數字化背景下科技檔案信息化建設與管理

王東華/中國獸醫藥品監察所 100081

1 檔案管理信息化概述

檔案管理信息化是信息時代的必然要求，傳統的檔案管理模式已無法滿足日新月異的檔案資源使用需求，在數字化背景之下，科技檔案信息化建設與管理工作也正在發生深刻變化，運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新理論，使檔案管理模式實現信息化，從而提高檔案管理工作的發展目前已成為單位檔案管理工作刻不容緩的事。通過信息化手段的管理，實現檔案資源的快速收集、歸納、管理和利用，對于檔案資源價值的有效發揮具有重要意義。

2 數字化背景下科技檔案信息化建設與管理工作意義

隨著社會和科學技術的不斷發展，互聯網大數據分析技術以及云計算技術不斷進步，檔案工作的任務、環境、服務對象以及管理方式等發生了巨大變化，現代信息技術廣泛的被應用到科技檔案工作中，為科技檔案信息化建設與管理工作提供了源源不斷的技術支撐與保障，同時對科技檔案管理工作也提出了新挑戰。為適應數字化、信息化下的檔案管理工作，運用智能化、信息化檔案管理技術，將科研信息進行開發、利用，對科技檔案信息化建設與管理中的細節進行合理研究與分析，實現資源的共享，將大大提升科技檔案的實際應用效率，從而更好地服務社會。

3 數字化背景下科技檔案信息化建設與管理

3.1 加強科技檔案的信息搜集和整理數字化時代，科技檔案信息化建設與管理具體形式已經發生了巨大變化，相比于傳統的管理模式，數字化以及智能化的管理模式具有明顯的技術優勢。檔案是伴隨著工作的進行而產生的主動行為，所以在日常工作中要主動跟蹤檔案收集工作?？萍紮n案的收集，是做好科技檔案工作的基礎和起點，是維護科技檔案安全和充分發揮科技檔案作用的重要保證?？蒲泄ぷ骶哂虚L期性特點，科技檔案都是在科研工作的過程中不斷產生的，不管什么樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中，且要明確職責，落實到人。要增強科研人員、科技檔案管理人員的責任和管理意識，每位科研人員都是立卷歸檔責任人，工作中要隨時將有價值的資料進行積累，及時完成預立卷、立卷、歸檔，移交等。要將責任分解到部門，具體到人員，確?？萍紮n案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

3.2 加強科技檔案信息資源的開發利用要充分發揮檔案信息資源的優勢，將科技檔案的利用價值變為單位的智庫，為領導決策提供依據。通過收集資料、編寫參考信息等方式，完善檔案信息化發展保障機制。在數字背景下融入數字經濟、數字社會建設，推動科技檔案納入單位的發展規劃。充分利用網絡優勢，加強科技檔案網站建設，充分利用網絡平臺，提供檔案網上檢索服務，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性的信息服務，最大限度地實現檔案信息的共享。加大對科技檔案信息內容的研究和開發力度，把信息內容轉變為檔案信息知識。充分發揮檔案編研人才的優勢，鼓勵社會力量對已公布檔案信息內容進行研究和開發，從而提高檔案信息資源開發利用的深度。

3.3 創新管理手段，進一步推動科技檔案管理現代化水平積極適應經濟社會發展和信息時代要求，進一步強化創新意識，打破僵化的思維模式，把創新理念貫穿于檔案收集、管理、保存、利用、宣傳等各環節，充分發揮科技創新在檔案事業發展中的支撐作用，落實“存量數字化、增量電子化”戰略和檔案“雙套制”標準，積極推動互聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術與檔案工作的深度融合，完善檔案科技創新和應用機制，提高檔案科技創新能力，建立檔案數字治理新模式，推動檔案工作融入各項業務全流程，數字檔案館對于提高檔案業務的精細化、規范化、科學化起著關鍵作用，要深刻認識數字檔案館建設的重要意義，以思路創新推動科技檔案工作創新，為檔案事業創新發展注入思想活力。

4 現代技術對檔案信息化的影響

在科技檔案傳輸與保存的過程中，首先需要相關工作人員密切關注檔案的實際保存形式，如發現檔案內容出現錯誤，或者是數據被篡改，則必須及時剔除錯誤數據，隨后運用加密技術保證檔案內容的安全性與真實性。利用加密技術要求工作人員在傳輸科技檔案信息之前，應用二級密鑰，對科技檔案的具體內容進行層層加密之后，選擇較為安全、可靠的文件傳輸形式。在傳輸環節中，檔案管理人員需要做好協調與統一，及時聯系接收方進行快速接收檔案，以避免不法分子竊取檔案中的重要信息。接收方在完全接收到檔案內容之后，必須要認真檢查檔案的實際內容，做好檔案的保存與整理。

將信息化技術引入到科技檔案在存儲過程中，可以實現存儲形式、內容的多樣化以及存儲量的提升。信息化形式的存儲，實現了檔案存儲形式和內容的多樣化。引入信息化技術，實現紙質檔案、電子檔案的多介質存儲，可以保證檔案的安全性和完整性，同時還可以實現聲音、視頻、音視頻等內容的多樣化保存，從而使檔案內容更加詳實、材料更加生動。將信息化技術應用到檔案利用工作當中，可以使檔案的查閱和調取更加方便，通過計算機軟件的檢索功能，只需要輸入檔案號或者輸入關鍵詞，就可以顯示相關檔案內容，調取相應電子版資料之后也可以進行直接的打印、傳輸等工作，方法簡單易行，因此可以大大提升檔案利用工作的效率和質量，實現檔案價值的深入挖掘。

5 數字化時代科技檔案管理信息化工作的應對措施

5.1 強化責任意識，牢固樹立依法治檔的理念檔案作為重要的信息資源和歷史文化遺產，價值日益凸顯，檔案工作對國家事業的支撐作用更加突出，在國家確立的依法治國的指導下，必須要把依法治檔作為工作的原則和發展方向。新形勢下發展檔案事業，依法管理是關鍵。要緊密結合檔案工作實際，以規范化建設為核心，推進科技檔案事業全面、規范、可持續發展。牢固樹立依照《檔案法》辦事觀念，有針對性地制定或修訂相關規章制度，并認真組織實施、切實做到依法治檔。要建立檔案工作規范化評估機制，通過達標評級，激發單位內部動力，調動做好檔案工作的主動和積極性，合力推進科技檔案工作科學發展。

5.2 抓好科研人員隊伍建設，夯實科技檔案發展基礎要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，加大力度抓好科研人員檔案隊伍建設。建立兼職檔案員機制，明確職責，定崗定責，完善檔案員隊伍體系。大力弘揚忠于職守、愛崗敬業、無私奉獻的精神；加強科技檔案宣傳工作，展現科技檔案工作成果，展現科研檔案人員風采，把科研檔案人員的勁鼓起來、氣提上來，堅守平凡，創造非凡，在本職崗位上爭先創優，建功立業。要不斷提高科技檔案人員的業務素質，根據職能分工，劃分為協作組；推動協作組機制正常運轉，充分發揮協作組機制溝通交流、學習互進的作用。

5.3 狠抓安全保密，夯實科技檔案保密工作基礎科技檔案是一個單位全部檔案的核心和主體。檔案的安全將直接影響到檔案的管理和利用。根據科研工作的特點、科技檔案形成的規律以及檔案材料之間的聯系要求，嚴格抓好檔案利用和數字過程中的審查監管工作，完善科技檔案管理和利用制度，特別是對密級科技檔案的管理和借閱。建立健全科技檔案安全應急防范機制，采取相應的安全措施，對有密級和不能公開的檔案信息，堅決不放在網絡服務器上；要設定提供檔案信息的權限，建立數據備份制度，建立網絡防火墻，進行數據加密處理，還要注意網絡黑客的攻擊等特殊情況的出現，及時對科技檔案進行備份，以確保檔案信息的安全，杜絕失泄密事件的發生。

6 結語

傳統的科技檔案管理模式在數字化環境中已經舉步維艱，檔案管理數字轉型是大勢所趨勢，也是機遇和挑戰?？萍紮n案信息化建設與管理需要科技檔案管理人員充分整合各類重要信息以及資源，對檔案進行分類與研究，采用信息化手段進行技術處理以保護檔案重要信息以及關鍵數據的安全至關重要。工作中注重應用數字化管理技術，妥善保存重要內容以及關鍵信息，并在此基礎之上，逐步形成獨具特色的科技檔案信息化建設與管理體系?？萍紮n案工作者要堅定信心，迎難而上，不斷創新，推進科技檔案事業邁上新臺階。