探究新醫改下醫院檔案管理的改進策略

張慧英

【摘要】醫院檔案管理是整個醫院管理體系中最重要的一環，記錄著患者病歷、人事、藥品、設備采購等多方面的歷史信息，關系著醫院發展、文化、醫療力量建設等相關工作的順利開展，不僅可以使人們快速了解醫院發展的歷史和現狀，還能夠對醫院未來的發展規劃提供數據支持。本文主要分析新醫改制度下醫院檔案管理存在的主要問題，并提出一些有效的改進策略以供相關工作人員參考。

【關鍵詞】新醫改;醫院檔案管理;問題;改進策略

【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】A 【DOI】

Explore the improvement strategy of hospital archives management under the new medical reform

Zhang Huiying

（Changyi City People’s Hospital Weifang， Shandong 261300）

【Abstract】Hospital archives management is the most important part of the entire hospital management system. It records patient medical records， personnel， medicines， equipment purchases and other historical information， which is related to the smooth development of hospital development， culture， and medical power construction. Development can not only enable people to quickly understand the history and current situation of the hospital’s development， but also provide data support for the hospital’s future development plan. This article mainly analyzes the main problems of hospital archives management under the new medical reform system， and proposes some effective improvement strategies for the reference of relevant staff.

【Key words】new medical reform; hospital file management; problems; improvement strategies

在新醫改的時代背景下，醫院健全衛生服務體系的工作勢在必行，醫院檔案管理作為醫療體系的排頭兵、橋頭堡，必須根據現階段醫院醫療體系建設中存在的問題，完善醫院檔案管理的相關制度。加強對醫院檔案歷史數據信息的存儲、查詢及控制能力，提升檔案管理工作的質量。利用數字化的檔案管理平臺，為醫院檔案的管理和監督提供準確、可靠的數據信息。但是由于各種因素的影響，醫院檔案管理還存在著一些需要改進的問題，阻礙著檔案管理工作的進步和發展。因此相關工作人員應結合所在醫院的實際情況，制定出適當的改進策略，為醫院檔案管理工作的順利開展鋪平道路，進一步提升醫院的服務品質。

1 新醫改背景下醫院檔案管理改進的必要性

醫院檔案管理是以書面、影像以及電子信息等技術手段記錄醫院各項營運活動和發展歷程的工作，包括患者病歷信息和醫院自身信息的記錄，是醫院管理工作中一項重要的內容[1]。新醫改背景下上級管理部門對醫院的檔案管理工作提出了新的要求，傳統形式的檔案管理手段也難以適應時代的變化發展，不僅工作效率無法做到有效的提升，大量紙質檔案的存在也增加了檔案管理的難度，醫院檔案的利用率十分低下使本就不多的醫療資源面臨著極大的浪費。從醫療體系的發展前景來看，醫院檔案管理改進要向信息化、智能化發展，檔案管理平臺應以滿足醫院工作需求和病患就醫需要為主，這也促使醫院檔案管理改進工作的必要性得到了進一步突顯。

2 檔案管理在醫院發展過程中起到的重要作用

2.1 服務于醫院科研活動

醫院要想持續不斷的發展為患者提供更可靠的治療方案，就必須在從事醫療活動中改革醫療制度和創新醫療方法，醫療制度改革隨著新醫改工作的不斷深入已經日趨成熟，在病患中也取得了積極的效果，而創新醫療方法如果有以前的醫療研究工作作為基礎，就能起到事半功倍的作用。規范的醫療醫院檔案管理平臺不僅可以為醫療人員提供本院已經完成或者正在進行的醫療研發項目的檔案，還可以透過互聯網+技術共享到其他醫院同類型的醫學研究成果，既能夠有效避免重復研究的資源浪費，也可以為醫療人員提供更多、更全的試驗信息樣本，為科研活動的順利開展提供全面的支持和服務。

2.2 服務于醫院管理工作

醫院檔案記錄著醫院建設初期的基礎建設資料、發展過程中重大發展決策形成的會議文件，以及各項數據統計的結果，能夠為醫院今后的發展和工作需求提供有力的數據支撐。作為醫院管理的一部分，醫院檔案管理可以說是衡量醫院管理水平的重要指標，可以匯總、簡化各醫療科室相關資料的收集流程，使各部門之間的交流渠道更加暢通，從而提升醫院各項工作的實際效果，為管理層做出今后醫院發展路線的重大決策提供基本的參考數據，保證醫院管理工作的全面展開和順利執行。

2.3 服務于醫患關系的維護

新醫改《意見》中提出醫院要切實緩解病患“看病難、看病貴”的近期目標，以及“建立健全覆蓋城鄉居民的基本醫療衛生制度，為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫療衛生服務”的長遠目標，為了盡快達成近期目標，醫院檔案管理應注重患者病歷和就醫信息的更新和查詢工作，讓患者家屬能夠隨時了解病人的診治過程和醫療費用，避免醫患間信息不均衡產生誤會引發醫患矛盾[2]。而從長遠目標來看，方便患者及時就醫、為患者提供安全、價廉的醫療服務也能夠更好地維護醫患關系，在人民群眾心目中樹立良好的社會形象，使醫療工作者真正成為人們眼中的白衣天使，扶危救困。

3 新醫改背景下檔案管理工作存在的主要問題

3.1 醫院檔案管理模式不完善

新醫改背景下以往的醫院檔案管理模式很難跟上社會發展和人民的需要，這主要體現在檔案管理設施和管理方式較為落后兩個方面。一方面我國中心城市和欠發達地區的醫療資源分配水平不均勻趨勢明顯，全國大部分地區的醫院都將醫療資源運用于科研工作和日常醫療工作之上，檔案管理所需要的設備設施極度落后，沒有能力也沒有意愿更新檔案管理設備，使得新實行的醫院檔案管理體制在硬件上難以實現新平臺模式的應用;另一方面為了節約醫療成本，很多醫院目前仍采用純人工的檔案管理方式或者雖應用了一些計算機管理方式，但沒有形成配套的管理體系，僅可幫助管理人員做一些簡單的信息錄入、查詢工作，難以建立完整的管理平臺也不能很好的實現醫院檔案的信息共享和數據庫存儲。嚴重制約了檔案信息的收集、利用功能，無法滿足新醫改對醫院檔案管理工作的要求，造成醫院管理工作中頻繁出現失誤和漏洞，始終阻礙著醫院科學化、自動化管理模式的形成和發展。

3.2 醫院檔案管理意識不強

從我國醫院目前的管理模式來看，醫院大多將重點工作集中于臨床和醫學研究之上，對醫院檔案管理沒有足夠的重視，導致很多時候相關工作人員的管理意識不強，只是機械性的完成工作任務而不能真正發揮醫院檔案信息的功能作用，檔案管理不問不查的現象比較嚴重[3]。部分醫院由于長期忽視檔案管理工作，導致檔案資料信息丟失、編號編碼錯誤、案卷損壞嚴重，檔案管理工作漏洞頻出，相關工作人員出現工作疏失后問責不明致使醫院檔案管理工作的開展窒礙難行。

3.3 醫院檔案管理人員的專業技能落伍

由于醫院對檔案管理工作的重視程度不夠，新設備的應用和新知識的培訓工作都相對落后，導致檔案管理人員的專業技能更新跟不上時代發展的腳步，特別是引進計算機信息化技術之后，原本采用人工方式進行檔案管理的工作人員，短時間內很難掌握新的專業技能，開展檔案管理工作時大多還是沿用舊有的管理模式，僅在一些簡單的操作功能上應用系統平臺上提供的部分功能，既造成了設備資源的浪費也無法高效運用相關計算機技術提高工作效率。

4 新醫改背景下檔案管理工作的有效改進措施

4.1 建立完善檔案管理新模式

新醫改的實施使醫院發展在體制上產生的重大的變革，檔案管理工作作為醫院管理工作的核心一環也面臨著嚴峻的挑戰，醫院管理層和相關檔案管理人員要想實現向現代管理模式下的醫院轉型就必須建立并完善檔案管理的新模式，結合大部分醫院的發展現況建立完善的檔案管理模式應主要從以下幾個方面入手：第一，檔案管理工作應充分發揮現代化管理平臺的作用。醫院要結合自身情況訂購先進的計算機硬件設備和軟件系統，其型號規格應滿足醫院現有檔案管理工作的需要和未來一段時間內醫院檔案管理工作的開展需求，保證系統更新時硬件設備能夠符合軟件系統安裝的配置要求;第二，醫院應科學合理的應用所安裝的檔案管理平臺。檔案管理人員應多于系統開發廠家溝通不斷完善優化系統功能，將管理平臺中的存儲功能、數據庫功能、信息采集功能和信息共享功能有效的發揮出來，建立新的應用模式保證檔案管理工作的高效開展;第三，醫院應專門聘請平臺維護管理人員對硬件及網絡系統進行定期維護管理，根據保密級別設置管理員權限和登錄密碼，確保醫院重要信息和患者個人信息的安全，避免信息泄露給醫院和就醫患者造成重大的經濟損失。

4.2 健全醫院檔案管理制度

健全的醫院檔案管理制度是保證醫院有序發展的關鍵，新醫改推出后原本的醫院檔案管理工作面對新的管理形式必定會出現一些漏洞和有待完善的地方，各醫院應以新醫改對醫院發展提出的新要求為基礎，結合自身實際情況健全醫院檔案管理制度[4]。由于醫院檔案管理工作涉及的內容和范圍比較廣泛，管理制度的執行具有一定難度，在新醫改下更應盡快制定出完善的檔案管理制度，健全醫院檔案管理制度應至少做好以下幾個方面的工作：首先醫院檔案管理制度的制定應秉持嚴謹的工作作風和工作態度，不能在管理過程中出現隨意性的工作行為，避免工作失誤造成醫院及個人的損失;其次，檔案管理制度的內容應包括信息采集制度、歸檔儲存制度、信息共享和安全制度以及人事管理制度，應以檔案管理平臺系統為依托形成實時動態的管理模式，及時發現檔案管理工作中出現的問題并采取適當的補救措施;最后，醫院管理層應制定合理有效的問責制度，將檔案管理責任下發至相關負責部門，再由部門負責人落實到每一個名基層檔案管理人員身上，做到應獎則獎、有責必究。

4.3 提升醫院檔案管理意識

新醫改下，醫院應進一步提升醫院檔案管理工作的重要性認識，從管理層到基層檔案管理人員均應明確醫院檔案管理的工作任務和目的，加強醫院內部檔案管理的宣傳工作。從領導層面上講，院方應定期組織宣講會議，對檔案管理工作的相關流程和意義進行有效的宣導，關心工作人員的日常工作和思想變化，提升全院人員的檔案管理意識;從員工層面上講，檔案管理人員要加強自身的檔案管理意識，打從心里認可檔案管理工作的重要程度，積極進行宣導，帶動全體醫院員工的思想意識，將檔案管理工作貫徹到每一名員工的日常工作當中。

4.4 打造醫院檔案管理專業人才隊伍

醫院檔案管理人員的專業素質水平直接決定來檔案管理的水平，但是由于部分檔案管理人員對信息化技術的不熟悉使得其在應用檔案管理平臺時存在著諸多問題，嚴重阻礙來新醫改后檔案管理工作的建設和發展。因此醫院應從培養檔案管理人員的專業素養下手，打造一支合格的檔案管理專業人才隊伍。首先，醫院方面應加強檔案管理人員專業知識的培養工作，制定年度培訓計劃并聘請檔案管理專家開展教學講座，總體提升院內檔案管理人員的理論知識水平;其次，每年醫院可通過內部評比的方式優選出工作積極性高、認真負責的檔案管理人員外出進修學習，這樣既能夠提高醫院檔案管理人員的綜合素質也可以有效提升相關人員的工作積極性，一舉兩得;再次，檔案管理人員應加強業務能力的自我提升，通過閱讀相關專業書籍豐富自身專業知識，認真學習先進的信息化技術掌握醫院檔案管理平臺的各項功能，從根本上擴寬自己的業務技能;最后，醫院內部的檔案管理人員應積極進行交流，以完成工作任務為基礎由老帶青、不攀比、不藏私，能夠在工作中分享自己的經驗心得，全面促進檔案管理專業人才隊伍的建設工作。

5 結束語

新醫改制度有利于醫院檔案管理改進策略的實施，能夠健全原有的醫院檔案管理制度，提升檔案資料管理的整體水平和質量，實現醫院檔案的數字化建設和管理。不僅可以通過信息化的檔案管理平臺提升檔案管理的工作效率，也可以使醫院的檔案管理工作更透明、更具功能性。所以相關人員應緊抓新醫改所帶來的歷史機遇，跟上時代發展的步伐，明確醫院檔案在新時代背景下肩負的歷史責任，解決管理工作中存在的問題，為醫院的發展提供全面的信息保障，促進醫院綜合能力的提升。

參考文獻：

[1]常玫.新醫改背景下醫院檔案管理問題與改進措施研究[J].各界，2019，（12）：97.

[2]楊海芳.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探究[J].卷宗，2019，9（21）：23.

[3]武輝.新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路探討[J].現代經濟信息，2019（2）：130.

[4]曹太剛.淺析新醫改背景下醫院檔案管理的改進優化策略[J].辦公室業務，2020，332（3）：111+113.