“互聯網+”背景下高校檔案信息化管理芻議

文/張栩瑞

“互聯網+”時代的到來，使信息化成為推動檔案工作發展的重要領域，也對高校檔案工作提出新的更高要求。新修訂的《檔案法》明確提出電子檔案效力與傳統載體檔案效力同等，確立了電子檔案的重要法律地位，鼓勵傳統載體檔案數字化，積極推進檔案信息化，為高校檔案工作指明了方向。

1 “互聯網+”背景下高校檔案信息化SWOT分析

高校檔案信息化是指利用計算機信息技術生成、管理、開發、利用高校教學、學生個人信息、科研、財務、黨政等檔案的過程。SWOT（Strengths Weaknesses Opportunities Threats，簡稱“SWOT”）分析法又叫態勢分析法。該分析方法是將與研究對象密切相關的內部優勢、劣勢和外部機會、威脅等詳細列舉，并以矩陣形式排列，再系統全面分析，從而得出結論，具有重要的決策性?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案信息化建設面臨諸多挑戰，需要滿足新要求。通過SWOT分析，可厘清高校檔案信息化建設內外部因素（見表1），進行要素匹配，提供可實施戰略。

1.1 優勢（Strengths）

一是“互聯網+”背景下高校檔案目錄檢索信息化程度更強。近年來，隨著高校檔案事業的快速發展，檔案保存、管理的信息化技術水平顯著提升。傳統紙質檔案入庫保存時，建立與之相對應的信息化目錄索引，提升了后期檔案查詢、檢索效率。通過計算機信息技術，借助互聯網、局域網，可滿足高校師生實時查詢需要，突破了傳統媒介下高校檔案“信息孤島”現象。二是“互聯網+”背景下高校檔案與教育需求契合度更高。高校檔案，尤其是學生檔案、科研檔案、教學檔案、財務檔案、黨政檔案等，對高校教育事業發展具有很好的現實參考價值。因此，高校及其內設二級學院、系對高校檔案需求大。借助“互聯網+”信息技術，檔案存儲與利用針對性更強，切合度更高。三是“互聯網+”背景下高校檔案信息資源配置更加合理。高校檔案作為檔案事業的重要組成部分，同樣具有借鑒、參考、憑證等功能，對搞好學生管理、提升科研水平、完善教學內容設置，優化行政和財務管理，促進高校教育資源更加科學、均衡配置，推動高等教育事業發展具有重要作用。

1.2 劣勢（Weaknesses）

一是高校檔案管理制度陳舊。2021年，新修訂的《檔案法》 《教育法》相繼施行，但很多高校未及時修訂完善檔案信息化建設相應的規章制度，隨著“互聯網+”背景下高校信息化建設的快速發展，高校檔案管理制度的滯后性越發顯現。二是高校檔案管理人員信息素養薄弱?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案信息化建設過程中，重檔案專業理論知識，輕檔案信息化素養培育現象依然存在，尤其是高校檔案工作的參與者，以高?？蒲袡n案為例，科研人員更多關注科研成果產出，思想上運用信息化技術管理科研數據、科研報告等認識不足，導致運用信息化技術手段管理高?？蒲袡n案的意識較低。三是高校檔案信息化建設基礎薄弱?！盎ヂ摼W+”背景下，萬物互聯、萬物互通成為趨勢。近年來，隨著高等教育事業的快速發展，檔案需求越來越多，但檔案信息化基礎建設所需的投入力度還有待加強，尤其是運用互聯網技術，實現高校檔案共享方面還十分單一，運用技防保護高校檔案安全依然存在較大短板。

1.3 機會（Opportunities）

一是國家高度重視。新修訂的《檔案法》將“檔案信息化建設”列為一項重要內容，明確提出“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃”，“檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設”。這些明確具體的要求，都體現了國家對“互聯網+”背景下檔案信息化建設的高度重視，以及對檔案信息化建設的支持。二是教育部門支持?！陡叩葘W校檔案管理辦法》提出將“高校檔案工作納入學校整體發展規劃”、“應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”、“將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求”。這些都體現了教育部門對檔案工作，包括檔案信息化建設的重視和支持。三是技術力量成熟?！盎ヂ摼W+”背景下，大數據、云計算、物聯網等新技術發展應用日新月異，高校檔案信息化建設也從傳統的數字校園朝著智慧校園轉變，現代互聯網、物聯網、縮微攝影技術的發展和應用，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、《電子檔案管理系統通用功能要求》 《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范》等規章制度、行業標準的頒布實施，為高校檔案信息化編目、查詢、檢索、調閱等提供了有力的技術保障。

表1：傳統載體檔案與電子檔案優缺點對比

1.4 威脅（Threats）

一是網絡安全?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案網絡安全主要包括：在網絡環境下能夠有效保障電子檔案的“三性”要求，即，保密性、完整性、可用性。其中，保密性威脅，主要表現為電子檔案在存儲、傳輸、訪問過程中被惡意篡改、不法訪問、信息泄露等威脅。完整性威脅，主要表現為電子檔案數據、結構、背景信息在網絡環境下被惡意刪除、修改，破壞高校檔案信息本真?？捎眯酝{，則是指互聯網+背景下高校電子檔案無法通過網絡訪問、查詢、利用。二是人才缺乏?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案信息化建設不僅要求掌握豐富的檔案理論知識，還需要熟練應用計算機信息技術、互聯網技術，以及各種數字信息編輯等技術，“檔案-計算機-互聯網”復合型人才缺乏，成為阻礙高校檔案信息化建設的重要因素。

2 “互聯網+”背景下高校檔案信息化建設SWOT策略

要想采用SWOT態勢分析法分析高校檔案信息化建設，進一步明確信息化建設的優勢、劣勢，以及機會和威脅等全方位要素內容，就應采取綜合策略，積極探索“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設的優勢-機會、劣勢-機會、優勢-威脅、劣勢-威脅四個維度（見表2），切實采取有效措施，持續推動高校檔案信息化建設，更好地發揮檔案作用。

2.1 優勢-機會（S-O）策略

一是順應形勢。高校應在思想上高度重視檔案信息化建設，嚴格按照新修訂的《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規的規定和要求，將高校檔案信息化建設納入學校發展整體規劃，作為推動智慧校園建設的一項重要內容，結合高校自身檔案信息化建設實際，切實加大檔案信息化建設所需經費保障、人才隊伍、場館硬件設施等支持力度，細化制定出臺《學校檔案信息化建設規劃》，明確檔案信息化建設短、中、長期目標。二是增強用戶體驗?！盎ヂ摼W+”背景下，高校檔案信息化建設應把檔案查詢、利用擺在突出位置，注重信息化平臺交互性，借助移動智能終端設備，開發檔案App小程序，提高檔案查詢利用用戶體驗。三是跨界合作?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案信息化建設擁有良好的政策環境及現實需求，高校檔案管理部門應突破傳統思維限制，利用互聯網、物聯網技術，打破“信息孤島”，為高校內部圖書館與檔案館之間的跨界合作，以及高校與高校之間檔案館跨館合作提供技術支持。

表2：“互聯網+”背景下高校檔案信息化SWOT矩陣

2.2 劣勢-機會（W-O）策略

一是制定制度。根據《檔案法》 《高等學校檔案管理辦法》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》 等法律法規、標準規范，出臺高校檔案信息化建設具體的實施細則，完善檔案信息化管理制度，使高校檔案信息化建設有章可循、有據可依。二是把握需求。為了有效打通高校檔案管理部門與教務、教學、科研等部門之間的聯系，需要檔案管理部門經常深入各部門，了解檔案利用需求，并據此建立和完善高校檔案信息化共享平臺，發揮檔案信息化建設應有價值。三是注重應用?！盎ヂ摼W+”背景下高校檔案信息化建設管理的最終目標是要通過信息化技術、移動智能設備應用，與智慧校園建設融為一體，克服檔案跨庫、跨館檢索障礙，實現檔案信息資源共享，擴大檔案利用的觸角和便利度。還應注重“檔案云”技術應用，積極構建以云技術為支撐，聚合高校各院、系、部門檔案信息資源，通過高校檔案館門戶網站和平臺的共享系統，實現檔案資源共享。

2.3 優勢-威脅（S-T）策略

一是注重技術應用。高校檔案信息化建設亟需解決的問題之一便是安全問題，與此同時，信息技術的發展也為檔案信息化安全提供了技術保障。為此，應高度重視高校檔案信息化安全問題，積極引入密鑰、數據備份、身份認證等技術，切實提高高校檔案信息化技術安全防護能力。此外，應注重制度化安全保障工作。如建立相應的檔案保密審核機制、檔案信息系統訪問權限管理辦法、檔案查閱審批制度，檔案銷毀辦法等，通過嚴密的制度約束，保障檔案信息安全。二是注重人才培育?！盎ヂ摼W+”背景下檔案信息化發展進入了快車道，互聯網、物聯網、計算機信息技術給高校檔案管理帶來了顛覆性變革，無論是檔案管理理念，還是檔案管理模式，以及檔案資源查詢利用等，都發生了巨大變化。為此，作為高校檔案管理工作的重要支撐，便是加強人才隊伍建設，著力打造理論型兼具技術型的復合型人才隊伍。通過請進來、走出去等方式，開闊檔案管理人員視野；注重實踐鍛煉，采用到先進地區取經、檔案信息化應用競賽等途徑，著力打造一支復合型人才隊伍。三是拓展檔案服務?！盎ヂ摼W+”背景下，應以物聯網、互聯網、云計算、云存儲、數據挖掘等新興技術為支撐，拓寬高校檔案服務領域和層次，從傳統的重保存輕利用轉變為以服務高校不同群體為重點，加強檔案信息化技術應用，推陳出新，利用大數據分析技術，提供更加多元、精細、個性化服務，滿足高校不同群體的檔案利用需求。

2.4 劣勢-威脅（W-T）策略

一是構建共享平臺。積極構建基于“互聯網+”背景下高校檔案信息共享平臺，將高校各類檔案信息傳輸到平臺上，實現共享。平臺系統不應發生超載負荷、系統癱瘓等問題。應開發相應的專門檔案數據庫，為檔案信息共享提供數據支撐。如，基于C/S+B/S軟件體系架構，開發涵蓋展示層、應用層、服務層、驅動層和數據層邏輯結構的數據庫，實現高校檔案預立卷、在線著錄、檔案審核、檔案移交等在線管理功能。二是強化平臺宣傳。高校檔案管理部門應在建立相關平臺后，運用自身的微信、微博、新聞客戶端、門戶網站等途徑，加強高校檔案信息化建設宣傳力度，建立檔案網絡社區，為檔案利用提供交流、討論的平臺，普及高校檔案管理知識，激發師生參與和關注的熱情，促進全社會檔案意識的提高。

“互聯網+”時代，高校檔案信息化建設是適應時代發展的現實要求。我們應通過分析高校檔案信息化建設的諸多因素，鞏固“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設的優勢，彌補劣勢，把握機會，規避威脅，不斷提升高校檔案信息化建設的整體水平，促進高校檔案工作和整個高等教育事業的發展。