醫院人事檔案的業務流程優化及信息化研究

盧春宇

摘 要：信息技術的發展推動著各行各業的發展，當醫院管理與信息技術融合后，為整個醫療體系帶來的收益是十分明顯的。醫院內部的人事檔案管理通過信息化的手段，實現管理精細化的效果，從而大幅度的提升工作效率。信息化的發展是未來醫療行業發展的必然趨勢。本文主要對醫院開展人事檔案中存在的問題進行分析，然后提出相應的信息化改進對策，旨在進一步優化檔案管理的業務流程，幫助醫院篩選出合格人才。

關鍵詞：醫院；人事檔案；業務流程；信息化

為了進一步提高醫院的服務質量，醫院要對現有的管理制度進行改進。在各類管理中，人事檔案管理是一項重要工作，不僅影響醫院管理水平的提升，更關系到醫院的未來發展。隨著信息技術的不斷發展，各大醫院積極開展人事檔案信息化建設，旨在進一步完善管理模式，提高管理質量和管理效率，保證各項醫療服務工作順利開展。

一、醫院開展人事檔案管理信息化建設的意義

醫院的人事檔案具有一定的特殊性，需對人事檔案材料進行單獨存放，并由專人保管。在傳統的人事檔案管理模式中，醫院并未采用先進的管理技術和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過檔案管理人員操作。若使用者需要查詢某一檔案，不僅會增加查找難度，還可能會面臨最終查找的檔案內容不完整，不僅無法滿足使用者對檔案的需求，還會進一步增加檔案管理人員的工作量。醫院引進信息技術開展人事檔案管理，可充分發揮信息系統大容量存儲空間的優勢，保證大量的人事檔案得到高效存儲，還能確保信息在第一時間得到收集和整理。當使用者需要查詢檔案時，只需輸入關鍵詞，即可查詢到與之相關的內容，并做出合理決策。同時，將人事檔案管理與信息技術相結合，可以減輕工作人員的工作強度，提高工作效率，保證檔案的準確性和完整性。

檔案管理人員在錄入檔案信息時，只需發揮計算機的作用，即可保證檔案得到全面錄入與存儲，還可減少對檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料存儲到相應的數據庫中，還能對檔案進行備份。

若采用傳統的管理方式，在進行檔案保管時，要建設專門的庫房，會增加資金投入。如果檔案保管不當，可能會受到外界環境的影響而發生損壞。

二、醫院人事檔案信息化建設的主要特點

1.醫院人事檔案的特點

第一，現實性。人事檔案是醫院選人和用人的重要依據。要保證人事檔案內容準確全面，才能使相關負責人在選人時能夠值得借鑒，根據員工的具體表現和經歷做出相應的決斷。因此，醫院的人事檔案具有很強的現實性。第二，流動性。人事檔案并非一成不變。當檔案管理人員為某一員工建立檔案后，會根據其具體的表現和工作內容的變化及時補充檔案內容。比如，員工有晉升、調用等經歷時，其經歷均會在檔案中得到補充。因此，人事檔案具有一定的流動性。第三，保密性。由于人事檔案中記錄了員工的個人經歷和家庭情況，這些內容屬于個人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免泄露員工的個人信息。

2.信息化人事檔案的特點

第一，數字化。醫院引進信息技術后，人事檔案的存儲形式將會發生變化。人事檔案將會由原有的紙質形式轉變為數字化形式，檔案人員需將其錄入專門的數據庫之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智能化。隨著計算機技術的蓬勃發展，檔案人員可利用信息技術對檔案進行高效管理，從而有效降低其工作強度和壓力。隨著技術的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智能化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網絡化。檔案人員可應用信息技術對人事檔案的相關數據進行高效采集和整理，并根據使用者的需求，為其傳遞相應信息。這樣不僅可以對傳統的業務流程進行優化，也使得檔案管理工作突破時間和空間的限制。

三、醫院人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的管理機制

現階段，與人事檔案管理相關的法律法規還有待進一步完善?，F有的法律制度無法結合人事檔案管理的實際情況，其內容大多比較籠統，缺乏針對性，很難對人事檔案管理工作起到有效的指導。醫院在引進信息技術開展人事檔案管理與建設時，由于缺乏與之相關的法律法規和制度，導致該項工作缺乏有效依據和統一標準。由于各個醫院的自身情況不同，在實際管理過程中，很難保證信息化建設落到實處，一旦發生突發問題，則很難做出合理應對。

2.人事檔案信息化建設缺乏強大的基礎

大部分醫院會將注意力放在如何提高自身醫療服務能力上，而忽視人事檔案信息化建設。在具體操作過程中，由于領導不重視該項工作，導致信息化建設缺乏足夠的資金支持?，F有的軟件和硬件設備功能比較落后，無法滿足現代化檔案信息建設的要求。部分檔案管理人員缺乏信息化意識，在工作中缺乏創新意識，依然采用傳統的方法開展工作，導致信息技術的利用率比較低，影響人事檔案價值的提升。

3.存在一定的安全風險

由于人事檔案具有高度的保密性，因此，在對其進行管理時，需將安全放在首位。目前，醫院在應用信息技術和網絡技術的過程中，雖然能夠進一步發揮技術優勢，有效提高檔案管理的效率，但計算機網絡系統還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來自病毒的侵襲比較常見。病毒具有一定的隱蔽性，影響范圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統遭到病毒入侵，就可能發生癱瘓，造成信息泄露。此外，計算機系統對環境的要求比較高，若環境的溫度和濕度不符合計算機的運行要求，就會導致設備無法正常運行，若未及時保存和備份資料，就可能會導致檔案資料丟失。

4.檔案管理人員的素質有待提升

在信息技術的影響下，醫院要確保檔案管理人員能夠做到與時俱進，不斷學習，進一步完善知識結構，掌握信息技術的使用方法。然而，在實際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計算機開展檔案的錄入和存儲，但卻缺乏信息化意識，也沒有充分意識到網絡所帶來的安全風險，使得檔案面臨被泄露的可能性。

四、醫院人事檔案信息化建設的優化對策

1.建立完善的監督機制

醫院要將人事檔案視作一項重要的工作，并對其予以高度關注，規范檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關的制度，保證制度的內容具有一定的針對性和實效性?？紤]醫院的實際情況，結合醫院對干部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時俱進。制度制定完畢后，要保證其得到有效的執行，并進一步加大監督力度，確保管理工作更加規范。第一，要重視對檔案管理人員的考核，將考核與評優等工作相結合，提高其對工作的積極性和主動性。制定突發事件應急預案，要求廣大檔案人員熟練掌握預案內容，使其能夠有效應對突發情況。第二，需針對不同階段的工作制定相應制度，使檔案人員能夠規范自身行為，確保檔案管理工作規范開展。

2.加快信息化建設

（1）構建檔案數據庫。信息化建設是一項復雜、龐大的工程，醫院需根據人事檔案管理要求，打造專門的數據庫，確保人事檔案得到統一存儲。要將紙質檔案轉化成數字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對檔案進行錄入；采用云計算等技術對檔案進行高效傳輸與存儲，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過構建檔案數據庫，可為醫院的發展建立強大的人才儲備庫，保證檔案內容的安全性和可靠性。

（2）將檔案管理與智慧醫院管理相結合。要打造專門的人事檔案信息化管理平臺，保證檔案得到專門管理。此外，還要將這一平臺與智慧醫院平臺相結合，促進資源共享，提高人事檔案的價值，為醫院的各項工作提供合理參考。

（3）信息檢索平臺。醫院之所以要引進信息技術，開展檔案信息化建設，主要是進一步提高人事檔案的利用率，使其發揮出更大價值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對檢索功能予以完善。要進一步優化檢索平臺功能，比如，可從不同入口進行檢索，也可利用關鍵詞進行檢索?？傊?，通過這一平臺不僅能夠及時找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。

3.保證信息安全

（1）采取有效的安全保障技術。醫院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個人隱私被泄露。在信息技術的支持下，檔案管理效率得到進一步提升，但與此同時，檔案所面臨的安全風險越來越高。為了提高其安全系數，就要采取有效的安全保障技術。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內容安全。首先，為保證檔案得到準確識別，并實現對檔案的處理，要發揮云計算等技術的作用，確保檔案能夠實現順利轉移。需確保新舊系統的兼容性，對文件接口安全進行把關，有效提高文件的安全性。其次，要進一步完善安全技術。要在平臺明確用戶權限，確定用戶等級，需確保各項信息輸入正確，方可允許用戶登錄和訪問。比如，為了滿足用戶的查詢需求，可采用PMI進行授權。若用戶需要維護檔案數據，則需向管理員申請，正式獲得權限后，方可進入后臺進行操作。為了進一步提高電子檔案傳輸的安全，可采用數字簽名技術，保證每個部門的云系統運行更加安全可靠。此外，要進一步優化設備的運行環境，保證環境的各項技術指標滿足設備的運行要求。

（2）加強人事檔案的更新和維護。隨著信息技術的不斷更新，檔案信息管理平臺的功能也會獲得新的補充，這就意味著管理人員需運用發展的視角看待工作，定期對檔案和平臺進行更新，使其得到有效維護。一旦某一工作人員的信息發生變化，需及時對其檔案內容進行補充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發揮殺毒軟件的作用，定期對系統進行查殺，還要及時升級軟件。同時，檔案人員要具備完善的保密意識，需加強對檔案內容的保護，對每一名檔案查閱人員的行為進行規范。

4.提高檔案人員的綜合素質

隨著醫院對檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責任感，運用與時俱進的理念和方法開展人事檔案管理。要具備安全意識和保密意識，避免檔案信息被泄露。檔案管理人員要善于創新，將檔案管理與信息技術有機結合，有效提高工作效率。醫院要重視對檔案管理人員的培養，鼓勵其參與各種培訓活動，使其掌握行業最新知識和政策。培訓完畢，要對其進行考核。檔案人員要充分意識到自身工作的艱巨性，具有極高的思想覺悟，化被動工作為主動服務，能夠站在使用者角度了解其需求，從而進一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個性化服務。

五、醫院人事檔案信息化技術具體應用

1.人事檔案信息數據庫

為了確保人事檔案的信息化水平得到進一步提高，使其充分滿足醫院的需求，就要打造實用性較高的數據庫，通過數據庫搜集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價值。

（1）建立基本信息數據庫。在構建數據庫時，要保證各項基本信息齊全?；拘畔⒅饕üぷ魅藛T的姓名、性別、出生日期、學歷、工作經歷等信息。需在數據庫中體現出每一名工作人員的基本信息。

（2）建立醫德醫風考評檔案。為了進一步提高醫務人員的綜合素質，需對其進行合理的評價。在評價過程中，要將醫德醫風放在重要位置，還要將與之相關的評價內容形成檔案，并納入數據庫之中。在醫德醫風考核內容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等信息。通過建立這一類型的檔案，并將其納入評價考核之中，就可以了解醫院醫務工作人員的情況，并及時對醫療工作中存在的問題進行仔細分析和改進。

（3）建立專業技術數據庫。為了進一步了解醫務工作人員的專業技術情況，就要將其所具備的專業技術納入個人檔案之中。要對每一年醫務工作人員所參與的技術創新項目、科研項目、培訓項目、論文撰寫等內容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內容。通過這種方式，可以了解到該名醫務人員的發展情況，使醫院在進行選人和用人時有準確的參考依據。

2.建立人事網絡檔案館

醫院要緊跟時代潮流和技術發展的步伐，在人事檔案管理中融入先進的辦公自動化系統或醫院信息系統。如果醫院的規模比較大，也可引進醫院資源規劃系統，保證醫院的各項資源得到科學有效的管理，提高資源配置的合理性。在開展人事檔案管理時，醫院要不斷創新管理體制和管理技術，融入先進的網絡信息化技術，構建專門的人事網絡檔案館。

（1）建立網絡管理系統。醫院要充分發揮人事檔案部門和網絡信息部門的作用，使兩大部門能夠通過協作方式選擇先進的硬件，為構建人事檔案網絡管理系統奠定堅實的基礎。同時，要將這一系統與醫院OA等系統相結合，設置專門的人事檔案館。若醫院已經開通HRP，就要將網絡檔案館與這一系統相結合，對人力資源的情況進行全面分析，預測醫院對人員的需求。

（2）建立完善的機制。要使廣大醫院工作人員了解人事檔案信息化建設不只是人事部門的工作，其他部門也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時有效的歸檔與處理。要建立統一的歸檔機制，對文件的歸檔類型進行統一，對文件的處理方式進行規范，制定科學合理的歸檔制度?？稍谙鄳钠脚_開辟人事檔案利用窗口，方便使用人員隨時對檔案進行查詢。要對使用人員進行授權，提高檔案利用的便捷性。

六、結語

綜上所述，由于各大醫院面臨的競爭壓力越來越大，為了提高醫院的綜合實力，醫院要選拔優秀人才，使其能夠充分勝任各項工作。因此，醫院要加強對人事檔案管理的改革與創新，將信息技術與之相結合，使人事檔案得到規范、科學的管理，保證信息的安全性和完整性，使其為醫院的各項工作提供有效的參考依據。

參考文獻：

[1]林國英.數字化時代背景下醫院人事檔案的創新與優化[J].黑龍江檔案，2021

[2]李偉萍.醫院人事檔案信息化管理路徑[J].財富時代，2021

[3]施 薇.大數據背景下醫院人事檔案管理存在的問題與對策分析[J].云南檔案，2020

[4]梁 璐.關于醫院人事檔案管理工作如何適應信息化時代的思考[J].山東檔案，2019

（作者單位：重慶市墊江縣中醫院）