疾病控制機構文書檔案的分類管理技巧探討

羅茂燁 郭彥伶

摘要：疾病控制文書檔案管理工作對于國家在疾病控制方面的記錄具有非常重要的意義，同時疾病控制文書檔案的內容對于以后的疾病防治具有非常重要的參考作用，因此檔案管理工作至關重要。但是就現階段疾病控制文書檔案的管理工作而言，尚未形成全國統一的標準。本文對疾病控制機構在檔案分類管理中存在的問題進行分析，并提出具有針對性的解決措施。

關鍵詞：疾病控制機構;文書檔案;分類管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）07--01

文書檔案是將以往發生的事件進行文字記錄，并將記錄的內容按照時間的順序進行管理，以便后期能夠進行快速查找。文書檔案管理的主要工作是對檔案信息進行整理、保管以及查找等。疾病機構文書檔案分類管理是其檔案管理工作中的重點，作為疾病控制機構，主要工作是對疾病的預防及控制工作，為相關政府和領導決策提供參考，為醫療機構救治提供意見和建議。雖然我國在文書檔案管理方面已經有了一定創新，管理技術上也有了顯著提升，但是依然存在一些問題需要進一步解決。

1疾病控制機構文書檔案分類中存在的問題

1.1分類標準缺乏統一性

我國目前文書檔案分類管理標準是寬泛的，針對特殊行業、部門的標準還有不足，導致疾病控制機構在進行文書檔案分類管理時嚴重缺乏規范性。我國部分地區有自行制定的檔案管理標準，但是其中卻存在一些問題，導致檔案管理信息的不完整性或分類不合理性。

1.2檔案劃分層次缺乏細致型

國內部分疾病控制機構在進行檔案分類管理時，并沒有做到詳細分析，即很多機構在檔案分類上只進行了一級分類，并沒有制定更為詳細的二級分類，導致后期在疾病防制過程中查找不到疾病的具體防制方法從而延緩疾病防制的最佳時期，嚴重時將導致疾病傳播范圍擴大和傳播速度加快，從而影響大眾身體健康，甚至影響生命安全。

1.3檔案收集及分類交叉嚴重

檔案管理分類的交叉管理在一定程度上降低了檔案查找的效率。疾病控制機構在對檔案進行分類管理過程中，經常出現分類不明確的情況，比如將疾病專業方面的資料分到了規范做法類中，使得規范做法中的數據量增多，相對的疾病專業方面的資料就相應的少了一些，當后期需要查找這方面內容時，會嚴重增加查找的時間，同時因此重復資源的出現，使得查找的技術增大，進而降低查找效率[2]。

1.4分類檔案查找時間花費大

疾病控制機構在進行檔案管理時，管理人員需要對檔案進行分類，但傳統的檔案分類管理方法過于繁瑣，使得分類工作費時費力，同時無法保證檔案分類管理的準確性。此外，目前疾病控制機構中涉及病例、流行學分析等檔案主要還是以紙質檔案為主，在查找和存儲過程中都會帶來很大不便。在管理過程中，非常容易出現檔案信息丟失、老化損壞等情況，而在查找方面，由于需要通過人工進行查找，從而延長查找時間，費時費力[3]。

2疾病控制機構文書檔案分類管理的思考

2.1完善檔案分類管理制度

受傳統檔案管理方式的影響，目前很多機構依然使用傳統方法進行方案分類管理，這樣在管理過程中很容易出現分類不科學的情況，同時分類的界限也不明顯[5]。而建立健全檔案分類管理制度能夠有效解決上面出現的問題，首先能夠規范管理人員在進行檔案分類時的標準，而當檔案分類管理更為科學，那么也會對后期的查找工作提供便利，從而提高檔案查找的效率。

2.2提高檔案分類管理人員綜合素質

隨著社會經濟的快速發展，對于各行各業工作人員的學習能力有了更高的要求，同樣對于檔案管理人員的要求一樣也有所提高。以往的檔案管理人員僅僅只是負責檔案的分類、儲存和查找工作，但是隨著時代進步，目前檔案管理人員除了要會以上的基礎工作之外，還需要加強自身對檔案信息的分析能力，在現在的檔案管理工作中，對檔案管理人員一共提出了兩個方面的要求。一方面是檔案管理人員需要具備良好地學習能力，以便能夠隨著時代的發展學習全新的管理技能，從而保證管理工作能夠高效執行。另一方面就是要對檔案工作有一個深入的認識，以便能夠對檔案供的創新提出建設性意見。對于疾病控制機構也提出了新的要求，就是需要工作人員進行合理管理，對崗位人員進行合理分配，以便每一項工作都能夠高效的開展。

2.3細致劃分檔案分類管理層次

在疾病控制機構的檔案管理體系中，需要對檔案信息進行再次細化分類，這樣能夠方面查找和檔案信息管理。比如可以將檔案內的公共衛生方面的檔案信息進行二次分類，可以再次分成公共衛生檢測、公共衛生評價以及傳染病等等。這樣分類的主要目的在于能夠將每一個專業的每一個業務進行詳細分類，這樣既能夠方便詳情查找，同時還能夠對病癥的詳細情況進行歸檔，也便于分析。

2.4采用現代化網絡信息技術

隨著時代的發展，科學信息技術已經正式走進人們生活中的方方面面，使得人們無論在生活中還是在工作中都獲得了極大的方便。因此，我們可以將數字化技術運用到檔案分類管理中，不僅能夠是文書檔案管理和分析更加精細化，同時還能夠省去在管理過程中的人工成本和時間成本。另外還可以建立一個資源共享平臺，這樣能夠方便全國范圍內的醫療衛生機構進行資源查找和參考，進而有效促進我國疾病預防控制效果。在傳統的紙質檔案時期，人們需要進行手動查找，并且需要根據多級分類進行逐級查找，浪費時間，但通過使用計算機信息技術，可以通過輸入關鍵字進行查找，效率得到了極大的提升。因此數字化技術的引入，也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。

結束語：

疾病控制機構文書檔案管理水平的高低不僅影響著檔案管理的質量，同時要給疾病控制工作的發展和執行帶來一定影響。因此疾病控制機構應該重視文書檔案工作的創新、檔案管理人員的專業性問題。首先可以通過強化管理人員的專業能力來提升檔案管理工作的工作效率，此外，還可以引用互聯網數字技術對檔案分類管理工作進行優化，從而有效的提高工作效率，減少人工成本。同時全面實現文書檔案分類管理的規范化和制度化以及科學化，為疾病控制機構文書檔案分類管理工作的有序開展提供了極大幫助。

參考文獻：

[1]王晨.分析醫院檔案分類管理[J].智庫時代，2019（25）：236+240.

[2]鄧葦喆.疾病控制機構文書檔案的分類管理探討[J].人力資源，2018（08）：114-115.

[3]郭金菊.淺談文書檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2012（11）：27-28.