社會保險業務檔案管理的重要性研究

文/賀東蘭

（偏關縣人力資源和社會保障局）

近年來，社會保險業務量大幅增加，檔案數量也呈現出快速增長的變化趨勢，這對社會保險部門的業務能力、管理水平提出了更高要求。推動檔案管理工作的規范化、高效化、制度化發展，關鍵在于從根本上加強對保險業務檔案存放與使用管理的重視，完善并改進現有的管理體制，形成統一化的標準規范，在此基礎上提高檔案管理工作的落實成效。

一、社會保險業務檔案管理的基本原則

（一）文檔一體化

信息技術、智能技術等新型科學技術的創新發展速度顯著加快，為各行業領域的現代化建設提供了有利的技術條件。在信息化背景下，檔案管理工作需要秉承文檔一體化的基本原則，這也是構建信息化管理模式的基礎所在。實行文檔一體化，主要體現在將文件有機轉換為檔案的整個過程中，且在全歸檔環節內，文件包含的所有數據信息都可以保持整體性，促使檔案管理與后續的使用調用逐漸現場一體化的流程，確保檔案工作能夠穩定地與保險業務保持無縫銜接，提高信息共享的實效性。在高效化、信息化的管理模式中，主管部門的自動化辦公體系會將社保檔案納入其中，以合二為一的方式統籌管理檔案以及相關的數據文件。

（二）歸檔雙軌制

在傳統檔案管理工作中，紙質文件是最為常見與最重要的管理對象，隨著信息技術的創新發展，信息化文件數量越來越多，給社保部門的管理工作帶來較大任務量。歸檔雙軌制主要強調兩種數據文件的同步歸檔，并綜合考慮法律效力等多方面的影響因素，提高文件存放與管理的原始性與完整性，避免內部的資料信息遭到隨意修改，為紙質文檔向信息化文檔的穩步過渡奠定良好基礎[1]。

（三）前瞻性原則

對于社保部門來說，應充分認識到信息化、智能化管理的重要性，以前瞻性的視角推動檔案管理工作的創新與變革，立足于現代化的管理模式，構建周密的檔案管理體系構架，全面升級現有的硬件設施與軟件條件，規范化基礎數據的入庫管理，最大限度提高社會保險業務檔案管理效率，為文檔的調取與利用提供及時可靠的便利條件。

二、社會保險業務檔案管理的重要性

（1）參保人繳納各種費用的收據是社會保險業務檔案中的重要組成部分，做好此類文件資料的管理工作，也是為保險業務的順利開展提供必要的基礎保障。與此同時，檔案除了會對參保人各項費用繳納的具體情況予以詳細記錄，也可以為主管部門及人員提供真實可靠的數據資料，便于其了解各階段社會保險工作的落實情況，以及各項業務的實際運行狀態，由此可見，檔案管理在整個保險業務中占據重要位置。（2）改進并革新檔案管理，一方面是為社會保險業務的有序開展提供便利條件，另一方面也有利于減少或避免日常管理工作過程中出現失誤或錯誤問題。對于保險工作而言，檔案管理是一項不可或缺的組成部分，業務部門不僅需要為參保人提供良好的檔案管理服務，確保其個人的數據資料得到妥善存放，也需要為經辦機構監督管控工作的開展提供必要的參考依據[2]。（3）將先進的管理理念、信息化的管理手段引入并應用到社會保險業務的檔案管理工作中，對整個保險行業的高質量、高效率發展具有顯著的推動作用。與其他領域的檔案管理工作相比，保險業務涉及的檔案存放與使用管理工作具有較強的特殊性，其不僅涵蓋參保人的基本信息，也可能包括其勞動保險的相關資料，一旦在管理或使用階段內出現問題或差錯，導致重要的數據信息遭到泄漏，必然會對參保人、經辦機構帶來不利影響。規范化檔案管理工作，是保障整個業務體系信息安全的基礎與關鍵所在。

三、當前社會保險業務檔案管理存在的主要問題

（一）管理問題

面對社會保險業務的檔案管理，許多工作人員都對其存在較多的思想誤區，通常將其與辦公室內其他類型的文書、檔案等歸納到一起，然后向辦公室推送開展保險業務過程中形成的所有文件資料，最后，再由專門的檔案、文書管理人員對各種類型的數據文件是否需要歸檔處理予以判斷，這樣的管理模式顯著降低了檔案管理的效率，導致社會保險業務的檔案文件、數據資料的存放與管理時常處于混亂狀態[3]。

（二）載體問題

觀察與分析當前各地社會保險業務的實際運作情況可以發現，對計算機、軟件系統的應用已十分廣泛，檔案管理工作也逐步引入了以計算機為核心的多樣化技術手段，方便快捷地生成、存儲、管理與共享各種數據資料。在日常工作中，部分管理人員忽視了紙質文檔與信息化文件的一體化管理，一味地依賴于計算機，尋求簡單快捷的管理方式，導致許多紙質的原始憑證遭到散失。缺乏對檔案管理不同載體的正確認識，是當前社會保險業務檔案存放與使用管理工作中存在的要點問題。

（三）操作問題

當前，傳統的管理模式與方式方法已較為滯后，難以滿足日益增長的龐大的數據信息管理需求，部分管理人員在工作過程中存在違規操作的現象，導致保險業務檔案管理工作效率低下，資料文件的分類不明晰，導致檔案歸納出現錯誤、文件資料丟失的概率大幅增加。除此以外，裝訂階段存在的失誤問題也給檔案后續的歸檔與使用帶來諸多影響。

四、優化社會保險業務檔案管理的有效措施

（一）構建健全的檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，是優化社會保險業務檔案管理的基礎與關鍵所在，無論是對當前檔案存放與管理工作模式的革新與改進，還是對現階段各個業務環節監督管控力度的提升，均需要規范健全的機制體系提供科學有效的指導，并與保險業務檔案管理工作的實際情況與發展需求緊密結合。對于主管部門來說，應以現有的制度體系為基礎，針對性地調整并完善細節與內容，立足于現代化的管理環境與技術背景，將先進、多樣化的管理理念靈活地引入并應用到檔案管理機制的構建與完善化構建中[4]。與此同時，加快推廣對不同管理方式與技術手段的應用，引導社會保險業務的工作人員，以及負責檔案存放、整合以及管理的工作人員，強化規范管理的思想意識，正確認識到做好保險檔案資料管理工作的必要性。對于相關的協同工作機構來說，應進一步加大對保險業務檔案管理各作業流程的監督力度，為各環節文件信息的保管提供有力保障。業務部門有責任、有義務按照明確的管理規定，將日常業務工作過程中形成的文件資料進行統一的收集與整理，做好相應的編目與裝訂工作，然后再將其向檔案室中予以移交，切實提高保險業務檔案統一管理的作業實效。對于管理人員來說，應對整個檔案的收集、整合以及歸檔的工作流程予以充分了解，綜合掌握各環節的作業特點，避免檔案管理過程中出現文件遺失、信息不足等問題現象。尤其是在檔案文件的移交階段內，應做好相關交接手續的辦理工作，確保文檔資料的各個管理階段得以緊密地銜接起來。一方面不同管理崗位需要將自身承擔的責任與職能作用發揮出來，另一方面有利于降低原始數據出現混雜、遺失等失誤現象的概率，為檔案資料的后續使用提供便利條件。

（二）創新改進檔案保存與管理方式

創新并改進現階段檔案資料的保存與管理形式，還需立足于完善可靠的制度體系，從紙質文件的管理與信息化檔案的管理兩方面入手，進一步提高社會保險業務檔案管理的效率與規范性。在日常辦理各項業務的工作過程中，社會保險的經辦部門內經常會形成大量的證明文件以及相關的紙質材料等，常見的包括各種證件的復印件、不同類型的參保單以及繁雜的檔案信息，數量龐大的文檔資料不僅增加了業務辦理人員的工作量，也給檔案管理工作的高效進行帶來較大難度。在長期的保存方面，紙質材料往往會受到溫度、濕度等多方面環境因素的限制與影響，一旦存放時間過長，抑或是外借外調較為頻繁，則檔案很容易出現破損、遺漏或缺失等問題。在信息化的技術背景下，社會保險業務的檔案管理工作應秉承與時俱進的思想理念，錄入員可以采用拍攝照片、文字錄入的方式，轉化原本單一化的紙質檔案與文件資料，構建與之對應的數字檔案。在完成內容部分的錄入后，編制電子形式的檢索目錄，再將有關的關鍵數據信息進行備份處理即可，這樣便可以以電子檔案的形式完成對大量數據資料、文件檔案的整合與歸納。在此基礎上，還可以采用發行社會保障號碼的方式，構建相應的號碼發行機制，以參保人個人的身份證號碼為依據，給予其指定的勞動保險號碼與檔案號碼，將此類號碼信息統一起來，作為參保人辦理相關社會保障任務的標識。這樣，不僅有利于減輕檔案管理人員的工作量，還可以結合參保人日常辦理各項業務的實際情況，定期地更新并完善其個人對應的社會保障檔案信息內容，對于參保人來說，可以按照自身的需求，對檔案信息內的數據內容予以隨時查閱。轉變檔案保存與管理的方式方法，需要著重加快對現代化技術手段與工作模式的靈活運用，為客戶提供更為方便快捷的保險業務檔案服務[5]。

（三）明確歸檔范圍，規范管理操作

在以往的檔案管理工作中，業務人員多會選擇歸檔日常辦理社會保險過程中形成的所有檔案資料，以避免出現關鍵信息遺失或缺漏的問題，但這樣的管理方式不僅會耗費較多的工作時間，也顯著加大了的檔案管理部門的任務量。明確歸檔范圍，主要在于要求工作人員實行優化收集，站在實用性的角度上科學判斷各類業務資料的利用價值，以此為基礎，明確地區分其對應的保管與存放期限。在歸檔范圍嚴格分級的情況下，重復勞動的問題現象得以有效避免。

現階段，社會保險的工作業務主要分為兩部分，一是征收，二是支付。在組織開展檔案管理工作的過程中，應尤為注意兩部分工作內容的區別，不得混雜征收與支付業務辦理過程中形成的各項原始數據資料。一般情況下，一卷需要對應一個單位，涵蓋一個內容，因此管理人員也應將收、支兩條線予以明確劃分開來，做好文檔資料的存放與管理工作。實行統一管理的管控模式，需要將嚴格有效的相關存放、取用管理條例貫徹落實到實際工作中，充分考慮到各種檔案資料與文件信息在類型上的不同，分別排序。

五、結束語

提高檔案管理工作效率，關鍵在于以科學化、現代化為核心發展原則，切實推動社會保險業務檔案管理的信息化、規范化與制度化發展。主管部門應加強管理意識，健全制度體系，靈活化應用豐富多樣的技術手段與管理方法，全面提升檔案收集、整合與管理的實效性，為大眾提供更優質的檔案服務。