數字化形勢下油田企業檔案管理升級對策研究

摘要：當前，數字經濟正開啟一次重大的時代轉型，油氣行業作為傳統工業產業，面對能源革命和能源轉型加快推進的新形勢，中國石油把信息化納入創建世界一流示范企業的目標體系，實現產業的轉型升級和價值增長，油氣企業只有對其業務進行系統性、徹底的重新定義，數字化轉型才能成功。

關鍵詞：油氣田企業;檔案工作;管理模式

網絡和信息技術的快速發展，極大地改變了檔案工作內容、方法和手段，油氣田企業正經歷著從檔案資源分散保管到共享集中利用的變革過程，油氣田企業檔案部門緊跟業務領域信息化發展進程，加強對業務系統產生的電子文件歸檔管理，建設檔案信息資源數據庫，把方案實體的靜態管理轉變為檔案信息動態管理。同時，充分利用信息技術和數字檔案資源優勢，優化油氣田企業檔案管理與服務流程，開發建設各類專業、專題檔案數據庫，全面推進數字檔案館建設，推動實現以信息為核心的檔案館建設，推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化，實現油氣田企業檔案管理的轉型升級。

1檔案管理基礎工作現狀分析

1.1對檔案管理工作重要性認知存在誤區

很多單位對于檔案管理工作重視不夠，并且根本沒有意識到檔案資料對于單位發展的重要性，單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，專職檔案管理的人員，數量上往往不夠，對于檔案管理方面的專業知識也不夠豐富，工作人員的工作積極性不高，缺乏認真的工作態度和熟練的業務知識，使檔案管理與實際業務脫節，未發揮其綜合價值。

1.2檔案的管理模式落后

目前的很多機關單位中，檔案未開展檔案進館價值鑒定相關工作，對其移交時限以及查閱利用時的特殊要求也沒有界定;對其涉及哪些內容也無明確界定，存在檔案進館后目錄格式不一、文檔殘缺、歸檔照片缺失等問題。面對出現的電子文件，不能接受新事物，依然固守傳統檔案實體管理模式，導致大量檔案資源流失，沒有緊跟信息化發展步伐，油田企業檔案處于游離狀態，企業“記憶”面臨丟失危險。

1.3檔案管理人員業務素養有待提高

檔案管理是一項復雜、細致、業務知識面廣并具備一定溝通協調能力的工作，要求檔案管理者從收集、整理、歸檔、保管、利用各個環節全程參與?，F階段檔案管理人員存在3個方面問題：一是責任心不夠強;二是思想守舊、安于現狀，不注重學習新知識和先進管理經驗作法;三是欠缺檔案資料收集意識、歸檔不規范，無形中增加了調檔和查閱難度，甚至造成了檔案的缺失。

2油田企業檔案管理升級對策

2.1加強檔案管理信息化建設

在當前單一的檔案管理模式已不能適應實際工作需要，油氣田企業正經歷著從檔案資源分散保管到共享集中利用變革時期，首先，信息化技術的普遍應用，推動著信息化條件下檔案資源共享，管理數字化的信息資源需要引進專業的數字化多媒體設施設備，并為數字信息的保管提供專屬機房，突出表現為對檔案管理信息化的財力物力支持，這一點是必不可少的。其次，要拓展檔案信息的服務范圍，依托數字檔案館、微信微博及其他移動終端，打破信息共享瓶頸和信息孤島，為各方利用檔案提供便利，最大化體現檔案信息的綜合價值。

2.2健全檔案工作體制機制

要把檔案宏觀管理和具體指導有機統一起來。要將工作的重心逐漸由單純的具體指導向抓好宏觀管理轉移，把法律賦予檔案部門的行政監管職能充分行使起來，正確區分行政監管和業務指導兩種職能，監管是宏觀剛性約束，指導是微觀業務規范，不能用業務指導代替行政監管，更不能單一行使一種職能，要將兩者有效結合起來，通過指導來規范切實提高檔案管理能力。要完善考核評價機制，在考核“點”上務求精細化管理的同時，將“面”上整體工作的規范化作為重要衡量標準，促使絕大部分基層單位做好檔案規范整理，夯實基礎業務，練好基本功。要建立定期和不定期督查機制，把平時檢查與年終考核結合起來，作為評定工作的依據。要建立問責機制，對落實工作不力、出現重大失誤的立檔單位進行問責。

2.3改進檔案業務指導方式方法

首先要重視檔案管理“面”上的指導工作，提高整體規范化水平。比如，可以在每年第一季度確定1至2個月的時間，開展“集中歸檔月活動”，并作為一項制度長期堅持下去，每年集中利用一段時間，由檔案部門業務人員分片包干，巡回到各立檔單位，指導各單位對上年度形成的各類文件材料進行規范歸檔，將第一手的資料收集整理好，避免一些單位連年不及時歸檔，造成“斷檔”的現象。

2.4加強對檔案工作的投入力度

有些立檔單位認為，檔案工作耗費人力財力，且很難在短期內看到效益，于是許多單位都不愿開展工作，檔案規范化管理缺少物質條件支撐。比如，有的立檔單位沒有足夠的檔案柜架，沒有專門的檔案室和管護設備，檔案裝具不合格。因此，有關單位要不斷引導立檔單位加大對檔案工作的投入，改善檔案管理設施條件，對于工作成績突出的單位，在政策許可的情況下，給予適當的經費補助，逐漸形成良性發展趨勢。

2.5 加強新時代檔案管理人員隊伍建設

新形勢下檔案工作不再是簡單的庫房保管，隨著信息時代的發展，日趨的信息化、智能化，要建設一直懂業務、適應新時代發展檔案隊伍梯隊建設，做好檔案隊伍繼續教育和崗位培訓工作，通過分類培訓、業務培訓、對外交流學習等方式，提高檔案管理人員的整體素質，完善考核激勵機制，給檔案人員創造肯干事、能干事的舞臺，營造良好的成長環境，為檔案事業發展奠定基礎。

3結語

總而言之，在大數據時代，電子檔案管理能夠將企業的檔案管理效率及檔案質量大幅度的提升，新時代下檔案管理改革是必然的，對企業整體發展也起來一定積極的作用，對此檔案管理人員要轉變觀念，重視信息化建設，二是更新設備，依靠先進的信息技術及設備，三是要加強員工培訓，籌建一直素質高，業務全面，能接受新事物的檔案管理隊伍從而提高檔案全面升級管理。

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作者簡介：楊旋（1985-），女，湖北隨州人，工程師，從事檔案管理工作。