關于推進城建檔案智能化建設問題的探析

張煥萍

摘 要：伴隨城市的發展，城建檔案管理不僅能夠有效提升城市的管理效率，還可以實現城市資源的整合、公開和共享。然而，城市建設檔案信息化是一項復雜的工程，要求巨大的投入，資源開發和使用也不夠完善，必須采取有效措施來改善這一狀況。筆者認為，當前的重要任務是建立一套完善的公共服務需求體系，以適應當前發展環境。通過建立協調數據采集機制、加強信息化基礎建設、完善管理制度設計、開發利用檔案資源、保障網絡化平臺安全等措施，積極穩妥地推動城建檔案智能化建設。

關鍵詞：城建檔案；智能化；資源共享；開發利用；安全管理

城市建設工程檔案管理的發展趨向于智能化、信息化，青島市于2019年12月進行試點資源共享，開始城市建設和投資，從地面設施到地下管線，從項目開工到竣工，從電子文件到文本資料等復雜信息查詢和應用服務。城建檔案是一座城市歷史的真實記錄，其具有內容豐富、專業性強、來源廣泛、保存周期長、數量多和利用率高等特點。城建檔案與城市規劃建設密切相關，在城市建設和發展過程中具有舉足輕重的作用。本文從實際出發，對我國城市建設信息系統建設問題進行了探討。

一、青島市城建檔案智能化建設的基本情況

青島市在過去幾年中，利用市云計算中心的技術，如4G手機App、二維碼和IoT，在“智慧城市”試點中取得了重大進展，建立了“智慧城市建設檔案管理平臺”，在2019年開始試點?！爸悄艿叵戮C合管道信息系統共享平臺”和“智能城市建設檔案數據中心”是這個平臺的兩個組成部分，它們通過互動、智能、動態采集、處理和存儲信息，做到共建共享，給建設項目討論、規劃設計、工程建設、挖掘、拆遷、搶險救援、市政管理和人民公共服務等帶來了快速、高效的查詢、檢索和利用信息服務。例如，本網絡平臺收集了160公里的地下管線數據，“家底”已摸清，成為全市地下管線管理的重要參考，它不僅可以幫助管理者更好地管理地下管線，還可以有效避免由于盲目管理而導致的線路損壞等問題，從而為工程安全奠定基礎。

二、推進城建檔案智能化建設的重要性

為了更準確地領導決策、項目論證、規劃設計、工程建設、挖掘、拆遷、搶險救災、市政管理和民生服務等，本平臺提供了快捷高效的查詢、檢索和利用功能，尤其是針對地下管線的管理，我們搜集了全市160公里的管線數據，從而有效避免了由于盲目施工而造成的線路損傷，為社會發展提供了有力支撐，為工程安全奠定基礎。由于時代的進步，電子化、智能和信息化建設已改變人們工作和生活的模式，它們不僅可以大大提高檔案的工作效率，還可以更好地滿足社會經濟發展的需求。因此，加速城建檔案的信息化建設就顯得十分必要。

三、檔案智能化建設中面臨的主要問題

1.普查工作協調難度大

城市建設資料的收集是進行城市規劃建設數字化監管的主要環節。城建工作牽扯眾多管線企業和部門，全國層面沒有比較細致的規范體系，缺乏專業合作機構，給檔案數據尤其是地下管道數據的采集帶來了困難。長期以來，我國城市管道檔案存在著不完全、不銜接的情況，城市管道檔案的入庫率較低，存在著“重建設，輕檔案”的情況。比如，某一區域的水管發生了改變，在完成了改道之后，并沒有通知相關部門，也沒有向計量部門通報最新的情況，導致統計工作難以獲得客觀數據。

2.檔案信息資源利用程度低

目前，一些單位的檔案資料利用程度較低，原因是資料的利用儲存模式和查詢方法都不完善，以及檔案資料的保存持續性較差，使其閱讀的便利程度大為下降。另外，由于一些傳統的文件資料剛進行數字化轉換，檔案管理員出于對檔案資料的完整性和安全性考慮，限制對檔案資料的查詢和借閱。同時，各部門的檔案資源利用率偏低、查詢功能不健全，也是影響檔案資源利用效率的重要因素。

3.政策規定及標準體系少

檔案信息化建設是對傳統檔案工作的一次重大改革，是一種嶄新的技術，需要有相關的法律法規來保證。在電子文檔的歸檔、檔案管理、信息公開與上網安全、網站建設與管理、檔案系統應用軟件等方面，必須建立健全檔案歸檔與使用機制。盡管有些地方性法規和規范性文件在進行積極的探索，但在實際運作中，卻鮮有成功的案例，而且在實際運作中，缺少一套科學、規范的實施標準，導致檔案資源開發過程中存在著難以預料的風險。

4.檔案資源開發利用程度不高

檔案作為城市公共信息數據的“集散地”，政府應全面發掘與運用城建檔案數據信息，使之更有效地服務于城市的建設和經濟活動。在推進數字化建設的同時，一些基層檔案館也在使用機讀、電子檢索等信息化手段，但由于缺乏相應的管理觀念，其工作重點還停留在接收、立卷、存檔和查閱等幾個環節上，僅僅重視收集、整理和使用，在滿足用戶的需要上，沒有想辦法將“死”的檔案轉化為“活”的資料。

5.網絡安全性不足

城市建設工程的信息化建設，使得檔案管理工作進入了一個新的發展階段，為廣大群眾提供了更多的方便。然而，很多檔案都涉及國家安全利益、經濟技術、社會秩序、個人隱私等信息。檔案管理部門在加強檔案資源的開發與使用時，還應注重檔案的保密工作，妥善處理好檔案資源與檔案保密的矛盾。

6.標準規范難以執行到位

國家檔案局、省公司等部門均對檔案管理工作進行了規范和標準，但在執行過程中沒有得到有效控制，人為因素很多，沒有建立起一套完整的檔案管理系統，也沒有形成有效全程監控檔案的管理體系。

7.檔案整理工作煩瑣低效

傳統的檔案整理工作，主要是將接收到的資料歸類、整理、裝訂、歸檔、保管，檔案管理方法相對單一、陳舊。而在歸檔過程中，需要耗費大量的人力、物力進行打印、審核、分類、裁剪等，是一項耗時、耗力、耗材的工作。

8.檔案存放保管混亂，查找困難

按照檔案管理工作的需要，每年都要編制一份檔案和一份目錄，利用目錄號查找紙質檔案更為便利。但在聲像檔案和實物檔案的檢索中，由于獎牌、證書等實物檔案大小不一、形態各異、條件有限，造成實物檔案隨意堆放，灰塵層層，難以查找。

四、檔案智能化建設的主要內容和解決方法

1.完善檔案組織機構

為了貫徹“統一主導、統一監督管理、統一領導體制”的方針，應成立一個完善的檔案保管組織，并建設數字化檔案系統。構建一個檔案管理網絡，并配置專職檔案人員，以確保檔案信息化的組織、人才、制度和措施都得到充分落實。通過這些措施，構建一個有效的管理體制，為檔案管理信息化工作提供有力的保障。

2.制定檔案數字化推進計劃，全過程細節管理

為了實現“存量、增量”的目標，我們制定了《企業數字化檔案工程實施規劃》，明晰了各方責任，強力推動傳統載體文檔數字化和電子文書的歸檔，并且確立了完善的文檔數字化工作制度，以保證文檔的安全性和有效性。首先，依據“三到位”的要求，將按照統一的標準，有序開展文檔數字化加工工作，集中建設，保證安全與高效。其次，對檔案資料進行登記、處理與掛接，以保證每月的工作進度。文檔主管負責文檔的整理和編號，并對其進行標引和記錄，以及負責處理影像，并將其掛接起來，對掃描資源進行檢查，并對成品資源進行內部驗收。此外，還有負責對資料進行外觀質檢，并裝訂、收回和轉移等工作，均由檔案主管全程監督和指導。

3.開展檔案管理工作培訓

為了更好地完成檔案管理工作，我們組織了多期多樣的培訓班，定期學習《檔案法》和檔案基本理論，并結合國家檔案管理系統開展培訓的機遇，為專業技術人員提供業務知識培訓。同時，我們還深入探討了檔案信息化的相關流程和方法。

4.加強檔案專業人員的專業技能和工作能力，以提高工作效率

為了進一步提高歸檔員工的水平，我們應該根據檢查和考評的結果，動態調整檔案工作。專職歸檔工作人員應該熟悉電腦的錄入、保存、搜索和統計分析等功能，而且對歸檔的基礎服務有深入了解。此外，采取實施教學、現場考核和實踐演示等方式，有效提升歸檔從業人員的專業技能和工作能力。

5.抓好源頭檔案收集、移交

通過建立和實施“歸口管理、業務部門立卷、檔案室集中管理、全員參與”的多層次歸檔收集機制，以及建立歸檔工作職責和交接程序，提前介入，從檔案材料來源出發，大力推進新的歸檔電子化，并將其列入月度重點工作考核內容，使歸檔整理管理工作更加有序和有效。同時，進行更加嚴格的管理考核。通過智能化管理，可以實時監測倉庫環境，凈化空氣，并進行信息傳輸。

6.抓好細節管理，實現數據動態維護

利用先進的檔案管理技術，檔案工作人員在檔案分類、歸檔和存檔中利用檔案的信息化等方面提供“一站式”服務。擴大檔案資料的使用平臺，并在檔案資料的錄入、修改和借閱等方面進行全面整合。同時，檔案管理人員還可以對所獲取的資料進行及時更新與修改，從而對所收集到的資料進行全面、動態的維護。

7.抓好全程監督，保證安全可靠

為了確保檔案資料的保密性與安全性，必須在檔案的數字化處理中采取相應的安全措施，以防止檔案資料的泄露。為保證數據的長期存儲，建立一個安全、可靠的存儲平臺。通過控制使用人的存取權限和使用范圍，可以有效利用文件。對可提供使用服務的設備設施也進行了改進，包括USB、光驅等數據傳輸接口的保護和密封，以保證檔案數據的安全性。

8.抓好規范應用，促進智能化檔案建設

以計算機網絡為基礎，以軟件為中心，以無線技術為載體，整合所有的檔案管理設備設施，實現對檔案的統一管理。該系統具有倉庫恒溫恒濕、電腦聯網等功能，可以實現智能化管理、倉庫環境監測、空氣凈化和信息傳輸等。同時，通過檔案管理系統的有效應用，使得檔案管理更加科學、規范和高效。

五、加強城建檔案智能化建設的建議

1.建立檔案資源收集聯合工作機制

在城市建設信息管理系統中，由于缺乏各部門、各單位的協同配合，信息普查和收集工作難以順利進行。針對目前各城市建設檔案管理機構相對獨立和等級較低的情況，提出了建立健全政府建設管理機構，把各樓宇、管道等權屬單位整合起來，形成了日常性的聯席會機制，共同開展綜合設計編制、建設管理、竣工測繪等有關城市建設檔案保管的工作，以提高資料信息收集的精度和質量。

2.加強檔案信息化基礎設施建設

政府應該積極探索網絡系統建設和信息化工作流程，特別是加快互聯網、云計算和大數據等應用，將已有的工程管理應用系統的應用范圍結合起來，使社會使用者能夠方便、快捷地獲取信息資源，并進行科學管理和系統開發。

3.加快完善檔案智能化管理制度

各級政府和建設管理部門要加強工作調研，盡快出臺相關規劃、法律和規章制度，在檔案信息數據庫建設、聲像檔案一體化管理、館際間異地數據備份和災難恢復機制等方面，建立完善的工作規范和責任機制，為推進城市建設檔案智能化建設提供可靠的立法依據和指導標準，推動城市建設檔案智能化建設向制度化、規范化和法治化方向發展。

4.大力發展和利用檔案資源，提升其價值和效益

為了更好地服務地方經濟和社會發展，城建檔案工作應以此為基礎，積極抓住信息化建設的機遇，將重點放在文獻資料的收藏、提供和轉化上，不斷豐富檔案信息資源，并將其轉化為信息技術服務，以適應人們的需要。為了更有效地利用城市建設檔案，還應該努力提高檔案的利用效率，激發各界對其的使用熱情，并充分發揮其社會效益。

5.進一步加強對電子化文檔的信息安全保障

為了確保智能平臺的安全性，應建立一套完善的登錄管理體系，實時監控用戶的登錄行為，記錄訪問日志，并嚴格控制管理員的安全行為。

六、城建檔案智能化建設的實踐效果

1.檔案管理體系更加完備

隨著數字化技術的飛速發展，檔案管理的組織架構和工作流程也得到了極大的改善，從整理檔案到掃描、圖像處理、存儲、掛接、驗收、備份和成果管理等，形成了一個完整的數字化過程，使檔案管理更加高效、精準。從細致的作業安排到全面的生產管理，從精確的工藝控制到嚴格的品質檢查，都在不斷改進，都能實現全過程的管理，極大提升了城建檔案數字化的工作效率和質量。

2.檔案存儲更加多樣安全

在數字檔案系統中，所有的文件資料都可以進行數字化存儲，打破了以往以文件為主，文字、圖像和聲音等不同載體的信息很難融合在一起的弊端，做到將圖像、文字和聲音的一體化，還可以增強檔案的數據記錄和展示能力，并為今后“異地備份”的存儲模式打下堅實的基礎。同時，大大提高了文件的安全性。

3.檔案利用更加便捷

數字化檔案建成后，檔案開放、檢索和使用更加方便，為今后的檔案利用提供了有利的條件。檔案資料的快速流通、傳送、多向和遠程沒有時空的限制，能最大限度地滿足使用者的需要，檔案資料的使用范圍更廣泛、更有效。

七、結語

城市建設檔案管理是城市建設中不可缺少的一項重要內容。在信息化的背景下，城市建設檔案管理也要充分運用現代信息技術，使城市建設檔案管理朝著信息化、智能化和網絡化發展。

參考文獻：

[1]尚龍龍.關于推進城建檔案智能化建設幾個問題的探析[J].工業，2016（8）：18-18.

[2]張 穎.智能化城建檔案數據庫建設方法初探[J].城建檔案，2017（6）：13-16.

[3]李小剛，鄧又琦.智能化數字檔案館（室）建設模式探索——以中船重工第七二四研究所為例[J].機電兵船檔案，2016（6）：11-13.

[4]尚龍龍.關于推進城建檔案智能化建設幾個問題的探析[J].工業c，2016（8）：00018-00018.

（作者單位：青島市黃島區建筑工程管理服務中心）