淺談電子發票對企業財務管理的影響及應對策略

徐雅妮

隨著科學技術的發展，利用信息和互聯網技術的平臺，“互聯網+傳統行業”不斷融合，催生了經濟社會發展的新形態。2012 年，國家發改委就出臺了《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，在國家政策的大力扶持之下，電子發票應運而生。電子發票是信息時代的產物，電子發票的應用打開了國家稅收管理的新模式，實現了“以票管稅”向“信息管稅”的轉變，也充分體現了互聯網技術在企業財務管理中的作用在進一步加強。因此，企業必須抓住機遇，敢于挑戰，順應潮流，及時趕上現代信息化的快車，實現財務管理數字化轉型，利用數字經濟的新優勢為企業財務管理提供更加科學化的依據，從而推動現代企業的發展。

一、電子發票對企業財務管理的影響

（一）電子發票的應用會提高財務管理工作的效率

在日趨激烈的市場競爭環境下，如何保持高效的財務管理模式是檢驗企業競爭力的標準。傳統的紙質發票種類多，數量大，且開具、交付、查驗和保存都無法徹底擺脫人工操作，由此產生的錯誤率也大大增加。例如在實務中財務人員經常會發現收到的發票信息有誤或發票專用章未蓋，在與客戶聯系重開發票的過程中還會存在發票遺失等風險，這些都大大降低了工作效率。

而電子發票則是經濟社會發展進步的產物，它依托的是云計算、人工智能等信息技術，是全面電子化運行的新型發票機制。電子發票具有無紙化、實名化、平臺化、互聯化的特點，免除了印制、發票領購和運輸等環節，各個流程均可實現網上操作。電子發票開具速度快，查詢真偽便利，信息準確率高，提供方可以通過各種交流平臺將發票提供給接收方，有效規避了發票在流轉過程中遺失的風險。對于已具備現代化辦公條件的企業，員工報銷可以將電子發票上傳至ERP 系統作為附件，縮短了在線審核、審批的時間。電子發票的應用大大提高了財務管理工作的效率，提升了財務管理工作的質量，對財務風險的管控也起到了積極有效的作用。

（二）電子發票的應用降低了企業的財務管理的成本

無論是開票還是收票，傳統的紙質發票都占據了企業高額的經營成本。除了要定期去稅務局購買紙質發票以外，企業還需配備專供發票打印的電腦和打印機，以及為后續硬件維護提供經濟保障。而紙質發票的歸集、整理、粘貼、報銷，整個流程也非常繁瑣，業務人員通常要在忙碌的間隙，專門留出時間回單位完成這些工作。當財務人員在審核票據時發現收到的發票內容開具有誤時，會要求業務人員聯系開票方重開發票。發票往返寄送的成本增加，業務人員和財務人員也做著大量重復的工作。發票在寄送接收過程中如果出現遺失的情況，還要對遺失責任方的認定扯皮，不僅嚴重影響工作效率，還會增加稅務風險。而電子發票一旦開具，直接通過電腦端傳送至客戶的郵箱、手機等端口，不僅提升了開票數據的管理效率，而且節省了大量的開票經營成本。與此同時，電子發票報銷入賬歸檔整個流程也都告別了紙質單據、線下流轉和重復打回的問題，減少了發票寄送而產生的大量快遞費。2020 年3 月，國家發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，其中指出符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除了法律、行政法規另有規定以外，電子會計檔案可以不再另以紙質形式保存。所以，在有條件的情況下，財務人員無需將電子發票打印生成紙質文檔，從而降低了打印成本。隨著電子發票的進一步推廣應用，它將全程支持企業自動化報銷、自動化記賬、便捷存檔等各項財務管理手段，很大程度上節省企業財務管理的成本。

（三）電子發票的應用有利于企業規范化經營

面對競爭激烈的經濟市場環境，企業必須跳脫出傳統的經營管理模式，用更加科學的方式來實現企業規范化的管理。目前，金稅四期已經實現了以稅務大數據為核心的智能稅務操作系統。我國已經進入了“以數治稅”為基礎的稅務管理時代。電子發票數據會自動收集供應商和客戶信息，生成生產經營的數據鏈。有助于真正地實現企業供應鏈上下游之間信息、交易和結算的無縫鏈接。同時，電子發票的全面應用，有助于稅務機關遏制“天下熙熙皆為利來，天下攘攘皆為利往”的“節稅”高水平企業鋌而走險，用數字化手段解決稅務監管難題，打擊違規企業，維護經濟市場健康發展。通過稅務系統，可以全方位掌握企業的稅務信息，通過智能比對、分析，及時了解企業各項財務活動是否合規合法。電子發票的應用，一方面提高了企業信息化管理水平，另一方面幫助企業更加規范化的經營，從而推動全社會誠信體系的建立。

二、企業應用電子發票存在的問題和風險

（一）電子發票存在重復報銷和惡意篡改的風險

目前，電子發票還處在推廣階段，屬于新時代的新興產物，從發展的眼光看，未來電子發票一定會完全取代紙質發票。但是，任何事物都有兩面性，當我們在驚嘆電子發票帶給我們生活和工作極大的便利時，也無法否認現階段電子發票應用存在的問題也逐漸暴露出來。

在相當長的一段時間里，大部分企業仍舊會采用將電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔的依據。傳統的紙質發票復印件原則上是不能作為入賬憑證的，而電子發票卻可以無限次重復打印。同時，電子發票缺乏紙質發票的物理防偽屬性，如果沒有相對應的監督手段，是很難通過發票表面的信息和稅務查詢平臺來識別這張發票是否重復打印過，有些人就會利用電子發票的這種特性惡意重復報銷，不僅會給企業造成經濟損失，還會有漏稅風險。

打印后的電子發票也會存在容易篡改的風險。比如，有些人為了用足單位報銷的額度，故意把發票金額改大；又比如，一些發票內容不符合單位報銷的規定，故意將發票內容改寫等。這些篡改都可以通過圖像處理工具輕松實現，而通過肉眼往往無法輕易識別真偽，這對于負責審核的會計人員來說，好比高懸在頭頂的達摩克里斯之劍，一不留神就會給企業帶來損失。

（二）電子發票檔案管理難度大

在電子發票實際應用過程中，由于受企業信息化水平的限制和傳統財務管理模式的影響，很多企業無法實現電子發票報銷、入賬以及歸檔全流程信息化。事實上，目前大部分企業依舊會打印電子發票完成報銷、入賬和歸檔。有些財務人員對電子發票檔案管理政策不夠了解，沒有按照規定依法保存電子會計憑證的原件，僅僅將紙質打印件作為報銷入賬歸檔的唯一依據，就會給企業帶來重大的安全隱患和風險。當然，電子會計檔案存儲工作量大，成本過高給企業財務人員的工作帶來新的挑戰。如何推動電子會計憑證無紙化報銷、入賬和歸檔工作,提高財務人員的風險防范意識，引導企業合法合規應用電子會計憑證，提升財務管理效能是企業財務管理工作的當務之急。

（三）電子發票的應用對信息化安全的要求高

電子發票的應用對信息化安全的要求很高。由于電子發票是建立在互聯網信息化發展基礎上的，因此，電子發票的推廣和應用離不開信息化的建設。目前，我國許多地區信息化發展水平參差不齊，在一定程度上會阻礙電子發票的推廣和應用。同時，電子發票還存在一些潛在的安全隱患。由于電子發票上的數據均需要計算機和互聯網來保存，如果企業的網絡環境不穩定，遇到停電或者斷網的情況，就有可能發生電子發票數據丟失的風險。如果計算機被病毒感染，還會存在企業納稅人信息、商業信息以及企業核心經濟數據被泄露的風險。因此，如何保障電子發票信息安全是重中之重。

三、加強企業電子發票管理的措施

（一）嚴把審核關，杜絕電子發票重復報銷和惡意篡改的情況

1.嚴把審核關，防止電子發票重復報銷。首先，要加強對員工的教育和培訓，實施獎懲措施，發現有員工故意重復報銷，要及時批評教育，對屢次重復報銷的員工要嚴格處罰。其次，要有專人負責建立電子發票登記臺賬，可以通過EXCEL 輸入所有電子發票的基礎票面信息，尤其要輸入發票代碼和發票號碼，通過設置條件格式新建規則，一旦出現重復數據就會有提示。通過這種最簡單的方法可以有效避免電子發票重復報銷的現象。為了提高工作效率，有條件的企業也可以通過協同辦公軟件來解決這個問題，比如在ERP 系統財務報銷模塊中設置電子發票的號碼為必填項，之后報銷時如果出現相同的發票號碼，系統就會自動識別提示且無法錄入。

2.嚴把審核關，防止電子發票惡意篡改。對電子發票票面真偽進行查驗，是防止惡意篡改最直接有效的方法。如果收到的是增值稅電子發票，財務人員可以到全國增值稅查驗平臺上輸入票面信息進行人工比對；也可以直接從開票方那里獲取電子發票OFD 版式文件，通過“增值稅電子發票版式文件閱讀器”對電子發票OFD版式文件進行查閱，可以驗證電子簽名和電子發票監制章的有效性。此外，也可以通過一些專業的互聯網平臺小程序，掃描電子發票上的二維碼實時查驗發票真偽。除了增值稅電子發票，其他的電子票據，例如通用電子發票等可以到國稅電子稅務局網站上進行查驗。當然，這是目前大部分企業針對防止電子發票篡改所采取的審核手段，但是用人工逐張去比對的方式，對于報銷業務量大的企業來說，無形中增加了財務人員工作量，工作效率低?，F在有越來越多的專業財務軟件公司已經開發出更適用于企業的財務管理系統，通過個性化的方案來幫助企業提高工作效率。

3.完善報銷憑證，有效避免電子發票重復報銷和惡意篡改。由于企業業務周轉的復雜性決定了單靠一張發票不足以支撐經濟業務的真實合理，不論從公司財務管理還是稅務管理方面來說，僅憑一張發票報銷都會存在漏洞和風險。因此，業務人員在報銷時，不僅要有發票，還要有相應的清單、付款憑證或其他輔助憑證一起來作為報銷的依據，從而來判斷此項經濟活動交易的依據和真實性，此項舉措不僅能降低財稅風險，又能有效避免重復報銷和篡改電子發票的現象，從而達到規范電子發票的使用目的。

（二）加強財務人員專業知識培訓，建立電子發票檔案管理制度

1.加強財務人員專業知識培訓。財務人員不僅要具備豐富的財會知識，積累寶貴的工作經驗，還要對信息技術不斷地了解和學習，從而才能積極應對互聯網運行中可能出現的各種困難與挑戰。例如在實務中，審核票據的會計人員會收到有發票專用章的電子發票，也會收到沒有章的電子發票，不了解情況的人很容易把沒有發票專用章的電子發票認定是不符合規定的發票。之所以會有這樣的誤判，正是因為財務人員沒有弄清楚不同的電子發票上也會有細微的差別。目前，不需要發票專用章的電子發票有兩種，且都是2020 年新發布的政策。第一種發票是通過增值稅電子發票公共服務平臺開具的增值稅電子普通發票，第二種是新辦納稅人通過稅務Ukey 開具的電子專票，這兩類發票都屬于稅務機關監制的發票。首先在發票的樣式上有一定的改進，都統一采用了OFD 格式，更加安全可靠；其次，發票樣式更加簡潔，將“貨物或應稅勞務、服務名稱”欄次名稱簡化為“項目名稱”，取消了原“銷售方：（章）”欄次。另外，簽章的方式也更加先進，均采用了電子簽名取代原發票專用章。采用經過稅務數字證書簽名的電子發票監制章代替原發票監制章，更好地適應了發票電子化改革的需要。單位和個人均可以通過全國增值稅發票查驗平臺對發票信息進行驗證；也可以通過下載電子發票版式文件閱讀器，查閱OFD 格式的電子發票并驗證電子簽名的有效性。

2.建立電子發票檔案管理制度。企業應當制定電子發票電子版的收集和管理規范。完善電子發票收集渠道，統一電子文件的命名格式和傳輸方式。公司各業務部門及相關經辦人員首先要對電子發票的真實性和票面內容的準確性負責。在提交報銷流程時，如果遞交的是電子發票紙質打印件的，還應上傳該紙質發票的電子文件。財務人員在進行審核的時候，要對紙質發票和電子文件的內容仔細比對查驗，如果發現有問題的要求相關人員及時更正。如果提交的電子發票符合要求，財務人員應及時分類保存相應的電子數據，方便以后檢索和使用。如果企業具備一定的經濟條件，也可以引進專業的電子會計檔案系統，為企業提供電子檔案收集、整理、保管、利用和存儲服務，幫助企業實現會計檔案無紙化管理，檔案的全生命周期管理，降低檔案的存儲和管理成本，提高會計檔案檢索和業務處理效率，實現資源共享，提升企業數智化管理能力。

（三）提高風險意識，加強財務數據安全管理

隨著電子發票的廣泛應用，信息化安全已成為企業信息化建設的首要任務。企業管理者應高度重視信息安全管理，要加強相關基礎設施的建設，采用安全的移動終端進行財務事項的處理。要保證電子會計憑證的傳輸和存儲安全可靠，避免因登錄設備的不安全性而導致電子發票信息被篡改或數據丟失。必須在計算機設備上安裝防病毒軟件，定期對計算機系統進行防病毒處理。完善電子發票信息安全防線和風險處置機制，為電子發票數據安全提供強有力的保障。除此以外，要不斷增強財務人員的風險防范意識和應對風險的能力，比如財務人員要養成定期備份電子會計檔案數據的習慣。

四、結語

未來幾年，國家將實現發票各個領域、環節和要素的電子化，大力推進會計核算和財務管理信息化。今后，財務報銷和會計處理將被數字智能技術所取代。因此，企業應不斷優化財務管理模式，在企業財務管理的理念、思路和方法上進行突破和創新，實現數字化財務轉型，以適應新時代的需要。企業財務人員應積極面對信息技術化帶來的轉型挑戰，學習更多的新技術、新知識、新方法，成為企業轉型的領導者，打造發展新優勢，提升核心競爭力，為企業創造更大的價值。