淺談基層地質單位基礎檔案管理工作的重要性

張映寧

（核工業二一六大隊，新疆 烏魯木齊 830011）

地質資料是指在地質生產工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質等形式的成果地質資料、原始地質資料、實物地質資料以及地質科技檔案等資料[1]。隨著地質項目的發展，找礦思路的改變，對地質資料的收集利用顯得尤為重要。作為基層的地質資料管理者，有必要加強基層地質單位基礎地質檔案管理工作的研究，以更好地實現檔案管理工作對于社會發展的促進作用。本文就本人從事多年地質資料檔案管理的經驗，淺談一下在基層地質單位檔案管理的看法，希望對今后基層的地質檔案工作者能有所借鑒和幫助。

一、目前基層地質單位基礎檔案管理現狀

自新中國成立以來，地質行業已累計投入數以百億經費的找礦項目，產生成千上萬種資料，但這些資料大部分均為紙質化資料，由于地質行業歷史的變遷，地質單位的改革和搬遷，檔案工作人員的更換等各種因素，使得大部分資料遺失和損壞，目前基層地質單位保留的大部分前人資料存在不同程度的破損和不完善，主要有以下幾方面。

1.對檔案的保管上，有部分基層地質單位的檔案資料還存放在達不到檔案保管的要求臨時庫房中，對檔案的保存存在不同程度的隱患，檔案資料的安全性得不到很好的保障。另外大部分基層地質單位對地質資料管理側重點僅限于對資料的接收、借閱方面的保管，檔案資料管理員基本的工作就是看看庫房，進行簡單的借閱和收發而已，缺乏對資料的有效利用，沒有真正實現地質資料的利用價值。

2.成果資料和原始資料的管理上欠缺比較多。從50年代到80年代，資料整理方面由于當時檔案資料管理員的水平和當時領導的重視程度不夠，加之歷史的變遷資料遺失比較嚴重。從90年代開始，由于國家逐漸對地質項目的投入加大力度，對產生的地質資料在管理上逐漸進行規范化，資料的收集相對就比較齊全，保管也有了很好的改善。但單位對資料管理還是不夠重視，檔案資料管理人員的配備上都是些邊緣人員，對地質資料不清楚，仍然基本處在地質資料移交什么就接收什么的狀態。進入二十一世紀，由于政策的變遷，有大量的市場地質項目涌現出來對這些項目周期短。對于工作人員更換頻繁的地質項目，當時領導只注重實際經濟效益，對地質資料的收集和歸檔的重視程度不夠。在這些項目的實施過程中，大量的成果和原始地質資料均有欠缺，部分資料就只停留在項目人員手上，沒有及時移交的本單位的檔案室（館）。隨著時間的推移，當初的項目負責人已不在本崗位上時，這部分未移交檔案資料就會造成缺失。

3.實物地質資料管理上，目前大部分基層地質單位沒有建立系統的實物地質檔案管理庫房，對花費大量資金進行地下探測礦種的巖心就地掩埋，后人根本無法對前人的工作進行考究和進一步研究，浪費大量的資源。

4.地質資料質量不高，利用率低下。隨著科技及時的進步，地質找礦方法越來越多，地質資料涉及面廣，產生的地質資料多種多樣。地質項目人員為了方便完成自己的工作，對資料沒有一個系統的整理。檔案管理人員對資料的成套性和地質資料質量的把控不嚴，對資料的整理上存在許多漏洞，使得資料收集不完整、整理不系統，后期對資料的利用、地質資料內在潛力得不到很好的挖掘，妨礙了地質資料作用的充分發揮。另外，部分管理人員只是對資料進行常規的保存和簡單地對外提供日常查閱，導致資料利用率低下，對現在有限的資源沒有得到很好地利用和發掘。

二、基層地質資料管理需要改進的緊迫性和重要性

基層地質資料管理缺乏完整性和系統性，給地質事業發展帶來了不可估量的制約性。

1.地質資料是一種無形資產，是進一步開展地質工作、降低地質生產技術過程中的勞動消耗、提高地質工作效率的重要依據，同時也是進行各項地質科研工作的必要條件，是開發礦產資源的憑證[1]，如果不加強基層地質單位的地質資料管理，就是移交到上級部門時，沒有一個嚴格的監管部門，也是對資料的缺失。

2.地質檔案不系統規范化整理，前期投入的工作就很難為后期的研究提供有力的支撐，如果后期有需要用新方法去進一步研究的話，就要投入新的工作量，對國家和社會人力財力造成不必要的浪費。另外如果沒有基層地質單位基礎地質資料的檔案管理工作的支持，上級檔案管理部門便無法提供找礦的有利價值的基礎資料支撐，所得出的各種數據分析和結論便沒有有效性。相反，如果基層地質單位檔案基礎管理工作扎實，提供的第一手資料收集的齊全，真實有效，保存完整，則可以極大程度上保障現代化檔案管理工作的效率和質量，因此有必要加強這方面的研究，以助力檔案管理工作的開展。

3.目前基層地質單位有大量的地質項目，其中包含多樣的工程施工工作，會產生較多有利用價值的找礦素材。但如果目前投入的工程工作量，對樣品采集和分析不夠完善或者歸檔不完整的話，對后期進行科研和找礦不能提供有力的利用價值，所以在實物地質資料的保護上要進一步的完善和規范。

4.目前基礎地質檔案管理工作存在質量偏低、工作方法單一的問題，加上各個時期檔案整理規格、標準各不相同，因此造成了檔案基礎較差、管理混亂現象[2]。對部分檔案資料的出處表明不詳盡的，對檔案號、目錄編號、重復歸檔、案卷和卷內目錄標注不明，這樣就在檢索過程中不能很好地定位到實際需要的內容。

5.基層地質單位的檔案管理隊伍管理水平普遍較低，大部分基層單位沒有專門的檔案管理人員。當前的檔案管理人員綜合素質普遍不高，檔案管理和社會意識不強。各檔案管理人員的學習經驗、知識能力、學歷背景等條件也參差不齊，部分基層地質單位都是地質科技處、總工辦人員兼職或者臨時抽調，他們不能將更多的精力和時間投入本單位的檔案管理工作中，只有起到一個接收和借閱的作用。檔案管理人員的素質和精力得不到有力的保障，所以地質檔案資料就沒有進行系統的整理，對資料的完整性和準確性、系統性等得不到有效地保障，對地質資料今后的利用和發展達不到應有的效果。另外檔案資料管理人員對地質資料的管理停滯在簡單的常規管理上，缺乏對地質資料的再分析再利用，造成地質資料的內在潛力得不到很好的挖掘，妨礙了地質資料作用的充分發揮。

三、基層地質資料管理的建議和改進措施

近年來，地質資料需求日趨旺盛，服務領域不斷拓寬地質工作與國家發展息息相關。經濟建設的快速發展，國土整治、國家重大工程建設、地質災害防治、城鄉建設、區域經濟發展等諸多領域對地質資料的需求日益增強。雖然自然資源部和地質調查局近些年出臺了一系列的檔案管理辦法和相關規定，例如，出臺了《地質資料管理條例》《關于加強地質資料匯交管理的通知》《成果地質資料電子文件匯交格式要求》《原始地質資料立卷歸檔規則》等一系列的規范要求，對基層地質單位的檔案管理的規范化也起到了很好的作用，對基層地質資料檔案管理也有一個更高的要求。但是面臨基層地質單位檔案管理工作存在諸多問題，有必要加強基層檔案管理工作方面的研究，對現有存在的問題加以改進和完善，以便更好地實現檔案管理工作對于社會發展的促進作用。對此作者有以下的幾點建議和改進的辦法，希望對今后基層地質資料整理和發展貢獻微薄之力。

1.制定完善基層地質單位檔案管理相關制度

為了更好地規范基層地質單位檔案工作，根據本單位的實際情況，在單位各部門的協助下，對本單位檔案工作中的各項檔案管理制度應該重新修訂，建立一套適合自己單位的檔案管理制度。比如檔案室（館）職責、工作流程圖、借閱制度、鑒定銷毀制度、檔案保密制度、庫房管理制度、檔案、應急處置管理辦法等一系列檔案管理制度。在本單位的檔案管理中嚴格按各項制度執行，這樣對單位各部門與檔案相關的工作都用制度來約束，可以更好地提高檔案管理水平，使本單位的檔案管理更上一個臺階。

2.加強對地質檔案規范化和精細化管理

為了加強和規范地質項目的歸檔流程和規范化要求，基層地質單位檔案管理工作應該在嚴格按照檔案法律法規和行業標準要求執行的同時，虛心學習其他單位的先進經驗。并結合本單位工作的實際情況，對檔案的建檔、歸檔流程及要求、匯交（移交）流程及要求、利用、銷毀、處罰、統計和管理等各項規章制度進行編制，使檔案管理流程化，易操作，大大提高檔案管理工作效率。同時應該加強質量管理，編制關于本單位工作質量管理規定的質量管理辦法，嚴格把好檔案資料質量的每一個關口。建議從項目的開始檔案部門就介入，每一個環節檔案人員應該有參與，才能保證檔案資料的完整性和真實性。在資料的接收方面，檔案管理人員應該有高度的責任心和原則性，一定按照規范要求驗收上交的每一份資料。對地質項目而言，歸檔和匯交的地質資料基本分三大塊：成果地質資料、原始地質資料和實物地質資料。對成果資料的檢查上應該包括與項目有關的各個階段產生的上級和本單位的行文、圖件的圖式和圖例的完整性及規范性；對基層地質單位的地質項目中原始資料是項目資料的第一手材料，如果出現遺漏或者其他資料問題是無法補救的。對原始資料的檢查本人建議應該根據當年完成的實物工作量對移交的原始資料齊全性進行核實。并逐頁核實紙電的一致性和簽章齊全性及規范性等。同時做到應收盡收，不漏掉一件一頁資料。對有工程工作量的項目還要考慮實物資料的保管情況，實物檔案是否按要求及時入庫等，在每一個環節都要保證地質檔案資料的真實性和規范性、完整性、有效性才能為將來資料的高質量利用打下良好的基礎。

3.加強檔案信息化建設，為數字檔案奠定基礎

隨著社會和科技的發展，信息化技術對檔案管理工作帶來了積極而深刻的變化，不僅轉變了管理的方式更是提高了管理的效率[3]。檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢，也是實現資料信息利用率最大化的關鍵因素，更大程度地實現地質檔案資料資源共享。將來數字檔案館也是未來地質檔案資料管理發展的最終目標。為加快信息系統建設，實現信息服務社會化水平，自然資源部一直把大力推進資源信息化建設作為頭等大事來抓，大大提升地質資料規劃、管理、保護與合理利用能力，滿足社會各界對地質資料的需求。但對于基層地質單位檔案工作而言，雖然逐步實行國家的基本規劃政策，在歸檔的過程也逐漸在推行數字化檔案管理模式。但大部分基層地質單位還停留在完成任務的基礎上，對上報材料和匯交資料完成電子化歸檔外，其他的基礎資料還是以紙質為主。所以讓基層地質單位實現檔案信息化建設還是有一定的難度，建議推行逐步推進的模式。每年新開項目的歸檔基本實現電子化，對以前遺留下來的前人資料可以逐步實現電子化，老骨頭慢慢啃，總有一天會鐵棒磨成繡花針的。另外，應按照電子信息化管理要求進行保管，加強檔案數字化管理，逐步推進基層地質單位檔案轉型升級做準備，同時要保證電子檔案的保密性和安全性。

4.加強檔案人員的技術培訓

要做好基層地質單位的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員有扎實的檔案管理知識，還要求有一定的地質專業的基本知識，更需要有很強的責任心和事業心。在掌握各項檔案規范技術要求的同時，還是一個具有長期實踐性的工作，需要檔案人員有扎實的工作經驗，在工作的同時不斷地總結經驗，逐步提升自己及單位的檔案管理能力水平。這樣不論在自己崗位上還是在“傳幫帶”上，都會游刃有余、更好地完成單位的檔案工作。單位在配備檔案工作人員時應考慮到檔案人員的工作能力，更重要的是要安排對檔案工作有高度熱情和責任心的人員擔任該工作崗位。如果安排的檔案人員本身管理經驗缺乏，對該工作沒有熱情和積極主動性，這樣單位的檔案工作肯定做不好，有句俗語：“師傅領進門，修行在個人”就是這個道理。在基層地質單位的檔案管理崗位上還應該配備具有一定創新能力的人員，在老一輩檔案人的帶領下做好基礎工作，又在檔案管理方面有一定的創新，就會既保證能完成基礎工作，又能大大提高檔案管理的工作效率，是一件兩全其美的事了；另外要對檔案人員加強培訓交流，互相學習，取長補短，交流經驗，將好的經驗和方法帶到實際工作中來，進一步提升我們基層地質單位的檔案管理水平。

5.認真履行保密責任、保障檔案信息安全

基層地質單位的地質檔案資料大部分是涉及國家秘密和商業秘密，所以基層地質單位檔案管理人員必須認真學習保密法，組織參加相關的保密培訓，并制定項目人員進行保密提醒制度；對涉密資料的收發、借閱、移交、歸檔等各個環節進行登記、審批和簽字，確保涉密地質檔案資料利用時，能嚴格按照涉密程序進行，確保國家的秘密不泄露，保障檔案信息的安全。

6.加強基層地質單位檔案開發利用

基層地質單位檔案工作對以往檔案資料進行目錄梳理，并對部分地質項目的主要信息進行提煉，建立好每個項目的案卷目錄和卷內目錄的詳細臺賬，便于地質人員借閱和查詢，提高館藏資料的開發利用，為基層地質單位的事業和經濟發展提供有力支撐。