以檔案為核心的醫院知識資源整合方案比選

張金紅

摘 要：在闡述醫院知識資源整合必要性和可行性的基礎上，本文提出醫院知識資源整合的兩種方案，并從整合成本、整合難易程度、整合效果和整合的適用類型等四個維度對兩種方案進行比較分析。筆者建議不同類型的醫院機構應根據實際選擇適合自身的整合方案。

關鍵詞：檔案;醫院;知識資源;資源整合;方案比選

對以醫院檔案為核心的醫院知識資源進行科學有效的整合和管理利用，是當前醫院知識管理關注的重點問題，也是醫院檔案部門順應時代發展，拓展提升檔案管理的重要路徑。

1 以檔案為核心的醫院知識整合

1.1 醫院知識資源整合的緣由

1.1.1 醫院知識資源較為分散，管理上存在諸多不便。醫院知識資源不僅包含檔案、圖書、學術期刊等顯性知識資源，還包括存在醫院人員頭腦中的隱性知識。醫院隱性知識主要存儲于醫院人員的頭腦中和各種活動的過程中，大部分可通過各種方式和載體進行固化，而固化后的隱性知識主要以專家黃頁、網絡社區、員工建議庫、技術庫等形式分散在醫院各部門及其相應的數字管理系統中。[1]從分布上來看，醫院知識資源具有較強的分散性，難以進行統一集中管理。

1.1.2 醫院知識資源系統的不兼容，難以滿足用戶的利用需求。當前，醫院存在著多種與知識管理相關的電子系統，除了檔案管理系統、圖書資料管理系統、OA系統、醫療系統，還有對各種隱性知識資源進行管理的系統和知識管理模塊，這些系統標準各異，系統中的信息和知識無法對接集成，各系統內的信息與知識孤立存在，醫院知識用戶往往無法通過檢索端口對相關知識資源進行統一檢索，難以滿足知識用戶的利用需求。

1.2 醫院知識資源整合的可行性

1.2.1 檔案管理為醫院知識資源整合提供了基礎。一般而言，醫院都有自己的檔案管理機構，并按照國家要求建立了相應的檔案管理制度，對檔案的管理都有比較規范的做法，尤其是在檔案信息組織方面，通常會對檔案進行基礎性的元數據標引、著錄，使得檔案信息成為一種規范有序的知識資源，便于醫院知識用戶的利用和共享。尤其伴隨近幾年檔案數字化項目的開展，海量的醫療業務記錄文件已形成數字化的檔案，這將為醫院知識整合提供強大的資源基礎。

1.2.2 信息技術的發展為醫院知識資源整合提供了技術支撐。隨著信息技術的迅猛發展，醫院機構開始加速推動醫院的信息化建設，注重利用信息技術和理念對醫院形成的知識資源進行有效管理。當前，伴隨醫院信息化建設，醫院已建立諸多的知識管理相關的信息化系統，在醫院知識管理方面積累了一定的基礎和經驗。

2 醫院知識資源的整合方案

2.1 方案一：編制醫院知識索引目錄。該方案是指在不改變現有醫院知識資源分布存儲位置的基礎上，僅對醫院分散的知識點進行梳理和分類，編制醫院知識清單，在此基礎上確定醫院知識點分布位置，并據此編制醫院知識索引目錄。

當醫院知識用戶需要查找某項知識時，根據醫院知識索引目錄的標示到相應位置和系統中查找即可，具體步驟為：（1）梳理分散的醫院知識點，按照一定標準對醫院知識資源進行分類;（2）編制醫院知識清單，確定知識點的分布位置;（3）編制醫院知識索引目錄;（4）通過醫院知識索引目錄，幫助醫院知識用戶確定所需知識的具體位置。

2.2 方案二：構建醫院知識庫。構建醫院知識庫能夠將醫院分散的不同的知識進行整合提升，并通過統一的檢索端口提供檢索，有利于發揮醫院知識資源的合力。

[1]醫院知識庫具有以下功能：（1）知識采集。知識庫系統既涵蓋了內部檔案、資料、圖書期刊等顯性知識，還囊括了員工的創意想法、員工建議等隱性知識。（2）知識組織。知識庫可以使雜亂的企業信息有序化，有序的信息知識化，最終有效地為用戶提供服務。（3）知識檢索。知識庫具有統一的檢索端口，實現對庫內知識的統一、智能檢索。（4）知識利用共享。知識庫不僅要設計瀏覽訪問、下載等功能，還要通過信息推送技術將相關知識熱點推薦給相關用戶，從而促進知識的利用共享。[2]

3 醫院知識資源整合方案比選

3.1 從整合成本來看。方案一的特點是不改變各類醫院知識資源的分布存儲位置和管理模式，僅需通過對各知識點的梳理編制醫院知識索引目錄，工作量相對有限，所需人力相對較少，也無需開發新的系統和提升硬件設備，資金投入較少;方案二中，知識庫的構建可能變動原有知識的存儲位置和管理方式，對醫院各個部門都會產生較大影響，且需要各部門投入一定人力梳理各自產生的知識資源，并按照知識庫構建的統一要求和標準，進行知識分類和知識標引，最終能以標準的知識形式提供給用戶。此外，知識庫系統的設計開發也需投入較大的財力，少則幾十萬，多則數百萬。因此，方案二可能會給醫院財務造成一定壓力。

3.2 從整合難易度來看。方案一僅通過對各醫院知識點的梳理，編制醫院知識索引目錄，幫助用戶對醫院現有全部分散知識的掌握，由于不改變各類知識資源的分布存儲位置和管理方式，也無需對原有知識形態進行整理和二次加工，實現起來相對簡單，成本低，周期較短。

方案二的知識庫系統構建是一項全新的系統性工作，甚至是一項顛覆性工作，影響到一所醫院檔案、信息、和知識管理的全局，甚至是涉及醫院整體戰略，需要較長的周期，整合難度較大。構建醫院知識庫的前提是對知識資源進行數字化，要求對醫院形成的非數字資源進行數字化處理，同時還需要對數字化資源進行二次加工（著錄和標引等），而這些也需要一定周期，醫院并非短期能夠完成。

3.3 從整合效果來看。由于方案一只能提供某項知識的大體位置線索，用戶通過知識索引目錄獲取某項知識的位置路徑后，需要手工到相應位置和系統中進行查找。

例如某用戶需要查找一份病例檔案，通過知識索引目錄查找到該檔案的存儲位置為“醫院檔案室/醫院檔案管理系統”，然后需要到醫院檔案室或者醫院檔案管理系統中去再次檢索獲取。這種資源獲取方式相對落后，效率較低，很難滿足對及時性和查準率要求較高的用戶需求。一般而言，用戶在醫院知識庫中可以一鍵獲取所需的知識資源，以增強用戶體驗。

3.4 從整合的適用類型來看。方案一的醫院知識資源整合成本較低，周期較短，更適合人力、資金較為有限的中小型醫院機構。同時由于小型醫院機構相關用戶對知識資源需求的數量較少，需求相對單一，編制醫院知識索引目錄的知識整合方案基本可以滿足用戶的需求。方案二的醫院知識庫構建將需要大量人力和資金成本，建設周期較長和過程較為復雜，較為適合有一定實力的大中型醫院機構。