合同檔案管理中的主要風險與管理措施

段學敏

摘要：現階段，我國各類企業面臨著極大的發展和生產壓力，在此形勢下企業越來越重視合同檔案管理。對此，本文主要分析了合同檔案管理中的主要風險，同時對相應的管理措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：合同檔案;主要風險;管理措施

當前，我國市場經濟發展速度日益加快，企業在日常經營發展過程中會產生諸多的檔案與合同，這些資料屬于保護以及證明企業合法經營的主要依據，所以重要性不言而喻。但是，受經營習慣、計劃經濟體制等相關原因的長時間影響，諸多企業經營人員缺乏對合同檔案管理的關注，使得檔案運用與管理風險增高。諸多經驗教訓真實：只有對切實可行的檔案管理措施予以研究和制定，才可以有效規避這些風險，為企業有序、健康經營提供重要保障。

一、合同檔案管理中的主要風險

（一）管理方面的風險

對合同檔案予以管理時，經常會遇到各式各樣的問題，從而促進合同檔案管理風險增多。

諸如合同格式缺乏準確性，內容完整性不強。某些企業合同經辦人不具備良好的法制觀念，并未根據相關規定擬定合同。在使用合同的時候，企業顯得十分被動。部分企業對合同檔案予以管理時，運用到的整理方式與要求不符，進而促進合同檔案管理風險的提高?，F階段，電子合同檔案在管理效率方面實現了顯著的提升，電腦填寫合同檔案已成為常態，如此極易丟失合同檔案原件。大部分企業之中的合同檔案管理人員，只是簡單的保存合同復印件，亦或是傳真，進而讓合同檔案管理存在許多的安全隱患。除此之外，一些企業合同簽訂后并未存儲，引起了檔案丟失、調包等相關狀況。

（二）保存中的安全風險

合理保存合同檔案，對其正常使用極為有利，還能在重要時刻將其作為證據[1]。但是，當前大部分企業的檔案管理人員并未履行好此職責。一直以來，傳統的紙質合同檔案和現代化的網絡電子檔案的安全都是必須重視的問題。在保存管理傳統紙質合同檔案中存在的防火防盜問題極為關鍵，同時電子化檔案也存在嚴重電腦入侵、網絡攻擊引發的安全風險，因此，不管在什么條件下，都必須將合同檔案的安全保持工作切實做好。

（三）違約風險

合同檔案是開展企業開展經營活動的重要憑證，其具有一定的約束力和法律效力，如此便決定了其可以當作法律判決、合同仲裁以及合同糾紛的重要依據。但現階段，我國大多數企業經營人員法律風險意識不足。對此，企業在經營中很容易出現隨意毀約和違約的問題出現，合同檔案在管理方面也涉及諸多風險。如，企業在招聘人才的過程中，通常與其簽訂勞動合同，但如果勞動合同并未到起就隨意的將員工開除，需要向員工支付相應的補償金，并且也難以將合同檔案管理所具備的作用展現出來。

二、合同檔案管理風險的管理措施

（一）建立健全企業合同檔案管理制度

合同檔案管理工作和企業各個部門息息相關，不管哪一環節出現問題，便會對企業的正常運營造成影響，同時還會使企業的經濟利益受損。因此，企業必須建立健全合同檔案管理制度，對合同檔案管理流程進行規范，促進合同檔案管理效率提高，最大化挖掘出合同檔案中的信息價值，使企業的利益得到保障[2]。如在制定中明確規定合同應該何時歸檔，向合同檔案管理人員和相關部門提出要求，必須按時分類、歸檔合同檔案等。同時，要大力培訓合同檔案管理人員，促進其專業水平提高。在培訓中，要加深合同檔案管理人員對合同檔案具體管理流程和相關規定的了解。在管理合同檔案時，還要嚴格監督合同檔案管理人員，確保其可以規定為基礎管理合同檔案，確保檔案信息安全性以及完整性。只有確保制度的完善性，才可以為順利開展合同檔案管理工作提供保障，從而有效維護企業的合法權益。

（二）提高合同管理專業化水平

對于企業合同管理專業化水平偏低的情況，屬于引起檔案管理違約風險的主要原因。所以，企業需不斷加強合同管理水平，而要想實現此目標，應以結合靜態管理和動態管理、提高專業素質兩方面為中心，詳細而言：第一，結合靜態管理和動態管理。靜態管理指的是傳統檔案管理，動態管理則表現為分類、維護合同檔案;第二，提高專業素質。加強對檔案管理工作人員的培訓，立足于此促進通識教育效果的提高，拓寬其知識面促進其專業素質提高。

要想確保合同檔案管理工作展現出應有的作用，需要獲取到相關部門的支持，對此企業可通過卡子專題講座等相關形式，確保全體員工均能夠認識到合同檔案管理的重要性?；诖?，此項工作在落實方面就會獲取到更多支持。并且，增強兩種工作合作力度，可促進企業合同檔案管理水平的提高，也可以有效消除合同檔案保存中出現的風險。

（三）進一步強化合同檔案管理的法治化

企業要想獲得持續、穩定發展，就應在檔案管理工作的各階段中融入合同檔案法制化，特別是在市場經濟下，經營活動必須立足于法治精神，從法律入手開展合同檔案管理工作。換言之，企業在開展合同檔案管理時，要以企業實際經營情況以及相應的法律法規為基礎，對具有規范性、科學性的管理制度進行制定，以免出現腐敗現象[3]。同時，在管理合同檔案的過程中，相關工作人員必須加深對法律知識的了解，用法律法規全面規范自己的日常工作，實現合同檔案管理法治化目標。當企業和外部簽訂合同時，要根據法律法規的內容，保護好合同檔案，使企業的合法權益得到保證，以堅實的基礎助推企業可持續發展。

結語：

總而言之，現階段信息技術在各行各業中得到了廣泛應用，在管理合同檔案的過程中要與企業的發展需求相結合，建立健全企業合同檔案管理制度，如此才可以確保合同檔案管理工作有據可循。與此同時，應使合同檔案管理的規范性得到保證，促進合同檔案管理人員素質提升，從而確保合同檔案管理更加有效，促使合同檔案管理風險顯著降低，有效維護企業的合法權益。

參考文獻

[1]崔立紅，楊淑梅，馬帥章.創新優化合同檔案的管理實踐探析[J].機電兵船檔案，2020（03）：52-54.

[2]于寧.淺談公司合同管理的法律風險及防范策略[J].中國商論，2019（22）：141-142.

[3]施高燕.淺析合同檔案的管理[J].經營管理者，2019（06）：78-79.