婚姻登記檔案信息化管理探討

文/萊陽市民政局婚姻登記處 姜洪剛

近年來，我國大力推進信息化，網絡實現了全面覆蓋，網絡信息技術在各個領域都實現了廣泛應用，信息化理念逐漸深入婚姻登記機關內，在婚姻登記辦理、日常管理和婚姻登記檔案管理中發揮著良好的作用。為了確?；橐龅怯洐n案緊跟時代腳步，滿足社會發展需求，必須全面推進婚姻登記檔案信息化管理體系的構建，從多個領域強化婚姻登記機關的檔案管理水平，同時展現出數字化、智能化時代的優勢，降低以往婚姻登記檔案登記和管理的工作量，提高婚姻登記檔案管理和檢索效率，保障婚姻登記檔案的準確率，充分發揮婚姻登記檔案的作用和價值，促進婚姻登記機關工作水平全面提升。

一、婚姻登記檔案管理工作的特點

（一）婚姻登記當事人具備特殊性。對于婚姻登記檔案而言，主要是在當事人前往婚姻登記機關辦理婚姻登記時，相關工作人員對當事人雙方的婚姻登記狀態進行建檔，并且在整個婚姻登記辦理過程通過檔案來記錄，婚姻登記檔案的當事人包括登記人男女雙方，并不只是單純的個人主體，同時也要確保二者都處于婚姻關系，或者二者正處于離婚關系?；诖?，這樣就可以實現婚姻登記相關事宜的辦理工作。對于婚姻登記檔案來說，無論是當事人資料或是機構自身產生的資料，都只是呈現出兩個人的婚姻狀態關系。因此，婚姻登記檔案相比于其他檔案類型存在著一定的特殊性，在建檔目標上較為特殊，建檔當事人必須是雙方，單一個體無法形成婚姻登記檔案。

（二）婚姻登記內容具備廣泛性?；谖覈斍暗暮戏ü窕橐龅臓顟B和形式來說，都需要經過婚姻登記有關部門依法進行婚姻關系登記和辦理，其中包括結婚辦理與離婚辦理。我國合法公民的婚姻關系都必須經過婚姻登記機關依照相應的法律程序來確立以及維護，而在具體工作中，婚姻登記檔案起到了良好的憑證作用?；橐龅怯洐n案的具體內容是開放的，因此，婚姻登記檔案的管理內容較多，而相比于其他檔案來說，婚姻登記檔案涉及范圍也比較廣，這也為婚姻登記檔案管理工作帶來了巨大的難度，導致婚姻登記檔案管理工作變得越來越復雜。

二、傳統婚姻登記檔案管理存在的問題

（一）婚姻檔案資料保存不當。在婚姻檔案管理工作中，以往的婚姻登記機關大都采用傳統的婚姻登記檔案記錄和保管，但是經常出現婚姻登記檔案丟失或者損壞的現象，而且以往的婚姻登記檔案管理中檔案都是唯一的，很少有復制本，這為婚姻登記機關的檔案管理工作帶來了巨大的難度，同時也造成重大的資料損失。我國傳統婚姻登記機構改革前，采用傳統的檔案管理體制，所有的婚姻登記檔案管理工作仍舊由各地鄉鎮和城市社區管轄，由于人員流動性比較普遍，造成婚姻登記檔案管理的不穩定性。隨著我國婚姻登記機關體制的深化改革，將縣級以下的婚姻登記機構全部裁掉，不但有效節約了人力物力，同時也統一由縣級以上機關單位直屬負責婚姻登記相關業務，但是在改革過程中，需要經過大量且復雜的交接手續，在資料整合過程中，極易引發婚姻登記檔案材料丟失或者損壞的現象，導致婚姻登記檔案信息不完善，流失了大量的婚姻登記檔案材料，從而影響后續婚姻登記檔案管理工作的有序開展。另外，在婚姻登記檔案建檔過程中，許多材料沒有嚴格遵照我國相關法律要求來辦理。雖然婚姻登記檔案的內容要求符合相關規定，但是由于以往的技術水平有限，許多當事人的身份證復印件模糊，因此對于婚姻登記檔案信息中當事人的身份信息確認不準確，如果后期保存不當，就會出現婚姻登記檔案信息損壞的問題，而引發這一問題的原因包括婚姻登記檔案管理不規范，工作人員意識不到位，管理責任缺失和監管力度不強等因素，最終造成婚姻登記檔案資料交接過程中出現丟失或者損壞的現象，甚至個別時候會出現不交接的問題。

（二）婚姻登記檔案管理不妥。據調查資料表明，在我國婚姻登記機關工作改革之前，對婚姻登記檔案管理工作的重視度不足，對于當前的使用和管理缺乏具體的規定，相關管理負責人在工作方式上存在著較大的隨意性，檔案使用者能夠隨時隨地對婚姻登記檔案進行查閱，同時管理人員也缺乏一定的婚姻登記檔案保密方案，并且缺乏對查閱者進行有效登記，對于婚姻登記檔案的查閱頻率沒有做好登記，最終導致許多婚姻登記檔案在查閱過程中出現流失或者泄密的問題，不但造成婚姻登記檔案當事人合法權益受到侵害，甚至還會造成不良的社會影響，使人們對婚姻登記機關的信賴度不斷下降?；橐龅怯洐n案管理不妥的原因主要是缺乏管理機制，同時一些婚姻登記機關雖然已經建立了婚姻登記檔案管理制度，但是沒有嚴格落實和執行，婚姻登記檔案管理制度形同虛設。

（三）婚姻檔案可利用率較差。隨著我國社會經濟體制的不斷改革，社會經濟發展速度飛快，同時各項制度不斷完善，我國在婚姻登記領域的法律法規不斷完善，推進了社會的健康發展。在當前社會發展過程中，每一個公民的戶口遷移、貸款、購房以及子女入學都需要獲得婚姻登記檔案信息的支持，因此可以看出，婚姻登記檔案不再僅僅是證明當事人婚姻狀態的一個憑證，更能夠體現出較高的利用價值。但是對于我國歷史的婚姻登記檔案管理而言，在改革前婚姻登記檔案管理仍然存在信息不完善、檔案流失嚴重的現象，例如當事人的名字同音字錯誤、日期農歷與陽歷不統一、大名和小名不準確的現象，甚至有些人弄虛作假，影響后期婚姻登記檔案的利用率。因此，必須不斷完善婚姻登記檔案管理水平，才能有效提升婚姻登記檔案的使用效率，發揮出婚姻登記檔案的作用。

三、婚姻登記檔案信息化管理的必然趨勢

為了有效解決婚姻登記檔案管理中存在的問題，人們積極發揮信息化時代的技術優勢，通過互聯網、計算機技術等現代技術手段的支持，逐步深入研究婚姻登記檔案管理理念，通過婚姻登記檔案信息化管理的實現，全面提升婚姻登記檔案管理水平，同時也為公民提供優質的婚姻登記檔案信息化服務，這一理念的突破成為婚姻登記檔案管理的必然趨勢。首先，婚姻登記檔案信息化管理是時代發展的必然要求。隨著互聯網時代的全面覆蓋，計算機技術在人們的生活中得到全面普及與應用，改變了人們原本的生活方式，而計算機技術給人們帶來了更加高效的生活與工作體驗。在我國現代信息化建設的飛速發展過程中，已經逐步將信息化融入各個領域，同時我國已經將信息化建設融入社會發展的整體目標內，其中包括婚姻登記檔案信息的管理與實施，專業化必將成為必然趨勢。其次，婚姻登記檔案管理信息化也是檔案工作的整體發展要求。早在2002年，我國就提出了檔案信息化建設的相關政策綱要，并且做出了明確的檔案信息化建設要求，大力推進檔案管理信息化建設目標，不但成為我國檔案管理發展的重要選擇，同時也是我國現代化社會發展的重大目標。最后，婚姻登記檔案信息化管理是婚姻登記機關的自身要求。隨著時代的全面發展，婚姻登記檔案的作用不斷提升，其應用領域越來越廣泛，以往的人工和紙質檔案管理已經無法滿足當前社會對婚姻登記檔案利用的龐大需求，為了提高婚姻登記檔案檢索和應用的高效性，必須推進婚姻登記檔案信息化管理，同時有效提升婚姻登記檔案服務效率，推進婚姻登記檔案管理水平不斷提升。

四、婚姻登記檔案信息化管理的優勢

（一）具有較大的儲存量。近十幾年來，我國婚姻登記檔案信息內容不斷豐富，海量的信息撲面而來，傳統婚姻登記檔案信息的分類和歸檔方式無法應對龐大的信息量。所以，人們必須著手開展高效的婚姻登記檔案信息管理方法，為海量信息提供一個龐大的存儲空間。例如，我國某地區每年會產生1.5萬份婚姻登記檔案，如果采用普通的婚姻登記檔案管理需要分成7組，雖然可以采用密集檔案架，但是也依然需要5組才能實現全部歸檔，倘若每10年移交一次，那么這15萬份婚姻登記檔案信息需要50組密集檔案架進行歸檔。龐大的存儲量對婚姻登記機關造成巨大的壓力，為此，人們通過婚姻登記檔案信息化的實現，打破了傳統檔案架存儲婚姻登記檔案的模式，通過小小的硬盤或者網絡云空間，就能夠實現良好的婚姻登記檔案信息存儲，展現出龐大的信息存儲空間，同時不會占用較大的空間，最重要的是利用婚姻登記檔案信息化存儲可以實現備份和加密保存等功能。一是可以避免婚姻登記檔案信息泄露，保障婚姻登記檔案的安全性；二是能夠通過備份保持婚姻登記檔案信息的完整性，避免出現檔案損壞和丟失造成的影響。

（二）具有強大的操作優勢。通過婚姻登記檔案信息化管理的實現，能夠確保電子檔案高效歸檔和整理，檔案管理人員在進行信息查閱中，只需要通過輸入相關證件號碼或者編號就可以快速檢索和查閱婚姻登記檔案信息，全面提升了婚姻登記檔案管理效率。例如某地區的婚姻登記檔案信息量較為龐大，檔案的查閱者眾多，當地公民調取婚姻登記檔案方便子女上學、戶口遷移以及購房等等，通過婚姻登記檔案信息化管理能夠實現檔案信息的準確調用，提高婚姻登記檔案的服務水平。

五、婚姻登記檔案信息化管理對策

（一）提高婚姻登記檔案管理人員對信息化管理的認識。近年來，我國人口基數相較之前有了大幅度提升，每年婚姻登記機關的結婚和離婚登記辦理工作量較大，這給婚姻登記機關的檔案管理工作帶來了巨大的壓力。同時，在社會體制的不斷完善下，婚姻登記檔案在社會中的作用和功能越來越多，人們買房貸款、子女入學、新婚生育、戶口遷移等等都需要以婚姻登記檔案作為憑證，所以，在這樣的背景下，增加了公民對婚姻登記檔案信息的查閱量，每年對婚姻登記檔案的查閱不斷提升，對婚姻登記機關的檔案服務要求也越來越高。因此，給婚姻登記檔案管理部門帶來了巨大的壓力。所以，在當前的婚姻登記部門檔案管理中，管理人員必須高度重視信息化管理的重要意義，明確當前婚姻登記檔案管理工作面臨的困境，同時全面認識信息化水平和管理手段在婚姻登記檔案管理中發揮的重要價值，積極強化婚姻登記機構領導和管理部門對于婚姻登記檔案信息化建設的重要性，并且逐漸將婚姻登記檔案信息化管理意識傳遞到公民的群體中，遵循共享原則，逐步落實婚姻登記檔案信息化建設，不斷提升管理人員的信息化水平。同時，進一步解決以往婚姻登記檔案管理中存在的困境，提高婚姻登記檔案管理和服務水平，緩解工作人員的檔案信息管理壓力，推動我國婚姻登記檔案信息管理水平，更好地發揮婚姻登記檔案信息的作用，促進社會的和諧發展。

（二）加強婚姻登記檔案信息化管理資金的支持。為了進一步推進婚姻登記檔案信息化管理，除了強化婚姻登記檔案管理人員的信息化意識以外，還要為婚姻登記檔案信息化建設提供良好的設施支持，而軟硬件設施建設需要大量的資金作為支撐，例如在婚姻登記檔案信息化管理中需要用到掃描儀、計算機以及刻錄機等等，通過這些先進的設備與設施構建一體化的婚姻登記檔案信息化管理，推進檔案信息數字化水平。在這樣的工作背景下，財政部門需要給予一定的資金支持，不斷提升婚姻登記檔案信息化管理水平，促進管理工作的效率。另外，婚姻登記機構要構建完善的婚姻登記檔案信息化系統，保障系統平臺實現良好的信息查閱和登記功能，提高信息共享性與服務便捷性?；橐龅怯洐C構要制定完善的婚姻登記檔案信息化管理體系，確?；橐龅怯洐n案信息化管理有序開展，實現科學化與合理化的管理體系。另外，要加強婚姻登記檔案管理人員的培訓工作，保證一線人員具備良好的信息業務素質，滿足婚姻檔案業務的實際需求。

（三）保障婚姻登記檔案信息化管理安全。雖然婚姻檔案信息化具備不可比擬的優勢，但是由于其是基于網絡作為基礎來開展的，網絡具有開放性特點，因此面臨著安全性問題?；橐龅怯洐n案管理信息化中需要重視病毒入侵、程序損壞以及黑客的防護措施。所以，為了保障婚姻登記檔案信息化的安全性，我們要重視計算機硬件設施的升級，做好計算機殺毒防護工作，提高管理人員的網絡安全意識，積極采用數據加密技術，定期對婚姻登記檔案信息化系統進行檢測，一旦發現問題要及時采取有效措施進行解決，保證婚姻登記檔案信息化高效性的同時，也要提高婚姻登記檔案的安全性。

六、結語

綜上所述，隨著信息化時代的全面發展，我國婚姻登記檔案管理工作越來越復雜，在婚姻登記檔案管理和服務中經常會出現許多問題，傳統的婚姻登記檔案管理已經無法滿足當前的實際需求。為此，人們只有積極探索全新的婚姻登記檔案信息化管理工作，構建信息化管理平臺，提高管理人員的信息化意識和專業水平，從而保障婚姻登記檔案管理工作的全面發展。