高?？蒲袡n案數字化轉型研究：契機、困境與邏輯進路

陳 瑾

（廣東技術師范大學 檔案館，廣東 廣州 510665）

高?？蒲袡n案是高?？茖W研究活動過程產生的具有保存價值的各種形式載體的原始記錄，是高校治學水平的重要標志、科研創新評價的客觀依據和科研管理工作的重要組成部分.高?？蒲袡n案的價值不僅在于見證學?？萍紕撔掳l展的歷程與成果、為賡續科研精神和踐行科研誠信提供支撐，更是推動高?？萍假Y源優勢轉化、深化產學研合作賦能社會經濟發展的戰略性資源.隨著信息技術的飛速發展，新興數字科技深刻影響高等教育系統變革，高?？蒲袡n案數字化建設迎來新的發展契機，主動適應新形勢新任務，抓住機遇，順勢而為，推進科研檔案數字化轉型是實現高?？茖W研究高質量發展的必由之路.

1 高?？蒲袡n案數字化轉型的發展契機

1.1 政策支持

科學研究是高?；韭毮苤?，加強科研檔案數字化建設是高校高質量落實基本職能，確保高校高質量推進教育現代化建設的重要環節.在大數據、人工智能等新技術的推動下，國家主動適應新形勢、新技術、新變革，提出了以人工智能等信息技術為依托的教育現代化戰略任務，《中國教育現代化2035》明確提出要“建設智能化校園，統籌建設一體化智能教學、管理與服務平臺”[1]；教育部《高等學校數字校園建設規范（試行）》明確指出以非結構數據為主的數字化教學資源、科研資源、文化資源等都是數字校園的核心資源.在檔案工作領域，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》進一步明確了探索大數據、知識管理、人工智能、數字人文等信息技術在檔案信息深層加工和利用中的應用，要推進電子文件歸檔向管理系統、科研系統等領域延伸，提升檔案信息共享規模、質量和服務水平[2].新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》新增了科研電子檔案的管理要求，同時鼓勵各單位建立健全科研檔案信息共享利用和深度開放機制.上述國家政策充分肯定了科研檔案數字資源服務高校建設大局、促進科技創新的重要作用，為推進高?？蒲袡n案數字化轉型、開展數字化服務提供了政策制度支撐.

1.2 技術保障

科研活動信息化是高校提升自主創新能力，實現高水平科技自立自強的必由之路.信息技術進步推動科研活動發生深刻變革，信息技術在科學研究中的廣泛應用極大地改變了傳統的研究方法和路徑，信息技術要素貫穿于科研活動的全過程.據粗略統計，“十三五”期間完成的國家科技重大專項科技文件材料的電子化率將近60%[3].在此背景下，科研活動中的科研項目申報無紙化、項目成果電子化的趨勢更加明顯，高?？蒲袡n案數字化建設必須順應這些新趨勢.同時，科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，對科研活動的有效性管理發揮著極為重要的作用.高?？蒲袡n案數字化建設也同樣是高?？蒲谢顒有畔⒒ㄔO的重要一環，高?？蒲袡n案數字化建設質量直接影響著高?？蒲谢顒有畔⒒?因此，高校急需建立起能夠銜接國家、省級各基層單位科研項目管理平臺的高?？蒲袛底謾n案系統，以便能夠全方位、全過程管理、服務于高校各類科研項目的申報、立項、監督、驗收等全過程、全領域，從而全面提升高?？蒲袡n案數字化工作服務于高?？茖W研究的能力.

1.3 現實需求

科研檔案利用是科研活動正常開展的必然要求，也是充分發揮科研檔案價值的重要途徑[4].高?？茖W研究水平的提升、科學研究成果的突破、科學研究手段的創新不可能一蹴而就，往往離不開前人研究的夯實基礎和經驗借鑒.高?？蒲袡n案數字化建設就是要將高?？蒲兄黧w開展的各類科研活動形成重要的電子成果載體，區別于傳統檔案管理模式，以數字化形式為高?？蒲泄ぷ髡咛峁└颖憬?、有效、準確的科研管理服務，為后續更高水平的科學研究、科技創新提供技術支撐，更加有效地激發高?？蒲袆撔碌男聞恿?、新靈感；此外，高?？蒲袡n案數字化建設的實施能夠有效盤活高校各類科研技術資源，持續深化有組織科研，同時形成高?？蒲杏跋?，提升高校全面了解自身科研結構、科研層次的能力，為以科研為著力點的人才引進、學科建設統籌謀劃提供可視化依據，從而為進一步推動政產學研合作和優質科技成果轉化落地應用，提升高校協同創新和服務國家重大戰略需求的能力.用戶需求是契機，更是原動力.高?？蒲袡n案數字化轉型有助于運用數據技術加大科研檔案開放共享程度，為廣大受眾提供更為快速便捷、科學精準的科研檔案服務，促進多元化的科技交流與合作.

1.4 數智驅動

2022 年，我國首部數字經濟領域的國家級專項規劃《“十四五”數字經濟發展規劃》提出要深入推進智慧教育[5]；由我國牽頭編制的《世界高等教育數字化發展報告》提出了教育數字化發展轉化、轉型、智慧三階段論[6].《中國智慧教育藍皮書（2022）》指出，智慧教育作為數字時代的教育新形態，其中一個維度就是新的教育治理理念，提出要“以數據治理為核心、數智技術為驅動，整體推進教育管理與業務流程再造，提升教育治理體系和治理能力現代化水平”[7].高?？蒲袡n案管理工作作為高校治理的重要依據和重要環節，必然離不開“以數據治理為核心、數智技術為驅動”的高校的教育管理與流程的優化再造.智慧教育理念為高?？蒲袡n案的數字化建設帶來新動能，在推進智慧教育平臺建設的不同階段，逐步夯實高校檔案網絡基礎和數字技術能力，實現科研檔案管理應用系統升級，完善科研檔案數據庫標準，打通科研數據流通壁壘和服務管理格局，推進科研檔案優質數字資源開發利用和共建共享，加快科研檔案數字化轉型步伐，兩者相輔相成，深度融合，相互成就.

2 高?？蒲袡n案數字化轉型面臨的困境

2.1 重視程度不夠，缺乏頂層設計和規劃

長期以來，由于高?？蒲泄芾砉ぷ魍鶜w高?？蒲泄芾聿块T管理，而高校教師等科研工作者往往將科研活動視為個人科研行為，因此，對高?？蒲袡n案的管理沒有形成健全的體制機制，制度標準較為滯后，科研檔案管理停留在應付國家檔案法規和上級文件精神上，常常是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，以致出現高?？蒲薪涃M和專利數量逐年攀升，科研檔案歸檔卷數卻逐年減少的局面.究其原因是，科研檔案數字化建設的各方主觀上缺乏破除工作邊界壁壘的能動性，彼此之間溝通協作不夠充分，各行其是，在數字化建設過程中容易出現監管盲點，難以形成合力，轉型進程緩慢；科研檔案管理決策層對數字化轉型的積極性不高，數字化意識不強，普遍重紙質檔案輕電子檔案，在實施策略上缺乏頂層設計，沒有形成統一的戰略規劃和推進機制，沒有提供建設數字檔案館（室）的必要條件，科研檔案數字化轉型基礎薄弱.

2.2 數據治理能力不足，缺乏檔案信息化專業技能人才

目前，我國沒有針對檔案崗位建立職業資格準入制度，各單位存在將檔案崗位視為“練兵崗”“照顧崗”“關系崗”“下放崗”等“錯位”現象，胡鴻杰、劉耀鴻調研結果顯示，當前我國檔案從業人員大部分非科班出身[8].數字化賦能檔案事業發展重新定義了檔案人才的標準，2022年我國新版職業分類大典首次標注了檔案數字管理師等97 個數字職業，檔案數字管理師的出現反映了數字時代檔案先進生產服務技術的需要和國家戰略設計，是對我國現有檔案三大專業人員（檔案行政管理人員、檔案專業技術人員、檔案專業技能人員）的有益補充[9].科技強檔，人才先行，具備全流程管理素養和掌握數據技術的復合型人才是檔案事業加快數字化戰略轉型的制勝關鍵.然而，當前，高?？蒲袡n案管理的角色定位、職業生涯規劃和晉升發展空間難以留住年輕的高水平檔案復合型專業人才，更加缺乏從更宏觀的層面對檔案人才隊伍建設進行科學決策和系統布局，數據治理的核心人才保證和智力支撐遠遠不足.

2.3 風險管控意識不強，數據失泄密事件時有發生

保密行政管理部門在開展檔案保密檢查工作中發現，在檔案數字化工作流程的生成、流轉、存儲和利用等環節，普遍存在失泄密隱患共性.部分高校對全新的數據安全形勢認識不清，對檔案數據安全重視程度不夠，檔案管理風險管控意識不強，沒有開展一線工作人員數字化專項保密教育，缺乏數字化全過程的保密監管和數字化成果規范管理，在科研檔案數字化建設中沒有嚴格遵循保密法律法規規定操作，導致違規外包掃描、數字化資料流轉不登記、存儲載體丟失、違規復制擴散、檔案數據篡改等失泄密事件時有發生.檔案數據安全的防范措施不是一成不變的，需要隨著網絡環境的變化不斷完善細化.高?？蒲袡n案承載著大量的科技信息，特別對承擔國家軍工科研項目的高校來說，一旦發生科研檔案數據失泄密事件，對國家造成的是不可估量和不可挽回的損失.

2.4 創新動力不夠，缺乏提升檔案利用服務能力的魄力

習近平總書記在中國科協第十次全國代表大會上強調要加強對科研活動的服務保障，其中就包含了檔案利用服務保障.張莉對目前高?？蒲袡n案收集利用的主要問題總結為“有而不集”“集而不全”“全而不精”“精而不用”[10]，其中，“不用”主要是“不想用”“不會用”和“不敢用”.數字時代背景下，科研檔案服務的受眾需求、利用方式和利用維度已發生改變，傳統的職能定位、服務思路和技術手段也與現實情況不符，科研檔案數字資源建設，科研信息系統開發設計以及數字資源編研等工作都要在“用”的問題上下功夫，提供傳輸方便、檢索快捷、穩定安全、維度廣泛的檔案利用服務，讓科研人員把主要精力放在科研上，切實做好檔案利用服務保障.現階段高?？蒲袡n案數字化轉型多數處于摸索期，對有效開展特色科研成果編研、服務科研創新沒有足夠的底氣和魄力，數字化轉型的動力亟待增強.

3 高?？蒲袡n案數字化轉型的邏輯進路

3.1 堅持調查研究，抓好頂層設計

科研檔案是高校重要的科技信息資源，是與高校深化科技體制改革，提升創新主體活力，推進科技攻關，實現高水平科技自強自立最直接、最緊密的部分.高校在落實國家教育數字化戰略行動、探索智慧教育建設的實踐過程中，首先應當提高對檔案管理工作轉型升級緊迫性的認識，要看到科研檔案數字化轉型在服務學?？萍紕撔履芰μ嵘?、助力政產學研成果轉化應用等方面的重要作用，同時更要認識到科研檔案數字化建設是一項復雜、系統的工程，不是依靠高校檔案、科研、或網絡信息部門單打獨斗就能實現；其次要繼承發揚黨的優良傳統，用好“調查研究”傳家寶，撲下身子深入科研檔案信息化建設一線，調查研究科研檔案數字化工作打不開局面的癥結，抓好頂層設計，加強系統謀劃，積極推動學校信息化管理流程的優化和重塑，將科研檔案數字化工作納入學校智慧教育建設發展大局，進一步提升科研檔案數字化工作的系統性、整體性和前瞻性，明確戰略目標和推進路徑，分階段、有目標、項目式地分步實施.

3.2 立足標準化設計，夯實轉型基礎

科研檔案工作數字化轉型周期長、見效慢，需要確定階段性的成果和目標，并制定有針對性的評估體系對數字化轉型的進程和價值進行評估和應用[11].首先，高質完成傳統紙質載體科研檔案存量數字化.傳統紙質載體科研檔案數字化是數字化轉型工程的重要組成部分，長久以來，高?？蒲袡n案的歸檔和利用大多以提供紙質載體的傳統方式開展，傳統紙質載體科研檔案因其歸檔率低、完整性差、利用不便捷等特點，移交檔案館之后大多束之高閣.傳統紙質載體檔案存量數字化要嚴格對標有關規范和標準，對館藏科研檔案案卷條目進行核對，確保信息著錄的準確性和數字化設備的安全性，高質量完成掃描、校對、掛接和質檢各環節，輔助OCR、數字攝影等信息技術手段對數字化成果進行文本識別、大數據分析、人工智能檢索等后期數據加工，以滿足后續資源開發、服務利用、數據挖掘以及知識管理的升級需求.其次，穩步推進科研檔案增量電子化.嚴格遵循《科學技術研究檔案管理規定》中有關科研電子文件的整理依據和歸檔要求，落實科研電子文件形成階段的數據標準和前端控制，規范科研電子文件歸檔流程和過程監管，及時跟進科研檔案管理系統的技術更迭，在現行的雙套制歸檔基礎上努力探索，積極創造條件向單套制歸檔要求靠攏和過渡，扣好科研檔案數字化轉型的關鍵一環.第三，建立健全科研檔案數字化管理制度體系.除了完善移交入館后的一系列內控管理制度外，要著重構建科研檔案電子文件歸檔全流程法規制約體系.高?？蒲袡n案歸檔工作涉及多方，除了檔案部門、科研管理部門、項目組成員、社會合作機構等，還要考慮新形勢催生的“三跨”（“跨學科、跨機構、跨領域”）科研發展趨勢，厘清高?？蒲袡n案相關各方在科研檔案電子文件產生全過程的責任歸屬，將科研檔案電子文件管理要求嵌入科研管理工作制度體系，將科研檔案電子文件歸檔作為考核指標納入學?？蒲泄芾碓u價工作和科研項目結項驗收環節，為科研檔案電子文件歸檔提供制度保證.此外，要健全數字化條件下科研檔案利用共享的知識產權保護制度，就利用共享范圍、方式、用途、權限進行限定，防止因制度缺失而隨意擴大科研檔案利用共享的范圍，有效保護科研檔案知識產權不受侵害，調動廣大科研工作者的創新熱忱，發揮科研檔案為科研工作者提供精準科學數據的巨大潛能.

3.3 激活數據效能，打破信息孤島

破除數據壁壘，讓數據流動起來，是推動科研檔案數字化轉型關鍵的一步.第一，要做好產生科研數據的各業務信息管理系統歸檔接口開發，如科研檔案項目管理系統、實驗數據管理系統等[3]67，在業務中嵌入電子文件歸檔流程，確保各科研相關業務信息管理系統產生的電子文件能自動歸檔到學校檔案管理系統中，實現來源可靠，要素合規，并通過“四性”檢測.第二，完成科研檔案項目管理系統與校園數據中心互聯互通，實現數據共享，如動態管理和實時查詢科研項目經費、跟蹤管理學校各類科研機構數據庫、在線調閱與科研項目相關的綜合檔案、實時獲取知網等圖情數據庫相關學術論文數據智能推送等，變“死檔案”為“活信息”，更好地服務于學?？蒲泄芾頉Q策.第三，根據學校發展需求優化科研檔案管理系統服務功能，如系統在設定的時間自動向項目負責人發送中期檢查及結項提醒、提供科研履歷及成果查詢等.青島大學科研檔案管理系統還創新性新增了科研考核管理模塊，對科研人員及二級單位進行自動績效考核[12]，完善科研項目全生命周期管理.數字化轉型工作除了要求科研管理系統設計要力求精細，具備多維度的科學管理功能，更要推動科研數據在學校內部跑起來，最大化地激活科研數據效能，為學?？萍紕撔?、有組織科研、教學評估和學科發展賦能，有條件的學校還可以嘗試與上級科研業務管理系統對接，深入參與數字政府建設.

3.4 凝聚團隊合力，強化智力支撐

“治國經邦,人才為急”.筆者認為，高?？蒲袡n案管理核心成員由檔案專業技術人員、科研管理人員和信息技術員組成，三者是拉動科研檔案數字化變革的“三駕馬車”.培養造就一支素質過硬、業務精湛、作風踏實的科研檔案管理人員隊伍，是推進高?？蒲袡n案管理工作高質量發展，實現數字化轉型的關鍵.政治素質過硬，能深刻認識高?？蒲袡n案工作是一項重要的政治工作，在黨的教育事業發展和科技強國征程中發揮著重要的作用，立足全局正確看待科研檔案工作，有強烈的責任感和使命感堅守崗位、踏實工作.業務水平精湛，有勤學、苦學、好學、樂學的優良品質，既掌握檔案數字化工作相關法律法規、工作流程和規范標準，熟悉科研項目實施流程和組織管理，又具備與數字化進程相匹配的信息技術應用能力，能在自身不熟悉的專業領域補齊補強短板；善于溝通，注重協作，形成對科研檔案數字化工作以組織全員參與為基礎的全面質量管理[13].如檔案專業技術人員主動提前介入科研項目建設和管理，形成有效的超前把控和質量監管，保證科研檔案的完整性；科研項目的組織管理嚴格遵循科研檔案歸檔鑒定以及元數據采集和管理要求，保證科研檔案電子文件的有效性；信息技術員提供適時有效的技術支持，縮短檔案專業技術人員研究關鍵性技術問題的時間，提高數字化工作效能.全員參與科研檔案全面質量管理，充分發揮“三駕馬車”的最大合力.工作作風踏實，發揚好“三?！本馵14]，在繁蕪又湮沒無聞的檔案領域甘當孺子牛，恪盡職守、無私奉獻；在高校檔案事業“數字-數智-數治”的整體智治路上勇當老黃牛，艱苦奮斗、負重前行；在日新月異的信息化發展挑戰和機遇面前敢當拓荒牛，踔厲奮發、唯實勵新.

3.5 優化運維體系，堅守安全底線

安全是科研檔案數字化轉型工作的根本底線，科技賦能科研檔案工作提供便捷性的同時也帶來網絡安全挑戰.安全包括了軟硬件的安全、系統網絡的安全以及數字檔案信息的安全[15].軟硬件安全方面，要持續貫徹執行國產替代化和軟件正版化工程，使用滿足安全保密要求、自主可控的信息技術產品體系，發揮國產替代化在信息科技資源配置中的作用.系統網絡安全方面，按照規定進行網絡安全等級保護測評，做好對應級別的網絡安全防護建設，應對如Slack、SharePoint、Dropbox 等協作 應用程 序、憑證填充、特洛伊木馬、網絡釣魚、數字解密等帶來的網絡安全威脅.數字檔案信息方面，建立“5+1”（即5 項技術、1 項制度管理）的風險防控機制，一是建立基于流程、時域的元數據獲取系統確保電子文件全生命周期的真實完整；二是在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，確保電子文件在線自動歸檔的路徑安全；三是啟用數字簽名、時間戳等防篡改技術確保電子文件在歸檔、備份、遷移、查詢等環節的傳輸安全；四是采用差分隱私技術增強大數據隱私保護強度，提升用戶體驗和數據安全；五是采用數據脫敏技術確保敏感信息從原始環境向目標環境交換過程的數據安全；六是健全網絡信息安全管理制度，制定網絡信息安全規范和技術標準，持續完善數字化轉型配套安全保障體系.

3.6 注重特色編研，打造科研特色

據教育部統計，十年來我國高校牽頭建設了60% 以上的學科類國家重點實驗室，近70% 的國家杰出青年科學基金獲得者集聚高校，11 項國家技術發明一等獎中10 項花落高校，高校專利授權量、專利轉讓數量及專利轉化金額顯著提升，實現了質、效、能的同步飛躍[16]，高校是巨大的科技創新資源“引力場”.《關于高等學校加快“雙一流”建設的指導意見》明確提出，要重視一流科研對一流大學建設的支撐作用，瞄準特色優勢，避免簡單地“搞平衡、鋪攤子、拉郎配”[17].蘭州大學、中南大學、中國藥科大學、天津大學、青海大學等高校已率先在特色科研方面取得不俗的成績，分別通過依托地域特色科研、特色學科、特色科研項目、特色重點實驗室基地等建設了一批特色突出的高水平科研創新團隊服務國家戰略和地方建設，充分展示了科技扶貧精準脫貧攻堅戰中的“高校力量”.發揮高?？萍紕撔沦Y源“引力場”作用，高校檔案部門可以有所作為，通過編研特色科研信息化成品、研發特色科研檔案數據庫、建立特色科研成果轉化技術信息庫等，盤活科研檔案館藏數字資源，深度參與到科技創新發展成效展示、學術交流互動和共享合作平臺建設中來，優化高?？蒲匈Y源整合，釋放高?？蒲袧摿?，以特色科研打造科研特色，推進高?？萍紕撔聦ν饨涣骱献?，提升社會性影響力和貢獻力.

展望未來，數字科技是激活高校教育發展動能、引發科技賦能教育變革乃至推動智慧教育生態形成和發展的重要驅動力量.高?？蒲袡n案管理需要未來視角，更好地錨定科技興黨的航向；需要開放視角，構筑數字驅動的檔案協同創新體系；更需要價值視角，以契合信息技術更迭帶來的現實需求.落好科研檔案數字化轉型“關鍵子”，充分發揮科研檔案服務保障作用，才能走活科研興師科研強?！耙槐P棋”.