新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策創新研究

伍震

摘 要：新媒體技術的發展，極大的提高了信息資源利用效率，高校檔案管理作為高校發展的重要組成部分，隨著高校生源不斷擴張、規模擴大，對傳統的高校檔案管理造成了較大的壓力，使得高校檔案資源得不到充分利用，因此，高校需要抓住新媒體環境優勢，創新高校檔案管理工作模式，提高檔案管理效率，本文通過論述新媒體環境對高校檔案管理的影響，并針對影響因素提出對應的解決策略，以期促進高校檔案管理的高質量發展，滿足高校發展需求。

關鍵詞：新媒體環境;高校檔案;管理;創新

高校檔案不僅記錄的高校發展理論，也承載著高?？蒲?、教學管理、學生學籍等資料，是高校寶貴的信息資源，隨著社會多元化發展，傳統檔案管理工作已經不能滿足當前高校發展需求，在檔案管理上需要突破紙質檔案的局限性，轉型數字化信息檔案管理，新媒體的發展為高校檔案管理工作帶來的新機遇，借助新媒體優勢能夠豐富檔案資源的傳統載體和應用途徑，提高檔案管理工作效率，本文通過探討新媒體環境下高校檔案管理的影響，并從完善檔案管理體系、優化管理人才、三個維度來探索創新策略。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

（一）檔案傳播載體更加豐富

高校檔案管理工作在傳統媒體環境中，主要采用的的紙質檔案記錄和人工整理工作模式，這樣使得高校檔案管理工作效率不高，信息利用率較低，而且隨著高校生源擴展、規模不斷的發展，傳統高校檔案管理已經不能滿足新時代高校發展需求，造成高校檔案管理工作質量不高，檔案信息資源功能難以發揮問題，嚴重制約了高校高質量發展。并且傳統高校檔案管理工作隨著工作量加大，易損壞、儲存成本高、資料查詢流程繁瑣等問題逐漸凸顯，高校檔案管理改革勢在必行，新媒體環境使得信息資源交流更加高效，渠道更加多元化，高校檔案管理工作能夠借助新媒體環境在最大程度上豐富檔案資源的載體和傳播形式，借助新媒體技術的提高檔案資源利用效率和管理工作，如借助新媒體技術將高校檔案信息資源轉向數字化信息資源建設，利用電子文檔、視頻、音頻等方式來承載檔案信息，一方面能夠增加高校檔案資源的儲存空間，也有利于增強高校檔案管理工作的工作效率及質量。

（二）拓寬了高校檔案管理發展空間

傳統的高校檔案管理工作僅局限在人工檔案管理中，這樣使得檔案管理工作效率較低，針對高校龐大的檔案信息資源，不能進行有效的發揮，只能發揮出檔案記錄、檔案查詢等基礎功能，特別是隨著高校檔案資源的持續增加，高校只能進行對應的檔案管理工作人員招募才能實現高校檔案管理平穩運行，造成高校檔案管理工作組織結構臃腫，管理模式單一等問題，新媒體技術的應用，能夠借助新媒體的開放性和交互性來拓寬高校檔案管理發展空間，借助新媒體技術來優化工作模式，提高工作效率，在新媒體環境下，高?？梢越柚旅襟w技術來實現高校檔案管理工作信息化建設，實現高校檔案管理的智能化，如建立信息資源管理平臺，高校師生能夠借助不同的權限來進行檔案管理資源調取，讓高校管理工作不在受到時間和空間上的束縛，一方面能夠借助信息化平臺來優化工作模式，降低工作強度，提高工作效率，另一方面也能夠為高校師生提供全方位的檔案資源服務，提高檔案信息資源的利用效率。讓高校能夠實時借助檔案資源來優化管理決策和發展戰略。

（三）影響檔案管理方式

新媒體環境下，高校檔案管理工作的服務對象、工作要求都發生的顯著變化，新媒體技術的出現極大的豐富的高校檔案管理工作的傳播載體和發展空間，但也對傳統高校檔案管理工作造成了一定的沖擊，采用傳統高校檔案管理工作思維和管理方式進行新媒體環境下檔案管理，不僅不能發揮出檔案管理工作價值，還容易出現不適應性，不僅對高校檔案管理工作人員造成較大的工作壓力，也不利于高校檔案管理高質量發展。

（四）影響檔案管理工作模式

新媒體技術具有較強的信息交互性，能夠實現各類信息的有機分類整合，新媒體技術在高校檔案管理工作中的應用，強調的是借助信息化檔案管理平臺來實現檔案信息的集中管理和有效整合，以此來提高檔案管理工作效率，充分發揮出檔案資源價值，在傳統的高校檔案管理工作中，采用人工的管理方式，會呈現出檔案管理工資內容較為繁雜、瑣碎，各類工作連接性不強，工作內容相對獨立，但新媒體技術下的高校檔案管理工作強調的是信息資源共享、交流協作，以此來實現高校檔案管理工作的流程化、系統化。因此，新媒體環境極大的改變了高校檔案管理工作模式。

二、新媒體環境下高校檔案管理的對策創新

（一）加強高校檔案管理管理資金投入

新媒體環境為高校檔案管理工作提供了發展新機遇，高校需要借助新媒體優勢來創新工作模式，革新工作理念，提高檔案管理工作效率，想要充分發揮出新媒體技術在檔案管理工作中的優勢，高校需要加大對檔案管理的資金投入，借助完善的信息化設備和管理軟件來優化工作流程，從而實現由傳統的檔案管理轉向數字化檔案管理，檔案管理信息化建設、檔案資源傳播載體構建都不離開現代技術支持和信息化設備，新媒體環境下高校檔案管理更加注重的技術創新和工作價值發揮，高校檔案管理資金的充足投入，一方面，在檔案管理工作中能夠有效的實現檔案管理工作的系統化、集中化服務，通過構建智能化檔案管理平臺、檔案服務平臺來為師生提供優質的檔案管理服務，提高檔案資源利用效率。如在檔案服務平臺中，將高校師生學號設置成不同資源調取權限。師生能夠通過服務平臺進行各項資源的高效獲取，有效的避免了傳統檔案資源獲取的繁瑣性和片面性。另一方面，資金的投入也有利于高校檔案管理工作的師資力量建設，如通過組織檔案管理人才內部升級、外出深造等方式提高檔案管理工作人員整體水平和職業素養，同樣也能通過高薪聘請兼具高校檔案管理工作能力和新媒體素養的教師隊伍，以此來提高高校檔案管理工作人員整體職業素質。

（二）構建完善的高校檔案管理制度體系

新媒體在高校檔案管理工作中的應用，新媒體的開放性和交互性對高校檔案管理工作中的保密、儲存等工作造成了較大壓力，高校檔案內容涉及到高?？蒲行畔?、師生個檔案等方面內容，具有一定的保密屬性，因此，高校在發揮新媒體優勢的同時，要針對風險弊端做出針對性部署。構建完善的檔案管理制度體系尤為重要，首先，在新媒體環境下針對高校檔案管理工作模式、管理理念、工作內容創新的同時，需要完善管理制度，借助制度約束來實現高校檔案管理工作的有效創新、高質量創新，其次，新媒體環境下高校檔案管理工作過程中，需要借助制度的力量來實現管理工作的科學性和合理性，如針對數字化信息檔案管理中，需要制定明確的檔案管理制度，讓制度和工作內容保持高度一致，需要明確各項檔案管理工作的工作范圍、工作職責、工作要點，并形成完善的監督管理體系，避免出現因為人為因素造成管理不當等問題，如針對檔案資源的調取、修改等工作，制定留檔記錄，每次修改IP地址、管理員操作記錄都需要進行有效記錄，并保持在電子檔案中，便于后期檔案管理的管理和核查。做到信息溯源管理，對檔案管理工作人員進行長效約束，雖然在高校檔案管理工作中，已經形成了完善的管理體系，但由于傳統高校檔案的局限于，大部分工作內容都屬于線上辦公，會由層層審批部門來進行約束，借助繁瑣的工作流程來降低檔案管理工作的錯誤發生率，但新媒體環境下，需要的是檔案管理工作智能化、信息化管理，因此，針對當前新媒體環境制定科學合理的檔案管理制度體系是必由之路，可以明確技術創新路徑，精準定位智能化、信息化管理流程，最后，完善的檔案管理制度，也能夠實現檔案管理工作的系統化、流程化，借助管理系統能夠實現管理工作的有效監督和權限約束。如針對不同檔案管理工作人員工作內容設置管理權限，如針對負責學生檔案資源管理人員沒有權限進入到教師檔案、科研檔案等功能模塊。有效避免非法使用或檔案信息泄露問題，最大程度保障檔案資源安全。

（三）構建一專多能的檔案管理團隊

高校檔案管理教師隊伍是發揮檔案資源的推動力量，高質量的檔案資源服務和高效率的工作流程都于檔案管理工作人員的職業能力和專業水平由直接影響，新媒體環境下傳統的高校檔案管理工作能力和工作理念已經不能適用，因此，高校需要發揮出頂層設計，強化高校檔案管理教師隊伍的新媒體素養和工作能力，讓高校檔案管理工作人員有能力、有思維意識來應用新媒體技術來優化工作流程，提高工作效率。這樣導致新媒體環境下傳統高校檔案管理工作人員不能適應新媒體環境下的工作模式，對于檔案管理信息化平臺、檔案服務平臺等系統不能做到有效應用，在實際工作中依舊采用傳統的檔案管理工作模式，這樣使得高校投入的信息化設備和軟件系統得不到充分發揮，管理人員的短板嚴重影響了新媒體環境下高校檔案管理工作的發展，高校需要依托傳統檔案管理教師資源，構建一專多能的檔案管理團隊來充分發揮出新媒體環境下高校檔案管理的工作優勢和功能價值，在具體實踐中，可以從從內部升級和外部聘請兩個方面來入手：

在內部升級方面，高校需要將新媒體素養融入到檔案管理工作內容中，提高新媒體技術優勢和工作價值的宣傳力度，提高檔案管理教師的思想認知程度，讓其能夠感受到新媒體對自身工作的價值內涵和技術優勢，幫助高校檔案管理教師能夠突破傳統檔案管理理念的束縛，能夠在工作中正確認知新媒體技術優勢，在思想上強化檔案管理教師的認同感，在行為上，高?？梢越M織檔案管理教師進行集中培訓、座談會、功能演示教學等工作，提高檔案管理教師對信息化檔案管理平臺、智能化檔案管理平臺、檔案服務平臺等功能系統的應用能力，讓高校檔案管理教師能夠有能力、有技術水平來進行新媒體環境下檔案管理工作創新和高效利用。避免出現高校檔案管理教師在實踐工作中出現不適應性，能力與工作內容不匹配。此外，高校也需要建立完善的績效考核制度，通過績效考核、獎懲制度來提高高校檔案管理教師的學習程度和專業能力進步周期，激發檔案管理教師轉型、升級主動能動性，拓寬檔案管理團隊整體發展空間。

在外部聘請方面，一方面，積極聘請社會圖書館、檔案管理企業等骨干技術人員作為兼職管理人員，實現檔案管理工作人員相互之間的技術交流和工作經驗探討，實現優劣互補，共同進步;另一方面，通過招聘具有新媒體素養和檔案管理專業能力的教師隊伍，增強檔案管理團隊整體素質和職業能力。

三、結語

新媒體環境對高校檔案管理工作即是一種機遇也是挑戰，高校需要充分發揮出頂層設計作用，依托現有檔案管理資源，發揮出新媒體優勢來創新工作模式，改革工作理念，完善檔案管理制度體系，突破傳統高校檔案管理的局限性，增強檔案管理工作效率和優化工作流程，實現高校檔案管理高質量發展。

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