基于煙草行業檔案管理信息化發展研究

張曉蕾

摘要：煙草行業在我國的經濟體系中占有重要的地位，檔案是反映、記錄煙草企業運營與發展的重要信息資料，其內容以數據、圖表、影像、圖片、文字等多種形式體現，是煙草企業日常管理、運營以及未來發展等各項工作開展的基礎。隨著信息化技術的不斷推廣與革新，在大數據時代背景下，檔案管理也需與時俱進，加強其信息化發展，以優化煙草行業檔案的處理、保存及應用，挖掘其價值以促進煙草行業持續發展。

關鍵詞：煙草行業;檔案管理;信息化發展

引言：

檔案所記錄的內容非常繁雜，包括人事資料、生產活動、銷售情況、日常管理等各種信息，在企業運營、發展中發揮著重要作用。大數據時代，傳統的檔案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小，逐漸無法滿足企業發展的需求，而信息技術操作便捷、高效安全、功能多，尤擅數據統計與分析，因此檔案的信息化發展是一種必然趨勢。在其信息化發展過程中，管理人員需要認識到檔案管理中的問題，并結合信息技術優勢提出科學的解決措施。

一、煙草行業檔案管理問題

（一）缺乏專業人才

很多企業認為檔案管理就是簡單地將資料進行整理，因此在選擇檔案管理人員的時候比較隨意，對其經驗、工作能力等要求不高，甚至有的企業是安排其他崗位的人兼職檔案管理工作，這種認知是非常片面的，這種管理更是不可取的。檔案管理人員不僅要有專業的工作技能，還需要熟悉煙草行業檔案管理相關規定以及國家相關法律法規，要責任心強、安全意識強，綜合素質高。但是，目前煙草行業的檔案管理人員大多沒有經過專業學習，只是進行了臨時培訓，或者自己自學，因專業能力不足、對檔案管理工作缺乏深刻的認知，檔案管理員往往缺乏主動性、責任意識及安全意識，且工作效率低、管理質量不高。若是兼職檔案管理人員，更是缺乏對這份工作的重視和尊重。檔案管理專業人才匱乏，是檔案管理工作信息化發展的重要阻礙因素。

（二）管理缺乏規范化、標準化

傳統的檔案管理中，檔案載體多是光盤、照片、磁帶以及紙張等，其中以紙質檔案最多。在對檔案進行分類、整理及歸檔、調閱等管理中，不僅要消耗大量的時間、人力，占據大面積的空間，而且容易對檔案造成損壞，或者丟失。檔案管理的信息化發展減少了對人工的依賴，在效率上更高，儲存、調閱、歸檔等也更加便捷。但是，目前煙草行業的信息化檔案管理還未完全規范化、標準化，檔案管理職責不明、流程不清、要求不嚴謹，使檔案管理難以有序、高效的開展。

（三）缺少信息化基礎設施

檔案管理的信息化發展過程中，構建安全、穩定、高效、多能的電子檔案管理系統是關鍵，利用電子管理系統，不僅可以實現檔案信息的快速儲存、檢索，還可以對信息進行整合，利用大數據分析來體現煙草公司運營情況，以有效利用數據指導企業發展，與此同時，必須要保證系統的技術性、安全性，這些都需要依靠信息化基礎設施來保障。但是，目前的煙草行業在信息化基礎設施的建設方面缺少投入力度，軟件配置、硬件配置不足，功能性、安全性、穩定性較差，而且電子系統的各版塊業務也不能有效的銜接，比較獨立、分散，無法構建一個完整的電子檔案管理體系，影響了檔案管理信息化發展的有效進行。另外，信息化基礎設置的不足，另檔案信息化建設處于探索階段難以突破，在數據的獲取方面缺乏及時性，在查詢方面不夠便捷，對數據的利用不足，檔案數據庫不完善。

二、信息化發展的策略

（一）培養檔案管理人才

檔案管理的水平如何，這與檔案管理人員的素質密不可分。目前，煙草行業缺乏專業的高素質檔案管理人才，因此檔案管理信息化發展的首先任務，就是在管理隊伍的構建方面提高要求、加強培訓，以打造專業的、高素質的檔案管理隊伍。首先，在檔案管理的發展歷程中，信息化發展是一次創新、一次變革，而很多檔案管理人員在思想上、技術上遠遠沒有跟上時代的腳步，對信息化理念、技術的了解不深入、不全面。企業除了結合市場環境積極引進專業人才外，需對現有的檔案管理人員進行系統的培訓，針對信息技術優勢、信息化技能、數據統計分析等組織學習，提升檔案管理人員的專業技能。其次，隨著檔案管理工作的規范化、復雜化，檔案管理人員必須要成長為復合型人才，不僅要掌握專業的檔案管理、信息化管理相關知識與技術，還需要有嫻熟的業務能力，更要熟悉煙草行業相關法律法規以及檔案管理條例。對此，企業可以制定激勵方案，鼓勵檔案管理人員積極學習，增強其責任意識、安全意識，提升檔案管理人員綜合素質。

（二）加強管理的規范化、標準化

煙草行業檔案管理的信息化改革能否順利的進行，其主要決定因素是檔案管理工作能否規范化、標準化，如果檔案管理人員的職責不明、管理流程混亂、管理要求不嚴密，必然會嚴重阻礙信息化發展有效進行。對此，企業要完善檔案管理制度，在制度中對檔案管理的部門、職責等進行明確，同時對部門內各人員的工作范圍、工作標準、工作要求等進行明確，使檔案管理工作有章可循、有規可依。其次，企業要設置好各部門、各層級的檔案管理系統權限，以保證各部門能夠對檔案信息進行有效使用的同時，還能夠保護好檔案信息的安全，并協調好各部門與檔案管理部門工作上的配合。再次，檔案管理部門在工作劃分上，要結合數字化信息技術，對檔案的保管與保護工作、利用與開發工作、統計與借閱工作、鑒定與銷毀工作的相關流程、管理方法等進行優化，形成規范化、標準化管理體系。另外，對于信息化管理制度的落實情況，煙草企業需要加強審查，及時的發現不足，及時調整，保證制度執行的有效性。

（三）完善信息化基礎設施，提高檔案利用率

首先，煙草企業在檔案管理的信息化建設中，要積極的引入先進的信息化管理設備，并強化信息安全管理，為信息化管理工作的開展奠定良好的條件基礎。利用強大的基礎設置支持，提高工作效率，并構建流暢、安全的電子檔案管理體系，增強系統的整體性。比如，將OA業務系統及辦公平臺結合，使文檔、檔案有效對接，以增強檔案管理、服務能力，更好的整合檔案資源。其次，充分挖掘檔案信息的價值。比如，檔案中記錄著煙草企業各個時期的發展情況，見證著企業的改革，利用檔案可以撰寫企業的大事記，可以編制企業年鑒，員工通過這些資料能夠從更多角度、更多維度以及更多層次來感觸企業的發展歷程和前輩們的艱辛奮斗，這對傳承企業優良傳統、增強企業品牌影響力有重要意義。再次，企業可以適當的開放檔案管理信息化平臺的權限，讓員工共享檔案資源進行學習、分析，以更多的了解公司發展，并從中挖掘有價值的內容以優化自身的工作。此外，檔案管理部門也可以通過整合檔案、細分檔案等，借助信息化手段將有價值的檔案信息以視頻、圖片等生動的形式展示出來，一方面可以體現信息化技術的價值，一方面可以讓檔案信息以更豐富的形式為全體員工服務。

三、結束語

煙草行業的檔案管理工作至關重要，其會一直伴隨企業的日常經營與發展。但是，時代在變，技術在創新，工作的理念與模式在不斷改革，如果檔案管理工作依然延續傳統的、落后的思想及形式，不能夠結合時代發展的需求打破束縛、積極創新，便會嚴重阻礙煙草行業發展。因此，信息化時代背景下，檔案管理也需要順應形勢以不斷的調整發展策略，結合信息化技術與優勢，提升檔案管理效率與質量，深入挖掘檔案價值，使其更好的為煙草行業的發展服務。

參考文獻：

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