淺析新時期醫院人事檔案管理的策略

瞿琳琳

（云南省第一人民醫院，云南 昆明 650000）

0 引言

醫院內部工作人員的相關簡歷信息是人事檔案管理工作重點采集的部分，這也是人力資源管理的重要工作內容，做好這部分信息的細致記錄對于醫院人才情況就有了充分了解，這也便于醫院進行人才配置，使其發揮最大價值。在人事檔案中運用信息技術進行管理，使得醫院人事檔案的內容更為豐富多元，除了包含醫護人員和管理人員的相關信息資料外，還囊括了聲音、圖片、影像等多種形式的資源?，F代醫院對人事檔案管理的要求，已經遠遠超過傳統人事檔案管理模式，因此探討怎樣通過大數據技術來提升醫院人事檔案的管理水平具有重要意義。

1 醫院開展人事檔案管理的意義

1.1 為醫院長期發展提供人才支持，優化人才配置

大數據時代的到來，給醫院人事檔案的管理提出了更高要求，信息化技術的運用要求醫院人事檔案管理進行創新和突破，進一步落實檔案管理的權責，把人事檔案管理工作的效率提上去，對于人事檔案管理工作人員的調動要妥善安置，確保醫院長遠發展所需要的檔案管理人才，確保各方權益。

一所醫院的長遠發展離不開各個相關領域的人才支撐，打造高水平、高質量的專業人才隊伍是醫院發展至關重要的環節。人事檔案的建立能夠把醫院中人才的實踐經歷、理論能力都記錄在冊，而詳細的記錄為人才的晉升提供了依據，也為醫院更好地利用人才資源提供了判斷標準，根據人事檔案記錄的相關人才信息，達到醫院人才資源的合理配置，使其發揮出最大效能，促使醫院更進一步發展。

1.2 為醫院人才隊伍建設提供科學合理的評價標準

醫院人事檔案管理為醫院選拔人才、建設專業人才隊伍提供了相關評價標準，醫院在引進人才或進行相關招聘的時候，能夠以此為依據，對人才的專業水平、學歷以及相關工作經歷進行評估、審核與篩選，人力資源部門選拔人才的時候主要依據來自人事檔案的管理，人事檔案管理讓醫院人才隊伍素質提高的同時，也增強了醫院的整體市場競爭力。

1.3 為醫院發展提供軟實力支撐，提高醫療團隊整體水平及醫院競爭力

在醫院的市場競爭中，軟實力和硬實力都具備，才能成為一所具有核心競爭力的醫院。為保障醫院穩定、可持續的發展，必須要注重醫院軟實力的建設。人事檔案管理的加強就是其中一種方式，一方面能夠吸引優秀的管理人才加入人事檔案管理的隊伍之中，另一方面為醫院的人才儲備奠定了基礎。通過完善對人才的考核和培訓體系，提升醫療水平，強化醫院市場競爭力。

要使醫院的人力資源管理更加完善，就要逐步改進完善人事檔案管理工作。對醫院每位醫護工作者的信息進行詳細記錄，包括實踐項目、身體健康情況以及理論知識儲備等方面，只有充分掌握醫院人才信息情況才能對相應人才根據不同階段的不同需求做出調整，以此來讓人事檔案管理工作效率和醫院競爭力都有所提高。

1.4 優化醫院管理體制，增強各科室業務溝通

醫院完善的管理制度對于維系各個科室正常運轉、協同運作具有至關重要的作用，每個部門、科室都是維系醫院持續發展的細胞組織，不可或缺。

醫院每位醫護人員的詳細信息都記錄在人事資源檔案庫里面，包括相關研究方向以及專業化程度的高低，這樣便于人事部門針對不同科室之間的具體情況進行人員調動。只有充分了解每位醫護人員的檔案信息，才能知道他們擅長的領域，從而能夠清晰地把握他們能夠勝任的工作，同時也加強了各科室之間的溝通和聯系，利于工作效率和醫療能力的提升，同時降低醫療風險，讓醫院管理體制得到優化，利于醫院可持續發展。

2 大數據背景下醫院人事檔案管理的問題

醫院緊跟大數據時代的步伐利用信息技術對人事檔案管理進行了優化升級，但其中仍然存在著許多有待解決的問題，結合人事檔案管理工作實踐分析如下。

2.1 重視程度不夠，思維轉變不夠及時

有些醫院領導思維較為傳統，轉變不夠及時，他們認為醫院主要負責救死扶傷、治病救人，關注的重點應該是醫療業務的提升和醫學設備的更新。但作為醫院領導工作人員，不僅要對業務本身引起足夠的重視，也要對為業務工作提供相關保障與支持的人事檔案管理工作給予足夠重視，兩者之間相輔相成，不能區分孰輕孰重，如果造成顧此失彼的狀況，就容易影響到醫院的正常運轉。如果醫院對人事檔案工作疏于管理，那么對于應用大數據技術來管理人事檔案也不會給予相應支持，也正因為大數據技術在人事檔案管理中得不到相應支持，從而導致醫院人事檔案管理部門工作人員年齡偏大、專業技能落后等問題，這極大地影響了醫院人事檔案管理工作開展。

醫院的管理體系相對來說還是比較封閉的，人事檔案管理受到傳統思想和方法影響較多。盡管大數據技術在生活中各個方面已經廣泛運用，但在醫院人事檔案管理中大數據的運用還處在初始階段，主要表現在醫院對人事檔案建設的思想重視程度不夠、資金等相關資源投入較少等方面，這在一定程度上阻礙了大數據技術推動人事檔案管理信息化的進程。

2.2 人事檔案資料數字化水平較低

長久以來，醫院的人事檔案管理方式都是以紙質檔案管理為主，管理過程中需要人工手動完成信息的查閱和錄用，滯后的檔案管理模式造成管理效率低下，檔案保密性難以保證。大數據時代的到來，很多醫院將信息技術運用于管理工作，但由于各地醫院發展水平參差不齊，有的相對落后，所以在人事檔案管理方面專業的人才較為缺乏，在缺乏設備、資金等相關條件的情況下，手動錄入檔案信息仍然是部分醫院采取的主要方式。傳統的管理模式和老舊的設備無法為醫院提高人事檔案管理的質量與效率。醫院人事檔案管理的發展、利用出現問題與數字化運用程度較低有關。紙質檔案的管理首先要有寬敞的存儲空間，查找、調用紙質檔案較為困難。很多還在利用傳統模式管理紙質檔案的醫院已無法適應當前醫院的發展需求。隨著信息時代的到來，電子檔案成為人事檔案管理的必然趨勢。但部分醫院還是沒有引起足夠重視，因此醫院人事檔案管理水平并不高。

2.3 人事檔案管理人員綜合素質有待提升

醫院相關工作人員具有較強的特殊性和流動性，這給醫院的人事檔案管理帶來挑戰。醫院人員經常性的流動會造成人事檔案較為頻繁的轉入和轉出，所以醫院能否準確處理和評價相關人事檔案與醫院檔案工作者的專業素養息息相關。在絕大部分醫院的管理工作中，人事檔案管理處于邊緣位置，部分醫院甚至沒有專門的人員進行管理，這就導致人事檔案管理人員缺乏相應的資料管理意識，造成專業素養普遍不高的狀況。

許多醫院在組織架構設計階段就沒有把檔案管理作為一個獨立部門體系來考慮，因此造成檔案管理人員素質水平參差不齊，這也使得運用大數據技術來對檔案資料展開分析探索、加以利用變得困難重重，人事檔案信息化的管理工作很難推進。與此同時，很多醫院的人事檔案管理工作顯得很被動，大部分工作人員沒有主動去搜集醫務工作者相關信息資料的意識，對人事檔案的保密、保護工作做得不到位。醫院人事檔案管理工作在缺乏高素質專業人才和有效管理機制的情況下，工作順利開展難度較高。

3 大數據背景下醫院人事檔案管理的對策

大數據時代，面對醫院人事檔案管理工作的種種困難和挑戰，需要制定針對性的對策來應對解決。

3.1 加強大數據管理意識，強化組織領導

第一，增強大數據管理意識。在大數據時代，只有不斷增強人事檔案管理相關工作人員運用大數據進行管理的意識，才能夠有效提高人事檔案管理的信息化程度。在人事檔案管理工作的具體實踐中，將大數據思維滲透進管理過程能夠有效提升管理水平。醫院領導對大數據管理的新模式給予足夠的支持和重視，能夠增強管理人員具備大數據意識，加快轉變成現代化的管理模式，傳統的人事檔案管理方式得到轉變，大數據手段讓管理過程更為豐富。此外，醫院還要注重加大對人事檔案管理工作所需軟硬件資金的投入，完善所需設施設備，同時要應用新的檔案管理理念構建新的大數據管理體系。

第二，檔案管理要指派專門的領導來負責。醫院各個科室主管以及醫院領導對人事檔案管理的信息化重視程度，深刻影響了人事檔案管理工作中大數據技術的發揮，尤其是大數據的運用情況跟醫院領導對其認識的深刻性緊密相關。如果科室有知識型領導帶領大部分檔案管理工作者進行信息化建設，那么將大數據技術用于人事檔案管理的工作就能相對順利地開展。所以，為了推進人事檔案管理現代化、信息化的建設，要設置專門的檔案管理領導職位，提高領導對于引入大數據技術的思想認識。

3.2 加強軟硬件設施建設，積極引進信息化管理技術

第一，人事檔案管理所需要的基礎設施建設需要完善，對其所需軟硬件投入都要增加。醫院要整合和建設良好的信息化平臺，不僅要配備齊全的產品、成熟的技術，還要對硬件、軟件設施進行優化和創新，在投入產出合理，成本預算在范圍內的情況下，盡可能完善人事檔案管理所需要的設施建設，滿足研發大數據所需應用和軟件的相關條件。

第二，人事檔案管理的技術和設備都要與時俱進，人事檔案的管理和整合讓具有較高專業素養的人員運用科學手段來完成，將每位員工的信息資料進行數字化采集登記，備份在冊。將信息技術手段用于管理工作中，管理人員的工作量有所減輕，工作效率得到提高，利于醫院積極創新學術氛圍的形成和核心競爭力的提高。

3.3 提高醫院人事檔案管理人員自身素質和專業技能

現代醫院人事檔案管理中尤其注重數字信息技術和檔案管理能力的結合，醫院在選拔人事檔案管理人才的時候要注重這兩方面的專業素養，優秀的人才能夠推動大數據在人事檔案管理中的綜合應用。

第一，要注重培養檔案管理人員的理論知識素養，注重提升專業技能。在人事檔案的日常管理工作中，時刻運用信息技術進行管理，對管理工作用到的各種數字軟件要熟練掌握，充分了解數字化信息技術并加以利用，能夠將大數據更好地融入人事檔案信息管理中。

第二，要加強人事檔案管理人員的專業素質能力培訓，通過多樣化的培訓方式讓人事檔案管理人員能夠運用大數據進行信息化管理服務，同時也為檔案管理人員晉升提供機會，為確保醫院管理水平得到提高，醫院要加大對檔案管理人員培訓的投入，建設一支具有扎實專業基礎知識并且能夠利用大數據技術分析處理問題的高質量檔案管理隊伍，使醫院的檔案管理工作可持續發展。

3.4 加強醫院人事檔案動態管理和協作管理機制

第一，建立人事檔案的動態管理機制。人事動態的管理機制要在日常提高管理水平的基礎上建立起來，對于醫院的人事檔案信息要定時進行收集、整理和更新。醫院工作者的相關信息主要包括科研論文、學習成果、工作完成與考核情況、技術水平能力等相關方面，這些信息都要及時錄入資料庫里面，這為醫院人才崗位調整、職位變動提供了詳細的參考作為直接依據，這也能夠激發員工工作積極性，讓醫院各項事物順利開展。

第二，建立人事檔案的協調管理機制。醫院在進行人事檔案管理的時候，要注重建設檔案信息的相關標準，最終形成制度化體系，確保各個部門、科室的端口調出來的人事檔案數字資料都是一樣的，具有一致性和統一性，且資料充分、完整和規范，從而達到人事檔案資料統一管理，這也為醫院在人事檔案管理中的運用打下了基礎。

第三，進一步優化人事檔案管理體系。醫院要不斷加強人事檔案管理制度的建設，對檔案信息化的權責、目標要求、方法內容等方面進行明確，確保人事檔案管理制度的要求在信息化建設過程中能夠落實，不斷提高檔案信息化水平。

4 結語

醫院人事檔案管理中最重要的信息資源就是詳細記錄在冊的相關醫院工作人員的真實信息，這為醫院的人力資源管理提供了重要依據。在互聯網飛速發展的今天，醫院要緊隨大數據時代的步伐并將其運用到人事檔案管理中來，推動人事檔案管理信息化，使其朝著高效化和科學化的方向發展，管理有方的人事檔案能夠助力醫院整體向前發展。