數字化時代公共圖書館檔案管理信息化

邢滟 趙晗

摘 要：在數字化時代大背景下，公共圖書館檔案管理應緊追科學的腳步，朝著信息化方向邁進。本文立足于公共圖書館現狀，結合檔案管理實情提出具體策略，有效落實公共圖書館檔案管理信息化已是社會輿論導向，更是時代進程中的客觀要求。

關鍵詞：數字化時代;公共圖書館;檔案管理;信息化

在數字化時代中，新媒體信息技術在社會的關注下登上世紀舞臺，并被廣泛應用于不同領域，數字技術逐漸遍布了社會生活的方方面面，豐富了民眾的生活，在社會文化背景思潮下形成了巨大的沖擊。公共圖書館檔案管理信息化建設過程中，與網絡平臺的大力支持分不開，只有充分利用互聯網資源，有效結合網絡信息技術和利用網絡平臺，拓展數字化發展渠道，方可實現其科學信息化的可持續推進。

一、公共圖書館傳統檔案管理與檔案管理信息化的區別

公共圖書館檔案管理信息化是傳統檔案管理的一次新突破，傳統檔案管理因信息更新不及時已不能滿足人民信息化的生活方式，所以信息化管理告別了傳統的紙質檔案，告別了煩瑣的工作現狀與管理制度，將傳統管理模式推向了數字化手段，在降低工作量的同時還提升了管理效率。隨著時代進步及人們生活水平的提高，人民群眾不再僅滿足于解決生活溫飽問題，對精神層面的需求和索取方式也在逐步提高，所以，公共圖書館數字化管理還將目光投向了更多讀者，將數字化資源以互聯網為載體向檔案信息化推進，為人民群眾提供文化信息服務和知識需求，并朝著公眾服務的路線遠航。

檔案管理信息化模式相較于傳統管理而言優勢有三點：

第一，便于查找書籍信息，更好地為讀者提供閱讀服務，公共圖書館是在國家部門的扶持下為廣大市民提供了免費閱讀空間，書籍數量大，內容全，信息化管理能夠及時對大量的書籍查漏補缺，為市民創造優質閱讀環境。

第二，信息化管理與時代接軌，有助于公共圖書館在新時代持續發展?；ヂ摼W時代，網絡思潮對線下工作造成了一定影響，信息化管理能夠順應時代背景，更好傳遞圖書館建設的內涵價值。

第三，信息化管理是新時代讀者對公共圖書館的必然要求，互聯網的盛行將社會文化生活徹底推向了數字化，圖書館是政府建造的便民服務區，以豐富國民精神生活為主，提升全民素質，在這樣的背景下，公共圖書館檔案信息化管理已是必然趨勢。

公共圖書館肩負著國民文化素質進步的重任，隨著時代的進步，社會經濟的增長，物質文化已經難以滿足當代人民的追求，精神上的滿足成了緩解壓力的主要途徑。圖書館的設辦立足于文化需求，旨在為更多讀者創建精神空間，然而傳統紙質檔案無法滿足新時代信息化生活，新型管理模式應運而生，以便民管理為落腳點，全面開展數字化時代下公共圖書館檔案管理信息化建設。

二、公共圖書館檔案管理信息化建設的重要性

公共圖書館檔案管理是為了更好踐行政府部門的政策，為廣大讀者提供豐富的書籍資源，為更好服務探索路徑，與傳統紙質檔案管理相比較，信息化管理的重要性主要體現在下述四方面：

1.檢索更加高效

在信息時代背景下，傳統檔案管理方式存在一定的弊端，如紙質檔案易丟失、查閱有難度、靈活性不高、檔案記載不及時、化學反應等，閱讀人數將會隨著圖書館的建設越來越多，傳統檔案管理向新型檔案管理模式過渡已是大勢所趨，或說是必然現象。龐大的閱讀基數致使信息技術亟須在檔案管理模式中發揮其自由靈活性，在信息化管理模式下，相較于傳統檢索更加高效，信息準確度在傳統管理模式上也有所提高，加大了檔案的處理與流通。比如書籍可以在設備上搜索，便于查詢書籍信息，節約一定的時間成本。

2.節約經濟資源

傳統的紙質管理需要占用極大的空間，公共圖書館位置有限，加之在創建上以閱讀區為主，或者是書籍區、檔案存放區有局限，甚至于面向占用國企單位空間儲存，不止在儲存方面，還需要大量的人力資源對其進行保護與定期維修。新型管理模式可以解決上述人力、物力資源消耗現象，在管理過程中，只需配置幾臺工作使用的計算機，操作也不需要大量的工作人員，在創建社會效益的同時又節約了成本，在管理層面達成節能增效的工作狀態。經濟資源是檔案管理工作的核心部分，節約經濟資源就是為圖書館的良好發展謀求福祉。

3.實現信息共享

檔案信息化管理在一定程度上實現了信息資源共享，極大方便了市民的閱讀生活。在共享信息資源的同時，檔案信息系統還能切換為人工智能模式，對讀者的閱讀問題進行全面解答，普及書籍內部典藏的文化背景，就如同幫助解答問題的師長一般。在檔案信息系統平臺上獲得的信息會更加廣泛，信息量會更大，可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，更能體現出檔案信息系統的個性化和人性化特點，為讀者在閱讀過程中創建了探索知識的空間，智能服務使讀者很容易得到廣泛的信息量，從而實現信息共享。信息共享是當前公共圖書館進步與發展的主要利器，如全國各地圖書館實現信息共享，那么圖書館檔案管理實現數字化、信息化建設指日可待。

4.強化服務功能

公共圖書館檔案信息化管理也是文化層面的大躍進，隨著互聯網的普及，各項管理工作已面向信息化進軍，公共圖書館是國家給予每一位公民的福利，在這樣的文化背景下理應全面實行檔案信息化管理模式，既是時代的需求，又是每一個讀者的需求。近年來，越來越多的公共圖書館將傳統服務模式與新型網絡平臺相互結合，滿足線上線下讀者，使更多人接受文化的熏陶。在原有基礎上不斷建設優化，提高圖書館的現代科技水平，延伸閱讀項目，強化服務功能。信息化管理相較于傳統管理模式，更具穩定性，也降低了管理錯誤的概率，更好地服務于每一位讀者。

三、公共圖書館檔案管理信息化的基本原則

公共圖書館檔案信息化管理主要依附于計算機技術，創設相關媒介，拓展管理渠道，具體來講就是將流傳下來的紙質文件錄入計算機，轉化為電子管理方式，在錄入信息的過程中，多采用壓縮、拍攝的形式，或條碼掃描等科技，建設數據庫對紙質信息進行統一采集管理，在操作過程中通常經過多重物理處理程序，避免信息遺漏或出錯。信息化管理在檔案調取中更加便捷，有助于書籍信息的查閱，在管理上更加安全、完整，檔案信息在利用過程中毫無威脅性，因此檔案信息利用率也在逐年上漲。檔案信息管理更多的是為人民服務，肩負著國家職責，因此在管理過程中應嚴格謹慎，糅合現代化信息技術應遵循下述三項原則：首先，先后原則。公共圖書館檔案信息化管理并非對所有檔案一視同仁，應對其多種類型進行歸納，按照重要程度、使用量、時間順序等展開排列，如具有館藏特色、需求量大且急用的優先進行數字化，確保其信息準確無誤，傳承特色文化先行，立足于讀者做好信息化檔案管理工作。對于年代久遠的歷史文化遺留，現代手段不能復原的不能與數字化統一管理，應對其暫且擱置，后期決定此類檔案信息的管理策略，妥善處理歷史遺留，完善公共圖書館檔案信息;其次，安全原則。信息技術是一把雙刃劍，在便捷管理的同時，也會為信息的安全帶來一定風險，因此在使用信息化管理的過程中網絡安全問題是亟待解決的因素。對于一切在網絡平臺上可以查詢的資料應加強保護，維護網絡安全環境，為讀者的健康閱讀創造和諧穩定的氛圍。例如，可以利用數據加密方式保護網絡環境，或者在資料使用方面設定限制，安全防護方式不計其數，公共圖書館檔案管理信息可以按照需求選取符合管理的防護措施;最后，服務原則。檔案管理信息化建設主要目的是為讀者提供優質的閱讀環境，更好地服務于每一位使用者，踐行設辦公共圖書館的指導理念。因此，檔案管理信息化應立足于讀者需求，提升社會服務功能。

四、公共圖書館進行檔案信息建設的主要內容

1.全面了解數字化設備

檔案信息化管理在采集信息的過程中，涉及眾多的物理技術，對于管理人員的專業素質有一定要求。管理人員在采集信息的過程中，應全面了解每一種設備的市場情況，由專業人員對其培訓，確保管理人員熟練掌握采集技巧，并通過設備的輔助將紙質檔案錄入電腦。設備各有其側重點，處理方式大相徑庭，根據錄入檔案的實際情況選擇最優方式，如通過M2拍攝機可以將紙質資料轉化為縮微膠卷，再利用膠片掃描儀轉換為數字文檔。公共圖書館檔案管理人員應對設備加以研究，明確設備之間的異同性，促進檔案管理信息化工作的高效開展。

2.信息資源庫的建設是公共圖書館檔案管理的基礎

檔案信息資源庫是收錄線上檔案資料的平臺，如同書籍存放的倉庫一樣，決定著檔案信息化管理的成敗，信息資源庫是由無限信息源構成的。信息源的建設就是將數字化與信息化后的線上資料進行統一整合，在不斷收錄與完善的過程中就形成了信息資源庫。在線上為讀者編排書目，按照類別對書籍進行分類，可以為讀者提供便捷的查詢服務。檔案信息資源庫建設在公共圖書館的正常運營中具有不可忽視的作用，使讀者能夠通過不同的信息源找到意向書籍，對讀書區的和諧氛圍具有一定影響力。此外，在檔案信息化管理過程中也舉足輕重，甚至影響著信息化管理的成敗。

五、公共圖書館開展檔案信息建設的幾個策略

公共圖書館在使用過程中流動性較大，書籍類目較多，檔案管理數字化、信息化需要長期堅守并不斷改善，才能取得顯著成效。信息化管理對檔案利用率具有一定幫助，并對其轉換成果具有極大的影響。下面就當前公共圖書館檔案管理信息化建設提出三點策略，希望對其數字化、信息化建設有所幫助。

第一，隨著互聯網的普及，公共圖書館檔案管理信息化、數字化在計算機技術的支持下已全面開展，網絡技術成為檔案管理的主要手段，也是當前最受推崇的方式。即使公共圖書館檔案管理信息化發展趨勢良好，也并不能完全代替紙質檔案管理模式，對于一些無法利用現代技術復原的檔案信息，需要將其珍藏，選擇科學的技術方法進行儲存。迄今為止，紙質檔案依然是我國檔案管理中的核心部分，其重要地位不是數字化、信息化管理模式可以撼動的。紙質檔案沒有信息化檔案的可復制性，更因涉及典藏文化，其重要性不言而喻，故此，紙質檔案在公共圖書館檔案管理中必不可少，在新時代應將其列為重點保護對象。紙質檔案管理是國家傳統管理模式，新型管理方式在創新的道路上應沿用傳統管理模式，依照檔案實際情況擇取最為合適的方式，在保護傳統文化的同時對歷史遺留檔案還能更好實施管理，可謂是一舉兩得。在新時代檔案管理工作中，應充分做到新型管理模式與傳統管理模式相互結合，為公共圖書館檔案管理工作提供廣泛的選擇平臺。

第二，新時代衍生的檔案信息化管理理念與傳統管理理念有極大的差異性，對于紙質檔案管理帶來了極大的文化沖擊，致使傳統管理理念面臨著極大的社會性挑戰，需要一定的時間來接受與改變。另外，數字化管理模式可以將其理解為是對紙質檔案的另一種體現方式，利用條形碼掃描、縮微、影像等方式，以代碼的形式將其錄入計算機，并對其進行長期的儲存與利用。為確保其安全性，檔案信息庫目前只能在固定的計算機上進行查閱。

但是，當前公共圖書館檔案管理信息化建設尚未成熟，數字化設備并沒有得到充分的開發與利用，要徹底面向數字化管理還需要繼續開發新技術，拓展檔案管理信息化路徑，進一步推動新型的檔案管理理念。由此可見，數字化管理僅是對現存公共圖書館檔案管理模式的一項補充。

第三，當前檔案管理數字化、信息化雖然并未達到成熟，但是檔案管理信息化已是社會進步的必然趨勢，在不久的將來，數字化技術會遠超于當下，在公共圖書館檔案管理中發揮其應用價值。因此，在目前技術還亟須上升的階段，檔案管理數據資源庫建設還應加大力度，不斷在實踐過程中落實檔案數據庫的實用性、系統性和安全性，還應注重信息化建設中的獨特性、專業性、共享性。公共圖書館在國內均有分布，在建設過程中應根據其地區特色、館藏特色等特點創設獨特的文化氛圍，為讀者提供富有特色的閱讀空間。提升公共圖書館數字資源的專業性可以更為精準地對讀者進行區分，為不同群體提供相關服務。在新時代加強公共圖書館的數字文檔，可以促進全國各地的圖書館之間形成信息共享，共用發展資源，進而更好地服務于社會，服務于更多讀者。

六、結語

綜上所述，公共圖書館的建設關乎地區文化與國家形象，與社會文化背景的發展息息相關。在數字化時代，公共圖書館在檔案管理工作中實現信息化、數字化依然任重道遠，為讀者服務還要在原有的基礎上繼續加大力度。國家政府為促進全民素質的提升，在特定地區設辦了公共圖書館，旨在推動文化事業的進步與長足發展。在圖書館檔案管理信息化建設任務之上，還需要全國各地的圖書館在資源共享的背景下相互彌補，相互進步，為國家的可持續發展貢獻力量。

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（作者單位：杭州圖書館）

作者簡介：邢滟（1979—），女，漢族，浙江杭州人，研究生，館員，研究方向：信息咨詢、產業經濟。