如何做好電子信息檔案管理的保密工作

楊曉英

摘 要：伴隨著當今科學技術的不斷創新與發展，檔案的管理也逐漸朝著數字化發展，形成了檔案信息的信息化管理。信息化的檔案，既可以方便對資料的收集、數據的統計、以及信息的傳遞等，又可以由傳統的紙質檔案轉變為利用電子信息技術為主的電子信息檔案管理系統，這也就意味著管理檔案的保密工作會面臨著新的挑戰。做好電子信息檔案管理的保密工作，也就成了首要的工作任務?；诖?，本文主要探討了電子信息檔案的特點以及電子信息檔案管理保密工作的重要性，并重點提出了做好電子信息檔案管理保密工作的對策，從而提高電子信息檔案管理保密工作的水平。

關鍵詞：電子信息;檔案管理;保密工作;對策

電子信息檔案的保密就是指，國家機構或者企事業單位的信息資源檔案，不會受到各種因素的威脅以及侵害。伴隨著當今信息化時代的發展，計算機技術也正在不斷進步，對于電子信息檔案的保密工作也就成為了對檔案進行安全管理的一種形式。在這種信息化時代下，一定要做好電子信息檔案的保密工作，防止誤操以及其他因素致使檔案中的信息出現泄露。在這信息發展的時代背景下，會為電子信息檔案管理的保密工作帶來更高的挑戰，也對其保密工作帶來更加嚴格的要求。因此，只有做好電子信息檔案管理的保密工作，才是推進檔案健康發展的一大保障，從而促進企業的健康、穩定發展。

一、電子信息檔案的特點

首先，電子信息檔案是具有很多的優點的，它的管理方式會更加便捷，在經過計算機技術進行處理之后，它的信息內容所占據的空間是比較小的，特別容易對其進行存儲;其次，電子信息檔案在對數據信息進行傳輸的過程中，耗時比較短，更利于相關的人員對其進行查找以及使用。

除此之外，在電子信息檔案擁有著這些優點的同時，它也存在著一定的缺陷。首先，在極為復雜的網絡環境下，如果對電子信息檔案進行快速的傳輸，就很容易會導致信息泄露，如果資料信息泄露，就會對企業造成特別嚴重的損失;其次，由于受到當今科學技術發展的制約，對電子信息檔案加密程度的限制就會增加電子信息檔案的泄露風險。

二、電子信息檔案管理保密工作的重要性

1.提高對檔案的管理效率

在檔案的管理工作中，保密工作是最為重要的一項內容。早期的檔案管理工作是需要大量的人員參與，從而導致管理的成本會相對較高，最終加強工作人員的工作難度，影響對檔案的管理效率。加強對電子檔案管理的保密工作，就可以有效防止檔案中的信息出現泄露，從而確保檔案中信息的安全。利用當今的先進科學技術來對檔案進行安全管理，不僅可以提高對檔案的管理效率，還可以依靠電子信息的方式代替傳統的紙質檔案，從而節省了成本。

2.增加電子信息檔案管理的安全性

對檔案進行管理的工作是一件特別嚴肅以及要求嚴格的工作，長時間以來，大量紙質的檔案資料都會存在于限定的空間中，可能會出現發霉、引發火災等情況，就會造成不必要的損失。而且，由于檔案管理的工作量是非常大的，因此，就需要更多的人員來對其進行管理。對于這種非專業人員對檔案進行管理的模式，并不利于形成有效的管理機制，甚至還會出現資料泄露的現象，嚴重危害整個企業以及社會的穩定發展。而通過對檔案進行信息化管理，就可以有效減少管理人員的數量，進一步提高電子信息檔案的管理質量以及管理效率，從而大大降低資料出現泄露情況的風險幾率。

3.提高電子信息檔案的資源利用效率

對檔案進行管理的工作內容是相對比較多的，而利用計算機技術來建立數據庫，對信息以及資料進行統一的管理，就可以實現對信息資源的分類處理。相關部門也就可以在管理人員的授權下，對信息資源進行網絡式的訪問，從而大大提高信息資源共享的利用率。而且，這種共享的模式，安全性是比較好的，不僅可以發揮出信息資源的最大作用，還可以推動信息資源的進一步發展。

三、電子信息檔案泄露的途徑

伴隨著當今時代計算機技術的不斷進步與發展，大多數企業都會選擇利用電子信息技術來對檔案進行儲存管理，這種方法雖然可以提高工作的效率。但在極為復雜的網絡環境下，也會存在著信息泄露的情況，這也是當前電子信息檔案管理有待解決的一個重要問題。在當今的網絡環境下，不管是對信息進行傳輸、利用還是管理的過程中，電子信息檔案都會出現被盜竊的風險，而最常見的泄露途徑主要有三種。一是通過網絡的傳輸，將資料信息進行復制;二是利用計算機的各種接口來進行復制，如U盤;三是遭受到黑客以及病毒的入侵，從而對電子信息檔案進行復制或者損壞。一旦電子信息檔案出現泄露，就會嚴重影響企業的長遠發展。由此我們可以得知，做好電子信息檔案管理的保密工作是十分有必要的。

四、電子信息檔案管理的保密工作所面臨的挑戰

在當今互聯網時代的大背景下，大部分辦公室都已經實現了自動化辦公，這也使得檔案管理工作發展到了新的階段。對于電子信息檔案的管理雖然會對于企業的辦公和存儲提供便利，但是在其保密的工作中也可能會導致企業出現很多的安全隱患，也就給電子信息檔案的管理提供了更高的要求和挑戰。在企業進行電子信息檔案保密工作中，所需要包含的數據和信息安全不但可以直接影響到企業的經濟效益，還會直接危害整個社會和國家的安全。一旦不能夠做好對于電子資料和檔案的保密工作，就可能會為企業甚至是國家造成巨大損失。在實際的工作中，電子信息檔案管理的保密工作所面臨的挑戰主要有以下幾點因素。

1.關于保密工作的法律法規不健全

雖然我國的保密法已經實施了很多年，也為我們國家的每一項事業提供了保障，可有關保密工作的法律法規并沒有很健全，從而導致電子信息檔案管理中的保密工作并沒有有效的法律法規進行參考。而且，我國計算機管理的制度也不健全，不能順應當今時代發展的趨勢，從而為各個企業的檔案管理部門的保密工作帶來了限制。檔案的管理人員也就不能依照規定來進行管理，最終影響電子信息檔案管理中保密工作的順利開展。

2.檔案管理人員的保密意識薄弱

由于受到早期管理意識的影響，檔案管理人員在對檔案進行管理的過程中都會遵循著不動手、不動口的理念，這就導致在做電子信息檔案保密的工作上，沒有足夠重視檔案的安全性。在很多企業中都出現，檔案管理人員用存儲電子信息檔案的電腦上網、不設置密碼或者將公司存儲重要的文件電腦交給外部人員進行維修等現象。這些現象就會導致公司的機密文件出現泄漏，由于檔案管理人員的保密意識比較薄弱，就致使電子信息檔案的泄露。

3.網絡時代背景下的保密技術比較落后

當今開放性以及自由性的網絡時代背景，會為電子信息檔案管理的保密工作帶來一定的困難。在當今的社會中，網絡技術在盜取機密的領域中進行應用，就會大大增加企業中電子信息檔案的泄露風險。與此同時，由于我國的保密技術發展比較落后，就會導致保密的對策順應不了當今網絡技術發展的趨勢，最終致使網絡時代背景下，對電子信息檔案管理的安全防范能力落后。

五、現階段電子信息檔案的管理模式

在當今信息時代的發展下，不管是電子信息檔案的紙質化，還是紙質檔案的電子化，這兩套檔案都會同時進行存在，并發揮著自己的特點。

現如今，電子信息檔案會實行雙套制的歸檔管理。電子信息檔案可以在一定程度上促進檔案的自動化管理，從而使相關的流程進行了簡化，提高了電子信息檔案管理工作的效率。為了更好解決早期檔案信息保存困難、查找速度慢等一系列問題，實行歸檔管理就可以對電子的文件以及紙質的文件進行統一的存儲。在對電子信息檔案歸檔的過程中，可以依照我國的保密法中，對紙質文件進行歸檔的要求來進行，其中包括相應的背景信息以及元數據。相應的背景信息，主要就是指描述生成電子信息檔案的作用、過程、結果、以及對其產生影響的因素等信息;元數據，主要就是指描述電子信息檔案數據中，有關于文件處理軟件、編排結構等數據。對紙質檔案的有效管理就可以更好完善電子信息檔案的管理。在對檔案信息化進行建設的過程中，要想保證電子信息檔案的安全運行，就可以依據相關的管理要求來建立一套統一的檔案管理制度，并進一步完善信息資源庫，從而保證檔案管理能夠更加規范以及合理。

實行雙套制的歸檔管理，可以將電子信息檔案與紙質檔案的優點進行融合。在對檔案進行管理的過程中，不能因為紙質檔案的價值，就忽略電子信息檔案的發展。雖然電子信息檔案可以便于查找，但一旦電子信息檔案被損壞，或者想保證所查找文件的真實性，也是會對紙質檔案進行利用的。因此，建立雙套制的檔案管理制度是十分有必要的，它們也會在一定時期內，相輔相成，共同發展。

六、做好電子信息檔案管理保密工作的對策

1.對檔案的資料進行規劃管理

信息化的檔案管理工作已經成為了當今時代發展的趨勢，這也就要求電子信息檔案管理人員一定要充分認識到檔案信息化的重要性。這也就意味著，在短時間內會大幅度增加電子信息檔案的數量，因此一定要對檔案管理的優勢進行合理的利用，通過互聯網來對資料進行處理，從而提高管理的工作效率。由于傳統的檔案管理方法可能會出現資料丟失的現象，因此在對檔案進行管理的過程中，一定要建立數字化的平臺，并形成數據庫，利用專業的設備對資料進行處理，以提高工作的效率。

2.提高對檔案進行整理的效率

要對電子信息檔案進行管理，就一定要做好相應的工作。首先，一定要加強對硬件的建設。由于早期的管理模式在效率上比較落后，因此，一定要做好網絡的安裝以及內網保密的工作;其次，一定要對當前的檔案進行轉化，并利用電腦對數據進行存儲;最后，一定要與相關部門進行配合，保證檔案管理系統的完整。只有這樣才能完善制度的建設，為電子信息檔案提供更標準的流程。

由于在對檔案進行管理的過程中，電子存儲的信息會比較多，因此就一定要加強其系統性的管理。相關部門也一定要構建一個比較穩定的系統，做好檔案的共享以及傳遞，并由專人負責，對檔案進行歸檔。而且，一定要營造一個安全的環境。由于信息化的建設為檔案提供了很多便利的條件，但依舊會遭到黑客以及病毒的攻擊。因此，要想保證檔案的安全，就一定要建立防火墻，設置訪問的權限，定期進行殺毒以及清理垃圾的工作。除此之外也一定要對電子設備進行維護，保證檔案信息的安全。

3.加強檔案信息的協同管理

利用信息化的建設來對電子信息檔案進行管理，就一定要發揮出信息處理時效的優勢，并讓相關的部門對檔案信息進行操作。要想提高工作的效率，就一定要加強員工之間的交流，并對相關人員進行培訓，讓員工意識到對檔案進行保密管理的重要性。

在進行檔案信息管理的保密工作時，一定要加強對信息技術以及網絡技術的合理運用，確保檔案的完整，關注檔案信息的錄入，確保檔案信息的錄入能更加準確以及快速。在推進檔案信息化管理的過程中，不僅僅要構建先進的檔案管理體系，還要推廣一系列的軟件，從而為后續進行檔案信息交流以及資源的共享奠定良好的基礎。而且，一定要具有先進的管理體系將檔案中的信息進行歸檔以及分類，并由專門的部門進行管理。除此之外，由于電子信息檔案的數量比較多，因此，可以依據重要的程度來對檔案資料劃分為不同的層次，每一層次都要設置訪問權限。只有進行全方位的保護，才可以減少檔案資料泄露的風險幾率，在最大的程度上對電子信息檔案的信息進行安全管理，進一步促進電子信息檔案管理工作的發展，提高檔案管理的質量以及工作效率。

4.加強團隊的建設

要想做好電子信息檔案管理的保密工作，就一定要引進專業的人才，充分發揮檔案管理中信息化技術的價值，對電子信息檔案管理的保密制度進行完善，提高管理人員的管理意識，并將這種意識落實到工作中的每一層面。若想對當前的電子設備進行改進，就一定要對技術人員進行有效的培訓，以便于利用先進的信息技術，提高管理的效率。與此同時，由于當今時代的發展，檔案管理的數字化應用也會發生著一定的變化。因此，一定要做到推陳出新，對工作人員進行定期的培訓，做好檔案的所有管理工作，并對檔案的信息進行備份處理，從而提高檔案管理的水平。

在開展電子信息檔案管理的保密工作時，會在一定程度上受到管理人員觀念以及素質的影響。通過對檔案進行數字化的管理，就可以滿足當今大數據時代的發展趨勢。而這也就需要利用有效的措施來對檔案管理人員的素質以及能力進行培養。一旦引進人才，一定要更注重于他們的計算機操作能力、掌握大數據技術的情況、以及對檔案管理知識的理解，從而保證能夠引進高素質，有專業能力的人才。除此之外，伴隨著當今社會的不斷進步與發展，管理人員一定要做到與時俱進，不斷學習。對數字化的資源一定要做好存儲的工作，也一定要做好檔案分類、錄入等工作。做好電子信息檔案管理的保密工作，最重要的就是對計算機的設備進行及時更新，關注網絡的安全管理，對計算機的硬件以及軟件進行更新，以確保計算機設備的高效運行，以便電子信息檔案管理保密工作的順利開展。

七、結束語

總而言之，當今時代電子信息檔案管理正在不斷趨于數字化發展，檔案的管理工作也在面臨著嚴峻的挑戰。因此，管理人員一定要運用有效的對策來對檔案進行保密的工作，從而推動企業以及社會的長遠發展。

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（作者單位：陜西延長石油鉆井工程有限公司）