固定資產投資項目檔案驗收問題及解決方案

孫紅梅 胡奎

摘要：固定資產投資項目檔案是固定資產投資項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。作為項目竣工驗收的必備條件之一，固定資產投資項目檔案驗收是檔案管理中的重點，也是薄弱點，很容易被相關主體所忽視?；诖?，文章在概括介紹固定資產投資項目檔案驗收工作及其意義的基礎上，就當前檔案驗收過程中存在的問題，以及解決的方案進行了探討分析，為固定資產投資項目檔案管理工作開展提供相關內容參考。

關鍵詞：固定資產投資項目;檔案驗收;問題及策略

前言

固定資產投資項目，是建造和購置固定資產的經濟活動項目，是社會固定資產再生產的主要手段。近年來，伴隨著國家和地區性的固定資產投資力度加大，固定資產投資項目的規模、類型發生了明顯的變化。同時，鑒于固定資產在國家和社會資產結構中的地位與作用的凸顯，政府層面開始不斷加強對固定資產投資項目的監督管理，以保證固定資產投資項目管理的規范性、安全性和穩定性。在固定資產投資項目管理中，檔案管理是相關管理工作開展的重要依據，也是檢驗和評價固定資產投資項目管理情況的信息參考。固定資產投資項目驗收，是對涉及到固定資產投資項目全生命周期的相關檔案信息從內容、形式方面進行審核檢驗，是項目竣工驗收階段的重要工作內容之一。雖然檔案驗收主體在長期的驗收實踐中形成了較為完善的驗收流程，為檔案驗收提供了程序上的條件支持，但由于環境形勢的變化，部分主體在固定資產投資項目檔案驗收方面仍然存在較多的問題和不足，影響了檔案驗收重要功能的發揮。因此，加強固定資產投資項目檔案驗收工作管理，確保檔案驗收程序和行為的規范性、嚴格性，是檔案驗收主體重點落實的工作內容。

1.固定資產投資項目檔案驗收概述

固定資產投資項目檔案驗收，是對固定資產投資項目在論證、立項、可行性研究、勘察設計、施工、監理、生產準備、竣工驗收、運行維護等環節和流程中形成的文字、圖紙、圖表、電子文件、聲像等各種載體的文件材料進行系統性、規范性的驗收。表1梳理了固定資產投資項目檔案驗收工作開展中需要遵守的相關要求和規則。

2.固定資產投資項目檔案驗收工作開展的意義

作為固定資產投資項目檔案管理工作中的一部分，檔案驗收工作的開展有以下幾方面的積極意義。

2.1保障項目建設的進度

固定資產項目檔案驗收是對相關檔案內容進行的真實、客觀性檢查，同時也是對建設情況與計劃建設情況的匹配度進行的檢查。在項目建設過程中，參建單位需要按照檔案驗收的要求整理、提交相關檔案信息，以保證項目各項資質、任務能夠達到相關要求。在這種工作機制下，檔案驗收工作實際上給固定資產投資項目建設工作開展提供了一種無形的動力和壓力，使參加單位和人員嚴格按照相關方案的規定推進項目進度，努力保障項目的持續進行。

2.2滿足后期項目運行維護中的信息需要

正如前文分析中提到的，固定資產投資項目檔案是對項目論證、決策、規劃、設計、施工、使用及維護的全過程中形成的，旨在反映項目在特定階段的狀態及其形成原因的信息。對于項目竣工交付使用后出現的問題的維護方面，經過驗收的檔案無疑給維護主體進行精準的問題診斷和解決提供了準確、可靠、全面的信息參考，使后期項目運行過程中的維護工作開展有更詳盡的信息參考。

2.3提升項目建設的質量

從表面上看，固定資產投資項目檔案驗收，雖然是對相關檔案信息進行的復核檢驗，但實際上，是對項目從表面到內在進行的全方位檢查驗收，是對項目質量進行的核查檢驗。一旦檔案出現問題，相關主體就會按圖索驥地找尋項目中存在的質量問題，從而確保項目建設整體的質量，避免投資項目在質量方面存在較大的不足和隱患。同時，由于項目檔案的驗收是一項要求非常高的工作，并且需要相關主體從立項開始一直到項目竣工的全過程都要提供相關的材料，并且要保證檔案材料的完整、真實，這無疑將質量管理的思想強化到了項目建設的全過程，使相關主體從細節處重視項目建設的質量。

3.固定資產投資項目檔案驗收中存在問題

固定資產投資項目從立項到建設，再到竣工驗收和交付使用，往往要經歷較長的時間周期，這也使得固定資產投資項目檔案管理工作表現出明顯的周期性、階段性特點。目前，項目管理主體會按照《建設工程文件歸檔整理規范》《建設項目檔案規范》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等法規中的相關內容，有序組織開展項目檔案的驗收工作。但是，在具體驗收工作開展中仍然存在一些典型的不符合檔案驗收要求的問題，使檔案驗收的初衷和目標實現受到影響。

3.1檔案驗收制度內容不合理

項目檔案驗收，是任何一項固定資產投資項目建設中都需要落實的工作。雖然項目建設責任單位和參建單位能夠按照相關法規中規定的內容，對各類檔案的驗收內容、程序、時間等基本要素通過項目制度的方式加以確定，但制度所規定的內容與檔案驗收的實際狀況之間存在一定的錯位，造成檔案驗收工作開展缺乏穩定的制度和行為保障。一方面，檔案驗收分工不明確。在驗收工作開展中，檔案驗收小組主要由項目建設責任單位根據實際安排相關人員組成，小組除了有一定數量的專家以外，還要輔助專家開展工作的人員。雖然制度關于專家的選擇和數量的安排有較為明確的規定，但對各專家應當負責的驗收工作內容的劃分卻缺乏明確的制度指引，造成檔案驗收職責分工的制度依據不明確，影響制度落實的有效性。另一方面，檔案驗收時間安排不合理。目前，多數固定資產投資項目檔案驗收工作安排的時間僅為1天。并且，在這1天時間內，驗收小組要開展首次會議和末次會議，并且要安排出現場檢查和討論驗收意見的時間，真正用于查看檔案信息內容真實性的時間少之又少，這就造成檔案驗收工作開展的時間與需要分配的時間之間存在不匹配的情況，驗收人員往往缺乏足夠的時間對檔案內容進行逐一檢查和驗證。

3.2檔案驗收監督管理機制缺失

隨著固定資產投資項目建設模式的日益多樣化，檔案驗收環節出現的檔案信息的復雜性和多樣性也越來越多，這對項目驗收人員的驗收意識和能力提出了更高的要求。目前，項目建設責任單位在檔案驗收方面往往只關注檔案小組檔案驗收工作的開展狀況，對安排專門部門或者人員監督指導檔案驗收小組工作開展缺乏足夠的重視和落實，這就造成檔案驗收工作難以被嚴格地監督管理，進而滋生工作開展不規范的問題。例如，部分人員會因為缺乏相應的監督，而缺乏認真閱讀、比對檔案信息的意識和行動，造成檔案驗收成為一種走流程的活動，影響了檔案內容的客觀性、準確性。

3.3項目檔案驗收行為考核評價不規范

目前，相關主體對固定資產投資項目檔案驗收行為的考核評價主要體現在驗收活動過程中的小組討論環節和驗收工作結束后的總結活動中。這些以驗收小組為主導的檔案驗收行為考核評價方式，雖然能夠增進參與檔案驗收工作的人員對檔案驗收工作的認識，但不利于一些隱藏在行為背后的深層次問題的發現和解決。固定投資項目建設責任單位雖然會在年終對檔案驗收工作的開展情況進行復盤，但由于周期過長，所能夠發現、反饋和解決的檔案驗收問題比較少，且往往過于寬泛，難以保證檔案驗收工作的持續性優化。

4.優化固定資產投資項目檔案驗收工作開展的策略

受環境形勢的變化，固定資產投資項目的管理要求越來越細化和明確，這其中也包括項目檔案管理的規范化、系統化和詳細化。要求的變化，也促使固定資產投資項目檔案驗收工作開展的相關內容要隨之進行優化調整，以更好地保證檔案驗收意義和功能的實現。針對上述明確的，固定資產投資項目檔案驗收工作開展中存在的問題，相關主體在進行檔案驗收工作時，需要重點關注以下幾方面的工作。

4.1完善檔案驗收制度內容

制度，是指導相關單位和人員開展固定資產投資項目檔案驗收工作的行動指南，其內容不僅要詳盡，還要科學合理，符合檔案驗收的實際。針對上述分析中明確的檔案驗收工作職責和時間安排不合理的問題，相關主體要從制度上進行內容的優化調整。

首先，細化檔案驗收工作分工。檔案驗收工作是一項規范性、嚴謹性的工作，需要有專門的人員主導和參與。雖然相關單位內部對檔案驗收工作的責任及其落實進行了較為明確的規定，但人員的分工方面存在較多的盲點。為保證檔案驗收工作的精細化開展，項目建設責任單位要在檔案驗收制度中補充專家責任分工的相關內容，明確各模塊檔案驗收專家人員應當承擔的主要責任，使檔案驗收工作開展有明確的責任制度作為支撐。

其次，延長檔案驗收時間?？紤]到1天檔案驗收時間安排難以保證驗收工作完成的情況，項目建設責任單位在前期的檔案驗收制度制定環節，應當根據需要驗收的檔案信息類型和數量，將檔案驗收時間延長至1.5天或者2天時間，便于驗收小組對檔案內容進行逐件查閱，并對各項檔案文件之間的關聯性、吻合性進行分析詢問，同時也為小組內部進行充分的檔案驗收問題交流討論提供時間支持。

4.2強化檔案驗收行為監督管理

檔案驗收，實際上是以檔案為參考，對整個固定資產投資項目建設的進度和質量進行的檢查和檢驗，需要按照既定的制度嚴格落實。在實際的檔案驗收工作開展中，相關單位除了要保證檔案驗收工作開展的獨立性和完整性以外，還要通過相應的監督管理機制來保證檔案驗收工作開展的效率和效果。

首先，組織開展同步專項監督檢查。項目建設責任單位除了成立固定資產投資項目檔案驗收小組以外，還要同時成立監督管理小組，安排專門的人員負責跟蹤、觀察、記錄、反饋檔案驗收小組各項活動的開展狀況，對檔案驗收中存在的不合理、不規范問題進行及時的發現、反饋和解決，確保檔案驗收工作過程的透明性和結果的可靠性。對于需要到項目建設現場進行驗收的情況，單位要安排相應的監督人員跟隨檔案驗收人員入駐現場進行現場查驗，確保項目驗收過程和結果的客觀性和真實性。

其次，細化監督管理內容。檔案驗收的內容具有多樣性、復雜性的特點，除了要安排專門的驗收人員進行驗收以外，還要安排懂得固定資產投資項目檔案驗收情況的專家負責檔案驗收工作的監督管理工作，確保檔案驗收工作的精細化開展。在進行監督之前，監督管理主體需要通過與項目建設責任主體和檔案驗收小組進行充分的溝通交流，了解檔案驗收的細節性內容，并據此制定階段性的檔案驗收行為監督管理內容清單，作為監督管理工作開展過程中重點參考的內容。

4.3細化檔案驗收行為考核評價

檔案驗收，固定資產投資項目中的一項基礎性、持續性的工作內容，事關固定資產投資項目全生命周期內的相關分析和決策工作的開展。在動態變化的環境下，固定資產投資項目檔案驗收工作的開展也需要根據實際進行及時的調整完善，確保檔案驗收工作的規范性、合理性開展，為此，相關主體尤其是固定資產投資項目責任單位要不斷細化檔案驗收行為考核評價，通過評價掌握當前檔案驗收工作的不足，及時進行驗收工作優化調整。

首先，強化驗收過程的考核評價?？紤]到以結果為考核評價內容的方式存在的不足，相關主體應當在檔案驗收考核評價機制中引入過程考核評價的內容，將檔案驗收過程中的行為表現和內容選擇與落實情況作為考核評價的重要關注點，確保檔案驗收過程的系統性、安全性和規范性。

其次，注重考核評價結果的反饋跟蹤?？己嗽u價除了要關注檔案驗收工作取得的積極結果以外，還要對驗收中出現的問題進行及時的搜集、整理、分析和反饋，督促和幫助相關人員或者部門及時制定和實施相應的檔案驗收整改措施，確保檔案驗收工作開展的穩定性和有效性。同時，對于提出的整改措施，考核評價主體要進行后續的落實跟蹤活動，確保相關責任主體能夠按照整改措施的要求，及時調整檔案驗收工作。

結語

檔案驗收，是對固定資產投資項目各個階段產生的檔案信息從內容的完整性、真實性、有效性等方面進行檢查核驗，目的在于保證固定資產投資項目建設的合法、安全和有效。通過開展固定資產投資項目檔案驗收工作，可以保障項目建設的進度，滿足后期項目運行維護中的信息需要，提升項目建設的質量。針對當前檔案驗收中存在的一些問題，相關主體要在完善檔案驗收制度內容的同時，強化檔案驗收行為監督管理，細化檔案驗收行為考核評價，以確保檔案驗收工作的積極意義能夠得以充分發揮。

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