新時期高校人事管理信息化建設研究

楊柳青,謝振安

(1.安徽理工大學 安徽 淮南 232001; 2.淮南職業技術學院, 安徽 淮南 232001)

黨的二十大報告提出,加快建設教育強國的戰略目標和加快建設高質量教育體系的具體要求[1],高校人事管理工作是其中重要的一環。高效的人事管理工作在一定程度上可以釋放學校的發展潛能,提升高校人力資源使用的科學性[2]。隨著信息化時代的到來,教育信息化在助力教育事業突破改革難題中發揮的作用越來越大[3]。一方面,在聚焦人才培養這一核心問題上,人事管理信息化可以準確掌握學校的全面能力現狀,有助于領導層把更多的精力投入在資源整合與優化上,包括人事制度建設、打造優質的教學師資團隊等,從而提升決策的科學性和準確性。另一方面,信息化有利于高校集約高效管理人事信息,運用信息化技術條件實現數據傳導、動態化管理,在解決人事管理工作的同時,提升高?？茖W治理水平和能力[4]。

一、新時期高校人事管理特征

高校在不同階段受到社會環境等因素的影響,人事管理呈現出不同的管理特征,尤其是在社會進入信息化時代,人事管理信息量暴增,內容廣、頭緒多,信息數據動態管理難度加大。

(一) 人事管理信息規模和體量龐大

隨著高校辦學規模擴張和正規化建設的內在要求,高校人事管理信息的維度較以往發生了廣泛的拓展,信息的產生速度、體量以及分散化的典型特點使得信息管理難度逐步增大。首先,從需要管理的信息范圍上說,由于高校在實施全面化、精細化管理,必然導致需要納入到管理范疇的信息來源廣,涉及到學校上下的方方面面,而信息是有時效性的,信息處理不及時、更新不到位,信息的價值就難以實現。其次,從產生信息的速度上說,信息社會,人事信息的產生、發展變化速度快,而且十分分散,信息疏通、歸類不好,就會導致有用信息和無用信息之間的混亂,利用價值大打折扣[5]。

(二) 人事管理信息更替頻繁

高校人事管理信息體系伴隨著時間和外部環境的變化,各組成單元信息會隨之產生變化。這其中有定期的和不定期的變化,在定期的信息管理中,如教師的教學工作、培訓、教學評價以及業績考核等,通常以學期、學年為基本單元,這類信息具有周期性的特點,在發生變化時,需要及時納入到教師個人的信息管理中來,組成教師的教學經歷。而針對不定期的變化,如教師的教學、科研信息、薪酬變化等,不具有周期性的特點,在這類信息產生變化時,一方面需要在教師原有的信息基礎上做出決策,另一方面對于該部分信息的管理更替也十分重要,可謂“磨刀不誤砍柴工”,做好信息的搜集、分析、處理和存儲,不僅是動態管理的需要,同時是提升學校治理能力的重要體現[6]。

二、新時期高校在人事管理信息化建設存在的問題

(一) 管理理念落后,共享能力偏弱

目前,大部分高校在數字化轉型進程中,逐步認識到高校的人事管理信息化建設在制度、規范方面對于學校發展的重要性。但是,與現代化高校建設的要求相比,人事管理信息化理念落后,共享能力偏弱是當前建設中存在的突出問題。首先,這種管理理念上的不足存在“先天”疾病,制度頂層設計。缺少科學性和實踐性標準,導致執行過程中存在諸多問題。比如,部分高校僅僅將高校的人事管理作為一項邊緣化的日常例行性工作,由于缺少配套的剛性制度要求,相較于高校其他方面的資源投入與分配,人事管理信息化建設得不到應有的重視,加上缺少人事基礎數據庫的支撐,大部分院校二級部門只是將原有的人事信息進行提報匯總,逐級上報,審核把關能力弱,效率低下。其次,高校在人事管理中缺少統一“平臺”,存在各自為政的局面,涉及相關人事信息中多部門自己管理自己的,但是在這個過程中,各部門對自身信息建設不重視,掌握程度不足。比如,涉及學校教職工信息由人事處牽頭管理,但是在教師的教學管理工作是由教務處負責管理的,針對每一名教師,個人的教學研究以及科學研究相關人事信息則由科研部門負責,這就導致了信息的來源分散,部門與部門之間在存在溝通障礙,部分信息管理重復冗余,加之共享程度低下,信息的準確性不足,不利于精確管控。

(二) 人事管理隊伍有待加強

高校人事部門必須有一支素質過硬的隊伍,不僅在日常的業務中是行家里手,更要具備相當程度的人事管理經驗與能力。然而,高校人事管理信息化師資隊伍目前在體系化建設方面存在諸多短板,人事管理部門中的復合型人才空缺十分大,這也是導致高校人事管理信息化建設中的不足的重要原因。第一,從事相關工作的師資力量不是專業出生,在人事管理中針對信息技術領域的基本素養不達標,而且忽視了其中的培訓與學習,導致利用計算機信息技術處理數據,提升管理工作準確性與效率方面存在不足。比如一些教師只是滿足于數據的簡單維護與操作上,在學校人事人事決策前,不能很好的地針對信息管理進行深度的數據分析與挖掘工作,輔助領導決策不力。第二,人事管理信息化建設需要依托對學校人事信息的充分調查和研究,只有這樣才能客觀的從人事系統體系化建設方面做好規劃,比如在處理教師服務教學任務與教師自身培訓之間的矛盾時,對于需要進修、培訓的教師,一旦崗位空缺下來,學校需要及時地補充或者調配,人事管理工作需要在這樣的方面做好儲備。第三,高校專業發展需要依托專業教師、技術能手參與教學中來,在吸引這部分教學資源方面,人事管理起到了關鍵的作用,高校人事管理一旦沒有做好功課,引進的教師不符合專業發展要求,在一段時間對于專業師資團隊建設都將產生不利的影響。

(三) 人事管理信息化管理流程落后

在信息技術不斷發展的今天,雖然部分高校開始在人事管理信息化平臺建設方面取得了一定的成績,但是不可否認的是,人事信息管理流程還是沿用舊的方式,高校通過數字化管理解決現階段的一些管理難題中做出了嘗試,但是還存在一些問題。第一,在搭建數字化的框架上,仍然擺脫不了原有的紙質文件管理模式,效率不高。如,一些高校在大力推進辦公數字化、人事管理數字化,但卻仍離不開線下人為管理。在頂層設計時,沒有明確要求紙質文件電子化,導致后續人事管理中所要求的支撐材料填報工作很難順利地推進,而且紙質材料的管理需要占用空間,隨著時間的推移,對于儲存這些資料的地點要求十分苛刻,因工作疏忽等一些主客觀原因,極易導致文件的管理上漏洞,給工作上帶來麻煩。第二,高校缺少人事管理信息化建設這樣一個共享平臺,目前高校各部門人事信息管理中涉及到許多子系統,這些子系統之間存在信息重復,彼此之間的關聯度低,很難在各子系統之間調度信息,而且數據格式的規范性缺少統一的標準,信息使用與管理存在安全隱患,大大地影響了學校人事管理效率。第三,高校目前并沒有建立相關的人事管理獎機制,涉及人事流程上的事成了一紙空文,學校的有限資源無法顧及龐大的人事工作,監控力度和手段需要耗費大量的人力、物力,管理現狀改進緩慢。

三、新時期提升高校人事管理信息化建設的措施

(一) 更新理念,用數字化助力高校人事管理

隨著信息化時代的到來,高校人事工作的科學化、精細化管理離不開基礎數據庫的建立與完善。高校在推動這一建設中,需要在思維上保持一致,達成數據化管理信息工作的統一認識。高校人事管理涉及每一名在職員工以及該員工的各項數據,在推進人事管理信息化建設中,首先要做的是更新全體教職工的理念,建立數字化意識。從根本上解決數字化建設是提升管理效率和科學性的,而不是增加負擔的。首先,高校領導層應高度重視,在人事管理信息化建設中需要分配一定的資源用于建設與維護系統。加強教育與引導,使全校教職工能明顯感受到人事管理信息化建設所帶來的好處,尤其在和自己切身利益相關的問題上,通過對比分析,使教職工從內心深處認可人事管理信息化。其次,高校在人事管理信息化建設前,應當做好規劃設計,在實施管理的過程中,要做到有規可循、有據可依,務必將相關的制度規范化,使得人事管理工作在一定程度上公開化、透明化。最后,高校在各項涉及人事管理工作中,要充分運用信息化管理平臺。在實踐中可遵循PDCA循環不斷優化與完善人事管理信息化建設平臺,改進平臺建設中的不足,使其更加符合人本思想。更新管理理念,用數字化助力高校改革事業并不是一朝一夕就能解決的,該項工作牽涉面廣,在實際執行過程中同樣會遇到一些難以預料到的困難,但是不可否認的是,其效率和科學性將大大地提升。相信在全校上下的統一思想認識下,該項工作定能助力改革事業向前推進。

(二) 優化流程,打通數據共享鏈路

信息化社會發展至今,個體數據特征更加顯著,由于高校全面綜合發展的迫切需要,辦學規模和師資隊伍建設是決定改革的關鍵因素,高校人事管理工作面臨的諸多挑戰,其中教職工個體的復雜性十分明顯,各部門針對教職工關注的內容既有共性部分的也有個性部分的,在以往的人事管理模式下,各部門之間的鏈路是阻塞的,這與新時期高校各部門之間的協同合作式發展理念相去甚遠。因此,優化人事管理信息化流程,打通數據共享鏈路十分重要。首先,基于教職工的基本信息是數據共享機制運行的基礎,包括教師的個人基本信息、聯系方式、學習經歷、工作經歷、家庭成員職業資格、專業技術職務、培訓進修、社會兼職、企業實踐等,需要定期添加到系統中并實時更新維護。各部門之間以人事部門的基礎信息為主,可以大大簡化信息上報流程,提高工作效率。從人事管理部門內部角度看,高校不同業務的人事管理工作間可實現第一層次的數據鏈路溝通。一旦教職工的個人信息變動后,人事管理部門各業務口能第一時間發現并及時維護更新,做到互通互享。其次,高校各職能部門之間數據共享鏈路的打通對于提升人事管理效率亦十分重要。人事管理信息平臺可以將涉及教師的教學工作、業績考核、課程建設、比武競賽、教學研究、科學研究等納入系統中來。在系統集各職能部門大數據于一身時,相關業務辦理的效率和服務水平將大幅提升。對于高校教師的支撐評審工作需要各項數據的支撐。在以往數據沒有電子化的情況下,教師需要備份這些材料,保管又是難題,臨時申報需要蓋章簽字十分不便。利用人事管理信息化平臺,將原始紙質數據電子化處理,可以突破時空限制,只要教師做好基礎維護工作,定期將數據錄入,通過審核后,使用起來將十分便捷,人事部門的工作量也將大大降低。

(三) 強化人事隊伍建設,助推人事管理邁向新臺階

科技的變革要求人才適應這樣的變革,對于高校走信息化、數據化建設道路亦是如此。衡量高校辦學和管理能力的指標有很多,在高校間日趨激烈的競爭中,其實質性的競爭是依靠人才。高校深化改革,構建新的辦學目標,如提升教學科研水平等,關鍵還是在于人才的輸入與培養上。以此類推,高校想要在鱗次櫛比的高校脫穎而出,高效、科學的人事管理工作是基礎,抓住信息化改革這只牛鼻子,可以大大提升高?，F代化管理水平。誠然,這一切有賴于構建一支信息化水平、能力素質過硬的師資隊伍。首先,從源頭把握人才引進的標準,提升隊伍的整體素質水平。為進一步提升高校人事管理信息化能力,在現有的人事管理人員的基礎上,引進人員需要在人力資源管理方面的能力有所側重。除此之外,信息化師資隊伍的構建需要適當引入一些專業能力強的信息化背景人才。通過打造適應信息化管理的師資團隊,保障信息化管理平臺的運行,在做好數據更新與維護的基礎上,通過數據收集、分析,為推進學校人事使用與領導決策提供支撐。其次,立足學?，F有人才基礎,通過加強培養力度,與引進人才協同發力,共同打造高校人事管理信息化建設的隊伍。高校在人才隊伍建設中,一方面需要借助外力,快速提升人力資源的管理效率,可以多方面學習人才培養方面的策略,這在一些成熟的企業和高校中運用的比較好的都可以拿來運用;另一方面,高校在每年的預算編制階段,將人才培養的經費支出要提前統籌規劃,這樣打造優質的隊伍才能有保障。人事管理信息化培訓中要重點突出人才建設中的薄弱環節,加強信息化技術以及理論實管理人員系統培訓,培養出即懂人事又懂信息技術的復合型人才,對提升學?，F代化治理能力將大有裨益。