檔案數據治理：概念解析、三重邏輯與行動路向

李宗富　董晨雪

摘? 要：新技術環境下，檔案的生成路徑和表現形式發生改變，催生出檔案數據這一存在形態。在國家治理現代化和數據時代的雙重背景下，開展檔案數據治理研究具有重要的理論意義和深刻的實踐意義。本文在探討檔案數據治理概念的基礎上，深入分析了檔案數據治理應遵循的現實邏輯、理論邏輯和價值邏輯，并結合我國數據治理的規范要求從框架、體系、環境、流程四方面對檔案數據治理提出行動路向。

關鍵詞：檔案數據治理;現實邏輯;理論邏輯;價值邏輯;行動路向

Abstract： Under the new technology environment， the generation path and way of expression of Archives have changed， and it gives birth to archival data. Under the dual background of the modernization of national governance and the era of data， it is of great theoretical and practical significance to carry out research on archival data governance. On the basis of discussing the concept of archival data governance， this paper analyzes the realistic logic， theoretical logic and value logic that archival data governance should follow， and puts forward the action direction of archival data governance from the four aspects of framework， system， environment and process according to the normative requirements of our country's data governance.

Keywords：? Archival data governance; Realistic logic; Theoretical logic; Value logic; Framework for action

數字科技的進階迭代在海量數據不斷產生、生長、變化的環境中凸顯數據的戰略資源地位。隨著電子通信與數據處理技術的蓬勃發展，社會及個體產生的數據總量呈井噴式發展，且數據樣本無限接近現實，在優化資源配置、提高全要素生產效率上發揮著無可替代的作用。2010年以后，美、英、澳、中等國家政府相繼將大數據上升至國家戰略并予以實施。在我國，“數據治理”同時蘊于國家治理體系和治理能力現代化的進程之中，驅動數據業態升級與研究領域擴展。繼黨的十九屆四中全會后，中共中央、國務院于2020年4月9日公布《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，進一步確認將數據納入生產要素范疇，并提出推進政府數據開放共享、提升社會數據資源價值、加強數據資源整合和安全保護三條具體建議。[1]數據繼土地、勞動、資本、企業家才能成為新的生產要素，推動人類社會進入數字經濟時代。

2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出“推動檔案數據開放共享、保障檔案數據安全”的任務要求后，學界對檔案數據和檔案數據治理的關注度逐漸提升。圍繞檔案數據治理體系，李振華[2]、陳艷[3]等基于各類主體特點，分別提出面向高校和浙江省檔案數據治理實踐的體系架構。常大偉、潘娜[4]、倪代川[5]等分析了檔案數據治理的能力要求，并就檔案數據治理能力提升展開研究。檔案數據安全治理是檔案數據治理體系的重中之重，金波、楊鵬[6]、周林興、韓永繼[7]等主要探討了檔案數據安全治理的可行路徑和評估模型。盡管當前的檔案數據治理研究已涉及概念體系、構成要素、框架模型、方法策略、能力建設等多個方面，但對檔案數據、檔案數據治理的概念認識尚未達成一致，相關基礎研究略顯薄弱。

1 檔案數據治理的概念解析

1.1 檔案數據。在大數據視域下，數據的價值密度降低使彼此之間的聯系愈發重要，使得檔案數據極易被擴展為與檔案相關的一切數據的統稱，包括檔案資源數據、檔案環境數據、檔案管理數據、檔案利用數據。這一認識模糊了檔案數據與普通數據的區別，否認檔案數據作為獨立術語的單義性，不利于構建統一的檔案數據話語體系。關于檔案數據的概念，王金玲[8]、周楓[9]等學者主要從數據開放政策、智慧檔案館建設、檔案數據管理的具體場域出發，劃分了檔案數據的具體類型。于英香[10]、金波[11]等學者的描述盡管存在言語差異，但通過分析其外延，可以發現他們對檔案數據的內涵認識共同指向“具備檔案屬性的數據”，如圖1所示。

在多數研究尚未超出這一范疇時，趙躍[12]等學者則更清晰地劃分了檔案數據在國內外不同學科的使用語境，基于檔案學的學科內涵將其界定為“關于檔案的數據”。相關學者對檔案數據的定義各有側重，既表明檔案學研究跟隨大數據的時代步伐，運用交叉學科的理論和方法，開辟出新的研究領域;也暗示檔案領域應盡快規范相關概念的釋義和用法，保障檔案數據研究長期穩固發展。

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。在科技進步深度改變物理世界的進程中，數據成為檔案的新存在形態符合社會發展的歷史規律，反映了未來檔案事業的發展趨勢。檔案數據作為數據的子集，應當突顯自身的檔案特質。因此，檔案數據的概念可界定為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中產生的有價值的數據。上文所提及的一切與檔案相關的數據，只要具備利用和保存價值，就可以稱之為檔案數據。同時，為避免檔案數據出現誤讀，可以是否歸檔案館保管為標志進行劃分，狹義上指檔案館室保管的數據形式的檔案資源;廣義上也包括具有長期保存價值但沒有歸檔的數據，按數據來源可分為機構檔案數據、社會檔案數據、個人檔案數據等。

1.2 檔案數據治理。為有效實現數據價值，需要對數據的全生命周期進行管理，但當數據產生、獲取、控制的復雜程度超出主體管理的范圍時，數據管理就要進階到數據治理的高級階段，既包括對數據的管理，又包括對數據管理的管理。在檔案數據生成環境更加復雜、生成數量指數級增長的大數據時代，檔案事業高質量發展和國家善治的要求都指向對檔案數據的治理。檔案數據治理的概念就出現在國家治理現代化和數據時代的雙重背景下。根據相關文獻梳理和概念歸納，檔案數據治理涉及要素，如表1。

本文認為，檔案數據治理是指以檔案部門為主導的檔案數據利益相關者協同合作，在相關法律法規和標準體系的要求下，綜合運用各種現代信息技術，以保障檔案數據真實完整、質量可靠、要素合規、風險管控、開放共享、價值增值為目標，對檔案數據持續進行全生命周期管理，最終實現檔案數據善治的過程。

結合上述定義，檔案數據治理具有以下內涵。第一，宏觀層面。檔案數據治理是對檔案數據生態的治理。從整體步驟上看，檔案數據治理是對組織內部產生或保管的檔案數據管理和利用情況進行評估，在充分了解檔案數據治理現狀的基礎上提出治理目標，并為此構建包含規劃、監督、實施、優化等環節的完善的檔案數據治理體系。第二，中觀層面。檔案數據治理是對檔案數據管理的治理。從治理規則來看，檔案數據管理和檔案數據治理的高效有序運行有賴于完備的實施細則，主要包含數據標準、數據模型、數據質量和數據安全四個方面，這是實現檔案數據治理微觀目標的前提。第三，微觀層面。檔案數據治理是對檔案數據的管理。從治理實效上看，檔案數據治理以檔案數據的全生命周期管理為實踐抓手，經過收集組織、加工處理、開發利用等環節實現檔案數據的價值。

2 檔案數據治理的三重邏輯

2.1 現實邏輯：順應檔案數據治理的客觀要求

2.1.1 檔案形態數據化的時代要求?！皺n案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程?！盵13]截至2020年底，全國各級綜合檔案館館藏檔案91789.8萬卷、件，館藏電子檔案1387.5TB，館藏檔案數字化成果19588.5TB。[14]其中，電子檔案和檔案數字化成果的增速明顯超過紙質檔案。隨著社會的發展，檔案客體的存在方式、管理流程、服務手段也在不斷變化，檔案數據正成為檔案存量與增量的統稱，逐步取代傳統的檔案保管對象，引發檔案管理范式向檔案數據管理范式轉型。

2.1.2 檔案治理現代化的治理要求。檔案是組織機構和個人在社會活動中形成的重要記錄，在經濟和社會發展中發揮著獨特的作用，成為人類聯系過去、現在和未來的記憶紐帶。檔案事業憑借自身的政治、文化屬性不僅可作為國家治理的重要工具，也是國家治理現代化進程中的一大重要場域。全國檔案工作要聚焦有效服務國家治理體系和治理能力現代化、加快推進檔案治理體系和治理能力現代化，進一步提高檔案管理水平和服務能力，為確保全面建成小康社會和“十三五”規劃圓滿收官做出新貢獻。在數字時代，檔案數據較之傳統的檔案信息資源范圍更廣，是檔案治理的重要對象和工具，要求檔案主管部門加強檔案數據治理能力和服務國家治理大局能力的雙重提升。

2.1.3 檔案館職能演化的工作要求。檔案館的職能主要包含“存史”和“利用”兩大方面，而且具有長期穩定性。如果檔案數據管理范式是檔案保管對象演變背景下的技術適應，那么檔案數據治理范式就是檔案工作面向未來發展的主動破局。檔案數據管理僅僅改變了傳統檔案管理的對象，將收集整理、鑒定篩選、存儲保管、開發利用等手段適當調整為數據采集、數據處理、數據維護和數據服務，但從技術上并未突破管理的實質。面對大數據時代，檔案數據生存的空間結構會越來越復雜，不僅會呈現出來源廣泛、飛速增長、形式多樣、內容分散、深度關聯、價值共享等特征，而且變化的速度會加快，迫切要求檔案數據管理理念升級，由檔案數據管理走向檔案數據治理。

2.1.4 檔案信息化建設的法規要求。隨著辦公自動化的實現，電子文件和數據的信息價值越來越重要，電子檔案大量生成，迫切要求改進傳統的檔案管理方式，加快檔案信息化建設步伐，提升檔案數據管理水平。2016年4月，按照國家大數據戰略要求，國家檔案局發布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》作為我國檔案信息化建設的政策指南?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》則進一步指出，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，提升檔案數字資源安全管理能力，完善檔案信息化發展保障機制，為電子檔案接收、數字檔案館建設、檔案信息資源共享平臺建設等指出發展方向。新《檔案法》第三十五條和第四十條明確了政府和檔案館在檔案信息化建設中的責任和要求，為明晰檔案信息化建設職責范圍提供法律依據。

2.2 理論邏輯：把握檔案數據治理的理論根基

2.2.1 宏觀：信息生態理論。根據托馬斯·達文波特和勞倫斯·普魯薩克的定義，信息生態系統是指對組織內部信息利用方式產生影響的各個復雜問題采取整體的觀點，顯示在許多不同現象的相互作用時必須利用系統觀來分析問題。隨著互聯網的發展，網絡空間與現實空間的界限感越來越模糊，共同構成人類社會大系統。檔案數據作為必不可少的資源要素，是整個信息資源生態系統的重要單元，其存在狀態與價值發揮程度受到整個信息環境多重因素的影響。信息生態理論可以為檔案數據治理提供宏觀的邏輯指導，用系統論的思想幫助識別影響因素，使檔案數據治理體系更全面、科學，推動檔案數據治理的良好運行。

2.2.2 中觀：數據治理理論。當前，數據資源總量日益增長，傳統的數據管理手段無法適應大數據多源、異構、海量、高時效的特征，進而導致數據收集與處理不全面、不及時，影響數據價值發揮。面對這一挑戰，數據管理正從制度、理念、技術、流程等多個維度創新升級，推動數據治理成為大數據生態系統的焦點。桑尼爾·索雷斯、張紹華、梅宏等專家針對大數據治理、企業數據治理、國家數據治理提出的數據治理框架對本部分研究具有啟發意義。檔案數據治理的目的是保證檔案數據質量與安全，提升檔案數據管理水平，通過有序高效的開發利用實現檔案數據的價值，服務國家治理大局。檔案主管部門應依據社會發展的客觀需求，按照國家政策和法規要求，不斷規范和改善檔案數據治理進程，逐步實現檔案數據治理的目標。

2.2.3 微觀：數據生命周期理論。在數據創建、保護、訪問、遷移、歸檔、回收等不同階段，數據資源的可用程度、價值和風險不同，應當根據相應的管理目標采取行動，以確保數據資源得以再利用。隨著檔案數據的類型與內容日益豐富、體量與增速日益增加，檔案數據越來越成為檔案資源的收管用的基礎，對其進行有效管理利用的要求越來越高。依據數據生命周期理論制定檔案數據治理框架，對檔案數據資源管理全過程進行計劃、組織、領導和控制，不僅可以完善檔案數據管理流程，確保檔案數據質量與安全，促進檔案數據利用共享，還可以利用這一復雜過程，明確不同管理階段的任務目標，明確多元參與主體在其中的功能作用和能力要求。

2.3 價值邏輯：遵循檔案數據治理的價值取向

2.3.1 注重規則完善。檔案數據治理目標的實現在很大程度上依賴于科學合理的檔案數據治理體系，而檔案數據治理體系運行的關鍵在于建立完善的檔案數據治理體制機制，依靠一系列治理規則形成多元主體良性互動的檔案數據流通模式。就檔案數據治理主體而言，各方參與者的職能需要得以明確，在頂層設計環節及早平衡潛在的利益和沖突，通過實際運行確定有效的認責制度;就檔案數據治理內容而言，相關政策、制度、標準為檔案數據治理過程中的基礎設施建設、信息化建設、數據化轉型等提供了行動指南。

2.3.2 維護權利公平。在信息技術的支撐下，數據的無限生成可以把物理世界映射成數據世界，通過數據挖掘與分析，人們可以利用數據預測未來，改變現實。正如吉姆.格雷所提出的科學研究第四范式，利用海量數據的知識對象化、可計算化，構造基于數據的知識發現和協同研究。檔案數據就誕生于這個數據爆炸的時代、技術背景下，主要由檔案來源數據化和檔案管理信息化推動。沒有足量的檔案數據，其價值實現就如同無米之炊。維護權利公平的價值取向首先始于檔案數據的生成環節，并貫穿資源建設、安全管理、開放利用的全過程。盡可能全面完整地保存多元主體的檔案數據，在管理上明確參與各方的權責定位，才能保障檔案公共服務均等化、便捷化的實現。

2.3.3 促進價值釋放。數據從產生到消亡，具有一定的生命周期，但一個生命周期結束后，還可以進入下一輪生命周期。檔案數據治理的目的就是實現檔案數據的利用和再利用，充分釋放檔案數據的價值。檔案數據不加以流通，實質上就處于休眠狀態，無法發揮自身的價值，更不會發生增值。檔案數據的開發利用和開放共享是實現治理目標的主要方式?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》中提出：“積極探索新技術在檔案信息深層加工和利用中的應用，建立更加便捷的檔案信息資源共享聯動新機制，推動檔案信息資源共享平臺一體化發展?！苯柚夹g手段創新檔案數據的價值實現方式，更便于展現檔案數據的深層價值，豐富檔案數據的應用場景，智慧化滿足利用需求。

2.3.4 嚴守安全底線。在計算機技術成熟和大智物云等新技術發展的大環境中，各類數據以指數級速度增長，在此過程中，數據泄露的安全風險也在不斷增加。根據IBM《2019 年全球數據泄露成本報告》，近 5 年來數據泄露的年平均成本已達 392 萬美元。檔案數據作為社會活動中各項原始記錄的數據態呈現，是國家經濟發展和社會進步的產物，并在該過程中不斷強化其基礎信息資源支撐功能，涉及大量國家機密和個人隱私，一旦遭遇泄露、丟失等安全事故，將會造成無法估量的損失。數據安全是檔案數據治理的底線，需要在制度層、管理層、技術層同時著手，建立可靠的檔案數據安全管理制度，增加檔案數據安全管理的技術投入，提升檔案數據安全治理能力。

3 檔案數據治理的行動路向

3.1 強化頂層設計，制定檔案數據治理規劃。檔案數據治理包含主體、客體、目標、手段、過程、內容等多重要素，涉及檔案保管、檔案治理、數據保全、數據治理等不同領域，是一項復雜的系統工程，要站在國家治理的高度，采用系統論的原理方法將檔案數據治理的各個環節與要素納入考慮范圍，在戰略規劃、組織構建和架構設計等方面加強統籌謀劃，制定切實可行的檔案數據治理方案。第一，戰略規劃是實現檔案數據治理目標的重要前提，要充分認識檔案數據治理發展規劃的重要性，總體布局檔案數據治理的發展方向。第二，組織構建要求建立合理的組織層次，明確不同層次不同部門的職責職能，增強組織整體的決策能力，推動檔案數據治理工作的開展。第三，架構設計要在宏觀上為檔案數據建立跨部門流通機制，微觀上完善檔案數據全流程處理的標準體系，自上而下為檔案數據安全保管和共享利用打通屏障。

3.2 加強制度支撐，優化檔案數據治理環境。檔案數據治理環境是指在實施檔案數據治理活動時的內外部環境和促成因素。在檔案數據治理進程中，不僅要充分考慮檔案數據治理的現狀和環境，做好總體規劃和頂層設計，還要為調節檔案數據治理關系、規范檔案數據治理行為優化制度因子。檔案數據治理的有效運行離不開完備的制度保障。宏觀上，應進一步完善檔案數據治理制度框架，確保檔案數據治理在既定制度框架內有效運行;中觀上，應加強實踐管理活動中的檔案數據治理制度建設，厘定相關主體的權責職能和活動邊界，明確檔案數據管理活動的標準和流程，建立更加全面的檔案數據安全管理制度，實現檔案數據治理有法可依、有法必依;微觀上，檔案數據治理制度既要為不同主體提供行為規范，平衡相關主體之間的利益沖突，又要考慮到各主體對檔案數據的價值訴求，根據實際情況分門別類地制定保障條例，減少檔案數據權利實現的制度障礙。

3.3 借鑒治理理念，構建檔案數據治理體系?！爸卫?，是私人或機構經管同一事務的諸多形式之和，讓利益沖突得以化解，并采用協同手段持續發展的過程?！盵15]檔案數據來源于社會活動的方方面面，檔案數據治理體系合理構建的關鍵之處在于協調多元主體的相互關系，這就要求從思維認識到具體實施都要貫徹共建共治共享的治理理念。在認識層，共同認可協同參與的理念是檔案數據治理后續行動順利開展的前提。相關主體只有在思想層面上先達成一致，縮小檔案數據治理的認知差異，才能在行動上協同實現檔案數據治理體系;在實施層，檔案數據治理治理體系構建在明確多元主體職責分工的同時，應平衡分工與合作的關系，建立橫縱上下之間的信息溝通共享機制，促進檔案數據流通順暢，在實際運行中表現得規范有序，帶動檔案數據治理水平的整體提升。

3.4 持續計劃反饋，完善檔案數據治理流程。治理過程是檔案數據治理的主要步驟，表現為計劃、實施、反饋、再計劃、再實施、再反饋的自我循環形式。在每一個自我循環中，檔案數據治理的客體資源、手段方式、效能實現都會發生改變，通過實踐反饋不斷完善頂層設計，因此要增加驅動因素在該過程中的比重，促進檔案數據治理的順利實施。在統籌和規劃階段，應明確檔案數據治理的目標任務，根據治理內容確定相應的工作流程，做好事前準備，營造良好的內外環境;在構建和運行階段，應遵循數據治理的規章制度，構建精準的檔案數據治理實施路徑，提升檔案數據治理的效率;在監控和評價階段，應加強對檔案數據治理活動的監測，及時收集檔案數據的資源動態，借助科學可靠的工具和評價體系，評價檔案數據治理的績效;在改進和優化階段，應組織分析檔案數據的質量問題和檔案數據治理的活動缺陷，綜合采用多種方式修復檔案數據治理過程中產生的問題，優化檔案數據治理方案，完善檔案數據治理體系。

*本文系2021年度教育部人文社會科學研究青年基金項目“面向高質量發展的檔案治理體系現代化建設研究”（21YJC870007）和國家檔案局科技項目“依法治檔背景下檔案治理體系現代化建設研究”（2021-R-15）的階段性成果，同時得到國家留學基金資助。

參考文獻：

[1]中共中央國務院關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見[N].人民日報，2020-4-10（01）

[2]李振華，陳夢玲.高校檔案數據治理的區域聯盟發展模式研究[J].檔案管理，2021（02）：44-45.

[3]陳艷.我國省級檔案數據治理體系框架構建研究[D].濟南：山東大學，2020.

[4]常大偉，潘娜.檔案數據治理能力的結構體系與建設路徑[J].浙江檔案，2020（02）：27-29.

[5]倪代川，金波.數字記憶視域下檔案數據治理探析[J].檔案管理，2021（01）：41-44.

[6]金波，楊鵬.大數據時代檔案數據安全治理策略探析[J].情報科學，2020，38（09）：30-35.

[7]周林興，韓永繼.檔案數據安全治理能力成熟度模型構建研究[J].中國檔案，2020（12）：79.

[8]王金玲.檔案數據的智慧管理與應用研究[J].中國檔案，2018（04）：61-63.

[9]周楓，楊智勇.基于5w1H分析法的檔案數據管理研究[J].檔案學研究，2019（04）：21-25.

[10]于英香.大數據視域下檔案數據管理研究的興起：概念、緣由與發展[J].檔案學研究，2018（01）：44-48.

[11]金波，楊鵬.大數據時代檔案數據治理研究[J].檔案學研究，2020（04）：29-37.

[12]趙躍，石酈冰，孫寒晗.“檔案數據”一詞的使用語境與學科內涵探析[J].檔案學研究，2021（03）：24-32.

[13]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[J].中國檔案，2019（04）：20-28.

[14]國家檔案局.2020年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要（二）[EB/OL].[2022-05-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202108/6262a796fdc3487d93bfa7005acfe2ae.shtml.

[15]俞可平.全球治理引論[J].馬克思主義與現實，2002（01）：20-32.