對電子檔案管理工作的思考

侯海霞

摘要：隨計算機技術與大數據技術的廣泛應用，電子檔案逐漸取代了傳統的紙質檔案。本文從電子檔案的來源出發，針對目前檔案管理工作的新需求，對電子檔案自身特點和形成管理特點予以研究分析，提出相對性的解決措施和管理方法，以提升管理質量。管理部門應采取及時更新硬件設施，制定明確的檔案接收格式，制定相應的風險防范程序等措施，以提升電子檔案管理效率。

關鍵詞：檔案電子化;管理措施;

引言：計算機技術的飛速發展帶來了各行各業的技術革新，檔案管理部門也逐步減少了紙質檔案的使用，開始向數字化的電子檔案過渡，電子具有存儲方便、增補便捷等特點，但也存在諸如安全性差、格式要求高等問題，檔案管理人員要立足問題，把握電子檔案的管理要求，做到工作方法得當，工作措施得力，提升電子檔案管理效率，發揮電子檔案管理服務優勢。

1、電子檔案的來源

傳統的檔案保存方式一般是紙質檔案，即通過手寫或打印等方式，將有關資料保存在紙面上，然后再由專人進行歸集與整理，設置特定的空間對紙質檔案進行分類存放。但隨著計算機網絡的發展，電子檔案也變得越來越普及，成為各單位檔案管理的重要內容，在服務單位發展中起到了重要作用。電子檔案是將信息儲存在磁盤或網絡云端中，存儲了各種電子、圖像、文件等信息格式。電子檔案的產生，有力的釋放了檔案存儲空間，而且還提升了檔案管理的工作效率。

2電子檔案的特點

電子檔案作為對紙質檔案的優化與替代品，其在許多方面幾乎均優于紙質檔案，但由于其對網絡平臺的依賴，在實際應用中也存在著一定的缺陷。

2.1電子檔案的優勢

電子檔案與普通檔案相比，在很多方面具有顯著的優越性。首先，傳統的紙質檔案需要有專門的檔案室存放文檔，且對檔案室的環境具有較高的要求，需要具備低溫且干燥的文件存儲環境，否則不利于紙質檔案的長久保存，且儲存條件不當可能會導致紙質檔案面臨風化、霉變的狀況。電子檔案存儲方式較多，可以硬盤、光盤和數據庫儲存，其存儲環境要求低，完全不同于紙質檔案。其次，利用電子檔案查找信息非常方便，可以實現關鍵詞搜索形式予以查詢信息，而傳統檔案查詢信息則需要工作人員在檔案室中進行翻找，檔案信息的查詢效率極低。此外，利用電子檔案對信息進行增添刪改十分便捷，若需要對電子檔案進行補充，只需要將新文件上傳到電腦中，省時省力，而對紙質文檔的補充則需要利用大量的人力，尤其是批量添加新資料時，電子檔案可以實現一鍵添加，而紙質檔案需要人工逐個查找補充，容易造成時間的浪費。另外，電子檔案還可以實現內部共享，不同的科室可根據需求具備查看檔案的權限，而無需將查看檔案申請提交到上級，再由上級傳達到檔案室，簡化了檔案管理程序，提高了工作成效。尤其是對于異地分支公司而言，查找紙質檔案需要向總部提交申請，信件的傳送往往需要幾天甚至半月的時間，而電子檔案可以實現即時的信息傳輸，大大縮短了信息流通時間。

2.2電子檔案的不足

與紙質檔案相比，電子檔案也存在一定的缺陷。電子檔案儲存在計算機中，其本質是代碼的排列組合，這就給不法分子留下了篡改與竊取的空間，如果沒有設置好相應的安全保護程序，檔案就存在著被盜風險。紙質檔案一般有專人值守，且有24小時監控，犯罪風險高，竊取相對困難。此外，電子檔案需要借助網絡進行傳輸，一旦網絡信號不良或受到外界干擾，有可能會出現數據沒有上傳成功或者無法及時查閱所需信息的風險。由于電子檔案需要由計算機統一處理，因此對于模板格式的一致化也提出了更高的要求，若個人提交的檔案不符合規定，容易出現計算機讀取不成功，檔案無法儲存的問題。

3、電子檔案管理效率提升策略

電子檔案與紙質檔案具有不同的特點，因而在管理電子檔案時，應具體問題具體分析，針對電子檔案自身存在的優勢及不足制定相應的管理措施，規范電子檔案的管理與利用。

3.1制定明確的檔案接收格式

單位因根據自身檔案用途，明確統一的檔案接收格式，以便于檔案管理系統的儲存與讀取，防止因檔案格式不同導致系統無法讀取的現象的發生。單位應在下發檔案收集的文件時，清晰準確地申明檔案的基本模板與存儲格式。同時，指定專人審查上交的檔案，防止因格式不正確影響檔案讀取效率。

3.2及時更新電子設備

電子檔案的存儲與讀取都依靠計算機來完成，因此各單位應重視相關管理設備的配置，及時開展更新、維護和保養，提供優秀的電子化平臺，以便更好地實現對檔案的存儲與調用。及時更新平臺有助于增加平臺的功能，利于各部門實現多樣化、個性化的需求，從而提高檔案管理效率。

3.3根據需求明確部門查看權限

電子檔案與普通紙質檔案相比，可以實現各部門根據需求在檔案管理平臺快速地抽取檔案。但檔案具有私密性的特點，且各部門需要查詢的檔案往往是只是個人全部檔案的一部分，若允許每個部門都能完整地讀取檔案，不利于對個人隱私的保護。因此，應根據部門的需求明確各部門應具備的權限，既能保證各部門可以獲取所需的資料，又能實現對個人隱私的保護。

3.4細致準確地分類以提升效率

在對電子檔案進行歸集時，因盡可能細致化地對檔案的內容進行分類整理。對檔案整理的越細致，檔案抽取時所能獲得的有效信息越準確，檔案利用質量越高。如果不實施嚴格細致的檔案數據分類措施，會導致檔案信息粗糙且不準確，雖然看似在檔案儲存時節省了時間，但并不利于檔案的查找，使信息的精度降低，無法最大化發揮電子檔案的價值。

3.5制定風險防范程序

技術部門應為信息管理平臺編寫保護程序，防止黑客入侵竊取或篡改信息數據，為電子檔案構筑一張安全的防護網。同時單位應派遣專門的技術人員定期對電子檔案管理平臺進行安全檢測，及時修補漏洞，防止信息盜取行為，最大化減小風險。單位也應制定風范防范程序，一旦發生信息泄露的狀況，應根據程序與預案及時止損，避免造成更大的損失。

結語

互聯網技術的飛速發展產生了數字化的電子檔案管理平臺，提升了檔案管理的效率，有利于檔案的調取與增補維護，但同時也對于網絡平臺建設以及信息安全防護提出了更高的要求，各單位應正確認識電子檔案的優缺點，及時更新硬件設施，細致化準確化對檔案進行分類，制定多種防范程序應對不同的風險，以安全高效管理利用好電子檔案。

參考文獻

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