檔案館業務工作優化及創新策略

李定軍

摘要：在信息時代背景下，社會大眾對信息的質量以及數量的需求提出了更高的要求，這使得檔案管理工作的效率被提上日程， 與之相應的檔案業務工作這一核心環節的優化升級必不可少。作為檔案事業的重要主體，檔案館需要注重對業務工作進行進一步分析及研究，采取創造性的管理策略和管理手段，確保檔案館業務質量和水平的綜合提升。業務工作優化復雜及多元，實踐性強，對管理工作人員的管理能力和管理意識是一個較大的挑戰。管理者需要注重將管理思維有效調整，把工作重心放在業務的優化升級上，創新管理策略和管理手段，保障檔案管理的穩定運作以及可持續發展。

關鍵詞：檔案館業務;檔案管理;創新策略

引言

作為檔案館內部管理工作中的重要組成部分，業務工作優化的影響顯而易見。新時代背景下的檔案館業務迅速發展，為了實現與時俱進，管理工作人員需要以業務工作的優化升級為基礎，了解各項管理業務開展的現實條件，在全面調整以及改進的基礎上實施對癥下藥，靈活利用多種管理策略及創新技術，保障檔案館各項業務的有效落實，為檔案館的穩定建設及可持續發展營造良好的環境和條件。

一、檔案館業務工作現狀

為了應對時代發展的挑戰，許多檔案館開始以業務發展為基礎，著眼于時代發展的進程積極實現轉型變革，其中業務工作的持續優化和創新非常關鍵。從目前來看，檔案館業務工作周期比較長，工作效率不夠高，存在許多不規范的問題，不夠理想。管理工作人員需要關注對不同業務環節的分析和研究，實現環環相扣，加強對不同管理流程的有效改進以及全面創新。對于檔案事業的發展來說，檔案館的重要性不言而喻，只有以檔案館業務工作的優化升級以及全面創新為基礎，才能夠確保檔案管理事業的全新發展，開拓新的局面。黨的十九大報告強調了創新的重要作用以及首要動力，在構建社會經濟體系的過程中創新的重要性不言而喻，檔案管理工作也需要實現逐步創新。因此檔案館檔案業務工作需要以此為基礎，明確檔案事業持續發展的重要依據，著眼于檔案管業務發展的現實條件，通過對業務工作內容及發展方向的分析和研究，找到問題的核心所在，確保業務工作的逐步優化，積極創新工作思路和工作手段。

二、檔案館業務工作發展歷程及工作內容變化

檔案工作在不同的時期呈現著不同的側重點，與階段性的經濟發展要求、綜合國力以及國情存在密切的關系。國內檔案館檔案管理工作的實踐性和應用性比較明顯，各個階段的工作要求差異較為明顯，檔案實體管理階段、信息管理階段以及知識管理階段最為關鍵，不同階段的業務開展要求、方式、理念以及流程各有區別。實體管理階段更加側重于對檔案的有效搜集、分類、整理，其中內容鑒定、檔案保管、統計分析以及利用是重點。信息管理階段則與網絡信息技術的合理利用存在一定的聯系，大數據技術以及互聯網技術最為關鍵。這些有助于檔案業務類型的逐步豐富以及有效創新，確保檔案館檔案業務的優化升級以及宏觀管理。在網絡技術快速發展的過程中，檔案館檔案業務工作迎來了繁榮發展階段，傳統的實物檔案管理備受詬病，并且直接被打破，突破了時空限制。檔案信息和載體逐步分離，我國正式進入了檔案知識管理階段，管理工作人員需要結合這一階段的管理側重點，將獨立管理、保存、加工、利用工作相結合，確保檔案內容的優化升級。

（一）檔案收集的變化

傳統檔案收集工作比較復雜及多元，在新的時代背景下信息資源的利用率有所提升，系統化、智能化、自動化搜集成為了主體，這一點有助于保障檔案管理工作的完整性、科學性和針對性。整個系統的準確性也有了明顯的提升，操作過程非常的快捷以及方便，能夠有效的避免人工管理模式所存在的各種不足，保障檔案管理質量與預期目標之間的緊密對接。

（二）檔案分類整理的變化

在對傳統檔案管理工作進行分析時發現，分類整理工作過程比較復雜，內容多元并且要求較為嚴格，這一點使得整體的工作質量和工作效率不夠理想。在網絡信息技術快速發展的過程中，電子檔案管理系統使得檔案分類整理工作自動化、智能化，過程變的簡便很多，同時為檔案文件的查找以及利用提供更多的便利，取得了明顯的成效。

（三）檔案內容鑒定變化

作為實物檔案管理工作中的重點以及核心內容，鑒定工作的影響顯而易見。這一工作要求管理工作人員須結合具體的內容，明確檔案的重要價值，保障檔案期限以及密級的合理分配。網絡信息技術的利用使檔案內容鑒定工作大幅提速，管理工作人員需要更關注對文檔價值的鑒定及分析，利用各種現代技術設備，對檔案完整性、真實性以及可讀性的有效檢測，實現工作質量及水準的綜合提升。

三、檔案館業務工作優化及創新現狀

（一）檔案業務工作周期長

檔案館作為我國檔案事業的管理體制，其運作模式比較復雜，職能性較為顯著，內部檔案業務工作較為多元，包含不同的管理環節。因此需要投入更多的時間、物力，以此來保障業務工作的協調管理，全面提升檔案業務管理工作的質量，實現部門之間的有效聯動。但是有一部分檔案館的檔案業務比較復雜，管理質量出現了明顯的差距，工作量相對偏高，所采取的管理策略和管理手段比較機械和傳統，耗費了諸多的時間成本。這類問題越來越嚴峻，最終導致的業務工作周期持續拉長，各個部門如果沒有意識到自身的重要工作責任，一旦出現問題就會使得原有的工作周期被持續延長。

（二）部分檔案業務工作不規范

從宏觀的角度上來看，我國檔案館檔案業務工作比較規范，能夠嚴格按照前期的制度標準去落實。但有一部分業務工作的規范度卻不夠理想，這一點在電子檔案業務工作管理上體現得比較明顯。有的檔案館忽略了電子檔案的有效鑒定以及全面搜集，無視電子檔案管理工作的有效創新，大部分直接以實物檔案的業務與管理工作為基礎，難以實現檔案管理工作與原數據之間的有效對接。在互聯網技術快速發展的過程中，我國明確強調了網頁信息、電子郵件以及其他信息的檔案管理要求，對具體的檔案管理范疇進行了明確界定。但是非結構化數據的占比比較高，實質的主體較為復雜，因此難以實現規范化運作，無法確保電子檔案信息管理質量及水準的綜合提升。

四、檔案館業務工作優化及創新策略

為了實現檔案館的穩定運作，管理工作人員需要關注業務優化及創新的相關要求，采取恰當可行的策略和方法，確保業務管理質量及水平的綜合提升。

（一）堅持以用戶需求為中心

檔案館需要意識到自身的公共服務屬性，關注對檔案業務工作的進一步優化及升級，站在用戶的角度樹立良好的服務意識。著眼于日常業務開展的現實條件，通過對服務對象真實需求的分析和研究，靈活利用多種業務工作管理策略，保障業務管理工作質量的綜合提升，確保每一個主體都能夠主動參與其中，真正實現檔案館檔案業務工作的有效落實。管理層需要著眼于各項業務開展的現實條件進行科學合理的評價，了解用戶知識信息的獲取情況，關注公共服務策略的有效改進。其中自身業務工作的全面優化及創新非常關鍵，管理工作者需要以用戶調查為基礎，了解用戶對檔案業務服務的態度及印象，明確用戶的個性化需求，創新策略，在進一步優化和升級的檔案業務基礎上，確保檔案業務管理質量及水平的綜合提升。

（二）打造扁平化的組織

檔案館檔案業務體系的各項工作非常關鍵，這一工作需要以職能分析為基礎，確保各部門能夠意識到自身的工作責任，明確職能的重要差異。為了盡量避免部門溝通出現阻礙，實現業務處理質量的綜合提升，管理工作人員需要以內部結構的優化升級為基礎，在有限的管理崗位中擴大管理幅度，密切上下級關系，加快信息縱向流動，為業務優化工作以及創新提供更高的效率，保障檔案館檔案業務工作的有效落實，充分體現各項業務的協調性，凸顯扁平化組織的重要作用和價值，實現各項管理工作的有效改革及創新。

（三）以信息技術為重要手段

為了實現穩定運作，檔案館必須要抓住檔案業務工作的核心要求，以信息技術為重要手段，關注對用戶滿意度的分析及研究。了解用戶對檔案業務工作的現實需要，將業務工作的優化和創新落到實處，明確不同的重要工作節點，確保各工作細節的全面落實。其中現代化信息技術能夠提供有力的支撐，管理工作人員只需要著眼于流程優化以及創新的核心要求，掌握現在信息技術的使用策略，保障檔案業務效率及質量的綜合提升，為用戶帶來更優質的服務和體驗。將檔案業務工作（收、管、存、用）由線下遷移到線上，實現對檔案全流程一體化管理。將檔案業務由傳統的紙質管理模式升級成電子化為主的管理模式。只有這樣才能夠凸顯檔案館業務工作優化及創新的時代價值，保障各項管理工作的全面改革及優化落實，真正實現管理資源的合理配置，檔案館的綜合實力也會得到明顯提升。

結語

檔案館業務工作優化及創新比較復雜，涉及諸多影響要素以及工作要求，檔案館需要意識到業務工作優化的艱巨性，關注用戶需求。始終堅持以用戶為中心，促進扁平化組織的有效打造，利用信息技術來調整工作思路及工作方略。

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