“互聯網+”時代檔案館檔案信息化建設研究

摘 要：由于近年來中國信息化建設的高速發展，在“互聯網+”時期怎樣高效進行檔案信息化建設成為人們關注的重要問題。根據相應研究分析，“互聯網+”時期正確進行檔案信息化建設，要建立“互聯網+”思想，根據檔案館檔案信息資源的應用要求構建科學、合理、完整的文檔信息管理體系，通過網絡管理系統進行對文檔信息資源的分門別類、整合、運用及科學研究，以促使珍貴的檔案信息資源得以高效運用。文章對“互聯網+”時期檔案館的檔案信息化構建系統進行詳細、深入研究，并給出具體的研發思路，希望可以起到借鑒作用。

關鍵詞：互聯網+;時代檔案館;檔案信息化建設;研究

檔案管理系統是中國社會管理體系的重要組成部分，對于促進中國檔案管理技術的水平發展，具有重大意義。今天，檔案管理已成為人們以電子信息和紙質文書為載體記錄單位內部的重要事務，對于人們在總結管理歷史經驗、推動現代化建設、創新管理理念、提升管理品質等方面都具有意義?！盎ヂ摼W+”時代，是社會經濟和社會產業共同發展的大趨勢，網絡已成為良好的信息溝通媒體和最主要的信息傳遞途徑，對經濟產業和社會消費群體的有效互動和橫向交流產生了良好影響，將其運用于現代的檔案館管理系統建設中，提升現代管理具有積極意義。

一、檔案及檔案信息化建設的概念

1.檔案的概念

根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，檔案是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案具有重要的憑證作用以及參考作用，受到各界廣泛關注，成為處理各種糾紛所必不可缺少的依據。

2.檔案信息化建設的概念

檔案信息化工程，即在國家檔案管理機關的統一組織下，對機關單位、企業所產生的各種紙質文檔實施數字化加工，同時對已歸檔的電子信息資料實施信息管理。檔案管理信息化主要分為建設規范化、存儲數字化和使用網絡化。檔案資料管理只有利用信息化，才能實現檔案信息資料的使用價值，是確保檔案資料數據真實可信、有效提供服務機關單位、企業的必需條件，同時對于促進國家經濟的高速發展，也有著非常關鍵的意義。在科學技術高速發展的今天，檔案信息化成為一種不可逆轉的趨勢，有關方面投入大量人力以及物力，提升檔案信息化水平，為提高檔案管理效率奠定堅實基礎，也能夠進一步增加檔案使用者的滿意程度。

二、檔案信息化的重要性及意義

1.檔案信息化的重要性

（1）隨著中國社會信息化進程的加速，電子信息資源也開始作為人們社會生活與生產經營活動中的重要戰略資源，電子檔案逐漸成為社會原生的重要信息技術資源。作為檔案工作人員要進一步掌握現代科學技術，做好檔案信息化，了解現代電子計算機為檔案信息化工作服務內容。在經濟世界一體化形勢下，檔案管理信息化可以突破傳統信息使用者之間閉塞的技術壁壘，加速推進信息資料的開發、使用、儲存與傳播，以達到信息技術資源的有效共享。結合我國實際情況，檔案信息化有助于實現各單位之間的信息共享，全面提升交流效率，為其他各行業的快速發展奠定堅實基礎。

（2）紙質文檔作為一個原生的信息資料，同時有著原生性和簡單性的特征，檔案數字化建設工程，是順應時代發展趨勢的新舉措。電子文檔管理實現了無紙化辦公，節約了電子文檔周轉的時間流程，便于檢索。通過文檔數字化管理和電子文檔的高效整合，使電子檔案管理職能逐步由封閉邁向公開，由電子文檔的管理和使用職能逐步向信息收集、管理和服務等職能過渡，給使用者帶來了高效、優質的服務。通過檔案管理信息化建設，能夠最大程度彌補紙質檔案管理不足之處，提升檔案信息使用效率，讓廣大使用者獲得全新體驗感。

（3）檔案保管信息化建設，是檔案事業發展的新起點。原有的檔案管理方式，已經無法滿足當前的發展趨勢，因此檔案工作人員需要突破傳統陳舊的管理思路，主動淘汰影響檔案管理網絡信息化發展的弊病，并運用更適宜于檔案管理信息化發展的工作結構，讓其和經濟社會整體發展相互協調一致。

隨著檔案管理信息化建設進程的加快，新型檔案管理形式不斷涌現，為檔案管理工作注入新鮮血液，也能夠全面提升檔案管理工作水平。

（4）檔案管理信息化是改革進步的新特點。過去的檔案管理工作，大多是利用人力對檔案進行采集、整理、保管等，雖然人力資源投入較大，但工作效率低下，現代檔案管理信息化不但增加了檔案的保存量，還極大釋放了人力資本，大大提高了效率，更符合現代經濟社會高速發展的需要。與此同時通過檔案管理信息化建設，能夠最大程度避免檔案管理失誤，降低檔案使用者的損失。

三、檔案信息化建設的現狀以及存在的問題

1.檔案信息化建設的現狀

（1）文檔信息化建設已初現規模，從以前的紙質模式發展到現在，新增數字照相機、數字化攝像機、掃描儀以及數字、視頻資料存儲交換的裝置，同時又配備了適應于互聯網數據傳輸的復印機和打印機，逐步完成了現代計算機技術在文書歸檔工作中的運用，為實施現代文檔的數字化管理工作打下基石。同時部分檔案管理單位借鑒國內外先進經驗，對現有技術及設備進行全面升級，進一步提升檔案管理工作效率。

（2）國家檔案信息化網上傳輸平臺已初步建立。建成后啟用了國家檔案局域網，在網絡上還專門建立了政務信息、辦公服務、業內要聞、省市縣資訊、公告消息、專題節目、網絡展廳等專欄，一個功能齊全、性能平穩、使用便捷的國家檔案信息傳播、運用網絡平臺已初步建立，為國家檔案局的信息化建設奠定物質基礎與保障。國家級平臺的建立，對于促進檔案管理工作全面發展具有重要現實意義，也能夠進一步促進各檔案管理單位之間的交流與溝通，實現重要檔案信息共享，讓檔案管理工作更好適應新時代基本需求。

2.檔案信息化建設存在的問題

（1）沒有統一的技術標準和技術規范。目前，政府部門在建設檔案信息化過程中往往只注重發展先進的通信設施和購置高端計算機，而忽略了檔案信息系統資源標準規范化建設。

例如，計算機軟件研發過程沒有規劃性，軟件系統在通用性、實用性等方面都出現了很大的缺陷，電腦及相關裝置型號不同，配備檔次不齊，未能建立統一的硬件環境，檔案信息資源標準化統一的分級編碼標準不健全、不統一。同時，由于沒有對信息技術的法律保障和系統管理，以及對計算機網絡技術的支持，因此沒有統一明確的管理性、業務性和技術性規范，這些都約束了信息技術交流的范圍和程度，也直接影響了檔案信息化建設的步伐。

（2） 軟件及其應用較弱，工作基礎不好。有些檔案館盡管配備了硬件設施，但其軟件應用水平和效率并不高，主要以單機或者簡易的網絡運行方式，局限于進行單一的資料檢索與使用，而不是真正發揮作用。

（3）對數據保護存在的風險。目前，國內檔案安全的維護大多通過不斷提升技術手段，設置復雜的密碼和防火墻，但僅從技術手段角度保障，只是被動處理問題，無法長期、全方位的規范、維護安全。而且部分檔案管理單位缺乏專業化人才，不能及時維護單位內部網絡安全，對于檔案管理信息化建設工作造成嚴重不利影響。

四、“互聯網+”時期檔案館檔案信息化管理模式建設

1.檔案信息資源建設

“互聯網+”時代檔案管理模式構建，要重視以紙質文書為主的資料使用主體構建，包括檔案記錄、歸檔信息收集以及獨具特色文檔資源建設等。文檔資源建設面向不同的業務群體提供資料支撐服務，在各自職能發展過程中要充分發揮出獨具特色文檔信息資源的優點，讓其滿足每個人的使用需要。首先，充分考慮到檔案管理機關的人力、物力資源，以文檔資源共享為核心內容的檔案管理模型構建要解決文檔信息檢索需要;其次，要滿足歸檔文獻檢索需求。同時，針對不同政府部門的文檔信息檢索需要，可協調其他信息管理業務組織機構和政府部門，為相應的政府部門利用文檔信息資源共享提供服務保障，并面向文檔信息用戶進行資料開放獲取業務，與社會上各領域的文檔信息化業務相互區別，以滿足不同需求用戶的資料索取需要。

2.國家檔案資料存儲信息庫建設項目

在“互聯網+”時期，檔案信息化管理部門逐步以信息使用者的開放獲取資源利用業務為核心內容，并在文檔信息資源使用行業領域迅速崛起，檔案管理部門逐步成為文檔資源利用體系的關鍵基礎部門，在面對不同部門開展相應文檔信息檢索業務的基礎上，更加側重于檔案資料儲存數據庫系統建立，以相應的儲存數據庫系統面對使用者，開展高質量的文檔資源利用業務，為適應不同文檔管理者需要，在整合了大量頂級OA網絡資源的基礎上建立了cornell檔案庫。針對各方面的文檔資料進行了長期儲存業務，與社會科學網站互動合作，既實現文檔資料的高時效性價值，又著力拓展相應的文檔資源共享業務，讓文檔更能滿足使用者的個性化需要。

3.面向不同檔案資料的收集、加工、儲存

在不同層次和應用領域，分散的檔案數據資料都是檔案管理的主要部分，而面對大規模資料的整合和應用服務，“互聯網+”時期文檔數據庫模型的建設更應著眼于對不同層次分散的文檔資料的收集、加工、儲存，特別是對面向重大開放性的科學技術數據信息加以收集，并在海量的科學技術信息資源數據信息中提煉高價值的信息內容，再經過更深入的聚合優化工作，將之變成有價值并可供廣大使用者參考咨詢的文檔信息系統。這方面可參考美國密蘇里州政府的企業檔案管理經驗，通過科學數據收集技術針對散落于不同網絡空間和應用領域中的科學技術檔案資料加以收集，并通過分布式科學數據庫技術繼續保存，從而建立大規模的科學數據豐富館藏資料系統，為使用者創造了大批專門的學科數據資源，形成了CENC共享網絡。通過與企業檔案用戶共享檔案資料，將所收集的科學數據變成企業檔案管理的重要內容。

五、“互聯網+”時期檔案館及檔案信息化建設的實施路徑

“互聯網+”時期要切實搞好檔案館服務工作會牽涉諸多法律與體制層面的因素，唯有抓好各項保障性工作，明晰責任，方可為今后更好地彰顯人文理念夯實基石，掃除阻礙。抓好檔案館服務的頂層設計工作，以促進檔案服務更加規范化和規?；?。

1.構建文檔信息資源服務管理制度

在新網絡環境中，根據檔案信息化建設體系的實現需要構建文檔信息資源服務管理制度，并重新定位自身職責。一方面，文檔保管部門的傳統服務管理模式要圍繞新時代進行數字化需求快速轉化，并運用信息化手段建立更加完善的檔案管理業務制度。比如，開放式的資源信息庫、移動客戶端系統服務等。文檔保管部門要緊密結合元數據規范對文檔信息資源深度研究，并根據使用者需要進行建設檔案信息資源服務管理制度，建立特色化的業務模型。

在檔案資源服務管理制度構建過程中，要兼顧使用者的檔案資源服務需要，以促進歸檔保管部門和使用者形成良性、開放的信息交互。抓好文檔公開使用中的法規體制建立工作，以進一步明晰檔案館主體與文檔使用者的權責關系，抓好有關政策措施研究與機制保障工作，構建好文檔公開使用質量評價系統，以有效促進公開文檔的高效獲取。

2.建設文檔信息資源咨詢服務導航系統

“互聯網+”時期檔案信息化注重新技術工具的應用，建設了文檔信息資源咨詢服務導航系統，以充分發揮文檔信息資源管理系統在資料收集、數據整合等方面的技術優勢，為使用者帶來全方位的文檔信息檢索、查閱、定位咨詢服務。檔案信息化要根據文檔信息資源實行全方位梳理、細分和檢索，使用標記系統對文檔信息資源予以詳盡標識，使檔案資料直觀展示給使用者。文檔資源共享業務導航系統要科學、合理的設計管理系統，選擇合適的計算機語言實施管理，并明確設計目標，在統一設計目標的協調作用下，圍繞文檔資源利用管理要求構建好文檔管理系統，以促進文檔資源的有效運用，使文檔資源共享使用的模式滿足管理要求。

3.在檔案利用服務中體現人文關懷

“互聯網+”新生態環境下，隨著公民對檔案信息資源利用的需要在廣泛性和深層次上呈現出的新變化，其對綜合檔案室的管理方式和管理水平自然給出了更多訴求。首先，充分尊重用戶自由利用文檔的權力;其次，群眾檔案使用業務必須堅持便民原則。事實上在不少地方，如上海、浙江、青島等地通過將線下群眾檔案業務窗口前移、一站式業務窗口設置等，都已在便利群眾檔案使用方面進行了嘗試?！盎ヂ摼W+”環境為進一步優化檔案局線上線下業務，創造了更大的創新空間，創造出融用戶、館員、文獻、設備、服務、網絡為一身的全新空間形態，包含了資訊共用空間、專業共享空間、知識共享空間設計等。

六、結語

“互聯網+”時期檔案館的檔案資源管理形式已經出現了全面變革，人們不但越來越重視對檔案資料的整合分類和高效使用，而且也越來越重視對檔案資源管理系統的優化，通過運用各種信息技術推動檔案信息化系統構建工作，在滿足個性化使用要求的基礎上推進檔案資料有效使用和系統建設管理水平，利用數據挖掘技術深度發掘檔案資料，使之具有更高的使用價值。

參考文獻：

[1]王 穎.探析“互聯網+”時代的檔案管理方式[J].傳媒論壇，2021

[2]遲海濤.關于學校檔案信息化建設與檔案管理的研究[J].電腦知識與技術，2019

[3]高斯娜.“互聯網+”時代學校檔案管理建設研究[J].辦公室業務，2020

[4]楊 瑩.“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設[J].卷宗，2019

[5]陳紅玉.芻議“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設[J].山西青年，2019

[6]劉秋實.芻議信息時代下檔案管理工作的創新措施[J].信息記錄材料，2019

（作者單位：新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣檔案館）

作者簡介：張淑玲（1968—），女，漢族，河南長垣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化。