醫療設備檔案管理在醫療設備質控工作中的重要性

王巖

摘要：醫院醫療設備質控工作是維持醫療設備質量穩定，提高醫院醫療質量的重要方面，醫療設備檔案完整，可以為設備質控提供基礎依據，降低損壞率，確保使用質量。本文從建立設備檔案的意義入手，根據當前醫療設備檔案的現狀，探討如何加強設備檔案管理工作，從而提高設備質控管理水平，最終提升醫院醫療質量。

關鍵詞：檔案管理;設備控制;醫療質量

醫療設備質量的穩定性，影響著醫院醫療質量，近年隨著醫療設備技術發展，設備的穩定性不斷加強，故障率降低。同時，另一個影響因素，就是等級醫院的評審工作，推進各基層醫院精細化管理，設備質控工作得到不斷加強。我院近三年統計數據顯示，通過醫療設備的質量管理控制，因設備引發的不良事件逐年遞減，設備維修率不斷下降，三年累計為醫院節約資金70余萬元，因此醫療設備質控成為醫院質量管理的重要組成部分。醫療設備質量控制涵蓋采購前論證、采購、安裝、使用、日常維護、維修到綜合評定、報廢每個環節，涉及安全、質量、成本和效益四方面管理，因此詳實、完整、全面的設備檔案在醫療設備質量控制管理中有著重要的意義，建議二級以上醫院設備科建立專門的設備檔案室，專人專管，確保設備質控體系各項任務的落實。

1醫療設備檔案管理的意義

1.1設備前期論證方面的完整檔案能為醫院決策提供正確的依據

醫院采購設備前期論證材料包括設備準入標準、可行性分析報告、安裝場地條件、財務預算及收費標準等綜合評價資料。如果醫院的設備準入標準中的市場調研、論證的可行性材料不全面，就可能帶來決策上的失誤。比如，對醫療技術發展動態信息缺少靈敏性，可能花大力氣購來的新設備，在其他醫院已經是普通產品[1];安裝場地條件沒有充分的論證，有可能設備到了，無法安裝使用，影響醫院長遠規劃。前期完備的論證材料可以幫助醫學工程部門制定設備購進、安裝方案，也為設備使用階段質控提供基礎數據。

1.2設備采購驗收完整檔案是醫院開展高質量設備質控的保障

根據以往所購設備的檔案記錄，建立優秀的供方名錄和供應信息鏈，可以為下一步查看相似功能的設備檔案，擬定采購設備技術指標、采購各環節的依據、流程方面資料提供依據;接受公開監督和審計的資料，對新引進的醫療設備完成場地工程規劃是確保設備進院后順利安裝的保證;一套完整的設備驗收檔案可以反映設備廠家、物流、設備性能、技術參數符合國家、醫院、臨床需求，以技術指標為基礎的質量檢測資料和臨床功能驗證等資料是一臺完好設備開展高質量質控管理的基礎依據。

1.3設備使用期間產生的完整檔案材料是開展設備質量控制的基礎，也是醫院制定工作制度和操作規范的依據

醫療設備使用的質量控制是設備質量控制的重中之重，涉及人員、制度和規范、標準等內容。完整的人員培訓資料、設備日常維護保養記錄單、故障維修記錄單等檔案基礎材料為日常設備質量控制提供督導依據。通過基礎資料可以看出工作任務是否完成，是否按標準進行，如果達到既定目標，如設備故障率降低，完好率提升，說明質量控制有效，質控人員可以將該措施標準化，方便以后執行和推廣。例如，醫院根據實際情況，制定的設備操作流程，既要符合廠方對操作要求，又要符合醫院質控管理要求，通過分析不斷改進操作規程，直到符合醫院高質量控制標準，該項目就可以作為一項規范確定下來，因此設備使用期間的檔案數據，是醫院制定制度和規范的依據。也是實施質量控制工作之根基。

1.4完整的設備檔案為設備報廢提供依據

完善的設備檔案將提供設備使用年限、使用率、完好率、經濟效益分析，確定設備是否達到報廢標準，同時也是財政部門對國有資產進行核減的依據。以上數據的開發利用，可以避免設備的過度使用，減少醫療隱患，避免醫療糾紛，提高醫療服務質量。

2醫療設備檔案管理存在的問題

2.1醫療設備檔案管理制度不完善

上級主管部門出臺的管理文件較少，2004年出臺了《中國人民解放軍檔案條例》，2009年9月出臺了《第四軍醫大學儀器設備檔案管理辦法實施細則》﹐這些規章制度時間久遠，可操作性差，使得在實際工作中出現了很多難以解決的問題。尤其是醫療設備檔案歸檔范圍不明確，使許多儀器、設備無法歸類，如消毒設備、注射泵、監護床、清洗機、白殿風表皮治療儀、熱化療灌注機、過氧化氫等離子低溫滅菌系統及腫瘤治療儀器等l。各單位收集資料的種類有很大差別，隨意性大，致使資料不規范而不便管理。沒有規范的管理制度則會降低醫療設備檔案本身的價值，不利于提高醫療服務及設備使用和管理的質量水平。

2.2醫療設備檔案建設周期過長

醫療設備檔案的形成過程包括醫療設備的立項、申請、購置、安裝、使用、維修、保養及報廢等階段，其建立的時間周期長，中間環節多，參與人員雜。因此，醫療設備檔案管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作，任何環節出現問題都會造成資料不齊全、檔案不完備的結果[2]。

3醫療檔案管理改進措施

為了加強和規范部隊醫院醫療設備檔案管理工作，充分發揮醫療設備檔案的作用，必須制定檔案管理制度，明確各項檔案的具體要求，并配置檔案柜、計算機、攝像機等硬件專業設備，同時研制信息管理系統，將檔案管理納入了數字化管理。

3.1建立建全規章制度

制定行之有效的醫療設備檔案管理制度，對于歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續、人員職責做出明確規定，以保證設備檔案系統、完整和準確，真正發揮出應有的作用：單機價格在萬元以上的設備應建立詳細設備檔案信息[3]。

3.2積極宣傳檔案工作的重要性

做好醫療設備管理檔案工作，應做好宣傳工作，讓醫務人員特別是設備操作和維修的人員了解設備檔案資料的重要意義，積極配合檔案部門工作。同時做好各個階段經辦人員的宣傳工作，采取集中統一管理上交的資料，完備各項設備檔案。

3.3采取信息化檔案管理方式

研發出器材科信息管理系統，利用計算機設備網絡管理系統把全醫院各部門及職能管理部門的終端鏈接起來，使醫院管理者能夠對全院的醫療設備固定資產的分布、使用情況一目了然，從而為醫院的設備管理和發展計劃提供有效的依據。購入單價在萬元以上的醫療設備時，采購人員提供的資料必須經過檔案室審核，如果資料齊全，由檔案管理人員在系統中點擊“已處理”方能辦理入庫手續。

4結語

醫療設備檔案管理在醫療設備的采購中起著參謀作用，在醫療設備管理中起著指導、監督作用。加強醫療設備檔案管理，能夠保障醫院合法權益，提高醫療設備的使用價值，更好地為患者服務"。

參考文獻：

[1]蔣躍金.醫療設備檔案管理探討[J叮.中國醫學裝備，2019，7（11）：38-39.

[2] 潘偉聰.醫療設備檔案管理[J.中國醫學裝備，2020，7（7）：50-51.

[3]劉偉.加強醫療設備檔案管理提高設備的使用效益[J.中國醫療設備，2020，25（9）：82-83.