計算機技術在檔案管理現代化中的運用探討

王麗紅

（北票市民政事務服務中心，遼寧 朝陽 122100）

引言

民政檔案管理工作是一種社會化服務方式，是信息化建立和發展進程中至關重要的一部分，不但同我們的日常生活與工作環境息息相關，而且還關系到經濟社會的和諧健康發展。檔案管理工作主要涉及資料信息的保存和收集利用，在采集、查詢和保管資料的各個環節中也是十分重要的，但由于經濟社會持續的前進和發展，人們每日都要增加大量的統計數據信息，這就大大增加了研究人員的工作量。所以，在計算機技術飛速發展的背景下，面對當前檔案管理現代化發展出現的困境，必須充分運用先進信息化技術[1]，以確保檔案管理工作高效順利開展，最大程度充分發揮檔案信息的功能與作用。

一、計算機技術在檔案管理現代化發展中的必要性與迫切性

1.計算機技術應用于檔案管理的必要性

1.1 檔案現代化發展的需求

民政檔案反映著民政部門的歷史和發展歷程，它是社會保障體系建設的重要組成部分。社團、地名等具有較強實用性、時效較長的特點，是民政局在進行民政工作中的一個主要參考。公民檔案是良好的德育教材，例如，對烈士事跡進行梳理、發掘，可以應用于愛國、革命等方面，以促進各種優撫對象的執行；比如，社會救助文件中的扶貧數據，詳細記錄了貧窮地區、貧困戶由窮到富的發展態勢，這是黨中央和國家關于“共富”的方針，而救災檔案文件是災情發生期間各方予以支援的主要記錄資料，使民眾能體會到社會主義的溫馨；在加強基層社區管理和服務的工作過程中，例如，社員檔案可以幫助社員更好地進行社員的工作，可以從社員檔案中得知社員的創辦、運作、年檢、評估、歷史記載等，從而決定社員的價值，并對其進行適當的整理和調整；民政檔案可以作為科研依據，例如，婚姻檔案可以作為社會學的基礎，而地名檔案則可以為地質、考古等方面的研究提供有價值的參考。以計算機技術作為整個信息化建設的核心，對企業和社會組織中的檔案管理方面產生了重大的影響與變革。隨著社會市場經濟的蓬勃發展，檔案在日常生活當中起到的作用愈來愈大，同時這些數據的價值意義也愈來愈大。為了對大量資料和文件加以歸納、保存、歸檔，就必須通過科學技術的幫助，對資料加以正確的使用與利用。對于這樣巨量的資料歸檔管理，管理人員必須提升自身的效率來適應資料保管的需要，從煩瑣的資料整理當中抽身出來。

1.2 推動現代管理信息化的嘗試

檔案管理現代化發展不僅便于實現檔案資料利用計算機技術進行保護，以延續檔案壽命，而且還有利于進一步開發和研究有關的檔案資料，為各項事業發展奠定基礎和開發研究的基礎。而在這種流程之中，資料儲存與分類管理的有效性、便利度、明確度，將直接影響到其他檔案管理工作的開展情況。而通過現代信息技術的幫助，利用現代計算機對檔案資料的有效管理，能夠讓資料保管的方式達到更加電子化的程度，提升資料管理的質量，也能夠提升現代信息技術在檔案管理當中的積極影響，從而能夠促進資料檔案管理工作和社會經濟的發展趨勢相結合，以實現根本性改革的目的。

2.計算機技術應用于檔案管理的迫切性

在計算機技術蓬勃發展的時代背景下，檔案管理利用信息化和計算機，能夠把過去以人力為主的各項作業通過信息化的方式，達到信息作為媒介、電腦作為處理工具的模式。資料保管人員的工作重點就不僅是對一些紙張為媒介的資料進行記錄，而且利用電子計算機能夠實現記錄管理的功能[2]，在編目和查詢中，電腦的輔助工具就能夠對有關資料實現更直觀的記錄。通過運用計算機技術，實現對檔案資料的現代化管理，有助于豐富檔案管理的模式。

二、檔案管理現代化的性質及困境

1.檔案管理現代化的性質

1.1 信息量大

信息量大主要展現在個性化的管理需求上，例如，在紙質檔案中，結合具體檔案的實際記錄內容，往往會存在格式規范的要求，而對于檔案管理人員的調動，往往會牽扯到對于檔案內可用數據的共享。另外，對于數據內容的儲存、保護和備份，也展現出了檔案管理信息量大的特征。

1.2 管理要求多樣

各個主體對檔案管理現代化發展的實質要求有所不同，而同一個主體針對不同文件、不同時間或不同事項的管理要求又不一樣，這不僅使檔案工作更加繁雜，而且還會影響到整個工作的質量。另外，在管理需求方面也存在著差異，有些文件是以保存為主，有些是要進行移交；因而，對檔案工作的需求也就有了差異，而對檔案的管理也就越來越多地依靠手工來實現，這就使得利用信息化技術難以徹底取代檔案的手工作業，進而制約了二者的結合和使用。

2.檔案管理現代化的困境

2.1 檔案管理隊伍與工作需求不匹配

由于種種因素的制約，檔案管理部門和檔案工作一直沒有得到應有的重視。因為檔案管理是一個相對弱勢的工作部門，所以對其進入的條件并不嚴格。一些機關單位和社會團體對現代化的檔案管理工作缺乏重視，缺乏對其自身的專業理論和業務能力，以及對現代化的文件工作的整體理解，以及對檔案工作的專業技術水平缺乏。尤其是在現代檔案館的信息化建設與經營中，缺乏具備較高素質的專業人才，這就導致了目前的檔案工作人員難以很好地適應現代化技術。因此，檔案采集、管理與利用的現代化工作人員由于缺乏專業的技術和知識，使得檔案管理工作發展速度較慢，無法達到預期的結果。

2.2 檔案管理基礎設施不足

計算機技術背景下，數據資料大量涌現，使得檔案管理任務日益增多，且情況日益復雜，對檔案管理單位和人員來說，這都是一個巨大的考驗。因此相關工作者一定要不斷完善網絡技術資料，從而更加有效地進行檔案管理工作?；A設施和工作場地都是開展工作的重要基礎，必須投資大量的時間、物資與資金，唯有如此才可以有效保證我們信息化、現代化工作的持續開展。而當前，許多資料的數字化水平亟待進一步提高，而且檔案數字化的技術條件還比較落后、缺乏，一旦技術無法進行進一步創新和完善，則將會嚴重干擾檔案管理工作的正常高效進行。特別是發展較為滯后的地區，受資金、物質等各種因素的限制，檔案現代化的水平不高，且不能適應社會的發展和檔案資料的使用需求，和信息化程度相對較高的地區相比，差距也會越來越大。

2.3 檔案信息安全問題

使用計算機技術推進檔案管理現代化發展，需要考慮互聯網發展對計算機造成的影響，檔案數據的電子化也會因此存在著信息安全、可靠性的風險。一旦網絡出現泄漏，甚至發生病毒侵入的現象，將降低整個網絡的安全與可靠性。一旦出現危害網絡安全的黑客和計算機病毒等造成的數據泄漏，甚至網上的信息被任意地修改，將對企業及社會組織造成經濟損失，也使得整個檔案管理方面存在著相當大的困難與風險。

2.4 電子檔案長期保存的問題

計算機技術運用到檔案管理的階段，必須注意電子信息存放環境的重要性，如果僅僅針對文本數據進行單純的存放，相關過程應該盡可能地滿足要求。但在進行一些復雜的文檔數據管理階段，就必須利用較為復雜的數據處理方法，對不同的文檔數據加以分門別類存放，達到數據庫的豐富與有效創建。然而由于現代社會的信息發展速度很快，所以未來對信息會有更高的要求，建立一個完整的現代化管理流程是很漫長的。隨著時間的推移，需要不斷地進行信息的升級和過濾，使得整個過程更加的專業化。

三、計算機技術在檔案管理現代化中的運用建議

1.加快信息型資料轉變速度

在實施過程中，不僅要重視軟件的更新，而且要把先進的檔案處理方式與現代化信息技術人才相融合[3]。在現實生活中，要加強對高技術和專門的人員的引進和應用，規劃和科學化檔案的工作，加速檔案管理向信息型轉化。

在整個過程中，有一點需要尤為注意，即對于人才團隊的建設工作。計算技術在檔案管理中的使用不但要求有關人員掌握必要的檔案管理知識，還必須招攬具有現代計算機信息科學技術才能的綜合性人員，在這個過程中，信息技術自身也同時正處在飛速發展的過程中，技術方法每天都在進行著更新和升級，所以要對檔案管理人員進行長期的技術指導和培訓，鼓勵檔案管理人員進行深度的學習，并在需要時建立某種評估機構，從而更好地實現對于檔案管理的信息化技術升級，加強對高校圖書館的信息化建設，實現檔案管理現代化發展的轉變[4]。

2.逐步完善檔案管理基礎設施

檔案管理工作在實際進行過程中，建設現代化基礎設施是十分重要的問題，也關系到現代檔案管理工作的總體水準，有關機關和人員首先，還需要不斷更新管理觀念和方法，并根據現代檔案管理工作中出現的新問題，適時作出解決，以全方位推動檔案管理工作的信息化和現代化水平工程建設。同樣除了管理觀念之外，還需要進一步強化基礎設施建立，積極招募專門的管理者，進一步提升隊伍的綜合服務能力，配套建設相應設施，進一步發揮檔案管理人員本身的服務功能與價值。其次，還需要進一步融入強大數據管理思想，使之與現代檔案管理工作有效地融合?？梢試L試在和計算機技術企業之間建立戰略合作伙伴關系，進一步加大基礎設施工程和關鍵技術的研究力量，以推動基礎設施工程與信息技術的深入融合，以便于更好地輔助檔案保護工作的有序進行。把資料儲存與虛擬化等技術運用于檔案保護管理工作中，并進一步拓寬技術合作的途徑和方法，以發揮各種先進信息技術的功能，以促進檔案管理工作的有序進行。

3.優化檔案信息化管理當中的安全問題

檔案信息現代化發展目標實現后并不是安全無虞，紙質版檔案容易受到潮濕、鼠患等影響其安全性，電子化檔案資料同樣也存在安全威脅，包括計算機病毒、數據容災、信息外泄等等。利用計算機技術實現檔案管理時需要充分考慮計算機系統安全問題，可采用對文檔信息實行分類管理，來增強安全管理的規范性。如一級保密文檔就可采用不互聯的形式預防區域互聯網對文檔信息的侵犯，而其他較低級的文檔信息也可采用互聯的形式進行共享，以增加管理工作的便利程度。再者，還必須做好對檔案管理工作人員的法律宣傳工作，讓其熟悉國家《檔案法》等法律規范，并以身作則，以確保信息的安全保存和高度準確的工作流程。

4.切實做好檔案數據的開發利用

檔案信息化工程的終極目的是為實現檔案信息現代化使用和科學管理。在計算機技術的背景下，通過對權限管理的設定，能夠對目錄等級、文件名等進行全方位的檢索，使得查找和存取工作變得更為方便。而且，還可以對存檔的文件進行準確的下載、打印等數字化操作，可以在不進入檔案館的情況下，不需要翻閱紙質的材料文件，這就可以有效降低對文檔的損壞，從而大大提高了文檔的總體效率和價值。還能夠對所有操作進行授權管控，對檔案文件數據進行安全等級管理，并定時備份，以確保文檔數據安全。在遇到與文檔信息化建設管理相關的難題時能給予及時的解決和處理，以便提高檔案管理效率。

對檔案資源實現全面整合，就必須健全相應管理制度系統，有關主管部門要制定有關電子檔案管理相關規章制度，保證數字化檔案信息系統的安全和完整性，為有關管理工作的實施提供良好環境。其次，還需要制定檔案數據信息安全保障等重要規章制度，以確保文件資料在存放、整合與使用等各個環節中的信息安全，以保障檔案資料的安全。同時，還要健全檔案數據資源共享體系和審核機制，以確定檔案數據傳播區域范圍和安全等級，以確保各項規章制度體系的落實到位。

結語

信息化時代，大量的信息資料促使檔案管理工作越來越復雜，檔案管理工作存在著許多困難和問題，利用電子信息技術進行檔案的管理，使其更加組織化、系統化，使歷史文獻的真實面貌得到切實的呈現。當前檔案事業發展的大潮流是利用電腦進行檔案管理，因此，民政部門要重視檔案管理的效益與質量，加強專業軟件、硬件、人力資源的開發，財政投資要著眼于當前信息技術的特殊性，并對其進行優化，使其與傳統的檔案經營方式相結合；只有這樣，民政部門的檔案工作才能長期、高效地發展起來。