醫學院排名，選取了排名前20且位于美國的醫學院所屬高校作為調研對象，截至2021年3月16日，排除無專門活動的三所高校（加州大學洛杉磯分校、耶魯大學及麻省理工大學），共有7所大學在線上開展了高校疫情社群檔案的征集活動，分別是：哈佛大學、斯坦福大學、約翰·霍普金斯大學、加州大學舊金山分校、哥倫比亞大學、賓夕法尼亞大學以及杜克大學。

本研究以上述7個較為典型的疫情社群檔案征集項目（COVID-19 Community Archive Project）為研究對象，調研內容及材料來自項目活動主頁及高校官方新聞報道，采用內容分析的方法對網絡內容進行編碼與分析，以總結相關重點及關鍵要素。

分析過程具體分為6個步驟：確定研究樣本，建立分析單元（以句子作為最小單元），根據資料內容建構類目，根據相似意思詞頻及要素關聯進行編碼，網絡內容資料分析結果，最后第二位編碼員重復前面5個步驟進行交叉驗證以確保編碼的信度和效度。

2 編碼結果與編碼解釋

疫情社群檔案征集項目主要要素與關鍵分類，如表1所示。

2.1 前期規劃

2.1.1 征集目的。向參與者表明疫情社群檔案征集的目的，如記錄高校內成員的經歷與應對疫情的措施與行動，保存集體記憶，有助于構建社群檔案并將經歷及故事分享給未來的人;通過口述歷史可獲得一手資料，利于之后的情感分析及情景重現;所保存的相關檔案也有助于為將來研究提供材料等。

2.1.2 征集對象?；诿绹鳫IPAA法案規定，未滿18歲的人不能合法地同意《提交協議》和《個人健康信息協議》，所以7所高校均將參與人群限定在與高校有關的、已滿18歲的成年人，具體包括高校教職員工、學生、行政人員、研究人員、校友等。約翰·霍普金斯大學較為特別，因其高校附屬于醫院，所以征集對象還包括醫院研究人員、一線醫護人員以及大學災難響應團隊。哥倫比亞大學與紐約市合作的口述歷史項目面向對象為醫生、護士、家庭保健助手、父母、無家可歸者、活動組織者、藝術家、移民、老師、基建工人、公職人員和日常紐約人等不同行業的人群。

2.1.3 征集內容及場景。針對非英語的提交材料，各高校項目組基本同意接受多種語言的資料，以反映更廣闊的觀點。

在項目開放征集的任意時間，用戶均可提交相關材料且不受次數限制，如需提交多份文件則多次提交即可。具體內容與格式要求如表2所示。

2.2 征集過程

2.2.1 檔案征集形式。所要征集的社群檔案基本都是數字格式的，形式基本可分為五種。

①在線問卷平臺上傳提交文件內容：如“新冠肺炎疫情期間你的故事”。②填寫問卷調查回答問題：如“斯坦福大學分享您對斯坦福檔案館新冠肺炎疫情問卷的回答”。③口述歷史，在線訪談：如哥倫比亞大學“幫助我們計劃新冠肺炎疫情口述歷史項目”。④為Archive-it網站或直接提交URL鏈接：如“提名網站以供存檔”。⑤實體物品捐贈。

2.2.2 權利聲明。①用戶隱私。根據美國個人身份信息（PII） 和個人健康信息 （PHI）規定，提交內容中涉及用戶基本信息（如姓名、郵箱、所在地及健康狀況等）用戶有權利選擇對所提交的內容以及其中的個人健康狀況是公開、半公開/化名、完全匿名、或者僅限于對研究人員開放。

②版權。一方面向用戶確認其對所提交的內容所具有的版權范圍，不同學校有不同的限制范圍選擇，如：哈佛大學向提交者確認是否擁有所提交材料的版權范圍（所有/部分-須注明/無）;哥倫比亞大學則要求提交者須有材料全部版權并在材料提交前簽署版權協議。另一方面向用戶確認對其提交的材料，機構后續會如何進行展覽及利用等涉及公共版權相關的事宜，如杜克大學向用戶提供不同的知識共享許可協議，用戶可選：署名無附加限制CC-BY，署名且非商業性用途CC BY-NC，署名、非商業性用途且不可修改CC BYNC-ND。

③存取限制及開放獲取。向用戶確認所提交的材料后續的開放時間與限制。如杜克大學為用戶提供的不同選項：立即向所有人開放，在校園僅開放5年后公開開放，僅在校園內開放25年而后公開開放。

④官方權利保證及聲明。一方面官方對所征集到的材料具有開發利用、出版、展出等權利，如約翰·霍普金斯大學表示對所提交的材料經過處理后保存在大學檔案館，經鑒定后將對外開放利用，并在新聞報道、展覽和其他公共場所中使用檔案內容。另一方面官方保留拒絕收錄用戶所提交材料的權利，如哈佛大學檔案館聲明保留因任何原因拒絕任何提交或提交的任何組成部分的權利，拒絕提交的材料將不會以任何方式添加到社區檔案館或大學檔案館館藏中。

2.2.3 項目運行相關。主要包括頁面設計、欄目設置等項目網站設計相關，常見問題、官方聯系方式等用戶參考欄目，以及項目周期與項目資金等運行內容。如項目周期，截至本文收稿前（2021年3月），哈佛大學聲明隨著情況不斷發展項目已經結束，在可預見的將來將重新啟動征集工作;而加州大學舊金山分校則表示疫情社群檔案項目是一個持續性征集的歸檔項目，用戶可隨時提交材料。如項目資金的具體情況，哥倫比亞大學聲明其社群檔案項目是由美國國家科學基金會和哥倫比亞大學跨學科的創新理論與經驗中心（INCITE）資助的。

2.3 館藏及利用。所提交的內容及相關材料經過大學檔案館工作人員整理鑒定后保存于檔案館數字數據庫（如約翰·霍普金斯大學JScholarship數據庫及加州大學舊金山分校的Calishpere數據庫等）中，以使檔案內容可供研究。由于目前處于征集中或征集第一階段暫時結束的狀態，所以各個高校并沒有明確表示后續的利用及開放工作如何開展，已知的原則是所征集到的檔案并不會立即向公眾公開，保存期限也因檔案內容而有所區別，杜克大學有聲明會對經過處理的檔案永久保存。

3 疫情社群檔案征集模式

3.1 檔案征集范圍以社區為單位，社區成員參與為主。疫情社群檔案可留存社群記憶，保存有關社群對此次新冠肺炎疫情所經歷及發展的關鍵材料，檔案留存也可幫助社群成員銘記該過程中的重要事件而不因時間流逝或成員變更等原因造成流失。

此次疫情作為公共衛生事件而言，信息來源從政府機構擴展到研究機構，從政策制定者擴展到受影響的社群及個人，信息多樣性、可變性和流動性意味著檔案工作對象也因此包含個人及機構級別;且目前沒有協調一致的規則來確?？梢约皶r、全面及準確地歸檔相關材料，所以基于社區的檔案也有助于基于社區內相同的文化背景與情景捕捉故事。

Roeschley和Kim（2019）[1]反思了社區檔案與參與式檔案的關系，他們認為參與式檔案存在于公共歷史、社區檔案和機構館藏的交叉部分，參與式檔案改變了檔案整理、鑒定與著錄過程中的權力動態，即通過邀請檔案記錄的社區成員參與。徐擁軍等（2020）[2]指出“后現代檔案學理論框架下，檔案工作對象的范疇不斷擴展……社會公眾、各類行業組織均可參與到保存自身活動記錄、管理自身檔案的工作中”。

3.2 征集對象多元，內容情感價值特征明顯。傳統檔案館保存的檔案對反映一般民眾的內容較少，在后現代檔案學理論與思想的指導下，檔案機構應肯定檔案記憶價值與檔案情感價值，對疫情發生期間社區成員故事及口述歷史的關注也體現了這點。

多樣性和包容性是疫情檔案策展工作的核心，這是一項重要原則，可確保為后代保留的知識可以傳達不同聲音和觀點以保持平衡，并以當地文化及環境為基礎。征集個人經歷及故事的相關材料，以便個人和研究人員可以了解在新冠肺炎疫情期間所產生的不同觀點，有必要捕捉保存各種聲音，以免記憶喪失或被其他世界大事所掩蓋。

隨著新聞周期的迅速增長和通過社交媒體公民文檔的增長、網絡技術的發展，公眾記憶與相關故事的記錄必不可少。公共和大學圖書館、檔案館和其他文化機構具有保留實體或數字檔案、口述歷史及其數據以及檔案產生的元數據的職能與作用，同時承擔了建設官方與民眾相關檔案的角色。而目前“非專家”群體對檔案的貢獻和參與的方式之一即口述歷史項目，盡管口述歷史是一個獨特的領域，但就專業知識和專業權威的論述而言，口述歷史的方法和相關文獻對社區檔案館都有不可忽視的貢獻?！癥our stories in the time ofCOVID-19”的活動體現了對公民生活及留存社會記憶工作的征集思路。

3.3 檔案征集目的保存為輔，提供利用服務為主。由于并不是所有收集到的材料與內容都可以被稱之為“檔案”，[3]所以明確征集范圍并且制定合適的風險評估與決定保存內容信息篩選尤為重要。

為了將信息安全地存儲在穩定的存儲平臺上而進行的保存并非最終目標，重要的是要確保存檔的內容可在需要時被廣泛的潛在用戶發現和使用，即“現在面向未來”。雖然疫情社群檔案征集的動機和目標有細節上的不同，項目對象范圍也有所不同，但這些高校的內在共同目標是為促進高校內成員積極參與捐贈、描述和使用這些檔案，滿足不同的需求。收集檔案的落腳點在于利用與提供服務，以實現檔案價值。

在后現代檔案學理論下，檔案機構及其工作展開的立足點更多在于體現機構服務屬性。通過對前期的內容范圍收集及篩選，不僅是“收集保管”檔案，而且為之后發掘檔案內容價值提供基礎，加強社群檔案與社區內利用者的情感聯系，滿足其情感需求。

3.4 檔案征集方式與參與全程數字網絡化。Gilliand和Filnn（2013）[4]指出，社區檔案依托虛擬空間來進行信息工作，由于網絡模糊化了檔案館內部和外部之間、學者與參與者與檔案管理員之間以及圖書館、檔案館和博物館之間的邊界，促進了信息專業人員之間以及專業人士與業余愛好者之間的聯系。

針對如新冠肺炎疫情這類突發性公共社會事件，分布式、網絡化和靈活的數字化較為適合收集這類檔案，數字化平臺幫助每一個受到影響的人記錄了自己的故事。在后保管時代，參與范式的應用已經逐漸走向成熟。數字平臺提供的服務可以被利用以鼓勵收集、策劃及保存集體記憶。數字工具與技術應用所提供的平臺為廣泛的公眾參與提供了更多的機會，以保證集體記憶與社群檔案的共同創造與保存的不斷增長。

另一方面，社交媒體一直是人們在大流行期間進行交流和應對的一種關鍵方式，而來自社交媒體和模因的屏幕截圖已成為疫情社群檔案的重要組成部分。各個高校都將社交媒體截圖納入到捐贈數字檔案的收集范圍內。依托在線調查問卷平臺和圖書館或檔案館主頁展開活動，數字化特征明顯。當然該條應用需要被開發者適當執行，機構網站內置活動項目主頁并提供提交鏈接的方法是值得學習與借鑒的。

*本文系中國高等教育學會檔案工作分會2020年基金資助項目“醫療機構新冠肺炎防控檔案收集、利用工作實踐研究”（批準編號：ZGD-YB-2020-28）研究成果之一。