高校學籍檔案管理數字化建設的思考

李 勇 王傳廣

(1.山東財經大學，山東 濟南 250014； 2.山東工藝美術學院，山東 濟南 250300)

隨著我國高等教育的不斷發展，高校數字化建設也逐漸成為當前和今后高校發展的重要環節，高校學籍檔案管理作為高校發展的重要組成部分，也成了管理中的關鍵。高校學籍檔案管理的內涵和外延都非常廣泛，從管理的角度分析其涉及多個部門、多個級別，相互交叉又相互獨立。高等學校學籍檔案管理存在很多問題，如管理制度、組織架構、體系建設等不足，專業人員配備也不盡如人意，各部門職責不明、不清等，極大地影響了檔案管理的效率和質量。隨著高校數字化、信息化、智能化的發展，高校對學籍檔案管理的重視不斷增強，檔案管理工作也在形式和內容上得到了創新，為解決檔案管理的諸多問題提供了可能。實現檔案管理工作的信息化和數字化也成了當前和今后一段時間內的高校檔案管理的目標，但從目前高校學籍檔案管理的現狀來看，真正地實現檔案管理數字化，還需要各高校高度重視。

一、高校學籍檔案內涵

根據《高等學校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號文件)中規定：“高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！逼鋬热莅瑢W生類、教學類、科研類等11種類型，本文所指的學籍檔案是以高校學生學籍為中心的檔案，隸屬于高校檔案中的幾個類型，如學生類、教學類、科研類等。高校學生學籍是指一個學生屬于某個學校的一種法律上的身份或者資格，包含研究生、本科生、?？粕炔煌囵B層次的學生。學籍信息是一名學生所在就讀學校的個人有效信息，是一個學生在學校的必要信息，主要包括學生姓名、學號、性別、身份證號、入學時間、入學照片、畢業照片、學籍異動情況等標識學生個人身份過程的或結果的相關信息[1]。以某地方高校為例，學生學籍檔案材料包括新生錄取簡明表、新生高考體檢表、電子檔案、新生入學登記表等新生入學檔案，還包括學生在校學籍異動檔案材料，如休學、復學、退學、留級、轉專業等檔案，以及學生學習過程化檔案材料，如學生成績單、發表文章、參與科研、參加比賽、學生學籍卡片、學生獎懲材料、畢業論文(設計)、獲得學歷學位、教學大綱、教學計劃、課程總結等檔案。

二、高校學籍檔案管理的重要性

學籍檔案管理為一個時間跨度相對長且具有變動性的過程，是學生從入學到畢業的事實狀態，記錄學生在校期間一切有價值的活動。學籍檔案是學生在學校學習、生活的歷史性證明，具有法律性和憑證性，因此學籍檔案對學校、個人都有重要的意義。

(一)對于學生個人的重要性

學籍檔案保存學生在校期間的參賽獲獎情況、發表論文情況、入黨情況、學生成績、教學材料、個人總結等真實記錄，是學生各方面的綜合評價，更是學生能力的真實證明，為學生未來的發展提供基礎性依據。同時，學籍檔案還包含了對學生人生特別重要的畢業證書、學位證書，一旦學生繼續深造或是從事某些工作時，學籍檔案都是重要的證明。

(二)對于學校發展的意義

學校教學情況是學校內涵發展的主要內容，學籍檔案的內容包含了整個教學過程，這些歷史數據如學生的成績、活動等也為學校的發展、創新提供參考依據。因此，學籍檔案的有效保存是學校發展的必要條件。同時，學籍檔案反映了教學成果情況，為促進教學的發展提供數據基礎，為學?？蒲许椖康纳暾埮c確立提供相關依據。

(三)對于用人單位的價值

學籍檔案是用人單位了解員工品德、能力的一個參考，具有非常重要的價值。檔案的完整性、準確性、廣泛性都是用人單位所必需的信息資源。用人單位根據大學畢業生檔案信息會得到大學生在學校中關于誠信、情商、學習能力、創新素質等多方面的信息[2]。

三、高校學籍檔案的特性

學籍檔案內容廣泛、數量多、形成時間長、涉及管理部門多等現狀，形成了學籍檔案管理不同于其他檔案管理特有的特性。

(一)具有生命周期的特性

根據學籍檔案的內涵，學籍檔案是以學生學籍為中心的檔案，不是單指一個檔案，是指和學生學籍有關的全部檔案。學生學籍過程存在周期性，從學生招生入學到畢業離校，是一個完整的活動周期，在這個生命周期中產生的各種有保存價值的歷史數據都是學籍檔案的一部分。

(二)具有階段性的特性

高校學籍檔案的形成具有階段性的特性，高校的教學一般是按學年、學期規劃實施，按教學計劃和規劃完成任務，教學材料的歸檔也是在這一階段的規劃完成后進行的，必然形成了檔案的階段特性。教學工作的實施需要各個部門通力合作，在每學年初制定或修改教學計劃，學年末或學期末進行教學評估、質量評價等整理出大量的學年教學檔案，同時學生在學習中也形成了學習成績、學習測評、課程總結等階段性的檔案。學生學制年限內完成教學計劃，形成了如畢業資格、學位授予資格等周期性檔案，學校組織專門人員對學生學習情況、教師教學情況、管理人員教學管理情況等階段性內容進行總結，形成有價值的階段性的檔案材料。盡管教學類學籍檔案內容大多以形成年度進行保管，但其階段性的規律并不因人員、地點、管理方式的變化而發生改變[3]。

(三)具有分散性的特性

學籍檔案在其整個周期中，因管理的流程化，涉及管理部門的分散性，也造成了學籍檔案的管理呈現分散性。學籍檔案中的學生錄取檔案來源于學校招生辦、在校學習成績單來源于教務處、學生獎懲情況來源于學生處、學生政治面貌來源于學生所在學院等。因此，他們可能對學生個人信息和獎懲進行歸檔。教務處負責學生的教學，他們可能對教學大綱、教學計劃這些文件檔案進行歸檔。各學院對學生的具體的管理，他們可能對學生學籍卡、學生成績、學生獲獎證書進行歸檔。

(四)具有結果性的特性

根據檔案的階段性特性，幾乎所有高校都是按學年存放結果性的檔案，如入學登記表、學籍卡、學生成績單、畢業生登記表等，這些檔案都是某些過程的結果，如學生成績單是學生課程學習的結果，畢業生登記表是學生畢業時德智體美勞的體現。結果性是現代高校學籍檔案管理最主要的特性。

四、高校學籍檔案管理的現狀

為了解高校學籍檔案管理的現狀，筆者對山東省150多所學校學籍管理工作進行了問卷調查。經調研，筆者收集了80所高校的各項學籍檔案相關數據，去除無效數據，筆者整理出有效數據600余條。通過對有效數據進行定量分析和筆者所在高校管理現狀，得出目前高校檔案管理的現狀。

(一)學籍檔案管理重視程度不夠

從各高校學籍管理人員數量看，學校對學籍管理重視不足，無法滿足目前數字化發展的需求。筆者對調查問卷數據進行分析，除學籍管理科配備專職的管理人員外，其他涉及學籍檔案的部門如學生處、二級學院等配備專門的學籍管理人員的占38%，可以看出僅有1/3的高校配備相應的學籍檔案管理人員，學校對學籍檔案管理的重視程度不夠。學校未配備足夠的學籍管理人員，造成了學籍檔案不能按時、保質、保量地完成。另外，目前高校學籍管理人員只關注常規的具體的日常事務性管理，未能深入研究學籍管理的過程檔案和檔案管理的制度建設，對檔案管理的重視程度嚴重不足，存在無相關制度或有制度文件不執行、選擇性執行或無法執行的問題。

(二)缺乏科學的學籍檔案管理體系建設和制度支撐

檔案管理體系建設是學校發展的重要內容，同時也直接決定該學校檔案管理的質量和效率[4]。從調查問卷可以看出，全省1/3高校沒有建立學籍檔案管理制度，接近1/2的高校沒有問責制度，更別說進行學籍檔案管理體系的建設。沒有科學系統的體系制度支撐，沒有嚴格的檔案管理問責規范，對檔案管理人員沒有相關的約束和指導準則[5]，管理內容不具體、不統一、不規范，容易造成學籍檔案的不完整，同時其真實性也受到了質疑。此外，體系建設不全可能造成歸檔的范圍不夠清晰，進而可能出現保管不利、泄密、檔案遺失等事件，而一旦出現問題，難以追究相關人員的責任。

(三)高校學籍檔案分散性導致的問題

學籍檔案管理存在周期性和分散性的特點，容易出現各部門或科室之間脫節、推卸責任等情況，對于交叉內容多部門同時管理又都不管理的情況，出現職責不明、不能及時有效進行溝通的問題，給檔案的整理、管理以及存儲等工作帶來不便，更甚者導致學籍檔案管理工作效率和質量低下，無法進行系統科學的管理[6]。另外，學生在校期間，可能會出現一些學籍變更現象，比如有的同學在大學期間參軍需要保留學籍，有的同學生病休學，有的同學轉專業需要變更學籍，有的同學因為留級、降級學籍發生變化……這些特殊情況涉及部門較多，出現頻率較高又比較分散，很多時候無法及時處理。同時，由于高校檔案管理的數字化程度不高，各部門合作性不強，學生學籍檔案管理的異動只能各個部門分散處理，導致程序復雜、耗時過長、學生滿意度較低。

(四)學籍檔案數字化程度較低

高校學籍檔案數字化是現代學校管理發展的必要手段，對于學校的管理和發展至關重要。我國部分高校很早就實行了信息化，但未實現真正的數字化，甚至部分高校只停留在把傳統檔案轉換成電子版而已。當然，現階段還有部分高校學籍檔案還是傳統紙質檔案，比如在校學習成績單普遍為學生所在學院打印出來后先加蓋學院審核公章，然后教務處審核后加蓋公章后存入檔案部門留存，學生學籍卡片基本是學生入校后學院組織學生自己手工填寫的形式?？茖W技術飛速發展的今天，大數據已經成為現在技術的主流，學籍檔案的數字化卻停留在很多年前的水平。從調查的高校學籍檔案的數據可以看出，高校學籍檔案建設有很長的路要走。

(五)學籍檔案管理隊伍建設不足，人員服務意識不強

隨著高校招生規模的不斷擴大，在校學生人數的增加，學籍檔案數量逐年增加，也帶來工作量的增加。從事這項工作，不僅要付出巨大的勞動，更要具備極大的耐心和責任心，學籍檔案管理工作是一項具體細致又煩瑣復雜的業務管理工作。目前，高校普遍存在學籍檔案管理工作人員數量不足，領導重視程度不夠，認為誰都能干，誰都可以干。造成管理人員在工作中出現程序化、機械化，服務意識不夠，缺乏人文關懷。另外，從調查中也可以看出，山東省高校學籍檔案管理人員配備不足，且有相當數量的檔案管理人員未參加過業務培訓。

五、高校學籍檔案管理的對策

(一)健全學籍檔案管理制度和體系建設

高校要貫徹落實有關檔案管理的制度，從入學錄取材料、在校學籍異動、在校學業成績、思想品德考核、獎懲記錄、黨團組織檔案等在內的紙質和電子檔案收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管使用、轉送移交等環節都需要有制度規范。明確學籍檔案歸口管理部門、提供部門及工作職責，配備各級專職人員，有效整合招生、教育教學、學生管理、就業等部門檔案資源，形成全鏈條、一體化的學籍檔案管理流程，確保學生學籍檔案管理真實準確、規范完整。

(二)加強高校學籍檔案管理數字化建設

目前仍有部分高校學籍檔案仍以傳統的紙質材料為主要形式，這就造成學籍檔案存儲過程中容易出現丟失、缺失、遺漏等現象，特別是對于年久檔案的管理交接缺乏嚴格性和規范性，一旦丟失往往會造成無法彌補的損失[7]。2001年教育部發布的《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》(教學〔2001〕4號)提出：“為適應高等教育改革的需要，需建立高等教育學歷證書電子注冊制度?！?007年教育部頒布了《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》(教學〔2007〕3號)，其中規定：“教育部建立高等學校新生學籍電子注冊數據信息檔案庫，對學生學籍信息、學歷證書電子注冊進行統籌管理。各高校要積極利用現代信息技術，研究開發和完善學生檔案管理信息化系統，建立檔案采集、處理、歸檔的工作機制和技術規范，形成完整的學生電子檔案目錄索引，實現紙質、磁盤、光盤等多種形式的檔案保存形式，確保永久保存、簡便易查?！边@些制度的頒布，都為高校學籍檔案智能化管理提供了理論依據。推廣信息化技術在學籍檔案管理中的應用，就是將檔案管理工作中的學生基本信息、學業成績、實踐活動、學籍異動、獎懲記錄、黨團組織管理等都整合到一個平臺上去，通過平臺對各項工作進行部署和實施，讓檔案管理工作者都能跨越時間和空間的阻礙更加高效高質量地完成各項工作。這種信息化技術在檔案管理工作中的推廣運用不僅可以使得管理者的工作效率和質量得到提高，還可以簡化辦事流程，使檔案管理更加透明。

學?？梢岳弥腔坌@中的數字化系統，建立學籍檔案管理數字化系統平臺。學生使用數字化系統平臺進行學籍注冊、提出學籍異動等操作，無須教師協助，自助完成，各部門也可以登錄數字化系統平臺，對學生提出的修改或更新的信息進行及時記錄和更新，管理端實時監控管理以及進行數據分析。學生能及時獲知自己的變更狀態，但也要注意管理系統的保密設置，涉密數據只能由學校權限較高者調取，以確保學生檔案信息的專屬性。

(三)強化組織領導和工作保障，抓好組織實施

高校要明確牽頭負責的部門，由分管校領導掛帥，小組協同辦公，建立由招生、教務、學生管理、院系等主要負責人組成的統一領導小組。明確組織領導、工作內容、程序步驟、職責分工、監督管理等工作要求。同時，高校要在學籍檔案管理工作上給以足夠的支持和保障，要配齊并加強學籍檔案管理隊伍，確保專人專職專崗和隊伍穩定。對在學籍檔案管理工作中做出貢獻的單位和個人，給以表彰和獎勵。要強化業務培訓，不斷提升隊伍政策水平和業務能力。社會飛速發展，新技術新知識也隨著改革開放和社會發展不斷更新換代，在這種時代背景下，檔案管理工作越來越負載，數字化和大數據技術的融入能夠提高檔案管理工作的效率和質量。因此，各高校需要建立一支專業化的檔案管理隊伍，對于現行的檔案管理人員，建議高校每年至少組織一次學籍檔案管理業務和技術培訓，以適應不斷發展的時代需要。

(四)增強學籍檔案管理意識，強化督查問責機制

學籍檔案對每個學生都相當重要，它是用來證明學生在校身份的重要憑證，將伴隨學生的就業乃至一生，在某些特殊的時候都會需要出示學籍檔案。學籍檔案牽扯部門多，環節交叉性強，可能由于某個環節保管不利，會出現泄密等重大事件。實際管理中普遍存在著職責范圍不清、管理觀念落后、檔案質量偏低、監督審查不到位等問題。因此，我們必須要建立健全督查問責機制，規范管理制度，建立網絡化的學籍管理，推行學分制，強化服務意識，提高學籍檔案管理人員素質等，以規范的管理及問責機制來推動學籍管理的規范化。

六、總結

高校學籍檔案管理要強化依法依規，確保真實可靠，不做假；強化全過程規范管理；強化時間節點完成各項工作；強化檔案管理，運用數字化手段，可查、可核、可分析，形成一個體系化、流程化、數字化、制度化的高校數字化檔案管理體系。