區塊鏈技術在本科生電子檔案管理中的應用探討

耿德炎

摘 要：隨著高校信息化建設的快速發展，本科生規模的擴大，本科生培養多個環節轉向信息化，本科生電子檔案的規模性和豐富性成指數型增長。如何確保電子檔案的真實性、完整性、可靠性以及易用性，成為高校電子歸檔和電子檔案長期保存的難題。應用區塊鏈技術具有不可篡改、不可偽造、可追溯等特性，在本科生電子檔案管理中應用潛力巨大。

關鍵詞：區塊鏈;本科生;電子檔案

2016年12月，我國在國務院印發的《“十三五”國家信息化規劃》中，首次將“區塊鏈”正式列入國家規劃。[1]2019年10月24日下午中央政治局就區塊鏈技術發展現狀和趨勢進行第十八次集體學習。

2017年，國家檔案局就提出了要在檔案管理方面圍繞區塊鏈技術來展開研究，并將區塊鏈技術與檔案相關工作相結合，以解決當前檔案管理中存在的問題，標志著國家層面已經關注到了區塊鏈技術可能對檔案工作產生的深遠影響。[2]

1 本科生電子檔案管理存在問題分析

1.1 電子檔案數據存在誤差。電子檔案內容廣泛，檔案形成涉及人員眾多，包括學生本人、指導教師、導師組、論文答辯、評審專家和本科生管理各部門工作人員。諸多環節，多部門人員配合的情況下，很容易出現數據誤差、丟失或損壞的問題。

電子檔案的存儲載體和格式不固定，相比于傳統的紙質檔案，容易存在誤差。在對電子檔案管理應用時，經手人員需要結合實際情況采用不同的輸出方式，對一些存儲比較長年限的檔案應該定時復制、轉化存儲的載體，由于能力、工作態度等人為因素，容易造成原始性受到影響，有時甚至難以保證電子檔案的原始性。

1.2 電子檔案數據存在安全性問題。檔案的本質屬性是資料的原始性記錄，但由于電子文件特殊的表現形式，有著可以隨時更改并難以檢測出更改痕跡的特點。

電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

1.3 電子檔案長期存儲成本高。電子檔案碎片化，難于整合。在本科生招生入學、在學成績、獲獎評優、科學研究、取得成果以及學位授予、畢業就業等方面產生記錄和原始資料被錄入系統后的數據集合體，具有復雜和零碎、信息來源分散、范圍大的特點。

電子檔案存儲成本高。為了保證檔案的可靠性，需要存儲多個檔案數據的副本，導致大量的數據冗余，購買冗余的高性能和大容量存儲設備，大大增加了檔案存儲的運行和維護成本。

2 區塊鏈技術在本科生電子檔案管理中的應用

2.1 建立高效的本科生檔案智能身份認證系統。本科生檔案、畢業成績單、畢業證書、學位證書和學位論文等是本科生身份的象征。

利用區塊鏈技術的“免信任”特性，高校檔案管理機構可以建立一個全民共享的分布式智能身份認證系統，通過這個系統，全體本科生每人都可以創建一個區塊鏈身份證。[3]

高校學生的智能身份證，可以按序捆綁個人的高中檔案、入學錄取名冊、學生登記表、學習成績表、實習鑒定表等材料。通過區塊鏈身份證，授權共享，讓數據跑起來，大大精簡辦事流程。

利用區塊鏈公證技術完成對學生的學籍和學歷、檔案等信息的認證，建立電子檔案和公證電子學歷學位證書，是開啟學生身份智能識別快車道的建設項目，可以節省大量的時間和財力，省去漫長的取證過程，對學生、高校和單位都是一件好事。

2.2 甄別電子檔案的原始性及真實性模塊。檔案的基本屬性是“原始記錄性”，正是由于檔案的這一特性，使檔案成為歷史的真實憑據，并且有了法律效力。電子檔案存在的一個最大的亟待解決的問題是它的真實性和原始性的問題。[4]

可以采用區塊鏈技術來使其顯出原形。區塊鏈可以通過數字簽名、時間戳和數字摘要三大防偽技術來驗證文件的真實性。區塊鏈技術在責任者、形成時間和文件內容上形成防偽系統，牽一發而動全身，通過區塊鏈技術記錄整個檔案的不可逆的形成和保管過程及不可更改的內容，檔案的管理者與利用者可以使檔案的原始性和真實性得到最大限度維護。

2.3 提高本科生電子檔案更新的效率。區塊鏈技術中的P2P技術和共識機制，能夠在不同主體之間構建一個點對點的分布式對等網絡，各個主體處于相對平等的地位，治理體系呈現分布式結構。

本科生相關管理部門集中到一個鏈上，所有辦事流程交付智能合約，辦事人只要在一個部門通過身份認證以及電子簽章，智能合約就可以自動處理并流轉，順序完成后續所有審批和簽章。

學生可以隨時申請查看自己的檔案，如果發現檔案信息不全，可以申請修改檔案，寫入節點的數據需要認證和投票從而保證檔案的真實性，同時可以避免學生檔案信息不全的情況發生。修改的過程會被保存為類似于日志形成保存下來，日志會有時間戳，檔案有數字簽名，而且修改前的數據信息也是會被保存下來的。[5]

3 結論

區塊鏈技術防偽造、防改變、可追溯的技術特性，為本科生電子檔案管理提供了技術支撐。但是，作為一項新興“黑科技”，區塊鏈目前還存在較多的缺陷，主要有以下兩個方面：

一是區塊鏈技術采用了去中心化模式，降低了電子檔案管理的時效性。

二是由于區塊鏈數據集合包含著每個記錄的全部歷史，在電子檔案形成、處理、傳輸、存儲和利用的各個階段都面臨數據泄露風險。

區塊鏈廣泛應用于電子檔案管理，還需要積極推進區塊鏈技術應用的實踐，以獲得有益的經驗并加以推廣，需要深入研究區塊鏈技術應用的理論，以便為電子檔案管理提供智力支持。