探析企業文書檔案的收集與歸檔

凌穎豪

企業文書檔案工作對于企業發展尤為重要，只有做好文書檔案的收集與歸檔，才能為企業各項工作的良好開展提供準確的數據支持。特別是企業改革不斷深化，文書檔案的價值逐漸凸顯，其類別的不斷增加，使得文書檔案收集與歸檔工作更為復雜化，企業需要加大對文書檔案的收集與歸檔的重視程度，更好地發揮文書檔案的作用。于此，本文重點對企業文書檔案的收集與歸檔進行了探討，從企業文書檔案的基本特點入手，分析了文書檔案收集與歸檔工作的重要性，提出了企業文書檔案的收集與歸檔工作的開展策略，以供參考。

企業文書檔案會準確記錄各種事項，對企業的進步與發展意義重大。因此，企業若想在激烈的市場中占有一席之地，需要做好文書檔案的收集與歸檔，保證記錄的內容全面而準確，同時，還應最大程度發揮文書檔案的價值。雖然現階段較多企業認識到了此項工作的重要價值，但在此項工作的開展中，仍存在一定問題，影響到了文書檔案工作的效率及質量。所以對企業文書檔案的收集與歸檔進行深入探究，具有較為積極的意義。

一、企業文書檔案特點

（一）內容豐富

文書檔案是在企業管理活動開展中形成的，其記錄了企業全部的歷史，內容極為豐富，真實地反應了立檔企業的歷史面貌，包括企業建立、生產經營變更、部門設立、企業大事記等等，并且企業的文書檔案具備較強的歷史記錄性，還具備較強的憑證性，這一文件材料門類眾多，包含數據信息從收集至銷毀的整個過程。

（二）政策性強

企業文書檔案會詳細記錄企業所有行政管理活動情況，是在企業各個部門開展相關職責活動中，不斷積累形成的，如企業生產部門、企業管理部門以及企業經營部門等。文書檔案管理的內容主要與各方規定相符合，滿足國家規定、政府規定及企業規定要求，也是企業在日常經營管理中，具體落實這些法規的一個重要體現。內容與公文相類似的文件材料，對于企業日常管理，發揮著政策性價值，如重要會議紀要、重要決定決策等。

（三）文體多樣

企業文書檔案會將企業一段時間內的生產經營管理經過詳細記錄下來，描述出具體的事件、任務與活動開展情況，存在一定的普遍適用性，屬于一種規范體式，還是一種文件材料，具備一定的內部法定效力。其在信息文本表現上會存在多樣性的表現方式，如決定形式、命令形式、批復形式、報告形式、指示形式以及通知形式等。不同的形式有著不同的目的，均是對企業實際經營運行中的問題進行解決，促進企業良好發展。

二、文書檔案收集與歸檔的重要性

首先，可為企業經營運行提供準確的資料支持。企業相關管理人員通過收集并歸檔企業的文書檔案，不僅詳細地記錄了企業發展歷程，還真實反映出企業的生產經營活動情況，通過文書檔案形式[1]，將其真實且完整地進行呈現。保證這些檔案資料的完整性與全面性，便于企業相關部門人員使用，了解企業發展情況以及經營狀況，能夠在一定程度上對企業發展進行推動。文書檔案會記錄企業發展環節遇到的種種問題，進而幫助企業防范各種經營風險，促進企業良好運營。其次，保證企業檔案管理工作良好開展。文書檔案對企業發展實況進行了詳細的記錄，屬于企業管理中不可缺少的重要文件，有效收集并歸檔文書檔案，不僅是企業管理的關鍵內容，更是關鍵的工作環節。此項工作的良好開展，會使檔案管理工作更為規范、有序，同時，還會保證檔案管理效率的進一步提升，確保檔案資料更加全面、完整，從而實現企業檔案管理工作的良好開展，更好地發揮檔案管理的價值，有助于企業科學制定決策管理方案。全面開展文書檔案的收集與歸檔工作，會防止出現文書檔案資料丟失情況，保證文書檔案的完整與全面，其中的內容有助于企業科學制定決策管理方案[2]，使企業決策更加科學、合理，制定出的決策會更加符合實際情況。除此之外，企業管理人員查閱文書檔案的過程中，會更加詳細地掌握企業發展進程與經營情況，在此基礎上，開展決策管理工作時，能夠結合自身發展實際，制定出相應管理措施，保證企業向更加健康的方向發展。

三、企業文書檔案收集與歸檔工作的開展策略

（一）強化文書檔案管理宣傳

為保證企業文書檔案收集與歸檔效率進一步提升，企業管理人員應從思想上對此項工作予以重視，強化文書檔案管理宣傳。首先，在文書檔案管理環節，企業檔案管理人員應積極轉變思想觀念，積極開展文書檔案收集與歸檔工作，選擇簡報編制以及檔案編研等方式，提升檔案利用價值，有效擴大文書檔案宣傳范圍。其次，積極利用新媒體，對文書檔案利用效果進行宣傳，形成全員歸檔意識，獲得良好的文書檔案管理宣傳效果。再次，為文書檔案管理工作流程以及管理方式更為規范，企業檔案管理人員需要對檔案庫中的內容進行認真、全面的核查，避免文書檔案信息出現問題，充分發揮出現代企業管理中文書檔案的價值。最后，在文書檔案作用的宣傳下，使管理人員更加重視此項工作，保證企業檔案管理人員積極、主動地進行文書檔案的收集與歸檔，與檔案管理標準要求相符。

（二）構建完善的管理制度

在企業文書檔案收集與歸檔中，完善的管理制度尤為重要，能夠有效提升企業文書檔案收集與歸檔工作效率。在構建完善的管理制度前，企業應認識到此項工作的重要價值，樹立起良好的文書檔案收集與歸檔意識[3]，注重文書檔案收集與歸檔管理工作，進一步提升工作效率。管理制度構建過程中，為獲得良好的構建效果，企業管理人員應從實際出發，組建管理制度制定小組，在實際工作中，小組成員會對文書檔案收集與歸檔內容進行系統學習，對其他企業檔案規整制度進行考察，同時分析本企業檔案管理現狀，制定出與企業實際情況相符的檔案收集與歸檔制度。在制定文書檔案收集與歸檔管理制度時，需要注重以下幾點。首先，管理內容應與企業經營情況相符合，如果企業規模較小，則無需引入過于先進且實用性不強的檔案管理方法;如果企業規模較大，則需要制定出更加科學、完善的檔案管理制度，在制度保障下，使文書檔案收集與歸檔工作良好開展。其次，使檔案管理制度更為規范，明確標注檔案管理的各項內容，讓工作人員對自身工作進行充分了解，同時，更加高效地進行檔案提取。最后，制定出完善的獎懲機制，以此進一步提升規章制度的良好落實，明確文書檔案收集與歸檔目標，對未完成目標的人員予以相應處罰，提升工作積極性。F6010C05-28F7-4F67-90EF-DE28E6C02A84

（三）改進文書檔案收集與歸檔方式

首先，及時進行問題反饋。企業文書檔案收集與歸檔工作在開展中，往往會通過多樣化的方式，防止出現種種問題，保證此項工作的實際開展質量，不過還是不可避免地會出現一些問題。如何對這些問題進行及時地處理才是關鍵所在。所以，企業應與檔案管理各個環節結合，成立專門的管理崗位[4]，安排專業的人員開展各階段監管工作。例如，在收集階段、歸檔階段以及保存階段等，實時監控文書檔案收集與歸檔，若發現問題，應及時上報，針對性地予以處理，確保工作的有效性。其次，應保證此項工作開展的積極性與主動性。企業相關管理人員開展文書檔案收集管理工作時，應將被動處理轉變為主動管理，與其他部門積極主動地進行溝通，同時統籌安排整個工作進程，使文書檔案資料更加完整、真實，應定期進行全面的檢查，不放過每個工作細節，有效滿足企業對文書檔案的需求。最后，保證硬件設備的完善性。在實際工作環節，企業需要貼合時代發展，積極引進先進的管理理念與信息化設備，使文書檔案管理工作向著信息化的方向發展，保證文書檔案收集與歸檔更為高效，推動此項工作的良好開展。

（四）提升工作人員業務能力及綜合素養

檔案管理人員的業務能力與綜合素養，與文書檔案收集與歸檔工作質量息息相關。為促進工作的良好開展，需要重點對工作人員的業務能力與綜合素養進行培養。第一，業務能力培養。檔案管理人員的業務能力主要表示的是專業領域的管理知識，同時，在日常檔案管理工作中良好地應用這些知識，在知識與技能的良好結合下，具備更強的檔案管理核心能力[5]。若想成為一名優秀的檔案管理人員，不僅需要掌握豐富的專業知識及技能，還應具備良好的職業習慣，能夠積極、主動地開展文書檔案收集與歸檔工作，獲得更好的工作質量。在業務能力上，主要是進行內部培訓，企業應制定出專項培訓計劃，并明確階段性的業務能力指標與績效目標，在有效的培訓下，保障檔案管理人員獲得更多的專業知識及技能，為良好地把控培訓效果，應在培訓結束后進行實際考核。第二，綜合素養培養。核心素養涵蓋內容較多，不僅包括工作態度，還包括心理狀態及價值觀念，屬于檔案管理人員的內在狀態，會與人員的業務能力相互作用，因此，企業還應對檔案管理人員的綜合素養進行培養，使其具備較強的責任心，積極樂觀地開展各項工作。保證工作人員具備較強的業務能力以及綜合素養，提升文書檔案收集與歸檔工作效果。

（五）強化臨時檔案文件的收集與整理

企業中會存在一些人員調離或者辭職情況，由于少數重要的文件沒有進行及時的交接，使得檔案及文件沒有及時歸檔，出現了丟失的情況。為避免出現以上問題，企業相應管理人員需要強化臨時檔案文件的收集與整理，在每年的年初，對前一年的文件與檔案進行定期整理與收集。例如，主要會議開展后，應及時通報會議的全部信息。有人員調動或離職，要及時通知相關人員，做好檔案文件移交工作，避免出現檔案文件不及時歸檔或丟失問題;記錄管理人員要根據相應條例與規則開展各項工作，同時還應按照實際要求，為收件人提供臨時的資料與文件。為順利轉移相應文件與信息，將文件復制出兩三份，接受人與轉讓人手中均存有一份，以供后期使用。

（六）明確范圍，清晰主體

首先，按照《企業檔案工作規范》與企業行政管理工作情況，對企業文書檔案收集與歸檔范圍加以明確，清晰具體的保管期限，制定出全面的收集與歸檔內容，對企業歸檔范圍總表進行匯總。還應統一思想認識，保證企業各部門對文書檔案歸檔流程有所掌握，使各部門了解自身需要將哪些文書檔案進行移交歸檔[6]。此外，需要與企業業務活動及重點工作情況相結合，適當增減需要收集與歸檔的內容。例如，在一些類目中，如生產管理類及黨群管理類等，進行相關二級類目的增加。如行政管理類以及經營管理類等，將知識產權管理與合同管理，增加到經營管理類內容中，用審計稽查管理類代替以往的審計管理類。其次，確定文書檔案收集與歸檔主體。企業文書檔案資料涵蓋內容較為復雜，來源廣泛，為保證此項工作的開展，需對工作的責任主體加以明確，轉變以往的管理模式，將重點放在主動收集上，進行前端控制，積極調動檔案管理人員的工作積極性，明確人員的職責范圍，保證所有工作均由專人負責。

（七）引進先進的收集管理創新模式

新時期，信息化技術不斷發展，企業文書檔案管理人員應與實際情況相結合，對自己的工作模式進行設定，實現管理機制不斷創新，使文書檔案管理工作更為科學、高效。實際工作中積極引進信息化技術以及計算機技術，進一步優化檔案查閱工作，使檔案查找、檢索及整理更為便捷、高效[7]。還應在現代信息技術的應用下，不斷完善文書檔案工作，通過信息技術收集并歸檔企業文書檔案，可有效防止人為收集與歸檔中產生的失誤，進一步提升文書檔案工作效率，最大程度上發揮出文書檔案的價值與作用。利用計算機工具進行檔案的收集管理，應用先進的設備進行檔案錄入。例如，傳真機、照相機以及掃描儀等，提升檔案信息整理的便捷性以及工作效率。

四、結束語

綜上所述，企業在發展過程中，不可避免地會進行文書檔案的收集與歸檔工作，文書檔案具備不可替代的作用，在一定程度上影響著企業各項工作的正常開展。檔案工作中，收集與歸檔是較為關鍵的內容，企業應對這項工作予以較大的重視，通過強化文書檔案管理宣傳;構建完善的管理制度;改進文書檔案收集與歸檔方式;提升工作人員業務能力及綜合素養;強化臨時檔案文件的收集與整理;明確范圍，清晰主體;引進先進的收集管理創新模式，促進文書檔案的收集與歸檔工作的良好開展，保證文書檔案作用得以充分發揮。

參考文獻：

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