探究信息技術在事業單位檔案管理中的應用

王鈺 王亮

（通遼市地方病防治站，內蒙古 通遼 028000）

信息技術是事業單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，事業單位在開展檔案管理工作時需要堅持與時俱進的管理理念，關注各種現代管理技術的應用以及靈活調整，切實實現信息技術與事業單位檔案管理工作之間的緊密結合，才能突破傳統管理模式的束縛，更好地提升檔案管理水平。經過多年發展，事業單位運用信息技術管理檔案有了長足的進步，也出現了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效對策，認真加以解決。

一、信息技術應用在事業單位檔案管理的意義

（一）降低檔案管理成本

通常，組織和個人每天都要接受和處理各類信息，檔案管理部門亦是如此。采用傳統的辦公手段，難以高效處理信息。為了提升信息處理的速度，主要的方法就是配備更多的人力資源和設備，勢必增加檔案管理成本。與過去的粗放式管理方式相比，現代化的檔案管理模式由于應用了先進的計算機技術，實現了檔案的數字化以及檔案的高效管理和利用，有效節省檔案存儲的空間，大大降低了對人員、設備和紙張等的需求，顯著減少了管理成本。

（二）提升檔案管理效率

數字檔案管理的功能在于實現檔案的及時歸檔，滿足不同用戶的需求。如對各單位而言，人事檔案都屬于檔案的重要組成部分，涉及人員的招聘、調入、考核管理、調離、退休等信息，是單位開展人力資源管理工作所不可或缺的。如果采用傳統的人工管理方式，都需要辦理歸檔手續之后才能進行信息的查詢利用。而在應用計算機技術之后，檔案錄入后即可在線歸檔，效率得到提升，我們通過數字化檔案就可以即時、準確地了解有關人員的當前信息。

（三）提升檔案利用效率

過去，檔案以紙質載體為主，所需存儲空間龐大，往往保存在檔案館、檔案室等處，這就給檔案利用者帶來了諸多不便。而利用計算機技術以后，檔案實現了數字化，其特征在于高效、便利，使用者能夠借助網絡快速、準確地找到自身所需求的信息資料。使用者節省了到現場查檔的時間，可以利用系統的檢索功能，擺脫檔案利用的時間、空間限制，能夠隨時隨地進行檔案查詢，從而提升了檔案的利用效率。當然，這也對檔案的安全性造成了一定的挑戰。

二、事業單位檔案管理的問題

（一）缺乏先進的檔案管理觀念

目前，部分事業單位還在以一種傳統的思想觀念看待檔案管理這件事，為了減少單位的用工成本，部分事業單位聘請的檔案管理人員年齡往往偏大，對于新鮮事物的接受程度差，會先入為主地認為信息技術沒有傳統紙質檔案管理的安全度高，缺乏對信息技術的重視，使得信息技術在檔案管理中的應用效果不夠明顯。但人總是會犯錯的，傳統的以人工手段處理檔案管理的方式，極易因人員疏漏而造成檔案數據或檔案信息遺漏，甚至可能會導致檔案信息失真。

（二）系統化的電子檔案管理不夠

由于電子檔案管理工作的難度偏高，包含的細節要素較為復雜，許多事業單位開始以信息化電子化為目標，充分彰顯檔案管理工作的重要作用以及優勢，促進這一工作的現代化發展。但是大部分事業單位的檔案管理工作還只是停留在簡單的存儲、邏輯歸檔以及網上查閱，忽略了對管理系統的進一步開發以及利用，沒有充分體現相應的作用。同時，規范化以及系統化的檔案信息化管理水平較差，對于辦公系統設計來說，檔案管理系統設計工作不夠理想，有一部分功能比較簡單，存在許多缺陷，導致檔案管理系統所發揮的作用十分有限。

（三）“互聯網+檔案”信息資源亟待有效整合

2018 年6 月，國務院印發《進一步深化“互聯網+政務服務”推進政務服務“一網、一門、一次”改革實施方案》，要求加快構建全國一體化網上政務服務體系，推進跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務的協同管理和服務。我國檔案信息資源都是分散保存在不同的檔案館中，不存在統一管理所有檔案信息資源的中心機構。因此，要實現檔案跨館利用，首先就要將分散的檔案信息資源進行整合，但由于各檔案館之間的支撐軟件、技術規范等不統一，從而導致檔案信息資源整合難度大，需要耗費大量的時間和精力。各省檔案館雖然逐步建成以信息化為核心的檔案信息管理系統，基本實現收集、歸檔、保管、利用和電子化存儲，但在跨館、跨行業服務、區域數字檔案信息整合共享等方面空白較多，從西部地區來看，各級檔案機構跨界融合、館（室）際、部門之間資源整合力度不夠，“互聯網+”大數據、區塊鏈等新技術的嵌入亦不成熟。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的應用措施

（一）提升檔案管理人員信息素養

作為現代化檔案管理的主要執行者和實施者，檔案管理人員的信息素養和綜合素質與檔案管理工作的效率和效果密切相關。因此，檔案管理部門應當加強對工作人員的培訓，提升他們的計算機操作能力，使他們能夠掌握數字化操作技能，并將之運用到具體的檔案管理工作中。此外，檔案管理人員自身也要加強學習，不斷提高自身的信息素養，為推進檔案管理現代化貢獻自己的一份力量。由于安全性是檔案管理工作的基本要求，為此檔案管理人員還需要提升自身的安全意識和能力，做好檔案安全保護工作，為檔案的安全性和可靠性提供基礎保障。

（二）加深對檔案管理信息化的認知

1.檔案管理工作人員應注重基礎性工作，嚴格按照不同檔案搜集整理及分類要求，注重按標準進行分析研究，加強對整個檔案管理質量的控制及協調，及時修訂不合格的標準，確保檔案管理工作的有效性、科學性和嚴格性。2.以規范化、標準化意識的樹立為基礎，構建完善的培訓機制。檔案管理工作人員需要定期接受專業性考核，并參加培訓，全面提升自身的職業素養及信息技術能力，真正意識到信息技術的使用價值以及作用，靈活利用信息技術，提高工作能力和水平。

（三）充分落實檔案管理制度

事業單位應嚴格按照《檔案法》的要求制定健全完善的檔案管理制度，并加強對相關人員培訓的重視，幫助工作人員樹立正確的檔案管理觀念。同時需將合理應用現代信息技術納入其中，使其以制度的形式來規范檔案管理人員的工作，讓檔案管理人員的工作向標準化程度邁進，促使檔案管理工作質量及效率得到提升。這樣一來檔案管理工作也會更加具有層次性，如此當有問題出現的時候，工作人員也就更容易找出問題的根源，從而及時采取有效措施解決問題，讓檔案管理工作更加有條不紊地進行下去。與此同時，事業單位還要加強檔案管理工作的監督力度，并建立完善的考核制度，將檔案管理工作和薪資待遇掛鉤，以激發檔案管理人員工作熱情及積極性，促使工作人員以更高的熱情、更積極的態度來投入工作。如此才能更好地提高檔案管理的工作效率。

（四）對檔案信息實行共享管理

現如今，我國的信息技術已經發展得越來越成熟，其中“云技術”作為信息技術中的一項重要內容，在很多領域都得到了廣泛的應用。而且隨著科技的不斷發展，手機、電腦等電子設備都有了可以進行云端傳輸的接收口，所以將“云技術”中的某些功能應用到檔案管理中對于事業單位來說是非常有利的。因此，為了更好地實現檔案信息的共享，各級政府可建立起相應的檔案數據庫，做好各環節檔案信息數據庫的檢修及維護工作。同時各有關區域內的事業單位也可通過政府建立的檔案信息數據庫進行自有檔案信息數據建立及維護，檔案管理工作人員可以利用“云技術”中的云共享功能，讓檔案信息在事業單位內部實現共享，這樣檔案信息就可以及時被上傳到云端，避免了檔案信息在相關部門的停留時間過長，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質量。實現以政府建立的檔案信息數據庫位云端支撐的集云端于一體的管理模式，從分應用“互聯網+”的管理理念，提升管理效率。

結束語：作為現代化檔案管理系統中的重要組成部分之一，信息技術直接影響著事業單位檔案管理工作的有效開展及創新。當部分事業單位應用模式不夠科學、不夠合理時，應該提高事業單位以及檔案管理工作人員對信息技術科學應用的認識，確保信息技術在檔案管理工作中的有效運用、實施和改革。檔案部門及其工作人員應該進一步調整管理策略和管理模式，著眼于新的社會大環境，更好地將信息技術運用于事業單位檔案管理工作中。