市政工程施工檔案管理存在的問題和對策研究

■張煥萍

（青島市黃島區建筑工程管理服務中心）

市政工程施工檔案主要指的是工程項目施工建設過程中所形成的一系列具有保存和利用價值的各種記錄，如工程技術資料、監理資料、項目管理文件、竣工圖等，包括文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數據等多種載體。市政工程施工檔案也是工程項目規范化竣工驗收的基礎，加強對這些檔案資料信息的管理和挖掘利用，也能夠為市政工程項目后期運營管理、改擴建、工程維修等提供科學依據和參考。強調提高市政工程施工檔案管理水平，確保這方面工作的開展與工程建設同步進行，還需要加強信息化管理、數字化管理等，有效提高市政施工檔案管理和利用的效率，促使其價值和作用充分發揮和體現。

1 市政工程施工檔案管理的作用意義

加強市政工程施工檔案管理，確保檔案管理工作與項目施工建設同步進行，全面做好施工檔案資料的收集、整理、分析、歸檔和利用工作有著重要的作用意義。一是，施工檔案是工程項目施工建設的記錄，在市政工程項目質量評定和評估、工程規范化竣工驗收、市政工程項目結構及安全性評價和分析以及工程項目后期的運營管理、市政工程項目改擴建和工程維修等方面都發揮著重要的作用，可以為相關工作的開展提供依據和參考。如在市政工程項目竣工驗收的時候，強調對工程項目各類資料信息的完整性和真實有效性等進行檢查和驗收，針對不符合要求的，不予竣工驗收。二是，與工程項目建設同步進行，做好施工檔案管理工作，全面收集、整理和分析施工中的各項資料信息，能方便有關人員全面、準確地把握市政工程項目施工建設的實際情況。同時，也能夠為市政工程項目施工質量管理、成本造價管理、工期進度管理、安全管理等提供參考和依據，從這些資料信息中能夠及時發現和處理施工中不規范的情況和異常情況。三是，加強施工技術資料等檔案資料信息的管理，在很大程度上有助于監督市政工程項目施工各參與主體規范化的施工作業，自覺履行自身的職責，促使整個項目施工規范有序進行[1]。

2 市政工程施工檔案管理的問題

2.1 施工檔案管理難度大

一般而言，市政工程項目的投資建設規模比較大，涉及到的主體、環節、內容和事項比較多，在施工的各個環節和階段都會產生大量的資料文件，且施工檔案資料的類型和載體比較多，如基建文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工圖等，檔案收集和管理的難度比較大，容易出現檔案收集與管理中的漏錯問題。施工檔案管理需要認真做好一系列檔案資料收集工作，包括市政工程項目施工建設過程中所消耗的各項材料、人力、設備等的詳細地記錄，施工技術資料、計劃方案、工程設計圖紙、招投標文件、合同以及各項財務數據信息等，強調做好這些資料信息的整理、分析、審核和利用工作，這一過程工作的開展都比較的復雜。

2.2 前期資料收集不全面

部分市政項目施工建設與管理工作的開展對于檔案管理的重視程度明顯不夠，在市政施工檔案管理方面，仍存在很多不規范、不到位的地方，同時也對市政施工檔案資料的綜合利用造成不利影響。例如，檔案管理人員對自身的職責和工作內容缺乏清晰地了解和認知，沒有深入施工現場，與工程項目保持同步進行檔案的收集和整理工作，進而影響了施工檔案數據信息的全面性和真實有效性。部分檔案管理人員工作的開展和實施不夠仔細和嚴謹，沒有嚴格依照相關規范和要求匯總市政工程項目施工建設的資料信息，導致市政施工檔案管理混亂，甚至還存在一些偏差和錯漏問題，嚴重影響了市政施工檔案管理和利用的效率，甚至還對市政工程項目的規范化竣工和質量驗收等工作的開展造成不利影響。而且，市政工程項目施工檔案資料信息的載體比較多，涉及到的內容和事項比較多，包含工程項目施工建設過程中的資料文件和相關記錄，涉及到文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數據等各種載體和形式，無疑增加了市政施工檔案收集和管理的難度，也更容易導致一些錯漏事項的出現。

2.3 檔案資料日常和利用不規范

市政施工檔案管理是一項復雜性的工作，要求規范化做好工程建設檔案和資料文件的收集、整理、分類歸檔、科學存儲和傳遞利用等工作，并促使檔案資料信息在市政工程項目質量管理、工期進度管理、成本造價管理以及項目的后期運營管理和市政規劃等方面發揮出應有的價值和作用，為其提供參考和依據。但是由于很多市政工程項目建設檔案管理工作不到位，缺乏健全完善的檔案管理制度和共享機制，在市政施工檔案資料整理、歸檔、移交和利用等方面不同程度地存在問題和不足，如市政施工檔案歸檔不及時、在歸檔和存儲的時候無法實現對相關電子檔案真實有效性等的準確科學判定、沒有及時將檔案信息進行公開與分享、檔案信息安全管理工作不到位、檔案信息的共享利用效率不高等問題。

2.4 信息化和數字化水平比較低

加強市政施工檔案管理信息化和數字化建設是一大趨勢，但是很多工程項目在這方面基礎比較薄弱。工程項目的檔案資料信息比較分散，在檔案管理過程中無法實現統一、規范的管理。相關人員利用信息化技術和手段收集和整理施工檔案資料信息的能力不足，也缺乏完善的信息數據庫和信息共享平臺，同時，在檔案信息安全管理方面也存在不足和缺陷。

3 市政工程施工檔案管理的要點和措施

3.1 遵循檔案管理的原則

市政工程施工檔案管理是一項復雜性的工作，為保證檔案管理的有效性，需要嚴格遵循檔案管理的原則，確保相關工作規范化開展和實施。一是，規范性原則。檔案管理人員需要深入施工現場，規范化做好工程項目施工檔案資料信息的收集、分類與整理工作，要保證檔案信息資料的收集及時，所有資料信息和檔案都完整，對這些檔案資料信息進行分類管理和及時歸檔，還要求保證檔案資料的書寫規范、審核和申報規范等。二是，真實性原則。市政工程施工檔案管理要保證所有的檔案資料信息的真實性和完整性，對歸檔檔案的真實有效性進行仔細的檢查和審核，確保與工程項目實際情況相一致之后，再進行檔案的錄入與裝訂工作，以便能夠為市政工程項目施工建設與管理工作提供真實有效的檔案資料信息。同時，要保證這些檔案資料信息的保管、移交手續齊全、規范有序。三是，完整性原則。強調在市政工程項目施工建設過程中，由專業的檔案管理人員深入施工現場，與施工建設保持同步，做好工程檔案資料信息的收集、分析和整理工作。當工程項目施工建設出現變化和調整的時候，也需要及時更新和調整檔案資料信息，對市政工程施工檔案實施動態化的管理。相關工作的開展還強調加強檔案管理部門、檔案管理人員同其他部門及相關人員之間的溝通和交流，強調全員參與配合施工檔案管理工作的開展和實施，以保證市政工程項目施工檔案的完整性。市政施工檔案管理需要全面收集和整理圖紙、記錄施工現場和施工過程的各項數據資料、工程監理資料、竣工資料等，并在施工資料信息收集完成之后，對其進行仔細的核查和校對，做好檔案資料信息的歸檔整理工作，在施工檔案資料管理過程中，不能出現提前或拖延、漏錯、憑空編寫、數據造假的情況，確保施工檔案資料信息準確完整。四是，信息性原則。市政工程施工檔案管理也需要積極加強數字化、信息化建設，借助大數據等先進的技術，做好一系列檔案資料的收集、分析、整理和歸檔工作，確保檔案的收集和整理及時。市政工程施工檔案管理還需要依托信息化技術和平臺，構建一個完善的工程檔案資料管理平臺和數據庫，方便有關單位和人員在權限范圍內獲取和利用這些檔案資料信息，提高市政施工檔案資料的共享和利用效率。此外，還要求對市政施工檔案資料進行定期的備份處理和云存儲，以免出現檔案數據丟失的情況[2]。

3.2 深化市政施工檔案資源建設

在市政工程項目施工建設與管理過程中需要充分認識到市政施工檔案管理工作的重要作用意義，加大這方面的重視程度，設置專門的檔案管理部門，由專業的檔案管理人員深入施工現場，做好一系列施工資料信息的收集、整理和歸檔、利用工作。在市政施工檔案管理工作實施過程中，需要加強檔案部門與建設單位、施工單位、監理單位、勘察設計單位等有關單位和人員之間的溝通和交流，實現市政工程項目施工建設全過程各項資料信息和文件的規范記錄、及時整理和驗收歸檔，在各有關部門和人員的積極配合下，保證市政施工檔案管理工作的高效化實施。檔案管理人員也需要保證市政施工檔案資料在規定的時間內規范移交、統一歸檔和管理，能夠科學合理地利用信息化技術和手段，實現市政工程項目施工建設所有資料信息、所有類型和載體的檔案資料的快速收集、獲取和分類管理，確保紙質文檔、電子文檔等的科學歸檔。為有效提高市政施工檔案管理的效率和檔案資料的利用效率，還強調在管理工作中持續健全和優化市政施工檔案資料收集和管理的流程，加強市政施工檔案資料數字化加工，加強檔案數據應用平臺建設，構建一個更加完善的電子檔案和信息化檔案數據庫、大數據中心，實現對市政工程項目施工檔案資料的高效化存儲、傳遞、獲取和利用，并借助大數據實現諸多市政施工檔案資料信息的挖掘和分析，從中找出有價值的資料信息，保證這些檔案資料信息發揮出應有的價值和作用。此外，還強調實現市政施工檔案的共享共建，保證在市政工程項目施工建設中所產生的資料信息和施工記錄能夠及時移交給檔案管理部門和人員，也能夠促使各相關人員更便捷地獲取和利用這些檔案資料信息，為市政工程項目施工建設管理、規范化竣工驗收、市政規劃和管理等工作的開展提供依據和參考[3]。

3.3 完善檔案數字化標準

新時期，在推進市政施工檔案管理工作高效化開展和實施過程中需要持續健全和完善檔案數字化標準，提高市政施工檔案數字化質量以及檔案資料信息的綜合利用效率。首先，需要明確施工檔案管理的目標要求，檔案管理人員也需要明確自身的職責和工作任務，強調嚴格依照相關規定和要求做好一系列檔案資料的收集、整理和移交工作，在施工過程中各部門需要配合檔案管理部門收集資料信息，最后由檔案管理部門對這些資料信息進行統一歸檔和分類管理。其次，市政施工檔案管理繼續要做好一系列紙質文檔的管理工作，也需要對這些檔案資料信息進行數字化加工，對圖像中的文字進行準確識別和分析，實現市政工程項目施工建設中各種檔案信息和文件資料的微縮數字化加工，并借助大數據等先進的技術工具，實現市政施工檔案的精細化管理，盡可能防范市政施工檔案不全面、資料信息不完整、信息丟失以及失真等一系列問題。電子檔案的接收、歸檔和存儲也需要規范，必要的情況下還需要科學設置相應權限，方便檔案需求者查閱和借閱這些檔案資料信息[4]。

3.4 充分挖掘和利用檔案信息資源

市政施工檔案管理是一個系統性的工作，不只強調檔案資料信息的收集和歸檔管理，更需要充分挖掘和利用這些檔案信息資源，確保能夠為市政工程項目施工建設管理以及運營管理等提供支撐和服務。例如，構建完善的檔案數據中心和信息化平臺，方便檔案資料的收集，整理和歸檔，以及共享利用；在這些檔案資料收集完成之后，要對接到城市電子政務平臺，為城市規劃與管理等提供支撐和服務；強化檔案管理服務意識，構建市政施工檔案共享共建模式，以全面收集檔案資料信息和高效利用檔案資料信息；建立方便的索引，拓寬檔案服務的渠道，方便及時獲取和利用這些檔案資料信息。

4 結 語

加強市政施工檔案管理有著重要的作用意義，在項目施工建設與管理過程中需要監督落實好施工檔案管理工作，與工程項目施工建設同步進行，做好一系列檔案資料的收集、整理、移交、歸檔和利用工作，強調加強信息化和數字化建設，確保市政施工檔案管理工作規范化進行，并發揮出應有的價值和作用。