應用型高校電子檔案建設的困境及其高質量發展創新路徑

劉筱筠，丁 汀，李 婕*，蔣智林

（1.普洱學院 圖書館，云南 普洱 665000；2.普洱學院 綠色經濟發展研究院，云南 普洱 665000）

高等教育是國家發展的基石，高等教育轉型發展是建設創新型國家的動力源。在百年未有之大變局的時代，21世紀以來我國高等教育體系和培養模式均在發生著根本性的變化，從原來精英化教育逐步轉向大眾化教育，從原來填充式同質化教育逐步分化為內涵式多元化教育。如今，我國一方面在大力推動著“雙一流”高校建設，另一方面在繼續積極推動2000年以后新設立的一系列本科高校轉型發展為應用型高等學校。這樣，我國高等教育按照辦學類型將大學分為研究型、研究教學型、教學研究型、教學型、應用型、高職高專院校等幾類，而應用型高校就是指以應用技術類型為辦學定位，而不是以學術型為辦學定位的普通本科院校，是相對、區別于學術型本科（普通本科）的本科類型。應用型本科教育對于滿足我國經濟社會發展，對高層次應用型人才需要以及推進我國高等教育大眾化進程起到了積極的促進作用[1-2]；應用型本科是新型的本科教育和新層次的高職教育相結合的教育模式的探索，由部分省屬普通本科院校與國家級示范性高等職業院校、國家大型骨干企業聯合試點培養適應社會經濟發展需求的應用技術型本科專業人才。在培養規格上，應用本科培養的不是學科型、學術型、研究型人才，而是培養適應生產、建設、管理、服務第一線需要的高等技術應用性人才；在培養模式上，應用本科以適應社會需要為目標，以培養技術應用能力為主線設計學生的知識、能力、素質結構和培養方案，以“應用”為主旨和特征構建課程和教學內容體系，重視學生的技術應用能力的培養[3-5]。經過20余年的發展，我國應用型高校也已經在教學、科研、管理等領域進入了新的發展階段，形成了自己獨具特色的辦學內涵和實踐成果。應用型高校電子檔案建設管理如何跟上新時代轉型發展的需求，如何能夠建成符合應用型高校要求和具有應用型高校特色的電子檔案，為適應新型教學和科研提供豐富、便捷和優質的服務，是當前應用型高校檔案資源體系建設的當務之急和內涵建設的重要組成部分。本文將對我國應用型高校電子檔案建設的基本狀況以及內涵進行總結，對應用型高校電子檔案建設存在的主要問題以及原因進行深入分析，并進一步提出建設的路徑與對策，旨在為推動應用型高校電子檔案建設高質量發展提供理論基礎與應用參考。

一、應用型本科高校電子檔案建設的形勢與重要性

高校檔案是指高等院校在教學、科研、黨政管理等活動中形成的對學校和社會建設發展具有保存價值的歸檔的各種文字、圖表、聲像等各種形式、載體的原始記錄，通過高校檔案，可以有力地見證高校的辦學歷史、辦學成績、辦學特色以及綜合實力，是學校師生在歷史進程中各項活動的真實記載[6]，對研究和推動學校自身建設發展和服務于地方經濟社會建設發展均具有重要的信息支撐作用和參考價值。早在2016年4月1日，國家檔案局關于印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的通知（檔發〔2016〕4號）、《電子檔案移交與接收辦法》等規章規范性文件和《檔案信息系統運行維護規范》《電子檔案管理基本術語》等檔案行業標準相繼頒布，要求在2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數字復制件等功能完善的數字檔案館[7-8]。隨著電子信息和網絡形勢的發展，檔案信息化建設已經成為高校檔案管理的重要內容，檔案信息化程度的高低也直接決定了高校檔案管理與利用工作的質量與效率，高校電子檔案建設的程度和運轉水平直接決定和影響著應用型本科高校的現代化辦學水平和新時代高質量發展的辦學要求。結合新時代應用型本科高校的辦學要求和高校電子檔案的關系，目前應用型本科高校電子檔案建設面臨的形勢及其重要性主要體現以下幾個方面：

（一）高校電子檔案建設是新時代信息化發展的必然產物

隨著現代信息技術和計算機網絡技術的普遍運用，各類信息材料在高?；A建設、教學、科研和行政黨務管理活動中通過由計算機產生、處理，并存儲在磁盤、光盤、硬盤等載體上的經過歸檔整理形成過程性的信息資料已經成為最為主要的方式和手段，它與傳統的檔案相比，具有查詢方便、節約物理空間、節約成本等優點，在信息時代和大數據時代下高校師生和廣大科研工作者對于電子檔案的使用已成為最為主要的需求，也最為重要的形式之一。

（二）高校電子檔案建設是信息資料共享的根本條件

檔案信息資源主要體現在檔案信息的系統性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。檔案的電子信息資源可以將影像資料、教學情況、科研活動多層次、多結構、多視角的真實完整地保留下來，使檔案的存在價值和意義得到可視化的體現。將檔案資料電子信息化處理后，利用和發揮網絡的作用，有計劃性、有針對性、有代表性地實現網上查詢和利用服務，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于按需瀏覽保持隨機存取，提高館藏檔案的利用率，可最大限度地實現檔案信息資源的共享[9-11]。國家已經將檔案信息化納入到國家信息化建設的總格局中，所以我們要深刻意識到高校檔案管理的價值、意義及作用，高校檔案是高校進行行政管理、教學科研管理、對外服務的重要資源，要讓這些重要的信息資源得到很好的開發利用，則必須將檔案管理電子信息化納入對學校管理水平的考核范圍，并在此基礎上為檔案管理電子信息化工作提供必要的資源支持[12]。

（三）高校電子檔案建設是優化檔案管理和提高服務水平模式的必由之路

隨著數字化校園的建設和實施，檔案管理人員可通過檔案管理軟件系統將信息資料在網絡中進行檢查、驗收、歸檔即可，檔案信息的系統化管理，能夠從文件的產生、歸檔、利用進行全程控制，實現了檔案管理模式的優化[10]。此外，檔案信息化管理，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案的檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間、人力、物力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份[9，12]，可以最大限度地提高檔案的運行效率和服務水平。

（四）高校電子檔案建設是推動應用型高校高質量發展的重要支撐和保障

高質量發展既是高等教育適應經濟社會高質量發展的客觀要求，也是高等教育自身發展階段的自然趨向。高質量發展既關乎高等教育發展的性質也涉及發展的結果。黨的十九屆五中全會要求，地方應用型大學要把推動高質量發展作為生命線，堅持以新發展理念為引領，識變應變、科學定位、強化內涵、彰顯特色，努力在建設高質量教育體系中展現新擔當、實現新作為。檔案建設質量作為應用型本科高校合格評估和質量評估的重要內容，在新時代電子檔案建設信息化平臺、擁有的電子信息資料類別和海量資料容納，以及電子信息資料的使用效率等成為應用型高質量發展的基礎支撐和重要標志，是應用型高校高質量發展的信息源泉和重要保障。

二、應用型本科高校電子檔案建設存在的主要問題及其原因分析

自21世紀來，應用型本科高校取得了快速發展，檔案建設作為其重要的基礎建設組成部分，尤其是當前形勢下電子檔案建設的狀況更是學校綜合運轉服務效能和應用型轉型發展水平的重要體現，但是基于應用型本科高?；A條件能力和人才隊伍水平等多方面的影響，應用型本科高校電子檔案建設還存在著諸多問題和不足。歸結起來主要有以下方面：

（一）電子檔案建設的基礎資源條件落后

電子檔案建設所需設施和設備是實現電子檔案信息化智能化管理的必備條件，而應用型本科高校絕大多數是從?？茖W校升本而來，其檔案建設管理的基礎絕大多數還停留在傳統紙質的狀態，即便是部分應用型本科高校開始重視電子檔案的建設，也是因為經費體量不足而又面臨基礎條件改善和設備購置投入大，其電子檔案基礎條件建設也是處于起步階段，與現代化教育對電子檔案建設和管理的要求還相差甚遠。此外，對于教育高質量發展所要求高校具備的電子信息資料和可供各項的信息資源還很欠缺，一是自有電子信息資料處于初級建設階段，且建設速度很慢，二是有限的電子信息資料和采購的信息資源受限于基礎條件落后而讓電子信息資源成為僵化的資源庫存和無形的電子材料擺設。

（二）電子檔案建設管理人才隊伍能力和應用技術薄弱

新時代電子信息和互聯網技術發展越來越快，應用型本科高校信息化、智能化校園建設對于電子信息建設管理能力和相關應用技術的掌握成為至關重要的保證，電子檔案建設作為其中重要的一環，目前諸多高校其建設管理能力和技術還非常薄弱。一是部分認識到了電子檔案建設和信息化管理的重要性，但也有相當一部分依然沒有從思想上加以重視，不能從行動上去改變傳統檔案管理的模式，跟不上快速發展對于電子檔案建設管理的要求；二是應用型本科高校人才匱乏，電子檔案建設管理的人才隊伍技術水平較低，從事檔案工作的很大比例上是非專業人員，且年齡較大，對于信息網絡技術的理解和應用技術知識掌握得很少，嚴重制約了電子檔案建設管理工作的推進和運轉。

（三）電子檔案建設管理的信息化和系統化制度體系很不完善

應用型本科高校由于大多數還是傳統檔案，以至于檔案管理制度很大程度上均是傳統檔案的相關制度，而與新時代電子檔案建設發展的要求很不相符。電子檔案建設管理這種缺乏系統性、科學性的制度現狀，同時也給工作人員帶來無據可依和無所適從之困境，特別是一些電子檔案信息資料存儲和操作過程中的安全性制度保障體系尚不完善，電子檔案信息資料的容易丟失、損壞和外泄等問題，均需要建立與電子信息特征相適應的體系化制度來予以保障，同時需要構建對于電子檔案管理人員技術操作規程和責任制度；此外，國家也應該針對電子檔案的新形勢、應用方式和效力價值在法律的角度予以制度保護。

三、應用型本科高校電子檔案建設管理的舉措與對策

（一）大力加強電子檔案建設管理的基礎條件改善和信息暢通與安全保障

電子檔案建設管理最為基礎的就是要建立實現信息化運行管理的平臺，主要包括電子檔案信息的硬件環境和系統軟件，硬件環境建設主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設。根據功能需要，必須建設大容量的信息資源數據庫、大規模開發用戶的訪問服務管理系統、城域網系統、操作系統、信息安全系統和存儲系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。系統軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統的各種資源充分發揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的[9，12]。在新時代，高等教育高質量發展和知識信息化要求程度越來越高，作為應用型本科高校對于電子檔案信息高效管理和應用技術的快速高效更是迫在眉睫，對于越有傳統檔案信息管理平臺應要高標準進行建設，在硬件和軟件上系統集成，實現新時代對電子檔案收集、保管、整理、編撰、鑒定、統計、分析、利用等不同方面的高標準需求，給電子檔案管理工作的便捷和高效開展奠定堅實的基礎。同時，根據國家對于電子信息和網絡傳輸等安全保障的需求，建立高標準的安全防護設施設備和安全防火墻控制軟件等提供堅實的條件保障。

（二）傾力推動電子檔案建設管理的人才隊伍能力和應用技術培養

針對應用型本科高校在檔案管理領域的人才團隊現狀，要傾力加強更新和大力補充電子信息技術人才和現代檔案管理人才已是迫切需要，同時根據新時代高校電子檔案建設管理快速發展的需求，要對原來傳統檔案信息管理的隊伍加強培訓和提出新的要求，要讓教職工在思想上高度重視電子檔案的建設和管理，絕大多數能夠掌握電子檔案應用技術，一部分還能夠根據高校電子檔案的具體情況進行相應的技術開發和集成管理。具體來說，學校應有意識、有計劃、有目標地去增強電子檔案管理人員的自身素質，加強管理隊伍隊伍建設。既要多支持管理人員走出去參與學習培訓，又要聘請專業的、經驗豐富的電子檔案管理人員對本校的檔案管理人員進行相關的互聯網技術培訓和電子檔案管理培訓，讓電子檔案建設管理團隊人員掌握多學科理論與實踐的融合，建立起一支能夠跟上時代步伐的專業化人才隊伍。

（三）著力構建電子檔案建設管理信息化和高質量發展要求相匹配的制度體系

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出，要制訂和完善信用、交通、教育等相關領域的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范。應用型本科高校處于一個轉型發展時期，在電子檔案快速建設發展過程中，顯然傳統檔案管理制度已經不能適應時代要求。因此，一是高校應該根據各自應用型的性質特征構建符合自身實際的電子檔案管理制度，高度重視電子檔案在現代教育高質量發展中的重要地位和作用，理順多級管理和交叉管理，形成管理扁平化，遠轉立體高效化。二是高校要建立對電子檔案建立的質量保障制度，尤其是要建立針對電子檔案的真實性、完整性、有效性以及保密性的長期有效的保障制度，讓各類電子檔案建立的標準，能夠高質量滿足信息傳輸、網絡應用以及廣大應用者的需求。三是高校要針對電子檔案特征建立安全保障制度。切實建立一套安全防范的機制，如安裝防火墻、設置門戶訪問、安裝殺毒軟件以及定期檢查制度；同時建立嚴格遵守相關的電子文檔的安全保密制度，掌握好開放、控制的范圍和權限，確保電子檔案信息的高效運轉和規范安全。