對干部人事檔案管理與利用的研究

摘 要：干部人事管理中，針對干部人事的檔案進行管理是其中的重點環節，為選拔、任用干部提供依據，也是反映干部個人經歷、社會實踐等信息的載體。近些年來，國家逐步完善了干部人事檔案管理制度，干部人事檔案管理工作引進先進的信息技術，提高了工作質量，推動了干部人事檔案管理工作的轉型和創新。本文對干部人事檔案管理工作的特點進行了探討，結合干部人事檔案管理和利用的原則，分析了干部人事檔案管理與利用的優化措施。

關鍵詞：干部;人事檔案;管理;利用

人事檔案是記載干部個人經歷的重要資料，反映干部的政治思想、工作能力等各項指標，在制定人事工作決策時，人事檔案作為參考依據，發揮關鍵的價值。在干部人事檔案管理工作的創新中，有必要合理利用干部人事檔案，加強對干部人事檔案的有效管理，充分挖掘和利用各種資源信息，對人事檔案管理工作進行創新，挖掘干部人事檔案的價值，提高其管理水平。

一、干部人事檔案管理工作的特點

干部人事檔案管理工作是將干部個人經歷記錄下來的資料信息，將干部的政治思想、工作能力反映和記載在人事檔案中，用于制定人事工作的決策，是人事管理工作中的核心資源，充分利用人事檔案，需要明確認識到干部人事檔案管理工作的特點，制定完善的計劃，提高干部人事檔案的管理效率、利用效率。由于干部人事檔案具有分散化的特征，整體的工作同時體現出流動化的特點，但是立檔單位卻是具有統一性的特征，干部材料的分散化，體現在干部人事檔案管理工作的實施中，相關人員要對資料信息進行全面、準確的收集。例如，在一個機關單位中，人事部門擔負著艱巨的任務，要將一系列的檔案資料收集和匯總在一起，落實工作任務，其中涉及十分廣泛的資料內容，有來自國家、省級以及單位發放的獎勵材料等，此類不同等級的獎勵材料，均需要進行系統收集、整合。

此外，還包括各部門對干部個體提出的工作評價。人事部門要全方位收集和有序管理復雜的干部材料信息，在歸納整合中進行分類辨別，干部材料的分散化給干部人事檔案管理和利用工作提出較高的專業性要求。

檔案流動化是干部人事檔案管理工作中的另一大顯著特征，主要體現在實體檔案的流動化方面，人員調動、崗位調整等都會形成人員變動問題，人事安排在不斷變化，因此干部檔案管理工作也形成明顯的改變。當出現干部配置變動或人事變動，涉及的機關單位不同時，干部人事檔案會出現大量的調取、存入等操作。尤其是近些年來，干部人事制度逐漸完善，在改革和創新的新道路和新方向中進行了實踐探索，一個干部可能會在多個機關單位工作過，工作部門存在著一定的差異化，這一客觀背景也給干部人事檔案管理工作提出更高的要求。結合人事檔案的流動化特點，要在人事檔案管理工作方面加快創新腳步，適應現代化社會的發展需求和環境的變化，才能夠更好落實干部人事檔案管理工作目標。

干部人事檔案管理工作具有立檔單位統一化的特征，因為通常情況下，是專業的工作人員統一完成立卷工作，如一個干部的人事檔案履歷資料中，既包括了個人的履歷，也包括干部的學歷信息、自我鑒定信息、工作中自我考核信息等，需要進行系統化的簡介、整體評價，將統一化的立檔單位和促進立檔形式的統一作為基礎，管理干部人事檔案，有效利用干部人事檔案。

二、干部人事檔案管理和利用的原則

干部人事檔案的管理和利用是干部人事管理工作中的關鍵環節，應遵循一定的原則，展開干部人事檔案的管理和利用，為干部人才的選拔提供參考，利用干部人事檔案的積極作用，按照分級負責管理原則，提高干部人事檔案管理的工作水平。因為我國政府管理是實施自上而下的體系，不同級別的干部人事檔案管理工作要由不同級別的工作機構進行分級管理，在分級負責的原則下，干部人事檔案的收集、整理、管理要保證明確的監督審核流程，防止出現越級實施的問題，促進干部人事檔案管理和利用的規范化、科學化發展。

同時，落實集中管理的原則，保證干部人事檔案管理工作的準確性和有效性，在集中管理的原則基礎上，落實分級負責工作措施，對不同級別機構的干部人員檔案要進行集中管理的方式，防止出現亂堆亂放的混亂情況，強調方便利用、真實規范、安全保密的原則，為國家政府選拔人才、干部人員晉升提供參考依據，防止出現造假、檔案空檔等惡劣的問題。干部人事檔案管理和利用要始終遵循分級負責、集中管理等原則，強調干部人事檔案的真實性、規范性、安全性、保密性，推動干部人事檔案管理的制度化建設與發展。

三、干部人事檔案管理與利用的優化措施

傳統干部人事檔案管理過程中部分單位領導單純認為，干部人事檔案管理對于人事管理及單位發展作用性不強，導致在具體管理階段對干部人事檔案管理重視度不高，同時部分干部人事檔案管理與利用責任意識較為落后，與新形勢下我國干部人事檔案改革與發展形成矛盾。對此，應積極革新與推動干部人事檔案管理觀念不斷創新，緊扣加強干部人事檔案的管理與利用為基礎，以此實現助力我國干部人事檔案改革深化。具體措施如下：

1.革新干部人事檔案管理觀念

首先，在干部人事檔案的管理和利用工作實施中，為達到創新干部人事檔案管理和利用的工作目標，提高干部人事管理水平，要在意識層面上進行創新，更新其管理工作觀念，分管領導要形成正確認識，重視干部人事管理工作的創新和利用，明確認識干部人事檔案管理和利用創新的重要作用，更新工作觀念，將領導職責發揮出來，更加高效、有序地展開干部人事檔案管理工作，實時跟進干部人事檔案管理工作的現狀和開展成果。其次，調動人事干部的積極性和主動性，使其參與到干部人事檔案管理工作的利用和創新中，促進其管理工作質量和效率不斷提高。分管領導還要在更新干部人事檔案管理工作觀念的過程中，建立獎懲機制，保證獎懲機制的科學性、合理性，采取適當獎勵的方式，對優化干部人事檔案管理工作模式的人員進行物質和精神上的獎勵，激發人員的工作積極性、主動性，挖掘其內在的工作潛能，提高干部人事檔案管理工作和利用的效率。人事干部作為一線的實踐人員，要在干部人事檔案管理和利用中主動將工作和先進技術相結合，加快現代化、技術化地建設腳步，提高干部人事檔案管理工作的先進水平，保證干部人事檔案管理和利用工作的順利展開，有序進行干部人事檔案的利用，提高干部人事檔案的使用率和應用價值，推動干部人事管理工作的創新。

2.加快制度建設

從實質角度來看，因檔案管理與收集歸檔等工作存在較大的被動性及波動性，通常多以領導統籌安排或上級為具體收集任務，相關人員才會去對有關資料進行收集，因時間較為倉促，導致資料收集不全面。對此，應加快檔案管理制度，提高整體規范性。制度保障是干部人事檔案管理和利用中必不可少的，現代社會背景下，干部人事檔案管理和利用的實踐探索，要建立起健全現代化檔案管理制度，為干部人事檔案的管理和有效利用打下堅實的基礎，形成制度保障作用和制度支持作用。相關單位要加快制度建設的腳步，重視對現代化檔案管理制度建設工作的實施，由專業人員參與到對干部檔案管理和制度編制等工作中來，向著系統化、規范化、制度化的方向展開干部人事檔案管理工作的各項內容，加快基礎設施建設，將配套的硬件設施、軟件設備等配置齊全，推動干部人事檔案管理工作的系統化建設，提高內部建設水平。在自身的業務需求、基本條件等要素的綜合考慮中，推進干部人事檔案管理和利用的規范化、制度化，防止出現干部人事檔案資料丟失、損毀等問題，防范突發事件的發生風險。

例如，在檔案的儲存和保管中，配置相應的硬件設施，設置適宜的溫度控制設備，系統、有效地調節檔案管理的環境溫度。強調以人為本的核心觀念，完善制度內容，真正為人民、為社會做實事，將干部人事檔案管理和利用的思想高度提高層次。在干部人員的調動和崗位調整等各個環節，要保證將干部的履歷資料、工作評價等資料信息收集完善，預先做好溝通、交接工作，加強對干部人事檔案管理和利用的規范性建設、制度性建設。加強領導層人員對干部人事檔案管理工作的重視，適當調整日常工作中干部人事檔案工作的比重，由專門的專業人員進行干部人事檔案的管理工作，及時將工作成果和工作現狀整理、匯總，上報給分管領導，使領導了解干部人事檔案管理和利用工作現狀。中央部門針對干部人事檔案管理工作擬定和下發了要求草案，其中對干部檔案管理工作的效率提出更高的要求，相關部門要適應時代的發展腳步，結合具體的情況有序推進干部人事檔案的管理和利用工作，規范、有序收集干部人事檔案資料，提高管理效率，借助制度的支持作用，推動干部人事管理工作的高效實施。

3.強化干部人事檔案管理和利用的規范性

干部人事檔案管理和利用工作是以人才信息資源為基礎展開的，從本質上來說，干部人事檔案管理和利用要將人才信息資源價值充分體現出來，挖掘資源，進行充分的價值挖掘利用，為調取和多方利用干部人事檔案，形成良好的環境。強調規范性地落實干部人事檔案管理工作任務，發揮出干部人事檔案的使用價值、內在價值，從各個環節強調規范性的管理和利用目標，提高干部人事檔案調取工作的效率，實現多方利用，改變單一的靜態存儲模式，構建動態化的干部人事檔案服務新模式，開闊視野，提高干部人事檔案管理和利用效率。結合現代化社會發展和建設的需要，體現出干部人事檔案管理和利用的核心價值，加強對干部人事檔案管理和利用的規范性建設，與時俱進，引進科學發展觀念，站在創新視角，探索有效的改革措施和創新思路，推進干部人事檔案的管理和利用規范化建設，重點關注基礎性的管理工作。對檔案管理的創新發展必要性進行充分考量，站在現代化發展的角度，以實事求是原則，規范使用資料信息，提高干部人事檔案管理和利用的規范性，利用電子化、數據化形式，進行干部人事檔案管理工作。在收集歸檔、信息整合等各個環節，強化工作效率，及時對現有的資料檔案進行更新，將檔案的使用動態集中顯示出來，工作人員可以在干部人事檔案的電子化、數據化平臺上，隨時隨地對各類干部人事檔案資料的實際使用情況進行查詢，為后續制訂工作方案提供參考依據，落實干部人事檔案管理和利用目標。

管理部門要重視信息化建設，借助先進的信息化技術，利用干部人事檔案資源，提高現代化管理水平，將信息化建設的戰略性發展地位凸顯出來，整合檔案管理和其他部門業務之間的工作銜接點，強調干部人事檔案日常管理、收集、歸檔等流程的規范性，建立更加標準化作業形式，創建良好環境，提高干部人事檔案管理工作水平與成效。借助計算機信息技術，完善干部人事檔案的管理系統功能，在干部人事檔案的管理和運用中，保證資料信息錄入的規范性、準確性，切實提高干部人事檔案管理工作效率。對于人為修改、編寫等問題，要加強防范，對各類文件記錄的準確性、真實性要進行全面掌控，用于人員聘用、崗位調動等各項工作，制訂更加科學、可行的決策，在規范化的干部人事檔案管理和利用中，真正利用干部人事檔案資料的價值，發揮出其應有作用。

4.提高干部人事檔案利用率

首先，轉變服務理念，實現對干部人事檔案管理工作的優化目標，應提高干部人事檔案管理和利用的水平，促進干部人事檔案管理和利用二者的并重發展，干部人事檔案中記錄了人事活動的開展情況，對于公共管理工作的實施起著保障作用。在干部人事管理和利用中，應重視其檔案管理和利用，將干部人事檔案的公共服務功能挖掘和利用起來，滿足公共服務需求的同時，將干部人事檔案自身的利用價值體現出來，形成積極的作用，用于政府選拔和任用干部中。深入了解干部的能力水平、工作經歷，將干部人事檔案的信息準確地利用起來，嚴格按照保密原則，提高干部人事檔案信息的利用率，真正落實人盡其用、各司其職的干部人事檔案管理和利用目標，防止出現干部人事檔案信息更新慢、資料不全等問題。

其次，適應社會的發展變化、發展趨勢，開發和利用干部人事檔案信息，結合干部人事檔案信息資源需求的不斷變化，對信息資源進行高度集成，保證干部人事檔案管理和利用工作的有序開展，提高檔案管理和利用的服務效果，轉變服務理念、服務模式，使干部人事檔案資料發揮出應有價值，促進干部人事管理工作的順利實施。

四、結論

綜上所述，現代社會背景下的干部人事檔案管理工作迎來了嚴峻的挑戰，干部人事檔案管理和利用作為一項系統性工作，要逐步適應時代發展腳步，進行積極創新，加快現代化的建設進程。結合干部人事檔案管理工作的特點，應緊跟現代化的發展腳步，建立健全制度體系，實現對人事檔案管理工作的規范化建設目標，將干部人事檔案的利用價值挖掘出來，提高使用效率，促進我國干部人事管理工作順利轉型和創新，推動干部人事管理事業穩健發展。

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（作者單位：山東省淄博市淄川區人力資源和社會保障局）

作者簡介：高華輝（1987—），男，漢族，山東五蓮人，中級館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。