信息化背景下人事檔案智能化管理策略探析

賀敏

摘 要：在信息化建設的大背景下，檔案管理的理念、方法、工具不斷更新，人事檔案發展迎來新機遇。當前，傳統的機械式管理已無法滿足人事檔案管理的多樣化需求，探索人事檔案智能管理策略，不僅是信息化時代提高檔案管理效率的需要，更是滿足人事檔案事業發展、深度挖掘人事檔案多元價值的需要。本文以信息化背景下人事檔案智能化管理的動因分析為切入點，介紹了人事檔案智能化管理的關鍵要素，從四個方面提出了人事檔案智能化管理策略，為努力推動人事檔案工作轉型升級和高質量發展提供參考依據。

關鍵詞：人事檔案；信息化；智能化

近年來，全國檔案信息化建設不斷推進，檔案管理與利用的方式呈現出明顯的數字化、網絡化和自動化趨勢，人事檔案也在這一波信息化浪潮中迎來了新的發展機遇和挑戰。在我國，人事檔案管理主要是指對個人的履歷文件、自傳文稿、鑒定考核考察檔案、學歷評聘資料、政審表格、加入黨團文檔、獎勵記錄、處分材料、任免工資待遇簿冊等材料的記錄[1]。就當前人事檔案管理態勢來看，信息化建設進程的加快與人事檔案管理理念、質量、方式的滯后產生一定程度的矛盾?；诖?，檔案工作者應積極探索信息化背景下人事檔案管理的新趨勢、新特點、新問題，以智能化管理為切入點，探尋應對的方法措施，以更好地推動熱人事檔案管理高質量發展。

1 信息化背景下人事檔案智能化管理的動因分析

1.1 是信息化時代提高檔案管理效率的需要

近年來，全國各地檔案信息化建設推進進程不斷加快，大多數單位實現數字化、信息化的檔案管理模式。但在人事檔案領域，目前通常使用的載體仍多為紙質，電子人事檔案的效力有待進一步確定，與此同時人事檔案高度的個性化特征也使得起在內容分析與整理上存在一定難度。人事檔案更新頻率較高、保存資料多，利用率也較高，孤本檔案往往無法同時滿足多個部門的需求，特別是在職務調整、職稱評定、入職和離職手續辦理期間。紙質實體材料不能形成信息網絡，降低了對人事檔案的統計、信息輸出等日常管理的工作效率，限制了人事檔案數據對人力資源管理的作用發揮[2]。與人事檔案管理效率低相對應的是人事檔案在內部管理和業務發展方面發揮的作用更加突出，這就要求檔案管理部門應借助信息化浪潮，推動人事檔案的智能化管理。借助語音識別、機器學習、自動抓取等智能技術，碎片化和離散化的人事檔案資源得以被加工成網絡化的檔案資源，傳統的機械師數字化管理逐步發展為智能化管理，極大地減輕人事部門和檔案管理部門員工的負擔，能讓他們以更多的精力投入到人事檔案利用服務地開發中去。

1.2 是滿足人事檔案事業發展的需要

在政務一體化和政務服務水平不斷提高的大趨勢下，人事檔案的庫存量、流轉量和服務量勢必會日益增多。目前，大多數地單位在人事檔案管理上人遵循著“集中統一、歸口管理”原則。由于人事檔案具有流轉速度快、使用頻率高和個性化較強的特點，這也使得其管理難度較大。人事檔案不僅提供檔案查（借）閱服務、證明材料和政審考察等服務，也成為社保待遇認定、國民繼續教育、職工晉升的重要參考依據。在此背景下，亟需對傳統人事檔案管理進行優化和改革，以智能化管理方式推動人事檔案事業高質量發展。目前，人事檔案智能化管理已取得了一定成效，主要體現在智能化檔案館、智能位置索引、管理信息系統建設方面。智能化檔案館建設主要強調技術和設備地引入，實現人事檔案快捷存取、檔案快速盤庫、提高信息安全防護水平。智能位置索引面向人事檔案利用服務，通過物聯網技術，能夠為用戶精確查找檔案存放位置，同時全程跟蹤人事檔案流轉地各個環節，一次性對多個人事檔案調取和存儲。檔案管理信息系統主要面向工作人員，智能化的檔案管理信息系統體現在對人事檔案內容的讀取、分析和價值挖掘，能夠讓工作人員實現自主性的資源重組與利用。

1.3 是深度挖掘人事檔案價值的需要

從人事檔案的智能化管理需求來看，相關部門應聚焦人事檔案本身所具有的在社會保障和人力資源管理方面的價值，結合大數據、數字化和信息化手段，將檔案研究理論與技術工具結合起來。從宏觀的角度來看，人事檔案智能化管理能夠促進區域內人力資源的可視化、數據化，通過統一接口平臺，將所有人事檔案信息匯總、分析，能夠客觀了解區域內人才供給情況，包括各個產業中人員的年齡結構、學歷層次、獎懲信息等，為區域人才引進、人力資源發展規劃乃至產業發展提供參考。從微觀的層面來看，人事檔案直接反映了企事業單位的人員情況，傳統機械式的數字化管理只能實現對人事檔案的描述性統計分析，通過文本分析、知識圖譜和知識發現等智能化手段，能夠發現和預測人事工作的問題和發展趨勢，從而為企事業單位發展提供決策幫助。除此之外，人事檔案管理智能化也能夠實現對人事檔案的多樣化呈現，包括圖片、文字、聲音等多種載體，拓展人事檔案的利用范圍，全面增強人事檔案信息資源的共享性與流轉性，確保能夠為更多的機構或個人提供高效的服務[3]。

2 人事檔案智能化管理的瓶頸

2.1 資源建設層面

一是人事檔案數字化資源建設較為薄弱。人事檔案單套制管理制度尚未大規模推廣，傳統紙質檔案與電子檔案保管介質之間還存在較為明顯的割裂，特別是對于人事檔案來說，數字化文檔的價值和有效性還未得到普遍認可。二是檔案數字化成果較少。在實際工作中，由于人事檔案根據發文部門級別分類分級存儲，這就導致很多部門數字化資源管理的不規范和不標準，數字化成果較為完備地通常都是單位內部中心部門，如黨辦、行政辦公室等，下屬職能部門或業務部門人事檔案的數字化成果還是以新產生的數字化資源為主，實體檔案的數字化進度較慢。

2.2 檔案管理層面

一是人事檔案管理理念滯后。領導層面對人事檔案管理的重視程度不夠，資金投入和資源分配較少，現有的信息化設備多為打印機和掃描機等基礎資源，辦公室領導與相關管理人員在人事檔案管理方面重視程度以及創新性不夠。主要關注的是文件的傳閱、簽批和轉發等，不能充分認識到人事檔案資料的分析、利用的重要性，導致普遍存在人事檔案管理與業務檔案工作不能銜接上，阻礙了檔案管理數字化的進程，制約了人事檔案智能化管理。二是管理方式缺乏創新。在人事檔案收集與管理上的標準不統一、制度不同步，使得檔案資源在整合和匯總時效率低下，系統不兼容，不利于檔案的二次編研與利用服務創新。但與此同時，很多管理流程還是基于傳統人事檔案管理環境創建的，與智能化的管理趨勢存在一定落差。

2.3 服務利用層面

目前，信息化環境下人事檔案管理呈現出總量偏低、特色不足的問題，資源開發程度較低，也直接影響了檔案價值開發與利用，這也提醒檔案管理部門應根據人事檔案資源特點和利用需求創新和開發特色檔案利用方式。目前，人事檔案信息資源的組織與利用還存在著碎片化、離散化和附加值較低等問題。同時，多數檔案利用與服務的開發多基于管理的角度，專題性、個性化服務還較少。

3 信息化背景下人事檔案智能化管理策略

3.1 匯聚優質人事檔案資源、加強人事檔案規范化管理

人事檔案智能化管理的核心是對檔案資源的高效收集、管理和利用，資源智能化程度往往決定了管理智能化程度。對此，檔案管理部門和人事部門應以匯聚優質人事檔案信息、規范人事檔案管理為目標，通過智能化的手段，分類分級的搭建智能化檔案資源體系，有效激活人事檔案的多元價值，最大化發揮智能化管理效能。

3.1.1匯聚優質人事檔案資源。建立起多級人事管理部門共同組成的檔案資源智能化工作體系，人事檔案智能化管理應區別于傳統的分散式人事檔案收集模式，基于業務特征、資源特征和管理需要開展個性化的建檔工作，既要把分散性的檔案資源整合起來，也要做好跟人建檔工作，充分體現人事檔案“服務于人、用之于人”的特征。除一般的個人信息、學習經歷、工作經歷等基礎性信息外，還應注重收集個體在履職期間的過程性信息，如培訓、論文、學術交流、采訪錄像、珍貴照片等，實現對人事信息的動態跟蹤。除此之外，推動人事檔案信息與醫療、社保和社會信用接軌，補充其中關于各類職稱、薪酬評審和稅務相關記錄，推動人事檔案資源的合理流通，實現人事檔案向人才檔案的轉變[4]。此外，應進一步擴大人事檔案的來源。檔案管理者應提高信息搜索能力，主動向各個渠道的記錄者搜集，這一工作的重點在于甄別檔案的價值。同時，在保證真實性和完整性的基礎上鼓勵員工自發提供檔案。

3.1.2加強人事檔案資源的規范化管理。推動單套制管理模式的實施，解決傳統紙質人事檔案帶來的規格不一、標準化程度低、數字化等問題。在具體實施層面，一方面應對老舊人事檔案進行全面的數字化工作，基于辦公OA系統和人事檔案管理系統的數據標準，由員工本人填寫、用工部門審核、人事檔案部門終審、檔案管理部門歸檔的流程，確保數字檔案不漏一人，標準規范。對新產生的人事檔案，應做好全過程管理和動態跟蹤，采用云上記錄的方式，完整留存減、刪、改等操作記錄，保障檔案的真實性和完整性。

3.2 為人事檔案智能化管理提供智能保障

3.2.1加強人事檔案智能化管理的需求調研。主要由用戶、用人部門、人事部門和領導決策層，從業務發展、檔案事業和員工成長幾個維度對智能化管理需求進行全面調研，重點對數字化資源、數字化利用領域進行系統摸牌，發現痛點和薄弱點，一方面要考慮人事檔案個性化強、保密性強的特征，也要遵循差異化和層次化的原則對人事檔案智能化管理可能的發展趨勢及逆行預測，為后續新技術的部署和應用提供參考。

3.2.2加強基礎設施建設的投入?；谌耸聶n案智能化管理的需求，做好軟硬件設備的年度采購計劃，在具體實施層面，應做好云服務器、網絡服務器、移動存儲設備、智能化采集、RFID掃描的采買，如對人事檔案的查詢、利用等功能應實現實名授權和認證。同時，推動人事檔案數據管理平臺的共享共建，進一步完善人事檔案資源異地備份模式，定時更新計算機終端的系統和殺毒軟件，防止木馬病毒利用系統漏洞而侵入計算機設備。

3.2.3優化人事檔案管理信息平臺。首先，優化人事檔案加工編輯系統。這一環節主要負責人事檔案的增減刪改的基礎性操作，目的是實現人事檔案規范化管理，系統的權限僅面向檔案管理人員或職能部門的兼職檔案員。其次，做好檔案信息管理平臺的前端系統。前端主要面向檔案利用人員，通常涵蓋單位內部所有員工，這部分應加強可視化建設，包括對人事檔案的展示、檢索和查閱，讓更多員工通過便利化的方式獲取檔案資料，提高人事檔案利用效率。最后是檔案服務系統，提供模塊化的服務功能，用戶可根據個人需求在系統上的各個服務模塊查詢和獲取信息，改變傳統檔案的中心服務模式，進一步縮短了用戶與人事檔案資源之間的距離，點對點的利用方式也有助于提高檔案利用率，化解傳統模式下的信息孤島難題，構建出多主體參與的協同服務模式。

3.2.4應推動人事檔案管理平臺的共享鏈接。通過統一的云平臺整合不同檔案部門的服務與系統，實現檔案資源的跨界、 跨領域、跨系統的資源整合，為檔案異地備份奠定基礎。此外，還可以通過招標形式引進第三方供應商提供安全管理服務，通過云端做好人事檔案的備份與應急處理。

3.3 挖掘人事檔案多元價值，創新人事檔案服務方式

3.3.1在人事檔案管理中探索數據分析的應用。這一環節應在資源建設的基礎上，進一步人事檔案應用的細化領域和分析主題，在總數居中建設人事檔案的專題數據庫。專題數據庫的建設應該管理系統中優化數據采集、編輯和歸檔環節。目前，不同單位根據業務類型不同開發或引入了多種多樣的操作平臺，其在數據結構、編程語言方面都有差異。近年來隨著政務一體化的發展，人事檔案服務基本實現了“一站式”，但從業務角度來說還仍采用類型不同的管理系統，這也給資源整合帶來難度。對此，應從前端將信息資源整合到一起，實現數據交換與共享。具體而言，可根據不同開發平臺的底層邏輯，建立起一個面向前端的數據分析平臺，將該平臺嵌入到各管理系統中。數據采集后，通過編碼以XML文檔的形式流入數據連接模塊，經過業務邏輯層的解析后進入數據庫。除此之外，以組織、人、事、物四大要素作為數據維度進行關聯，整合形成主題數據，構建知識圖譜庫、標簽分類庫、數據畫像庫、輿情分析庫、關系圖譜庫等。算法模型庫的算法可根據組工業務特點，構建分析的指標和閾值，搭建算法模型，實現對數據的快速處理[5]。

3.3.2創新人事檔案服務方式。人事檔案隨“人”而動，這就決定其利用率要遠遠高于其他類型檔案。人事檔案的智能化利用，要依托資源智能化管理和智能化技術，面向員工、檔案管理和領導決策。一方面應拓展服務渠道，構建線上為主、線下補充的服務格局，通過企業號、公眾號、PC端和OA系統搭建內外結合的立體化服務矩陣，在原有線上服務的基礎上通過引入智能機器人實現實時服務，打破傳統人事檔案服務的時空界限。另一方面豐富服務內容，提供數據分析、可視化分析、實時查閱等服務，讓各個主體自由靈活地組織服務模塊。

參考文獻

[1]吳丹丹.RC集團人事檔案管理數字化轉型研究[D].重慶工商大學，2022.DOI：10.27713/d.cnki.gcqgs.2022.000546.

[2]錢德鳳，燕慧.基于文件連續體理論的人事檔案管理模式探析[J].檔案與建設，2021（07）：69-72.

[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理，2014（03）：86-87.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2014.03.009.

[4]扈妍.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2011，17（02）：174-175.

[5]程曉英.高校人力資源檔案信息化管理系統的建設與思考[J].檔案學研究，2010（03）：94-96.DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2010.03.001.

作者簡介：賀敏，陜西陜煤曹家灘礦業有限公司人力資源部主管，研究方向：人力資源檔案智能信息。