機關事業單位專門檔案管理框架

索日婭

摘要：機關事業單位的專門檔案記錄著單位某些專業方面的工作活動情況，在整個機關事業單位的管理中占據著重要的作用。專門檔案形成規律和特點有一定的差異性，其相對于文書檔案來講在收集和管理上更具有獨立性，因此在查閱和利用起來也會更加的便捷化。本文對進行檔案管理的重要性進行了闡述，并探究了如何做好機關事業單位專門檔案管理工作，希望能夠為相關工作人員帶來一定的借鑒意義

關鍵詞：機關事業單位;專門檔案;管理框架

檔案是人類文明發展的產物，其連接著過去、現在以及未來，是人類歷史記憶的一種延續。機關事業單位的專門檔案包含出版刊物、基建工程檔案、科研檔案等，其可以說是機關事業單位無形資產的重要載體，在無形資產的增值當中有著一定的法律憑證作用，因此說一定要做好對專門檔案的收集、歸檔以及管理工作。

一、檔案管理的作用

（一）憑證作用

檔案是一種具有一定法律效用的真憑實據，這也是其與其他文獻之間的不同點。檔案形成及自身特點決定了其具有一定的憑證作用，其是在自然中形成的各種資料，因此能夠客觀地記錄歷史情況。檔案保留了當事人的影像、親筆書稿等歷史真跡，或者是當事人的形象、聲音等，因此說檔案具有一定的憑證作用。

（二）參考作用

除具有憑證作用之外檔案還有一定的參考作用。檔案中對人類社會實踐活動進行了真實的記錄和反映，也對實踐活動的廣度進行了反映，可以提供豐富的經驗，以便人類更好地進行自然的認識和改造。檔案具有一定的廣泛性和可靠性，因此說其也具有一定的參考作用。

二、機關事業單位專門檔案的概述

專門檔案并不是特指某種檔案種類，其是一種群體的概念，涉及的種類是非常多的，包含訴訟、審計、工程、藝術項目等內容。機關事業單位中的專門檔案是非常重要的歸檔類別，主要有出版刊物、聲像、學習、基建工程、科研成果以及財會檔案等。專門檔案形成規律較為特定，因此和文書檔案相比具有一定的獨立性。

三、機關事業單位專門檔案管理框架

（一）歸檔要靈活

在機關事業單位當中文書檔案歸檔一般是以年度為界限，專門檔案主要用于記錄某些專業工作活動，因此不同專門檔案之間的特點以及規律也會存在一定差異性，所以說相關人員在歸檔時一定要注重時間的靈活性。比如說在對科研成果檔案進行歸檔時，要按照項目完成時間來進行，科研項目從立項到完成少則一年，多則數年;基建工程項目在進行歸檔時要嚴格按照竣工時間來進行，一般來講基建工程從項目報批再到最后竣工，至少需要一年以上時間。因此在對專門檔案進行歸檔時一定要嚴格按照完成時間來進行，如項目和工程需要較長的時間，管理人員也可以分階段對其進行歸檔，比如說按照工程進度或是研究程序。

聲像檔案是保存在光盤、膠片等載體上的聲音，影像中真實地記載著機關事業單位一些實時階段或瞬間，其是機關事業單位重大事件活動以及人物真實面貌的一種記載和反映。聲像檔案和文書檔案相比較而言會更加的生動化、形象化以及真實化。為了避免在檔案歸檔時出現丟失影像數據的問題，在進行聲像檔案歸檔時一定要及時，在某項工作或活動完成之后就要及時對各項資料進行歸檔。

（二）檔案收集要完整

專門檔案如果專業內容性質不同的話，歸檔時間也會存在一定的差異性;在形成一些專門檔案時也需要很長的時間才能完成，如檔案人員自身并沒有較強的歸檔意識，就會導致檔案出現內容缺失的問題。所以說在對專門檔案進行收集的過程當中一定要確保內容的完整性。比如說基建工程檔案在歸檔的過程中需要很長的時間，基建工程會涉及到很多部門，工期的階段是比較多的，需要較長的工程周期，因此其檔案也具有一定的復雜性以及系統性?；üこ虣n案中涉及的內容和程序眾多，從項目前期文件到施工技術文件再到竣工驗收、審批招標等程序都要包含在基建項目檔案當中，再加上基建項目各個部門之間缺乏溝通和交流，人員流動性相對較大，且大多數工作人員并不是很了解工程檔案管理的知識，因此特別容易出現工程項目檔案和管理檔案內容被損壞的問題。因此說在進行檔案收集的過程當中一定要按照基建工程建設形成的規律來進行，確保檔案內容的準確性、系統性以及完整性。

機關事業單位在聲像檔案的管理過程中，也存在著不夠完整的問題。在聲像存儲的過程中本身就具有很強的隨意性，因此也容易出現電子照片丟失的問題。如果相關工作人員并不具備及時保存和備份的良好習慣，是很容易導致電子照片出現丟失的。所以說機關事業單位的檔案部門一定要做好監督聲像檔案歸檔的工作。在對聲像檔案進行收集時不但要確保其在形成的過程當中具有一定的完整性，還要確保其歸檔的全面性，要詳細的說明單位重大活動或某項工作的人物、時間、內容以及名稱、地點等，這樣在今后對其進行查閱和利用時也會更加的方便。

（三）專門檔案管理要具有實效性

專門檔案從外觀上來講并沒有一個固定的格式，也并沒有統一規定檔案載體，因此說專門檔案具有內容單一、形式特殊、歸檔固定等特征，所以在進行專門檔案管理時一定要和文書檔案區分開來。機關事業單位一般可以統一的對文書檔案按照保管期限年代進行管理，但對專門檔案進行管理時一定要重視實效性，要根據專門檔案的特點單獨對其進行管理。比如說在進行出版刊物檔案管理時，就可以按照其保管期限和年份來進行收集整理以及上架;在對聲像檔案科研以及基建檔案等進行管理時，只要根據檔案的載體形式以及內容分別來進行管理;在進行學籍檔案的管理時可以按照一學年為單位。專門檔案的管理模式較為獨立，因，在對其進行查考核利用的時候就會非常的方便，歸檔人員可直接進行專業檔案的查閱。

（四）利用信息化技術進行專門檔案管理

過去機關事業單位的專業檔案主要是紙質檔案，紙質檔案的弊端是進行調閱時比較困難，需要耗費較多的時間。且容易出現分布松散以及冗雜的問題，單位內不同機構的專門檔案也被分散存放在不同的部門里，這樣機關事業單位在進行檔案統籌管理的時候就會比較困難，也不能對檔案的內容進行有效的利用。將數字化技術應用在檔案管理當中，可以使得單位的檔案能夠被統一管理，并在一定程度上保護了專門檔案資源，尤其是機關單位內檔案銷毀機制的建立，使得機關單位內的檔案安全性得到很大的提升，同時還解決了紙質檔案存放需要較大空間的問題。

此外，數字化檔案管理能夠使專門檔案的資料及時歸檔，在進行查閱利用的時候也會更加的快捷?？蒲许椖繖n案為例，科研檔案項目中涉及的內容和程序是比較多的，想要對這些情況準確的進行統計和了解，如果只是依照傳統管理方法的話則需要在檔案全部歸檔之后才能夠進行查閱，但通過數字化檔案管理便可以及時對這些資料進行查詢，相關工作人員不用再專門跑去檔案室，通過計算機便可以知曉機關單位的科研項目內容，減少了先關工作人員的工作量。

結束語

總之，檔案是我國的寶貴歷史資源，因此說有必要對其管理工作進行加強。對于機關事業單位來講，如何做好專門檔案管理工作是現階段檔案管理部門面臨的一個重要工作，一定要做到歸檔靈活，歸檔收集完整，檔案管理時效性高，并將信息技術應用在專門檔案管理當中，通過科學化的檔案管理促進機關事業單位管理的高效化。

參考文獻

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