探索現代文書檔案管理新路徑的重要作用

周玉敏

【摘要】文書檔案是一個單位發展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

【關鍵詞】文書檔案；檔案管理；重要作用

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。

一、當前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國企事業單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有一支穩定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的復合型專業人才十分匱乏。

（二）檔案管理機構和職責不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的地步。在機關機構設置中，不少檔案管理機構的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化。

（三）檔案管理不夠規范。在一些大的企事業單位或是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三，大部分案卷缺少卷內目錄。第四，組卷混亂現象比較嚴重。

二、提高檔案管理效率的對策

針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現文書檔案管理的規范化、健康化發展，本人認為需從如下幾個方面做起。

（一）領導重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發展軌跡和建設成果的重要載體。目前，很多企事業單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領導必須立足于單位事業發展的全局，把檔案管理工作納入單位事業發展的長遠規劃中，讓職工充分認識到檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對當前檔案管理機構的地位和職責功能嚴重被弱化的現象，各企事業單位要專門設立檔案管理機構，添購檔案管理設施設備，成立以單位主要領導為組長，相關負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一定數量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認真研究落實本部門的文書檔案工作任務，使文書檔案工作保質保量限期完成。

（三）提高檔案管理人員素質是做好文書檔案工作的關鍵。文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開闊的視野、優化的知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，就要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業道德》《文書學》和國家有關文檔工作規定，使檔案管理人員充分認識搞好文檔管理工作是自已應盡的法律責任和義務。二是要把住人才入口關，注意招聘一些有檔案專業知識，有專業技術技能的人才充實文書檔案隊伍。同時加強現有人員的繼續教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業務知識培訓，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業務同步發展。

（四）牢記服務是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務。這就要求我們強化服務功能，創新服務機制。使得文書檔案工作更好地為領導決策服務，為單位事業服務。

三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

（一）提高辦公效率，降低檔案管理成本。以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了辦公自動化后，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統一歸檔，這樣既節省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。同時電子文檔保存空間小，調用時方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關文件查閱出來。

（二）提高文件信息交流，實現資源共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。而今實現了文書檔案管理的網絡化以后，就不再需要查閱檔案的人到檔案保管部門查了。法令性的文件，不需要設密碼，建立一個共享網站，任何人任何時候都可以點擊、查閱。有密級的文書檔案，在符合查閱條件范圍的人通過聯系后，以核對密碼的形式由檔案管理部門對其授權查閱，通過網絡服務這個寬廣的平臺，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。

（三）依賴成熟載體，實現長期保存。電于文件保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易遭受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

四、針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出幾點方法

（一）辦公自動化系統內、外網隔離。在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾網絡的數據；管理網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明，只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。運用網絡、現代通信等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善的管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規范化和標準化，從而根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發展。

【參考文獻】

[1]陳逸輝.試論文書檔案管理的特點和趨勢.中國科技博覽，2010 （ 2 1 ）.