臨床研究型醫院檔案的管理與應用

摘 要：隨著社會的持續發展，針對醫院檔案管理工作也逐漸有了新規定。傳統式的檔案管理方式不但耗費了太多人力、物力、財力資源，對檔案資料的安全性也不是很好。傳統式的管理模式嚴重影響到醫院的發展，甚至遭遇著被新時代所淘汰的風險。為了更好地順應現代化管理的規定，醫院檔案管理一直在進行革新和發展。臨床研究型醫院檔案管理既可以對多個疾病行業和臨床專業的科研成果進行轉換，也更有益于科研成果的推廣執行。將研究室的數據信息精益化管理劃入檔案文件，對數據信息的放置和再運用尤為重要。本文從提高醫院門診檔案保管部門建設、制定規范化的檔案管理規章制度等方面展開討論，深層次研究當代醫院檔案保管的改革創新，展望當代醫院檔案管理及應用的發展。

關鍵詞：醫院檔案;傳統式;臨床研究

毛澤東主席強調：“判斷了解基礎理論是不是真知，并不是以主觀性認為，而是根據客觀性上實踐的效果而定，真知的規范也只能是當今社會的實踐活動?！贬t院實踐活動早已充分說明，科研型醫院歷史淵源于黨的創新方法科學研究具體指導，根據我國醫療管理的基本要求，激發于新信息革命自主創新的浪潮，參考于西方國家的經驗做法，是歷史必然趨勢和時期進步性有機統一的醫療管理基礎理論，具備重要而長遠的指導作用。在臨床進行實驗的過程中，病人從入院治療到后續檢查以及追蹤等一系列報告都將被記錄，作為醫院科學研究的重要組成部分，將這部分臨床材料錄入存放，并在相關實驗中進行應用。

科學的管理有利于提高檔案利用率，提高醫學科研型醫院管理質量。加強檔案管理不僅能夠提高醫學技術，還能提高專業人員的專業能力。先進的科研型醫院必須有與之相匹配、規范的檔案管理模式。

一、創建研究型醫院的重要意義

促進在我國醫療服務工作各項事業發展戰略的著力點，具備關鍵的政治實際意義。在全方位建設全面小康社會的歷程中，怎樣保證14億廣大群眾身心健康水準不斷提高，是我黨執政的重大歷史使命。醫院門診是公共衛生事業發展的行為主體，創建研究型醫院，目的也是要把醫院門診鍛造成醫療服務發展戰略的自主創新產業基地，根據推進擴展醫院門診的功能分區、崗位職責重任、目標任務，使我國衛生事業踏入新世紀發展趨勢前端，為完成中國夢給予強勁支撐點。

1.科研型醫院門診規定塑造“大健康理念”

將醫療機構的作用由疾病治療向終身身心健康維護保養擴展，加強合理的人性化身心健康預測分析、防止和干涉，進而搭建起以科研型醫院門診為關鍵，輻射各種社區衛生服務、疫防組織、社會保障制度組織、干休所、敬老院等身心健康確保實體線，產生信息內容一體、專業技能確立、職責分工相互配合、有機互動交流的智慧式身心健康維護保養管理體系，以高品質、高效率、安全、便宜的方法達到廣大群眾身心健康要求，使大部分人終身保持健康狀態，努力做到人均預期壽命75歲，高危兒發病率由現在的5.6%到1%的總體目標。

2.科研型醫院門診規定塑造“大安全生產方針”

將醫療機構的精準定位由維護保養人的生命和安全健康向維護保養公衛安全性、院內感染擴展，借助醫療資源和高新科技資源的多重優點，不斷提高獨立自主創新能力。在政府部門的核心領導下，搭建起以科研型醫院門診為主體、科研單位為主心骨、疫防組織為一線、各種生產商為支柱的院內感染和公共衛生服務管理體系，做到全過程遮蓋、攻守兼備、多元一體、高效率，可以有效應對西方國家微生物發展戰略震懾、微生物恐怖組織、新型傳染病散播、外界外來物種入侵等重特大安全性的威脅和嚴重挑戰。

3.科研型醫院門診規定塑造“大服務宗旨”

將醫療機構的崗位職責由地區性服務項目向全國各地甚至全球擴展，根據深層運用智能化技術，擺脫傳統式健康服務的時間和空間限定，使科研型醫院門診的優點、特點、技術性項目可以方便服務到每一個人，使各種各樣疑難病癥獲得會診，使每一個人的健康服務在醫院可以實時監測共享資源，使科研型醫院門診的各種數據信息敞開式共享，以科研型醫院門診為基本，在維護好病人個人隱私的條件下，搭建起技術性共享資源、服務項目平等、資源同用、終端設備全維的健康服務保障機制，更改在我國地區間、城鎮間診療資源分配不平衡的現況，從源頭上減輕就醫難、看病難的難題。

二、創建研究型醫院優勢

創建研究型醫院，是切合時代潮流，緊抓新信息革命強悍轉型的難能可貴機會，全力以赴推動我國科技興國的戰略性措施。

1.醫學科學研究系統的機構優點

創建研究型醫院，要擺脫臨床醫學科學研究與藥物研發、臨床醫學及公共衛生服務方面的天然屏障，構建起互相全線貫通、交叉學科行業的三級再生醫學科學研究管理體系。

2.立足于生物科學最前沿的優點

目前，人們在分子結構、遺傳基因等基礎研究持續獲得重大進展，尤其是人們基因組測序工作中的進行，促使癌病、心臟疾病、糖尿病患者、精神性病癥等上千種少見病癥的發病原理已被破譯。

3.生物科技與其他學科交叉結合方式的優點

創建研究型醫院的效果是利用自主創新尋找人們各種各樣病癥發病原理和預防方式，但很多病癥尤其是重特大慢性疾病，是在諸多生物分子、體細胞、機構等相互危害和功能下建立的多元性病癥，特別是在伴隨著DNA芯片技術性和蛋白譜技術性的發展趨勢，使生物科學研究產生了大量試驗數據信息，這就規定務必結合生物科學，及其電子信息科學、計算機科學和統計學等交叉科學來進行科學研究。借助生命系統模型、互聯網大數據等現代化技術應用和科學研究方式，完成各行業大數據的獲得、儲存、管理方法、深層化剖析和數據可視化展現，才可以發掘遺傳基因和蛋白層級的新專業知識新規律性，為病癥醫治尋找最好技術性專業技能。

三、研究型醫院傳統檔案保管方式簡述

1.研究型醫院傳統檔案保管的方法

研究型醫院傳統檔案保管主要是紙版檔案資料，在檔案庫房進行儲放。研究型醫院檔案內容豐富，并且記錄每一位就醫病人的詳細信息，尤其是重癥患者，從最初的檢測到以后的治療，全部環節應用的信息內容巨大。檔案保管人員一般依照一定的標準將檔案進行分類，還需要有專門的檔案庫房來存放檔案，這就規定庫房需要按時清潔和管理?？偟膩碚f，傳統式的檔案保管是紙制檔案，對于管理十分不方便。

2.傳統式檔案保管中存在的不足

傳統式檔案保管的管理方法困難大，沒法保障檔案資料信息的安全，主要存在的不足：

（1）紙版檔案資料儲存難度高。

紙版檔案資料在長期的放置和濕冷條件下，會發生筆跡模糊和打印紙張毀壞的現象，會造成許多寶貴的研究資料損失。

（2）人力資源管理方法的可變性大。

檔案保管工作人員的粗心大意或是未預料到的情形，經常會使寶貴的實驗數據丟失或是病人信息泄露。

（3）成本增加

傳統式檔案資料不但必須有專業的區域用于貯存，還需要在合理的階段進行銷毀。從初期的檔案資料管理到資料銷毀，全部流程都會耗費許多人力、物力和資金。高費用的管理帶給研究型醫院檔案管理的負擔較重。

四、現階段檔案管理普遍存在的問題

一是檔案管理工作人員崗位流動性較大，因此難以制定相關的管理制度。部分醫院的檔案管理員或是兼職或是即將退休的醫護人員，因此專業技術不夠，對檔案管理的了解不足。

二是檔案資料信息內容備案不充分。有關研究部門在工作中發現由于檔案文件沒有做到流程規范，導致申請登記、備案審批、進庫等流程出現問題。部分醫院檔案還沒有進行登記和辦理，導致有醫學應用價值的論文和材料遺失，嚴重影響到了信息入庫，造成醫院數據、網絡信息資料內容不全。

三是由于資料繁雜，部分資料跨科室、跨部門導致文件儲存差異大?？茖W研究檔案資料在進行存放和管理時，由于文件格式差別大，導致不能規范統一。后續管理人員不重視，未統一格式，部分資料存放成分散狀態，導致后期查閱困難。

四是科學研究型檔案收集相對困難，由于課題的數據分散、多元導致部分院?？蒲腥藛T還未完成相關課題，就面臨著畢業和面試等問題。有一些單位內的科研人員還未整理好材料及論文，就要出國培訓，或去其他組織學習，進而導致資源流失，收集材料困難。

五、檔案利用的不足

臨床研究型醫院注重檔案的利用，但在實際運用中存在脫軌、服務產品欠缺、共享網絡不夠以及科研成果轉化遲緩等問題。

第一，欠缺基礎研究和臨床實踐的融合。臨床醫生往往會針對某一疾病選用以往病例作為信息參考?？蒲腥藛T也會用信息進行數據分析，但是研究人員和臨床醫生往往缺乏溝通，導致很多重要的檔案未經及時利用，缺失了自身價值。

第二，缺乏公共服務產品。多樣的醫學檔案文件中，公共服務產品不足，如缺少藥品具體信息和疾病診療指南。這些產品往往在病人診斷和治療中起著至關重要的作用，有了指南和藥品信息，就能大幅度減少醫患矛盾，通過診療指南和藥品信息不僅能給醫生作為治療的參考，也能讓患者更了解相關常識。

第三，缺失數字化服務系統。醫院檔案文件現階段往往需要進行統計與管理，但由于疾病種類多，內容復雜，醫院在數字服務上存在著布局不合理，導致醫院中眾多醫藥學檔案文件使用不便，無法利用到后期科研中。

第四，檔案資料信息再利用程度低，科學研究、科學成果轉化慢。在進行診療服務中，不少檔案文件不能夠及時有效運用，反而形成堆積，缺少了自身的利用價值?，F階段部分數據缺乏自主創新，大部分數據都是使用以前的信息，導致科研成果進展慢，極大消耗了許多優質檔案文件資源。

六、檔案管理和運用的策略

一是提高檔案保管能力。工作人員要具備專業能力，醫院檔案管理部門應由專業的管理人員進行管理。專業的檔案保管工作要做好文檔和材料的收集與記錄，將醫學材料盡早歸檔，提升自身專業能力，保證臨床數據信息的準確性。

二是要完善各項數據信息與資料，做好讀取和登記的流程。檔案資料必須健全，保證各流程順暢完善，申請、登記、審批與準許的流程，要有專人負責。紙質檔案要及時錄入電子系統中，做好備份電子檔案，應由專人負責保障數據安全。瀏覽人員要實行實名制，要對所覽檔案負責。針對關鍵的個人檔案要進行加密，保證隱私安全?？蒲腥藛T只有研究相關課題時，才可閱覽相應的專題講座及個人檔案。

三是檔案資料格式要做到統一。統一的格式便于管理，醫院要根據檔案的類型內容進行歸檔分類。

四是檔案管理施行專職人員責任制。在進行檔案收集工作中，要確保分工明確，各盡其責，每個單位和個人至少要有一人專門負責檔案的優化配置，對檔案進行歸納分類，將本院每一位工作人員手上的資料進行整合。要建立健全檔案收集與歸檔的制度，若有工作人員要外出進修或者暫?？蒲谢顒拥?，要做好交接工作。在課題研究完畢后，各部門和科研人員手上的原材料要統一交回保管，在規定時間內要進行好整理與保存。

七、正確運用檔案

第一，正確運用檔案先要將研究和臨床緊密結合，臨床醫學科研型醫院要開展醫學數據為中心的基礎建設，定期舉行交流會議，針對科研話題進行討論，各專業醫生可發表自身建議與看法，將資料匯總記錄成文件進行妥善保管，從而提升醫院診療服務水平。

第二，要提高公共文化服務產品。例如，治療指南，臨床工作人員應多交流、多探索匯總數據信息，形成專業的診療指南。要建立好網絡平臺，及時更新資料，通過多種渠道實行綜合服務。

第三，要建立好數字化檔案資料服務平臺。確保省地市級醫院與其他醫療機構和私人醫院統一，創新互聯網，將數字化應用于檔案保管平臺。要保障數據信息的安全，建立好網絡數據庫，提高資源的共享率。

第四，提升檔案文件，數據信息的應用，要將科研成果轉換為適用于臨床的方法。在檔案收集過程中要做好梳理工作，當完成科研時要將科研進行轉化并加以運用。

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（作者單位：山東省聊城市第三人民醫院）

作者簡介：張鶴（1970—），女，漢族，山東省聊城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案。