辦公自動化環境下文書檔案管理方法探討

劉躍

摘要：信息時代，在辦公自動化逐漸成為主流新型辦公方式的環境下，文書檔案管理主要通過電腦等新型設備和數據處理方式對文書檔案資料進行管理，從而使辦公效率有了顯著提高。

關鍵詞：辦公自動化;文書檔案;管理方法

1、辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢

1.1文書檔案的生成存儲方式更加多元

管理者可以及時注冊并記錄到檔案管理系統，或利用 OA產生和存儲數字文件，而檔案管理者則擁有紙質、數字或紙質等多種選擇，使文檔在建立和使用更為多元的存儲方式。

1.2文書檔案的檢索更加便捷

在過去的辦公環境中，檔案資料的檢索是最困難的。在尋找所需的文件和材料時，往往要花費很長的時間和精力，而在海量的文檔中，由于只有一個框架式的分類，很難做到人工搜索，也很難找到具體的目標。OA系統的運用，使得管理者可以通過多種形式、多種組合方式，迅速、準確地查找到有關材料，并利用系統的智能化管理功能，自動查找、整理、判斷需要的文件材料，從而提高了文件文件的工作效率。

1.3文檔的管理更加互聯互通

OA系統將文檔的收集、分類、存儲、調用、統計、閱覽融入到網上的資源共享之中，通過辦公室的內部網，形成了一個單位的文件和信息的鏈接，讓每個員工在網絡中都能突出他們的檔案形成參與者和價值分享者的特征，并讓他們有權更新、修改與之相關的資料。OA系統能夠實現多線程的數據同步處理，同時也使各種文件的管理過程發生了向快速、方便的過渡。

2、辦公自動化環境下文書檔案管理方法

2.1加強管控意識，實現線上線下一體化

在辦公自動化的背景下，隨著其經營方式、目標客體的不同，業務范圍的擴大，文件檔案的管理必然會出現新的面貌。一般來說，文件文件的格式是多種多樣的，比如合同、對外公文、對外公文等，以及 OA系統中的文件、內部文件、申請文件等。對各種文檔進行整理，對材料的收集、整理要將線上、線下的工作流程結合起來，嚴格控制各個環節，確保線上線下文件材料相互一致、相互佐證，防止因材質載體轉換出現文檔連續性脫節，如數字文檔與紙質同件材料的內容不符等情況發生，以保障文書檔案的準確性和完整性。

為了適應當前各種工作的快速調整，隨時都會發生變化的發展趨勢，我們必須對新的、新的工作流程、新的機構調整保持敏感，及時跟進新的文件資料生產環節，把控文件材料在形成的每個細節、每步流程中不流失檔案價值，從而實現線上線下一體化的管理方式。

2.2加強環節監控，創新管理模式

目前，網上行政審批、部門之間密切合作的特點越來越突出，對傳統的文件檔案管理方式提出了新的要求。隨著越來越多的、越來越復雜的文件處理工作，文秘機關依靠自己的力量很難應付，各個部門協同管理已成為一種新的需要。在 OA環境下，各部門都具有各自的獨立性，同時也是整個系統的一個重要組成部分。這就要求檔案管理員按照各部門的工作特點，對文件的編號、歸檔日期、問題（機構）、歸檔范圍、統計內容項等相關的信息進行控制，并對文件的形成過程要有一個清晰的了解。

要理解哪些工作流程可以生成哪些有用的文件，以便人為地或自動地將其集成。因此，在自動辦公的基礎上，建立新的錄入規則、新的管理順序、合理的檢索方法、強化各個部門的檔案管理意識，是一種必不可少的工作理念。在傳統的紙質文件向電子文檔的轉化過程中，行政、技術、技術等部門的協作也顯得非常重要，因為在 OA體系建設的早期，文秘部門要參與到 OA系統的建設中來，從整體上指導和控制文檔的收集、調用，逐步建立主管部門與各部門之間的協同合作，形成辦公自動化文檔管理的新模式。

2.3提升安全防護意識，嚴格落實安全責任

因特網環境高度開放，基于網絡的辦公自動化，對文件文件的安全管理提出了更高的要求。要切實落實文件檔案的安全管理，必須從多個方面著手。做好文件檔案的保護和管理，防止外來的安全因素對其構成威脅，是保證檔案工作有效運轉的前提和依據。例如，在設備、設施上，首先要針對文件檔案所使用的軟硬件設施進行安全檢查，按照安全級別的要求，建立相應的防火墻，定期進行檢查和維護，使用具有高安全性的安全技術來防范越來越多的計算機病毒和網絡攻擊。

另外，對內部網絡和外部網絡的保密文件進行了硬件隔離，確保了內部網絡和外部網絡之間的保密文件、目錄等信息不會在使用外部網絡的計算機上顯示，從而防止了內部文件的泄漏。同時，各單位要積極構建和完善網上安全管理制度，在各部門設置專職檔案管理員，加強檔案工作人員的安全意識，嚴格落實安全保密責任制和崗位職責，進一步明確安全管理的指標體系和評價辦法，協同相關技術部門完善文書檔案的規范收集與信息整合工作的落實，嚴格保障文書檔案管理的安全性。

2.4增強專業人員素養，調整管理思路

要健全檔案管理人員的遴選標準，重視對檔案管理和計算機技術方面的專業知識的全面考慮。檔案工作者很難按照辦公系統的建設特點，建立并控制檔案的運行、存檔、調用的合理程序，并保證檔案的安全。同時，也不能充分利用辦公系統對檔案管理的方便和優點。我們可以通過繼續教育、中短期相關培訓等方式，對檔案管理人員進行有針對性的培訓，以滿足不同的管理需求，改善傳統的檔案管理思維方式。

3、結束語

綜上所述，新時期雖然為文書檔案管理提供了更多機遇與便利，但仍需深入調研、科學規劃，不斷加強流程環節監控，完善長效機制，優化軟硬件設施，采取技術方法為文檔的存儲與利用提供安全支持，提升人員素養，參與自動化建設進程，從而促進文書檔案管理工作高效運轉。

參考文獻：

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